Tipy pro psaní projektů Ústav projektových činností Ing. Martina Manová projektový manažer Ústav projektových činností UTB ve Zlíně OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost  seminář pro pracovníky FAME, UTB ve Zlíně, dne 16. 1. 2008

TIP 1: ZAČÍT VČAS!

Anotace projektu (1 list A4) Co? – cíle Proč? – zdůvodnění Od myšlenky k projektu Anotace projektu (1 list A4) Co? – cíle Proč? – zdůvodnění Pro koho? – cílové skupiny Jak? – aktivity Kdo? – řešitelský tým Kdy? – časový harmonogram Za kolik? – finanční plán

RELEVANTNOST = ZNÁT PERFEKTNĚ PRAVIDLA! TIP 2: RELEVANTNOST = ZNÁT PERFEKTNĚ PRAVIDLA!

Zahájení přípravy projektu Klíčové dokumenty OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost – co se chce Prováděcí dokument – co je možné Pokyny pro žadatele – co a jak dělat Pravidla pro publicitu – co se musí Pravidla pro výběr dodavatelů – co se musí

TIP 3: VÍC HLAV VÍC VÍ!

Zahájení přípravy projektu Sestavení týmu na přípravu projektu:  výběr podle schopnosti odvést práci,  klíčoví pracovníci (specialisté na věcnou náplň),  podpůrní pracovníci (metodika, ekonomika, administrace aj.). Vypracování harmonogramu činností. Časový plán včetně plánu pravidelných kontrolních schůzek. Rozdělení činností a rolí.

PLÁNOVAT, PLÁNOVAT, PLÁNOVAT! TIP 4: PLÁNOVAT, PLÁNOVAT, PLÁNOVAT!

Vlastní příprava projektu konečný (globální) cíl dílčí cíle aktivity, činnosti čas zdroje – lidé, hmota, finance.

SOULAD S CÍLI PROGRAMU = MYSLETE NA CÍLOVÉ SKUPINY! TIP 5: SOULAD S CÍLI PROGRAMU = MYSLETE NA CÍLOVÉ SKUPINY!

konkrétní – proškolení účastníků v oblasti ... Výchozí bod  cíle Cíle musí být: konkrétní – proškolení účastníků v oblasti ... měřitelné – proškolení 1 000 účastníků dosažitelné – mám na to prostředky? (lidé, hmota, finance) realistické – je reálné sehnat 1 000 zájemců? načasované – poptávka/zájem, prázdniny/dovolené.

TIP 6: BUĎTE REALISTY!

musí být v souladu s programem – podle pravidel Aktivity Činnosti/aktivity: musí být v souladu s programem – podle pravidel musí směřovat k naplnění cílů – držet směr musí být reálně proveditelné – máme na to lidi? musí být načasované – harmonogram ovlivňují rozpočet – máme na to peníze?

Zjednodušený příklad plánování projektu Projekt: „Mezinárodní odborná konference PROTON“ Anotace projektu: Příprava a realizace třídenní mezinárodní odborné konference za účasti předních vědců Evropy v oblasti jaderné fyziky s cílem: výměny poznatků, zkušeností a znalostí prezentace výsledků vědy a výzkumu podpory tvorby mezinárodních vědeckých týmů. Oblast podpory: 2.3 Lidské zdroje ve VaV. Cílová skupina: vědečtí pracovníci VŠ a VaV institucí.

Příklad stanovení cílů projektu Krok 1: Stanovení cílů Cíle projektu „PROTON“: konkrétní – prezentace výsledků VaV, podpora tvorby týmů měřitelné – min. 35 přednášek, min. 150 účastníků dosažitelné – financování z OPVK, řeš. tým, podpora vedení realistické – je reálné sehnat tolik zájemců? − opatření načasované – probíhají další podobné konference? − prověřit.

Příklad plánování aktivit Postup plánování aktivit: nahrubo → podrobně → rozpitvat Krok 2: Fáze projektu Plánování a příprava konference Realizace konference Vyhodnocení konference Propagace a publicita Řízení a administrace projektu

Příklad plánování aktivit Postup plánování aktivit: nahrubo → podrobně → rozpitvat Krok 3: Hlavní aktivity Plánování a příprava konference Vytvoření databáze kontaktů v ČR a zahraničí Plánování průběhu akce Plánování organizačního zabezpečení 1. cirkulář − příprava a rozeslání Vyhodnocení registrovaných aktivních účastníků Přímé kontaktování klíčových osob Sestavení pevného programu 2. cirkulář − příprava a rozeslání Evidence přihlášených, fakturace Sestavení sborníku přednášek

