Microsoft Excel 2007 a 2010 PREZENTACE č.5 Martin Mahel, Andrea Mejzlíková, Veronika Mícková, Monika Mrvková

Struktura dat Ovládání excelu Sešit = soubor XLS List = tabulka Sloupce A, B, .. AA, AB ... XZ, ZZ Řádky 1, 2, ... 65 536 Buňka = nejmenší adresovatelná část tabulky pro uložení dat Ovládání excelu řádek vzorců záhlaví sloupců a řádků záložky tabulek místní menu

Využití tabulek Ideální excelová tabulka by měla mít záhlaví, tedy řádek, který jasně pojmenovává, jaký typ dat se v konkrétním sloupci nachází. Záhlaví by mělo být vždy na jeden řádek. Pokud bude na více, excel jako záhlaví vždy identifikuje pouze řádek první. Tabulky s daty by mezi sebou neměly mít prázdné řádky nebo sloupce. Pokud tomu tak bude, Excel to bude chápat jako seskupení několika samostatných tabulek.

Tabulka může zahrnovat následující prvky Řádek záhlaví:    Ve výchozím nastavení má tabulka řádek záhlaví. Každý sloupec v tabulce má v řádku záhlaví povoleno filtrování, což umožňuje rychlé filtrování nebo třídění dat v tabulce.

Výpočtové sloupce:    Zadáním vzorce do některé buňky ve sloupci tabulky můžete vytvořit výpočtový sloupec, ve kterém je daný vzorec okamžitě použit ve všech ostatních buňkách v tomto sloupci.

Řádek souhrnů:    Do tabulky můžete přidat řádek souhrnů, který vám poskytne přístup k souhrnným funkcím (jako je funkce PRŮMĚR, POČETnebo SUMA). V každé buňce řádku souhrnů se zobrazí rozevírací seznam, který umožňuje snadno vypočítat požadované souhrny.

Úchyt pro změnu velikosti:    Úchyt pro změnu velikosti v pravém dolním rohu tabulky umožňuje roztáhnout tabulku na požadovanou velikost.

DATA V TABULCE LZE SPRAVOVAT POMOCÍ NÁSLEDUJÍCÍCH FUNKCÍ TABULKY Řazení a filtrování   Formátování dat tabulky Vkládání a odstraňování řádků a sloupců tabulky Použití výpočtového sloupce Zobrazení a výpočet součtů dat v tabulce Použití strukturovaných odkazů Zajištění integrity dat 

Úprava tabulky pomocí automatického formátu Předem vytvořenou tabulku označte tak, že její buňky přetáhnete myší se stisknutým levým tlačítkem. V nabídce Formát zvolte Automatický formát a vyberte z nabídky vzhled tabulky, který vám vyhovuje.

Rychlé formátování v MS Excel 2010 Pro rychlé formátování stačí být kdekoli v tabulce a zvolit příkaz Formátovat jako tabulku, který se nachází na kartě Domů ve skupině příkazů Styly.

Práce s listy v Excelu   Každý dokument v Excelu, zvaný též sešit, může obsahovat několik listů. Díky nim můžete v jednom excelovém dokumentu mít zapsáno více různých tabulek, přehledně rozdělených do jednotlivých listů.

Seznam listů vidíte v dolní části programu Seznam listů vidíte v dolní části programu. Při vytváření nového dokumentu jsou zde pouze tři, nazvané List 1, List 2 a List 3. Po klepnutí na název listu se vám v hlavní části programu zobrazí jeho obsah. Listy můžete samozřejmě jednoduše přejmenovat. Klepněte pravým tlačítkem na jeho název a z kontextové nabídky zvolte funkci Přejmenovat. Napište nový název a zadání potvrďte klávesou Enter.

