Ing. Ivana Fafráková/ ZPM – tvorba projektov Plánovanie projektov Ing. Ivana Fafráková/ ZPM – tvorba projektov Obchodná akadémia, Akademika Hronca 8, Rožňava Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť / Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ OA Rožňava – moderná škola ITMS kód Projektu 26110130729

OBSAH Plánovanie projektov Plán projektu Základné otázky plánovania projektu Praktické rady pre tvorbu plánu projektu Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 2

Plánovanie projektov Pre úspešný štart realizácie projektu je vždy potrebný určitý impulz – potreba uspokojenia požiadavky, želania.... Táto potreba /impulz je východiskom pri plánovaní projektových aktivít. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 3

Výber vhodného riešenia Grafické znázornenie Potreba Nápad, ako ju vyriešiť Preskúmanie možností Výber vhodného riešenia Realizácia Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 4

Plánovanie projektov PREČO ? Pred zahájením plánovania projektu je potrebné si položiť otázku čo ma motivovalo k príprave projektu, čo bolo impulzom, akú potrebu chcem uspokojiť realizáciou projektu.... odpovede získame zdôvodnením potreby projektu – stanovenie cieľov projektu (patrí to k dôležitým častiam žiadostí o grant) PREČO ? Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 5

Plán projektu zAPAMäTAJTE SI: Plánovanie je dôležité! Rosenau (2007) definuje plánovanie ako poznanie troch faktorov: KDE TERAZ SOM (alebo budem, ak to čo plánujem sa začne) KAM SA CHCEM DOSTAŤ AKÝM spôsobom sa Dostanem tam, kde chcem byť. zAPAMäTAJTE SI: Plánovanie je dôležité! Dobrý plán je prvý kľúč k úspechu projektu! Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 6

Plán projektu identifikuje všetko, čo je potrebné k úspešnej realizácii projektu; pomáha projektu držať smer vedúci k cieľu; dokumentuje východiskové predpoklady využité pri plánovaní projektu; dokumentuje kľúčové rozhodnutia o voľbe postupu práce podporuje komunikáciu medzi členmi tímu definuje rozsah, obsah a načasovanie kľúčových kontrolných bodov projektu je základom pre sledovanie postupu prác a kontrolu projektu Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 7

Plán projektu musí minimálne obsahovať zhrnutie projektu (stručný obsah projektu); zdôvodnenie projektu; ciele a výstupy projektu; popis spôsobu dosiahnutia cieľov a výstupov projektu; harmonogram a plánované termíny; metódy riadenie projektu; popis rizík a opatrení na ich nápravu; rozpočet. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 8

Základné otázky plánovania projektu Odpoveďou na túto otázku získame plán štruktúry projektu /základný nástroj plánovania, riadenia a kontroly projektu. Upresňuje a detailne popisuje definíciu projektu, je kostrou projektu, na ktorú postupne nadväzujú ostatné plány. ČO ? AKO ? KTO? KEDY? ZA KOĽKO ? Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 9

Základné otázky plánovania projektu AKO ? Postup projektových aktivít sa zaznamenáva graficky. Úlohou je znázorniť konkrétne činnosti, ich väzby a poskytnúť súhrnný prehľad o projekte. Medzi základné grafické techniky používané pri plánovaní projektov patrí Ganttov diagram. Príklad Ganttovho diagramu Mesiac/rok 02/2014 03/2014 04/2014 05/2014 06/2014 07/2014 08/2014 09/20104 10/2014 Aktivita č. Aktivita 1 Aktivita 2 Aktivita 3 Aktivita 4 Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 10

PERT diagram (sieťový diagram) graf logického sledu činností, skratka ang. Programme Evaluation and Review Technology Ide o zložitejšiu metódu, ktorá sa používa pri komplexnejších projektoch. Postup tvorby PERT diagramu: vytvoriť zoznam všetkých činností, ktoré sú pre projekt nevyhnutné – priradiť im číslo; odhadnúť ich časový priebeh; čísla jednotlivých činností napísať do krúžku, čas jednotlivých činností napísať nad šípku vychádzajúcu z krúžku ; súbežne prebiehajúce aktivity znázorniť pomocou vetvenia. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 11

Základné otázky plánovania projektu KTO / S KÝM ? - organizačný diagram (organigram) projektu s popisom funkcií jednotlivých orgánov a členov tímu; - vieme aké sú ciele a postupy na ich dosiahnutie; - vieme aké profesné znalosti, skúsenosti a zručnosti budeme potrebovať. Každý člen tímu musí mať jasne stanovenú úlohu, kompetencie a povinnosti. Musí byť definovaná kontrola a vykazovanie odvedenej práce (reporting). Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 12

