Název školy Obchodní akademie a Hotelová škola Havlíčkův Brod Název OP OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost Registrační číslo projektu CZ.1.07/1.5.00/ Název projektu Inovace a individualizace výuky na OA a HŠ Šablona III/2 Inovace a zkvalitnění výuky prostřednictvím ICT Označení vzdělávacího materiálu VY_32_INOVACE_08_PEK_432_Kop Druh učebního materiálu Prezentace Autor Ing. Hana Kopicová Výukový materiál zpracován v rámci oblasti podpory 1.5 „EU peníze středním školám“ VY_32_INOVACE_08_PEK_432_Kop

Vzdělávací obor, pro který je materiál určen Obchodní akademie PředmětPísemná a elektronická komunikace Ročník3. Název tematické oblasti (sady)Písemnosti fyzických a právnických osob, vnitropodnikové písemnosti Název vzdělávacího materiáluManipulace s písemnostmi Anotace Prezentace je určena pro 3. ročník oboru Obchodní akademie. Jejím cílem je seznámit žáky s činnostmi, které manipulace s písemnostmi zahrnuje. Vysvětluje, co je spisový řád, jaké zásady by se měly dodržovat při vyřizování obchodních písemností, jak se písemnosti ve společnostech zapisují, evidují, podepisují, archivují a skartují. Zhotoveno, (datum/období)9. listopadu 2013 Ověřeno3. března 2014

 třídění  zapisování  oběh  vyřizování

 podepisování  odeslání  ukládání  vyřizování písemností

 měla by ho mít každá firma  vymezuje povinnosti jednotlivých zaměstnanců při manipulaci s písemnostmi

 kdo je pověřen vybíráním písemností na poště  kde se soustřeďují došlé písemnosti  které písemnosti se zapisují  kdy se předkládají došlé písemnosti k nahlédnutí nadřízenému

 jak se přidělují písemnosti jednotlivým zaměstnancům k vyřízení  jak formálně upravovat jednotlivé druhy písemností  kdo je oprávněn podepisovat jednotlivé druhy písemností  kdy se předkládají písemnosti k podpisu vedoucímu

 kde se soustřeďují písemnosti k odeslání  jakým způsobem se písemnosti odesílají  jak se písemnosti ukládají, archivují a vyřazuji (skartují)

 u malých a středních firem se došlé písemnosti soustřeďují v sekretariátu ředitele  u velkých firem se veškeré písemnosti soustřeďují v podatelně (poštovním oddělení)

 označují se jím došlé písemnosti  umísťuje se v levém nebo pravém horním rohu písemnosti

 název firmy  datum dodání  počet příloh  jméno zaměstnance, který bude písemnost vyřizovat

 zajišťuje sekretářka

 v jedněch deskách jsou dopisy, které bude vedoucí vyřizovat sám  v dalších jsou dopisy, ke kterým bude vedoucí dávat nějaký pokyn  v dalších deskách jsou již vyřízené dopisy  v dalších deskách jsou dopisy, které vezme vedoucí pouze na vědomí

 včasné vyřizování došlé korespondence je dobrou vizitkou každé firmy

 dopisy, které nevyžadují zvláštní přípravu, by se měly vyřídit ten den, kdy došly  dopisy, u kterých pisatel žádá odpověď obratem, by se měly vyřídit nejpozději druhý den po jejich obdržení  dopisy, ze kterých je zřejmé, že pisatel potřebuje odpověď k dalšímu zpracování, by měly být vyřízeny do 3 dnů  složitější dopisy by měly být vyřízeny do týdne  nelze-li dopis vyřídit ve výše uvedených termínech, je třeba o tom pisatele informovat a uvést důvody prodlení

 řadový zaměstnanec – může podepisovat písemnosti v rámci svých pravomocí nebo se souhlasem nadřízeného  referent – podepisuje písemnosti, které mají přípravnou povahu, neobsahují žádná rozhodnutí  vedoucí oddělení – podepisuje běžná rozhodnutí  vedoucí odboru – podepisuje důležitá, nikoliv však zásadní rozhodnutí  náměstek (zástupce) ředitele – podepisuje důležitá rozhodnutí, která však nejsou vyhrazena pouze řediteli, může je podepisovat v nepřítomnosti ředitele, pokud je k tomu oprávněn  ředitel – podepisuje písemnosti zásadního charakteru, které si k podpisu vyhradil

 zásada jediného podpisu – se používá u běžných písemností  zásada dvou podpisů – se používá při písemném styku s peněžními ústavy, osoba pracovně výše postavená se podepisuje vlevo a osoba jí podřízená vpravo

 datum odeslání  název adresáta  stručný obsah dopisu  název oddělní, které dopis odesílá  způsob odeslání (doporučeně, s dodejkou apod.)

PÍSEMNÁ A ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE 3: Písemnosti při organizování a řízení firmy. Plzeň: Ing. Stanislava Štiková - KORESPONDENT, FLEISCHMANNOVÁ, Emílie. Písemná a elektronická komunikace: pro střední školy a veřejnost. 1. vyd. Praha: Fortuna, 2005, 151 s. ISBN Materiály jsou určeny pro bezplatné používání pro potřeby výuky a vzdělávání na všech typech škol a školských zařízení. Jakékoliv další využití podléhá autorskému zákonu.