Listy můžete samozřejmě přesunovat Listy můžete samozřejmě přesunovat. Označte list, který chcete přesunout, a z kontextové nabídky zvolte funkci Přesunout nebo Zkopírovat. V rámečku Před list zvolte, kam bude list nově umístěn. Po aktivaci volby Vytvořit kopii nebude list přesunutý, ale program jej zkopíruje. To se hodí zejména v případě, že potřebujete pracovat s několika verzemi stejné tabulky

Záložky reprezentující jednotlivé listy můžete barevně označit Záložky reprezentující jednotlivé listy můžete barevně označit. Klepněte na list pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky zvolte Barva karty. Pozn. Pro vložení nového listu použijte ikonu na konci seznamu listů nebo klávesovou kombinaci SHIFT+F11. Počet listů v Excelu 2010 je omezen pouze velikostí dostupné paměti RAM.

Formátování Pro složitější tabulky je vhodné upravit formátování buněk (zvětšit písmo, změnit jeho barvu, typ písma, zarovnání, ohraničit některou buňku, či nastavit nějaké „speciální formáty“ ). Takto výsledný dokument bude přehlednější a srozumitelnější.

Jak začít formátovat v Excelu Ve verzi MS Excel 2007, MS Excel 2010, z karty Domu (Home) vybereme Číslo (Number) nebo Ctrl + 1.

Zobrazí se nám okno Dialogové okno obsahuje několik záložek: Číslo - Number Zarovnání - Alignment Písmo - Font Ohraničení - Border Vzorky - Fill Zámek - Protection

Záložka: Číslo (number) Obecný (General) – buňka nemá žádný specifický formát Číslo (Number) – číslu lze určit počet desetinných míst, možnost oddělovat číslo po 1000 Měna (Currency) – pro peněžní jednotky, využijí hlavně ekonomové (zvládající pokročilou práci v MS Excel) Účetní – speciální zarovnávaní dle účetních standardů (osobně jsem nikdy nepotřeboval a nevyužíval) Datum (Date) – nepřeberné množství jak zobrazit datum (18.6, červen 97, 18.6.97 13:30 atd.) Čas (Time) – to stejné jako datum, ale měníme formát zobrazení času Procenta (Percentage) – násobí hodnotu buňky 100 a uvede % Zlomky (Fraction) Matematické (Scienntific) – nastavení desetinných míst Text (Text) – i číslo je text (někdy se hodí aby číslo bylo textem) Speciální (Special) - formátování speciálních dat jako je PSČ, telefonní číslo Vlastní (Custom)

Záložka: Zarovnání (Alignment) Zarovnání textu (Text alignment) Vodorovně (Horizontal) Svisle (Vertical) Odsazení (Ident) Nastavení textu (Text COntrol) Zalomit text Přizpůsobit buňce Sloučit buňky (Right-to-left) Orientace (Orientation) Můžeme otáčet text, jedna nevýhoda, že tento text nemůžeme otočit o 180,

Číslo Zarovnání

Záložka: Písmo (Font) Písmo (Font) Podtržení (Underline) Efekty (Effects) (dolní, horní index...) Řez písma (Font style) Velikost (Size) Barva (Color) Nadhled (Prewiev)

Záložka: Ohraničení (Border) Předdefinované (Presets) - nejčastěji použivaná ohraničení Ohraničení (Border) Čára (Line) Barva (Color)

Záložka: Vzorky (Fill)

Záložka: Zámek (Protection) Zámek (Locked) ač je to poslední záložka, je velice důležitá pro složitější projekty, kdy potřebujete zamezit zapisování do některých buněk. Pro buňky, ve kterých zápis dovolíme, odškrtneme položku zámek. Pak jen zamkneme list a všechny neodznačené buňky jsou zamknuty. Skrýt vzorce (Hidden) - pokud vymyslíte složitý vzorek, můžete jej zaškrtnutím skrýt, takže nikdo neuvidí, jaký že ten vzorec je.

Zámek

Podmíněné formátování Verze Excel 2010 Na kartě Domů vybereme Podmíněné formátování Verze Excel 2007

Na výběr máme z několika možností: Zvýraznit pravidla podle buněk Nejpoužívanější či nejméně používaná pravidla Datové řady Barevné škály Sady ikon Nové pravidlo ... - přidat Vymazat pravidla Správa pravidel ...

Správa pravidel Pro nový list je správa pravidel prázdná. Jelikož není k dispozici žádné pravidlo, je k dispozici tlačítko Nové pravidlo... To přidá první pravidlo.

… V případě, že je k dispozici nějaké pravidlo, je možnost: Upravit pravidlo Odstranit pravidlo Nové pravidlo ... – přidání pravidla Budete-li mít nastaveno velké množství pravidel podmíněného formátování, můžete si pravidla filtrovat.

Formátování nového pravidla Formátovat všechny buňky na základě hodnot Styl formátování Dvoubarevná škála Tříbarevná škála Datová řada Sada ikon Typ - Dle vybraného stylu formátování Číslo Procenta Vzorec Barva Náhled - jak bude formátování vypadat Ikona - pro styl formátování sada ikon Styl ikony Potřebné podmínky

Formátování všech buněk na základě hodnot Sada ikon

Formátovat pouze buňky obsahující Hodnota buňky Je mezi Není mezi Je rovno Není rovno Je větší než Je menší než Je větší než nebo rovno Je menší než nebo rovno Určit text Obsahuje Neobsahuje Má na začátku Nemá na začátku Data připadající na následující dny Včera Dnes ... Prázdné buňky Jiné než prázdné buňky Chyby Bez chyb

Formátovat pouze hodnoty zařazené jako první nebo poslední Možnost formátovat hodnoty z rozsahu nebo určitou procentní část

Formátovat pouze hodnoty nad nebo pod průměrem Rovno nebo nad Rovno nebo pod 1 směrodatná odchylka nad 1 směrodatná odchylka pod 2 směrodatná odchylka nad 2 směrodatná odchylka pod 3 směrodatná odchylka nad 3 směrodatná odchylka pod

Formátovat pouze jedinečné nebo duplicitní hodnoty Duplikovat hodnoty ve vybrané oblasti Jedinečné hodnoty ve vybrané oblasti Určit buňky k formátování podle vzorce

Pokud nám nevyhovuje žádná z předešlých možností, můžeme si vytvořit vlastní vzorec

Ukládání souborů Někdy se aplikace systému Microsoft Office neočekávaně ukončí dříve, než můžete uložit změny rozpracovaného souboru. Mezi možné příčiny patří: elektrický výpadek, narušení stability systému jiným programem, chyba přímo v aplikaci systému Microsoft Office.

Postup Klepněte na Tlačítko Microsoft Office a potom klepněte na tlačítko Možnosti aplikace Excel. Klepněte na tlačítko Uložit. Zaškrtněte políčko Ukládat informace pro automatické obnovení po x minutách. Do číselníku minut zadejte, jak často chcete v aplikaci ukládat data a informace o stavu aplikace. Můžete také změnit umístění (zadané v poli Umístění souboru automatického obnovení:), kde tato aplikace automaticky uloží verzi souborů, na kterých pracujete.

Řazení dat pomocí automatického filtru Při řazení informací v listu můžete data zobrazit požadovaným způsobem a rychle vyhledávat hodnoty. Oblast či tabulku dat můžete seřadit podle jednoho nebo více sloupců dat; můžete například seřadit zaměstnance nejprve podle oddělení a poté podle příjmení. Jak?

Řazení dat pomocí automatického filtru Výběr dat, která mají být seřazena     Vyberte oblast dat, například A1:L5 (v několika řádcích a sloupcích) nebo C1:C80 (v jediném sloupci). Oblast může zahrnovat názvy vytvořené k identifikaci sloupců a řádků.

Řazení dat pomocí automatického filtru Rychlé řazení     Vyberte jednu buňku ve sloupci, podle kterého chcete hodnoty řadit. Chcete-li data seřadit vzestupně (A až Z nebo od nejmenšího čísla po největší), klikněte na tlačítko  . Zobrazí se dialogové okno Seřadit.

Řazení dat pomocí automatického filtru V seznamu Seřadit podle vyberte první sloupec, podle kterého chcete řadit. V seznamu Řazení vyberte položku Hodnoty, Barva buňky, Barva písma nebo Ikona buňky. V seznamu Pořadí vyberte pořadí, které pro řazení použít – podle abecedy nebo podle číselných hodnot vzestupně nebo sestupně (to znamená A až Z nebo Z až A pro text nebo od nejmenšího po největší nebo od největšího po nejmenší pro čísla).

Filtrování dat pomocí automatického filtru Filtrováním informací v listu můžete rychle najít určité hodnoty. Je možné filtrovat jeden nebo více sloupců dat. Pomocí filtrování můžete určit nejen údaje, které chcete zobrazit, ale které chcete vyloučit. Můžete filtrovat na základě voleb vybíraných ze seznamu nebo vytvořit specifické filtry a zaměřit se přesně na data, která potřebujete vidět. Pomocí pole Hledat v rozhraní filtru lze během filtrování hledat text a čísla.

Filtrování dat pomocí automatického filtru Při filtrování dat se skryjí celé řádky, pokud hodnoty v některém sloupci nesplňují kritéria filtru. Filtrovat lze podle číselných nebo textových hodnot, případně podle barev u buněk, jejichž pozadí nebo text používá podmíněné formátování. Jak?

Filtrování dat pomocí automatického filtru Vyberte data, která chcete filtrovat.  Na kartě Data klikněte ve skupině Seřadit a filtrovat na položku Filtr.

Filtrování dat pomocí automatického filtru Kliknutím na šipku   v záhlaví sloupce zobrazte seznam, ve kterém můžete provést volby filtru. Poznámka:    V závislosti na typu dat ve sloupci zobrazí aplikace Microsoft Excel v tomto seznamu buď Filtry čísel, nebo Filtry textu. Filtrování výběrem hodnot nebo vyhledáváním     Mezi nejrychlejší způsoby filtrování patří výběr hodnot ze seznamu a vyhledávání. Pokud kliknete na šipku ve sloupci s povoleným filtrováním, zobrazí se v seznamu všechny hodnoty v tomto sloupci.

Filtrování dat pomocí automatického filtru

Filtrování dat pomocí automatického filtru  Pole Hledat slouží k zadání textu nebo čísel, která chcete vyhledat  Zaškrtnutím a zrušením zaškrtnutí políček se zobrazí hodnoty nalezené ve sloupci dat  Pokročilá kritéria slouží k vyhledání hodnot splňujících určité podmínky Chcete-li vybírat podle hodnot, v seznamu zrušte zaškrtnutí políčka(Vybrat vše). Tím se zruší zaškrtnutí všech políček. Poté vyberte pouze hodnoty, které chcete zobrazit, a kliknutím na tlačítko OK zobrazte výsledky. Chcete-li ve sloupci vyhledat text, zadejte text nebo čísla do pole Hledat. Volitelně můžete použít zástupné znaky, například hvězdičku (*) nebo otazník (?). Stisknutím klávesy ENTER zobrazte výsledky.

Filtrování dat pomocí automatického filtru Filtrování dat zadáním podmínek     Zadáním podmínek můžete vytvořit vlastní filtry, které data vymezí přesně tak, jak potřebujete. Toho dosáhnete sestavením filtru. Pokud jste někdy vytvářeli dotazy na data v databázi, bude vám to připadat povědomé. Přesuňte ukazatel myši na možnost Filtry čísel nebo Filtry textu v seznamu. Zobrazí se nabídka umožňující filtrování podle různých podmínek. Zvolte některou podmínku a vyberte nebo zadejte kritéria. Klikněte na tlačítko A, pokud chcete kritéria sloučit (to znamená, že musí být splněna všechna jednotlivá kritéria), nebo na tlačítko Nebo, pokud stačí, bude-li splněno jen jedno z několika kritérií. Kliknutím na tlačítko OK použijete filtr a získáte očekávané výsledky.

Použití ověření dat Ověření dat slouží ke kontrole typu dat nebo hodnot, které uživatel zadává do buňky. Ověření dat lze například použít k omezení zadávání dat na určitý rozsah údajů, k omezení možností pomocí seznamu nebo k omezení zadání pouze na kladná celá čísla. Jak?

Použití ověření dat Vyberte jednu nebo více buněk k ověření a poté na kartě Data klikněte ve skupině Datové nástroje na možnost Ověření dat.

Použití ověření dat V dialogovém okně Ověření dat klikněte na kartu Nastavení a poté vyberte požadovaný typ ověření dat. Pokud například chcete, aby uživatelé zadali pětimístné číslo účtu, vyberte v poli Povolit možnost Délku textu, v poli Data vyberte možnost Je rovno a v poli Délka zadejte údaj 5.

Použití ověření dat

Použití ověření dat Proveďte jednu nebo obě následující akce: Chcete-li, aby se při kliknutí na buňku zobrazila zpráva při zadávání, klikněte na kartu Zpráva při zadávání, zaškrtněte políčko Zobrazit zprávu po výběru buňky a poté zadejte požadované možnosti zprávy při zadávání. Chcete-li zadat zprávu, která se zobrazí ve chvíli, kdy uživatel zadá do buňky neplatná data, klikněte na kartu Chybové hlášení, zaškrtněte políčko Zobrazit chybové hlášení po zadání neplatných dat a poté zadejte požadované možnosti hlášení.

Vložení souhrnů do seznamu dat na listu V seznamu lze automaticky počítat souhrny a celkové součty pro sloupec pomocí příkazu Souhrn.   Příkaz Souhrn se zobrazí jako neaktivní, pokud pracujete s tabulkou aplikace Microsoft Excel. Chcete-li přidat souhrny do tabulky, musíte nejprve převést tabulku na normální rozsah dat a potom přidat souhrn. Data tak ztratí všechny funkce tabulky kromě formátování tabulky.

Vložení souhrnů do seznamu dat na listu Při vkládání souhrnů: Souhrny:     Počítají se s použitím souhrnné funkce, například funkce Součet nebo Průměr, pomocí funkce SUBTOTAL. Pro každý sloupec je možné zobrazit více než jeden typ souhrnné funkce. Celkové součty:     Jsou odvozeny z podrobných dat, nikoli z hodnot v souhrnech. Použijete-li například souhrnnou funkci Průměr, zobrazí se v řádku celkových součtů průměr všech řádků podrobností v seznamu, nikoli průměr hodnot v řádcích souhrnů.

Vložení souhrnů do seznamu dat na listu

Vložení souhrnů do seznamu dat na listu Jestliže je v sešitu nastaven automatický výpočet vzorců, přepočítá příkaz Souhrn hodnoty souhrnů a celkových součtů při úpravě podrobných dat automaticky. Příkaz Souhrn rovněž vytvoří přehled seznamu tak, že pro každý souhrn lze zobrazit nebo skrýt řádky podrobností.

Vložení souhrnů do seznamu dat na listu Každý sloupec v oblasti dat, pro kterou chcete vytvořit souhrn, musí obsahovat v prvním řádku popisek, jednotlivé sloupce musí obsahovat podobné údaje a v oblasti nesmí být žádné prázdné řádky ani sloupce. Vyberte buňku v oblasti. Proveďte jednu z následujících akcí: -Vložení jedné úrovně souhrnů -Vložení vnořených úrovní souhrnů

Vložení souhrnů do seznamu dat na listu Odebrání souhrnů Vyberte buňku v oblasti, která obsahuje souhrny. Na kartě Návrh klikněte ve skupině Osnova na položku Mezisoučet. V dialogovém okně Souhrn klikněte na možnost Odebrat všechny.

Kontingenční tabulka a graf Kontingenční tabulky patří mezi nejpraktičtější nástroje Excelu. Díky kontingenčním tabulkám dokážete velmi zrychlit tvorbu souhrnných tabulek a naprosto zásadně ušetřit práci a čas. Vytvoření kontingenční tabulky nebo kontingenčního grafu Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku nebo kontingenční graf, je nutné se připojit ke zdroji dat a zadat umístění sestavy. Vyberte buňku v oblasti buněk nebo umístěte kurzor do tabulky aplikace Microsoft Office Excel.

Kontingenční tabulka a graf Zkontrolujte, zda oblast buněk obsahuje záhlaví sloupců. Provedením jednoho z následujících postupů vyberte typ sestavy, kterou chcete generovat: Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku, klepněte ve skupině Tabulky na kartě Vložení na tlačítko Kontingenční tabulka a poté klepněte na příkaz Kontingenční tabulka. Aplikace Excel zobrazí dialogové okno Vytvořit kontingenční tabulku.

Kontingenční tabulka a graf Chcete-li vytvořit kontingenční tabulku a kontingenční graf, klepněte ve skupině Tabulky na kartě Vložení na tlačítko Kontingenční tabulka a poté klepněte na příkaz Kontingenční graf. Aplikace Excel zobrazí dialogové okno Vytvořit kontingenční tabulku s kontingenčním grafem. Provedením jednoho z následujících postupů vyberte zdroj dat:

Kontingenční tabulka a graf Vyberte data, která chcete analyzovat Klepněte na přepínač Vybrat tabulku či oblast. Do pole Tabulka/oblast zadejte oblast buněk nebo odkaz na název tabulky, například =Čtvrtletní_výnosy. Jestliže jste před spuštěním průvodce vybrali buňku v oblasti buněk nebo jestliže se kurzor nacházel v tabulce, oblast buněk nebo odkaz na název tabulky již budou v poli Tabulka/oblast zobrazeny.

Kontingenční tabulka a graf Oblast buněk nebo tabulku je možné vybrat také tak, že klepnete na ikonu Sbalit dialog , čímž dočasně skryjete toto dialogové okno, vyberte oblast na listu a potom klepnete na ikonu Rozbalit dialog .  POZNÁMKA   Pokud se oblast nachází na jiném listu stejného či jiného sešitu, zadejte název sešitu a listu pomocí následující syntaxe:([název_sešitu]název_listu!oblast).

Kontingenční tabulka a graf Použití externích dat Klepněte na přepínač Použít zdroj externích dat. Klepněte na příkaz Vybrat připojení. Aplikace Excel zobrazí dialogové okno Existující připojení. V rozevíracím seznamu Zobrazit v horní části dialogového okna vyberte kategorii připojení, ze které chcete vybrat připojení, nebo klepněte na možnost Všechna existující připojení (výchozí možnost). V seznamu Vyberte připojení vyberte připojení a klepněte na tlačítko Otevřít.

Kontingenční tabulka a graf POZNÁMKA   Zvolíte-li připojení z kategorie Připojení v tomto sešitě, bude znovu použito nebo sdíleno existující připojení. Pokud zvolíte připojení z kategorie Soubory připojení v síti nebo Soubory připojení v tomto počítači, aplikace Excel zkopíruje soubor připojení do sešitu jako nové připojení sešitu a potom tento soubor použije jako nové připojení pro kontingenční tabulku.

Kontingenční tabulka a graf Provedením jednoho z následujících kroků zadejte umístění: Chcete-li kontingenční tabulku umístit na nový list počínaje buňkou A1, klepněte na přepínač Nový list. Chcete-li kontingenční tabulku umístit na existující list, klepněte na přepínač Existující list a potom zadejte první buňku v oblasti buněk, do které chcete kontingenční tabulku umístit. Případně můžete klepnutím na ikonu Sbalit dialog  dialogové okno dočasně skrýt, vybrat v listu začátek a potom klepnout na ikonu Rozbalit dialog 

Kontingenční tabulka a graf Klepněte na tlačítko OK. Aplikace Excel do zadaného umístění přidá prázdnou kontingenční tabulku a zobrazí seznam jejích polí umožňující přidávat pole, vytvářet rozložení a provádět vlastní nastavení kontingenční tabulky. Vytváříte-li kontingenční graf, vytvoří aplikace Excel přímo pod kontingenčním grafem přidruženou kontingenční tabulku. Kontingenční graf a jeho doprovodná kontingenční tabulka se musejí vždy nacházet ve stejném sešitu.

Vytvoření kontingenčního grafu z existující kontingenční tabulky Klepněte na požadovanou kontingenční tabulku. Na kartě Vložit ve skupině Grafy klepněte na požadovaný typ grafu.   Můžete použít kterýkoli typ grafu kromě XY bodového, bublinového a burzovního.