Příklad plánování aktivit Postup plánování aktivit: nahrubo → podrobně → rozpitvat Krok 4: Dílčí aktivity − klademe si otázky Plánování a příprava konference analýza VaV v Evropě Vytvoření databáze kontaktů v ČR a zahraničí − vím koho pozvat? Plánování průběhu akce − Budou sekce? Dva sály nebo jeden? Plánování organizačního zabezpečení − AC nebo jiné místo? Kdy? Bude tlumočení? Co zajistí tým a co externí firmy (služby)? Výběrové řízení na catering Výběrové řízení na tlumočení 1. cirkulář − kdo vytvoří grafický návrh? Služba? Přímé kontaktování klíčových osob − plán SC, kam, kdy, motivace.

Příklad tvorby časového harmonogramu Krok 5: Harmonogram (postupně od fází k aktivitám) Správně odhadnout začátek projektu!

TIP 7: NA 1. MÍSTĚ JSOU LIDÉ!

– dosažitelnost (interní/externí), – zájem/ochota spolupracovat, Zdroje Zdroje pro projekt Lidé: – odbornost, – dosažitelnost (interní/externí), – zájem/ochota spolupracovat, – vytíženost, – schopnost spolupracovat/výkon. Hmota: – všechno co potřebuji k uskutečnění aktivit. Finance: – vyplývají z předchozích bodů, – nutná znalost pravidel.

NEPODCEŇOVAT PODPŮRNÉ AKTIVITY! TIP 8: NEPODCEŇOVAT PODPŮRNÉ AKTIVITY!

Podpůrné aktivity také vyžadují odborníky: projektový manažer ekonom asistentka odborník na PR aktivity (web apod.) ICT specialista (E-learning). Vyčlenit dostatek času a financí na podpůrné aktivity: řízení a administrace projektu povinná publicita výběrová řízení.

Příklad plánování lidských zdrojů Krok 6: Sestavení řešitelského týmu Řešitelský tým pro projekt „PROTON“: Hlavní řešitel − já Koordinátor − ??? Asistentka − stávající (bude na to stačit?) Ekonom projektu − ekonom ústavu nebo specialista (?) Projektový manažer − UNI, nový pracovník, služba? PR specialista (články, povinná publicita) − ? Grafik (web, pozvánky) − FMK? Odborní garanti − ústav, ČR, zahraničí Pilné včelky − kdo, kolik? doktorandi?

Příklad plánování nákupu služeb Krok 7: Služby Nákup služeb pro projekt „PROTON“: Agentura kompletně zajišťující konference − NELZE! Catering − výběrové řízení Tlumočení − výběrové řízení Zajištění převozu účastníků na společenský večer Kulturní vystoupení na společenském večeru (hudba) Nákup služeb (kromě propagace) max. 49 % nákladů projektu!

Příklad plánování hmotného zabezpečení Krok 8: Plánování hmotného zabezpečení Nákup materiálu pro projekt „PROTON“: Tiskoviny (letáčky, pozvánky, sborník) Reklamní a propagační předměty Stojany, jmenovky, výzdoba sálu apod. Technika (pokud není k dispozici nebo se nedá pronajmout) Spotřební kancelářský materiál (režie)

Příklad plánování rozpočtu Krok 9: Sestavení rozpočtu Čím přesnější plán aktivit a zdrojů, tím přesnější rozpočet. Podrobněji − viz následující prezentace.

NEBOJTE SE NÁZORU JINÝCH! TIP 9: NEBOJTE SE NÁZORU JINÝCH!

Před dokončením návrhu projektu: Zpětná vazba Před dokončením návrhu projektu: sebekriticky zhodnotit celý projektu (obsah i formu), brát v potaz hodnotící kritéria, nebát se konstruktivní kritiky jiných (nezávislý pohled). Krok 10: Kompletace žádosti o dotaci Žádost a kompletace: pozor na zrádnost elektronických formulářů (správné verze), pozor na povinné přílohy, nutný podpis rektora, pozor na počet originálů, vždy ponechat 1 originál pro sebe, správné a včasné doručení žádosti.

KDO NIC NEDĚLÁ, NIC NEPOKAZÍ? ANTI-TIP 10: KDO NIC NEDĚLÁ, NIC NEPOKAZÍ?

I Váš projekt má šanci na úspěch! Závěr V OP VK v Prioritní ose 2  Terciární vzdělávání, VaV se předpokládá udělení podpory až 1 500 projektům. I Váš projekt má šanci na úspěch!