Program ESPON 2013 Praktické náležitosti při podání projektu Informační den OP ESPON 2013 Brno, 16. května 2012 Mgr. Jana Huberová Ministerstvo pro místní rozvoj

Kroky k úspěšnému projektu – obecně Výběr vhodného tématu v rámci daných priorit a aktivit Vytvoření nadnárodní projektové skupiny (TPG - Transnational project groups) Kolik partnerů vybrat? –do 200 tis. EUR 1 projektový partner –nad 200 tis. EUR alespoň 3 projektoví partneři z různých zemí Role vedoucího projektového partnera

„Nemám projektového partnera - Co s tím?“ Oslovit stávající kontakty Oslovit naše Kontaktní místo –1 stránka v angličtině o projektu –Krátká informace o organizaci (typ organizace, působnost atd.) Požádat o zařazení do mailing listu ESPON u Kontaktního místa ESPON Každý stát má národní kontaktní místo– informace o tom, že hledáte projektového partnera budou rychle rozšířeny k potenciálním žadatelům ve všech státech Důležité najít důvěryhodného a spolehlivého projektového partnera

Než začnu vyplňovat formulář žádosti Vyberu si pečlivě Prioritu (případně typ akce) a projekt Začnu hledat projektové partnery Definuji typ subjektu (organizace): –veřejný x veřejnoprávní x soukromý –Pokud si nejsem jist – zkontaktuji se s MMR

Priorit y 2-3 Jak napsat projekt, aby byl způsobilý?

Na co být připraven? Doba projektu: –2-3 roky –Dodržovat termíny Jazyk programu: –Angličtina (projekt/zprávy/jednání) Personální zajištění projektu: –Projektový koordinátor a finanční manager –Vedoucí partner - větší zodpovědnost za celý projekt a za všechny partnery Finanční stránka: –Profinancováno 100% uznatelných nákladů –Účetnictví projektu vést odděleně –Počítat s dobou certifikace a proplacení co ½ roku certifikace proplacení certifikovaných prostředků – až 1 rok –Finance propláceny přes vedoucího projektového partnera –Ke každé certifikaci Zpráva o postupu projektu a Finanční zpráva

Od výzvy k ukončení projektu

Projektové žádosti Část A: –Administrativa, finance, rozpočet a řízení projektu –Chráněný excel dokument –Přílohy ve wordu Část B: –Obsahová stránka projektu –Anonymní! –Word dokument + přílohy (dobrovolné) Přílohy (povinné) u soukromých subjektů –Doklady o platební schopnosti aj. (v češtině) _______________ Žádost musí být: –Úplná a v angličtině –Pouze na předepsaných formulářích –Odevzdána 1x elektronicky a 2x v papírové verzi (podepsaný a orazítkovaný originál a jeho kopie) –Podána kdykoliv nejpozději však 13. června 2012

Projektová žádost - část A Část A (Excel) –Informace o partnerství –Finanční informace o odborném zázemí a externí spolupráci –Rozpočtová specifikace (koordinace, činnosti, šíření) –Předpokládané ale REÁLNÉ náklady (+přípravné náklady) –Harmonogram projektu –Časový rozvrh projektu (přehledná časová osa) Logicky propojit finanční stránku a činnost –Organizační struktura –Zkušenosti s partnerstvím ___________ –Přílohy: schéma o řízení projektu a schéma o průběhu auditu –Žádost by měla obsahovat zkušenosti všech partnerů s výzkumem a realizací projektů

Část A: na co myslet –Přečíst si úvodní instrukce –Nejprve zvolit prioritu a téma –Kontrola ERROR upozornění (nesmí být) –Vyplnit a označit všechny povinné buňky –Poslední list orazítkovat a podepsat –Nepřevádět xls dokument např. do Pdf –Vyhnout se „kopírovat/vložit operacím“ –Do rozpočtu zahrnout „šíření“ výsledků cca EUR / EUR –Přípravné náklady s projektem – 5% celkového rozpočtu

Chyby ve formuláři – „ERROR“ -Přední strana „Cover sheet“ a další stránky hlásí chyby = „Error“ v případě špatného nebo neúplného vyplnění -Před podáním projektu odstranit všechny „Error“ označení

Instrukce – „Instruction Sheet“ - Přečíst si instrukce před vyplněním formuláře

Přední strana – „Cover Sheet“ - Zvolit si prioritu - Formulář je pak automaticky upraven - Zvol it si téma - Vypln it akronym a název projektu; ty se pak automaticky objeví na dalších listech Bílé buňky - vepsat Zelené – vybrat z nabídky Šedé – nevyplňovat

Finance 1 – „Financial Overview Sheet“ - Kdy projekt začne a skončí? – vyplnit podle zadání podle Specifikace projektu - Přidat všechny partnery - Množství partnerů - zvážit efektivnost projektu - Pečlivě vybrat právní status (ovlivní se tím formulář žádosti)

Finance 2 – „Financial Overview Sheet“ - Přesně vepsat rozpočet projektu za vedoucího partnera a projektové partnery - Rozpočet se automaticky objeví na dalších stranách

Zařízení – „Breakdown Equipment Sheet“ - Zahrnout nákup zařízení na jednotlivého partnera, které je nezbytné nakoupit pro projekt - Partnera zvolit z nabídky - Celkový náklad na zařízení se zobrazí na dalších stranách formuláře

Externí služby – „Breakdown External Expertise Sheet“ - Zahrnout externí služby na jednotlivého partnera, které se předpokládají k realizaci projektu - Partnera zvolit z nabídky - Celkový náklad na externí služby se automaticky ukáže na dalších listech

Rozpočet – „Breakdown Budget Line & WP Sheet“ -Zde vepsat rozpočet rozvrhnutý na jednotlivé řádkové položky a aktivity - Náklady na zaměstnance musí být vypočteny dle počtu odpracovaných hodin podle strany 2 “Working Hours”

Platby – „Payment Forecast Sheet“ - Naplánovat platby ve vztahu k certifikaci výdajů Certifikace probíhá co 6 měsíců - Rozpočet partnerských zemí = Švýcarska, Norska, Islandu, Lichtenštejnska

Hodinový výkaz -„Overview of Working Hours Sheet“ - Napsat předpokládaný počet pracovních hodin na projektu – za vedoucího partnera a projektové partnery - Uvést kalkulaci pouze pracovních hodin

Řízení projektu -„Management Structure Sheet“ - Každý projekt musí mít svého projektového koordinátora a finančního manažera - Zde uvést jejich detaily - Projektový manažer a manažer pro komunikaci je dobrovolný

Partnerství -„Partnership Description Sheet“ - Uvést zkušenosti s řízením a realizací projektů za vedoucího partnera - Vepsat kompetence a vědecké zkušenosti vedoucího partnera

Prohlášení -„Consistency Sheet“ - Vybrat jednu z možností a tím se vyhnete chybným - „error“ označením

Podpisový list – „LP Certification Signature Sheet“ - Označit všechna políčka pro eliminaci chybných - „error“ označení - Tato stránka žádosti musí být podepsána a orazítkována zástupcem vedoucího projektového partnera

Kontrolní list – „Checklist for Submission Sheet“ -V tomto kontrolním listu jsou uvedeny všechny náležitosti, které je třeba vyplnit, aby žádost byla způsobilá - Provést si kontrolu, „zda mám všechno..“ - Zatrhnout všechna políčka, tím se vyhnete chybným – „error“ označením

Obsahová stránka žádosti – na co myslet? Postupovat dle Projektového manuálu –cíle, výstupy, výzkumné otázky Postupovat dle Programového manuálu Dosažitelné cíle v rámci projektu Rozpočty vytvářet reálně a v reálném časovém harmonogramu –v případě neplnění plánu v čerpání financí může dojít ke krácení prostředků Být připraven k realizaci projektu po jeho schválení Mít připraveny finanční prostředky k realizaci

Projektové žádosti - část B Word dokument, každá část má maximální počet stránek 1)Koncepce pro stanovení potřeb výzkumu a popis záměrů navrhované práce (max. 15 stran) 2) Podrobná specifikace činností spojených s prací na projektu (max. 15 stran) 3) Navrhovaný vědecký přístup (max. 15 stran) 4) Přepokládané rozložení činností (max. 5 stran) ______________ 5) Přílohy povinné pro soukromé subjekty Strany které přesáhnout maximální počet, nebudou předány k posuzování

Část B – na co myslet Anonymita v obsahu projektu! –pokud by bylo v žádosti uvedeno např: instituce, jméno atp., žádost bude shledána nezpůsobilá Projekt musí obsahovat kvalitativní i kvantitativní výzkum Strany nad požadované maximum nebudou předloženy k posouzení Jasně definovat řešení výzkumných otázek, výzkumného záměru metodologická východiska Navazovat na již proběhlé výzkumy ESPON Jasně rozpracovat aktivity (work package) a rozložení povinností mezi LP a PP Výzkumné schéma a/nebo schéma pracovního plánu jednotlivých partnerů projektu

Mám napsaný projekt… Jak ho teď podat?

Podání projektu Žádost musí být podána kdykoli v průběhu období vyhlášení výzvy nejpozději však 13. června 2012 _________ Podána elektronicky a standardní poštou v „papírové verzi“ Poštou pošlete DVĚ PAPÍROVÉ VERZE žádosti: jeden ORIGINÁL a jednu KOPII Papírová verze: –Formulář A (podepsaný a orazítkovaný originál) –Schéma řídící struktury –Schéma finančního toku (auditu) –Formulář B –Finanční dokumenty u soukromého subjektu Elektronická verze: –1x všechny dokumenty jako u papírové verze –Není třeba posílat finanční dokumenty u soukromého subjektu em na adresu: (dostanete potvrzení Poštou na adresu: ESPON Coordination Unit CRP HT – BP Esch sur Alzette Luxembourg

Co se děje za zavřenými dveřmi, když se vybírají projekty?

1. Kontrola náležitostí Probíhá na Koordinační jednotce v Lucembursku a kontroluje se: –Žádost doručena včas na předepsaných formulářích –Podpisy, razítka –Obsah vzhledem k vybranému tématu –Minimální počet účastníků –Dodrženy rozpočtové limity

2. Posuzování způsobilosti partnerů Probíhá u nás na Ministerstvu pro místní rozvoj a posuzuje se každý projektový partner z ČR: –Zda projektový partner správně označil „typ subjektu“ Veřejná organizace Veřejnoprávní organizace Soukromý subjekt –Zda doložil příslušné dokumenty, kterými prokázal svoji subjektivitu

3. Posuzování obsahové stránky projektů Provádí vybraná skupina odborníků Každá priorita má své kritéria hodnocení - najdete je v projektovém manuálu Hodnotí se: –Kritéria týkající se obsahu Cíle Koncepce Návaznost na předchozí projekty ESPON popř. provázanost se stávajícími aj. –Kritéria týkající se řízení (managament) projektu Načasování aktivit Transparentnost Příhodnost a zdůvodnění alokace mezi aktivity a partnery –Kritéria týkající se partnerství Kvalita a relevantnost odborných zkušeností projektové skupiny a jednotlivých partnerů

Projekt máme schválený, ale co teď?

Po schválení projektu Vedoucí partner (LP) /Koordinační jednotka: Zahajující schůzka (Kick off Meeting) LP/Řídící orgán: Podpis Smlouva o poskytnutí příspěvků (Subsidy Contract) LP/projektoví partneři (PPs): podpis Smlouvy o partnerství (Partnership Agreement) LP/PPs: Úvodní zpráva (Inception Report) a podrobný rozpočet projektových partnerů LP/PPs: Průběžný zpráva (Interim report) – 1-2 za dobu projetku LP/PPs: Návrh závěrečné zprávy (Draft Final Report) LP/PPs: Závěrečná zpráva (Final Report)

Průběh certifikace

Souhrnně řečeno… Dobrý a spolehlivý tým partnerů (a subkontraktorů) Dobře napsat projekt (následovat pokyny Projektového a Programového manuálu) Podat projekt včas na předepsaných formulářích a se všemi náležitostmi Být si vědom již při podání žádosti, jaký „typ“ žadatele jsem (veřejný x veřejnoprávní x soukromý) Být připraven na realizaci po schválení projektu (technické, administrativní, finanční i odborné stránce) „Pokud si nevím rady, obracím se na Národní kontaktní místo, Národního koordinátora, nebo Koordinační jednotku v Lucembursku“

Kontakt Národní koordinátor Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Odbor evropské územní spolupráce Na Příkopě Praha 1 Mgr. Jana Huberová Tel:

Děkuji za pozornost Hodně štěstí s projektem