Číslo projektu: CZ.1.07/1.5.00/34.0188 Název projektu: Moderní škola Autor: Jitka Smejkalová Název materiálu: Vnitropodnikové písemnosti 3 Označení materiálu: VY_32_INOVACE_PUK.OA3.920 Datum vytvoření: 1. března 2013 Vzdělávací oblast: Písemná a ústní komunikace Ročník: třetí – obchodní akademie, čtvrtý – sociální činnost Název školy: Střední škola, základní škola a mateřská škola pro zrakově postižené, Brno, Kamenomlýnská 2

Anotace Tento učební materiál seznamuje žáky s písemnostmi, které vznikají při řízení a organizaci podniku, konkrétně při vysílání pracovníků na služební cesty. V závěru je zadání pro tvorbu několika konkrétních zápisů o průběhu školních akcí.

Metodické pokyny Tento materiál je určen k výkladu a praktické tvorbě vnitropodnikových písemností. Určeno pro výuku v počítačové učebně vybavenou dataprojektorem.

Zdroje KULDOVÁ, O.,FLEISCHMANNOVÁ, E. Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti. 6., upravené vydání. Praha: Fortuna, 2007, 200 s. ISBN 978-80-7373-009-3 FLEISCHMANOVÁ, Emílie a kol. Písemná a elektronická komunikace pro střední školy a veřejnost 2. První vydání. Praha: Fortuna, 2005, 152 s. ISBN 80-7168-924-6

Přehled vnitropodnikových písemností organizace porad – pozvánka, prezenční listina, zápis z jednání pracovní cesty – cestovní příkaz, zpráva z pracovní cesty nařízení vedoucích pracovníků – příkazy, směrnice, pokyny, oběžníky písemnosti evidenčního charakteru – žádanky, výdejky, převodky, pracovní výkazy, úkolové listy, potvrzenky

Opakování Co všechno je potřeba připravit před poradou? Jaké druhy zápisů z jednání znáte? Jaké údaje musí obsahovat pozvánka na poradu? Jak zjistíme, kdo byl na poradě přítomen? Jaké údaje musí obsahovat zápis z jednání? Kdy ho vyhotovujeme? Kdo zápis podepisuje? Jakou normou se při vyhotovování vnitropodnikových písemností řídíme?

Plánování pracovní cesty Před odjezdem na pracovní cestu je potřeba: vyplnit formulář „Cestovní příkaz“ požádat o schválení pracovní cesty zakoupit jízdenky, místenky, letenky při vícedenní pracovní cestě zajistit nocleh připravit podklady k pracovní cestě při finančně nákladnější pracovní cestě požádat o zálohu Možnost vyslat zaměstnance na pracovní cestu upravuje zákoník práce

Cestovní příkaz obsahuje jméno a příjmení pracovníka místo, datum a hodinu počátku cesty místo konání účel cesty použitý dopravní prostředek jména spolucestujících datum ukončení cesty výše případné peněžní zálohy podpis zaměstnance podpis nadřízeného

Vyúčtování pracovní cesty Po návratu z pracovní cesty je potřeba do 10 pracovních dnů vyúčtovat náklady s ní spojené: náhradu jízdních výdajů – jízdenky, místenky, MHD náhradu výdajů za ubytování – účet z hotelu náhradu zvýšených výdajů za stravování proti obvyklým výdajům za stravování v době, kdy zaměstnanec nevykonává pracovní cestu. Tyto náhrady jsou upraveny vyhláškou Ministerstva financí ČR: http://www.mfcr.cz/cps/rde/xchg/mfcr/xsl/cestovni_nahrady.html

Zpráva z pracovní cesty hlavička organizace, název písemnosti účel pracovní cesty doba trvání cesty účastníci jednání, spolucestující místo jednání průběh a výsledky jednání místo, datum, jméno a podpis předkladatele zprávy

Úkol Pokuste se vytvořte zprávu: z vašeho nejvydařenějšího školního výletu ze stmelovacího pobytu ze zimního lyžařského výcviku ze souvislé studentské praxe

Řešení

Kde se pisatel dopustil chyby? Průběh a výsledky jednání : Při jednání s ing. Janouchem zástupcem vedoucího prodeje se nám podařilo dohodnout dodávky dřevěných oken na 3. a 4. čtvrtletí t.r.. Připravili jsme návrh kupní smlouvy č. 056/ 13, kterou je potřeba nejpozději do 15.3.2013 oboustranně potvrdit. Návrh kupní smlouvy přikládáme k tomuto zápisu. Celkový objem zakázky činí 1 358 000,- Kč. Vzhledem k velikosti zakázky se nám podařilo dohodnou 5-ti procentní slevu.

Správně Průběh a výsledky jednání : Při jednání s Ing. Janouchem, zástupcem vedoucího prodeje, se nám podařilo dohodnout dodávky dřevěných oken na 3. a 4. čtvrtletí t. r. Připravili jsme návrh kupní smlouvy č. 056/13, kterou je potřeba nejpozději do 15. 3. 2013 oboustranně potvrdit. Návrh kupní smlouvy přikládáme k tomuto zápisu. Celkový objem zakázky činí 1.358.000 Kč. Vzhledem k velikosti zakázky se nám podařilo dohodnou 5procentní slevu.