Projektový tím Zamyslíme sa pri plánovaní tímu: Kto bude viesť tím? Kto bude na projekte pracovať a s kým? Aké budú vytvorené pracovné skupiny? Kto bude ich koordinátorom (garantom)? Kto bude mať na starosti administratívu a financie projektu? Ktoré orgány projektu budú stanovené? Aké kompetencie a úlohy budú mať tieto orgány? Aká bude štruktúra projektového tímu? Ktorí partneri sa budú na projekte podieľať? Aká bude úloha partnerov v projekte? Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 13

Základné otázky plánovania projektu KEDY ? Časový plán projektu vzniká vždy na základe správne kvalifikovaného odhadu času, ktorý bude projektový tím potrebovať na realizáciu všetkých aktivít projektu. Môže sa stanoviť v rôznych časových jednotkách – môže to byť v dňoch, mesiacoch, štvrťrokoch a pod. Niekedy je časový limit stanovený poskytovateľom grantu (napríklad 3 mesiace, 18 mesiacov, 6 týždňov a pod.). Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 14

Základné otázky plánovania projektu Tipy pre stanovenie časového plánu: Rozplánovať projekt na čo najmenšie časové úseky Vždy počítajte s časovou rezervou na neočakávané udalosti, komplikácie Počítajte s priemernými pracovníkmi za bežných podmienok Zohľadnite skúsenosti a znalosti členov projektového tímu (menej skúsení potrebujú viac času). Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 15

Základné otázky plánovania projektu ZA KOĽKO ? Zostavenie finančného plánu projektu – rozpočtu je poslednou fázou pri plánovaní projektu. Vychádzame z odpovedí, ktoré sme si dali pri predchádzajúcich otázkach ČO, AKO, KTO, KEDY – pretože nám určujú rámec pre vypracovanie odhadovaných nákladov projektu. Pri zostavovaní rozpočtu projektu rozlišujeme 4 základné skupiny: 1:materiálové zdroje (stroje, prístroje, zariadenie, energie, spotrebný materiál, komunikačná technológia, dopravné prostr.) 2: ľudské zdroje (interní zamestnanci, externé zdroje) 3: finančné zdroje (granty, dotácie, vlastné prostriedky, úvery) 4: čas (stanovené termíny) Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 16

Na odhad nákladov existujú dve metódy ZDOLA – NAHOR (BOTTOM- UP) ZHORA – DOLE (TOP – DOWN) Obidve metódy vyjadrujú prístup k plánovaniu nákladov a tvorbe rozpočtu projektu. TOP – DOWN je proces hrubého odhadu nákladov, ktorý sa robí pri štruktúrovaní projektu na menšie časti a poskytuje hrubé zhodnotenie štruktúry termínov a výšku nákladov projektu. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 17

ZDOLA – NAHOR (BOTTOM- UP) - používa veľmi veľa detailov Projekt sa rozdelí na jednotlivé pracovné kroky, aby sa dal stanoviť presný odhad. Je to detailné plánovanie nákladov, pre každú aktivitu sa vypracuje presný popis úloh a potrebné zdroje. Na základe takto naplánovaných činností sa prevedie prepočet a zoznam nutných výdavkov. Odhad nákladov na celý projekt sa získa súčtom jednotlivých odhadov pre stanovené aktivity Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 18

Praktické rady pre tvorbu plánu projektu Metóda 5 C (Poster a Applegarth (2006)) Consider - uvažujte objasnite si charakter projektu a jeho časové a iné obmedzenia; spýtajte sa samých seba, ale aj iných aké informácie potrebujete; identifikujte ciele. Consult – konzultujte zhromaždite čo najviac relevantných informácií stretnite sa s tými, ktorých sa projekt týka ak je to možné použite brainstorming na získanie nápadov, názorov a inšpirácií Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 19

Praktické rady pre tvorbu plánu projektu 3. Crunch – rozhodujte zvážte všetky možnosti a pre jednu sa rozhodnite; napíšte realizačný plán. 4. Communicate – komunikujte poskytujte informácie o tom, čo sa bude robiť a prečo, koho sa to týka informácie podávajte písomne uistite sa, že všetci vedia, kedy sa to bude realizovať 5. Check – kontrolujte kontrolujte všetko čo bolo nariadené; pripravte nápravné opatrenia. Moderné vzdelávanie pre vedomostnú spoločnosť Projekt je spolufinancovaný zo zdrojov EÚ 20