Seminář pro příjemce OP LZZ – ukončení projektu Hotel Holiday Inn, Praha října 2012, 10: :00 Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Bc. Jana Hrazdilová Ing. Petra Vorlíková Bc. David Hebron

Obsah 1. Ukončení projektu 2. Závěrečná MZ 3. Monitorovací indikátory 4. Hodnocení výstupů/výsledků 5. Odměny 6. Udržitelnost 7. Databáze produktů Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Ukončení projektu Datum ukončení realizace projektu uvedené v PA. Nestandardní případy ukončení realizace: Ukončení projektu příjemcem podpory v průběhu projektu – ze závažných důvodů: –Příjemce musí o ukončení realizace požádat ZS (viz D2) –Příjemce podá závěrečnou MZ s ŽoP, kde popíše stav naplnění cílů projektu, monitorovacích indikátorů a výše nákladů (konzultace s PM a FM) –ZS vydá změnový právní akt Neoprávněné odstoupení od realizace projektu – odstoupení bez odůvodnění se považuje za porušení podmínek PA Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Závěrečná MZ Závěrečná monitorovací zpráva hodnotí úspěšnost celého projektu a informuje o splněných aktivitách a dosažených cílech Nutno přiložit celkové zhodnocení projektu (viz příručka D2, D10) Důraz na transparentnost dosažených hodnot indikátorů. ZMZ je předkládána do 2 měsíců ode dne ukončení projektu, předložena současně s ŽoP Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Monitorovací indikátory 1 Transparentnost sledována prostřednictvím přehledové tabulky (viz příloha č. 1) a příslušné dokumentace (kontrola kopií prezenčních listin u školení, kurzů apod., kontrola jednotlivých finálních výstupů/produktů prostřednictvím DP – viz dále) V případě nedosažení stanovených hodnot indikátorů riziko sankce (viz příručka D8) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Monitorovací indikátory 2 Překročení cílové hodnoty není ze strany poskytovatele sankcionováno a do výše 120 % původně plánované hodnoty se započítává do průměru dosažených hodnot. Několikanásobné překročení cílových hodnot není výhodou. K sledování a vyplňování MI – viz příloha č. 2. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Hodnocení výstupů/produktů V průběhu realizace jsou refundovány ty výstupy/produkty, které jsou vyhodnoceny jako uznatelné. Hodnocení z projektového hlediska: - kvalita průběžných výstupů/produktů, - transparentnost naplňování hodnot indikátorů, - soulad dosažených výstupů/produktů s cíli projektu. Dojde-li k vyjmutí prostředků z ŽoP v průběhu realizace, může tyto příjemce nárokovat nejpozději v ŽoP k závěrečné MZ – za podmínky, že odpovídají uznatelnosti, transparentnosti, jsou v souladu s proj. cíli. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Odměny Metodický dopis pro stanovení odměn (příloha 3). Vnitřní předpis v organizaci pro stanovení odměn (D5) – obsahuje kritéria, při jejichž splnění lze odměny zaměstnanci poskytnout. Odměna musí být řádně odůvodněná. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Příručka D2, Právní akt Povinnost archivace projektové dokumentace 10 let Povinnost péče o majetek (dle PA) Horizontální témata – udržitelný rozvoj Využití principu sebehodnocení (viz D2) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Udržitelnost

Databáze produktů 1 Se závěrečnou monitorovací zprávou vkládá příjemce své finální produkty do tzv. Databáze produktů. Proč vkládat? Smyslem je zpřístupnit nově vytvořené či inovované produkty financované z prostředků ESF široké veřejnosti. Musím vkládat? ANO, povinnost vložit produkty do databáze produktů vyplývá příjemci z právního aktu (poskytnutí licence). Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Databáze produktů 2 Jak to probíhá? Příjemce vloží do DB, ZS posoudí v DB. V případě kladného hodnocení ZS vyzve příjemce k podpisu pod/licenční smlouvy. V případě záporného hodnocení ZS vrátí příjemci produkt k přepracování, dopracování. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Databáze produktů 3 V momentě, kdy je produkt na straně ZS zhodnocen do stavu „ke schválení“, vyzve ZS prostřednictvím DB příjemce k podpisu pod/licenční smlouvy. Příjemce podepíše (dle pokynů v příručce pro vkladatele) a prostřednictvím databáze odešle zpět na stranu ZS. Posléze ZS schválí – podpis oprávněné osoby na straně ZS. Současně ZS provede operaci zveřejnění produktu. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Databáze produktů 4 Související dokumenty pro příjemce: PA Příručka pro vkladatele (bylo zasláno příjemcům prostřednictvím Benefit7+) D2 (inovativnost, produkt, ZMZ) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Změny v OM Upravena povinnost auditu (D2, str. 56) Úprava maximální možné výše úvazku – povinnost od (D5, str. 10) Úprava limitů jednotlivých typů zakázek (D9) a možnost sankce pro IP Nutnost sledovat změny aktuálních příruček na – sekce dokumentywww.esfcr.cz Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Dotazy Jana Hrazdilová projektová manažerka oddělení realizace OP LZZ tel Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Finanční část 1.Žádost o platbu 2.Investice 3.Příjmy projektu 4.Účetní doklady 5.Limity čerpání 6.Nepřímé náklady 7.Odměny 8.Osobní náklady 9.Hlášení na nesrovnalost 10. Dotazy k finanční části Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Žádost o platbu Ex – post Celkové zdroje = Celkové výdaje = Způsobilé výdaje z dotace (vše ve 100 %) Ex – ante Celkové zdroje = Celkové výdaje = Způsobilé výdaje z dotace Nepřímé náklady Peněžní příjmy Požadovaná částka dotace (vše ve 100 %) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Výpočet požadované částky dotace ZMZ Součet všech způsobilých nákladů -Součet všech přijatých záloh = Požadovaná částka dotace (PČD) PČD > 0 pak dojde k zaslání dotace z MV PČD < 0 pak je nutné vrátit nevyčerpané prostředky na MV zpět Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Vrácení nevyčerpaných prostředků Příjemce obdrží „Dopis o ověření výsledku Žádosti o platbu“ Z „Dopisu“ získá příjemce informace o výši nevyčerpaných prostředků ve 100 % i v 85 % a číslo BÚ, kam prostředky zaslat Příjemce vrátí uvedených 85 % z hodnoty celkových nevyčerpaných prostředků prostřednictvím BÚ příslušného kraje O této transakci vždy informuje příslušného FM Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Investice Je nutné zkontrolovat, zda byla vyčerpána celá zaslaná Investiční záloha ANO – není třeba řešit NE – následující postup: nutno vrátit nevyčerpanou část Investiční zálohy zpět a „proměnit“ na zálohu Neinvestiční vrací se 85 % z nevyčerpané hodnoty zálohy do ