Projektový záměr : Zmapování vnitřních procesů na MS ČR MS_P01 Matějovský, Nakládal, Sedláček

Zmapování vnitřních procesů MS Název projektu: Zmapování vnitřních procesů Ministerstva spravedlnosti ČR Zahájení dnem : 23.10.2005 Zákazník : Ministerstvo spravedlnosti ČR Typ projektu : Analytický Kategorie projektu : Zlatý

Cíle projektu Identifikace procesů a sestavení procesního modelu Optimalizace procesů

Cíle Cíl č.1 Název : Identifikace procesů a sestavení procesního modelu Popis : Zmapování a popis jednotlivých procesů na MS, vlastníků těchto procesů a následně sestavení procesního modelu Dosažení cíle : Zadavatelem (MS ČR) akceptovaný procesní model

Cíle Cíl č.2 Název : Optimalizace procesů Popis : Na základě výstupu cíle 1 analyzovat procesní model MS ČR, a optimalizovat procesy (navrhnout možná zlepšení v tomto modelu), aby došlo k zvýšení výkonnosti a efektivity práce na MS ČR Indikátor dosažení cíle : Odsouhlasený nový model procesů. Určení časových metrik u procesů (kde je to možné)

Hlavní výstupy projektu Shromážděné informace o stávajícím stavu MS ČR Struktura zdrojů MS ČR pro určování pravomocí a předávání zodpovědnosti Globální procesní model Identifikace jednotlivých procesů a přiřazení jejich vlastníků

Hlavní výstupy projektu 2 Detailní procesní model Návrhy změn jednotlivých procesů a jejich zdůvodnění Návrh optimalizovaného procesního modelu jako celku

Hlavní výstupy projektu Název : Globální procesní model Popis: Ucelený pohled na procesy v organizaci Pouze na globální úrovni Informace získány pohovorem s odpovědnými řídícími pracovníky Indikátor splnění výstupu : Schválený globální procesní model

Hlavní výstupy projektu Název : Identifikace jednotlivých procesů a přiřazení jejich vlastníků Popis : Detailní zjištění všech procesů v organizaci Získání informací z hrubého procesního modelu, doplněné pohovory s pracovníky, kteří se procesu přímo účastní Indikátor splnění : Schválený popis všech procesů a jejich vlastníků

Hlavní výstupy projektu Název : Detailní procesní model Popis : Vychází z výstupů Hrubého procesního modelu a Identifikace jednotlivých procesů Na základě těchto zdrojů je sestaven detailní model procesů organizace Výstup : Schválený detailní procesní model, procesy schváleny i odpovědnými pracovníky, kterých se týkají

Hlavní výstupy projektu Název : Návrh optimalizovaného procesního modelu jako celku Popis : Zanesení jednotlivých optimalizačních opatření do celkového procesního modelu organizace Snaha o přiřazení časových metrik procesům Indikátor splnění : Schválený Návrh procesního modelu

Milníky projektu Ukončení pohovorů s vedoucími a příslušnými pracovníky před prací na detailním procesním modelu (Obsahuje i sezení s nimi) Meeting 1 – schválení globálního modelu procesů Meeting 2 – schválení detailních modelu procesů Meeting 3 – schválení návrhů změn procesů

Přínosy projektu Detailní poznání procesního modelu organizace Zefektivnění stávajících procesů Sledování efektivnosti chodu ministerstva

Přínosy projektu Název : Detailní poznání procesního modelu organizace Díky poznání procesů organizace je možné i do budoucna plánovat nové procesy v rámci procesního modelu a zajistit tak vyšší efektivitu práce

Přínosy projektu Název : Zefektivnění stávajících procesů Zrychlení stávajících procesů a jejich zefektivnění, možnost některé zbytečné procesy úplně zrušit či sloučit s jinými procesy

Předpoklady projektu Kooperace s vedoucími pracovníky organizace na vytváření procesního modelu Dostatečné časové možnosti pracovníků u příslušných procesů

Omezení projektu Čas pracovníků Bezpečnost utajených informací Pouze interní procesy

Rizika projektu Chyby v identifikaci procesů Zpoždění projektu z důvodu vytížení pracovníků organizace Problémy ve spolupráci s pracovníky Byrokracie ministerstva

Časový rámec projektu Plánované zahájení : 23.10.2005 Plánovaný konec : 27.01.2005 Plánovaná délka : 70 dnů

Akceptace projektu Akceptace bude prováděna vždy u příslušného milníku Meeting 1: Akceptace globálního procesního modelu Meeting 2: Akceptace detailních modelů procesů a jejich formální správnosti Meeting 3: Akceptace návrhů změn v procesním modelu Meeting 4: Ukončení projektu a předání materiálů zadavateli - MS ČR

Seznam projektové dokumentace 1 Záznamy o pohovorech s pracovníky v organizaci – strukturované, sešit Excel Globální model procesů – grafické diagramy Záznamy o pohovorech o jednotlivých procesech s příslušnými pracovníky – strukturované, sešit Excel Detailní modely jednotlivých procesů – grafické diagramy

Seznam projektové dokumentace 2 Návrhy na jednotlivé změny + odůvodnění změn Záznamy o rozhovoru o změnách s příslušnými pracovníky – strukturované, sešit Excel Optimalizovaný procesní model organizace – grafické diagramy Závěrečná zpráva projektu – dokument MS Word

Zdroje Konzultanti (pohovory se zaměstnanci, struktura zdrojů) Analytici (CASE,UML)

Zdroje

Náklady projektu Personální náklady 1 925 000 Kč Administrativní náklady 250 000 Kč Celkem 1 950 000 Kč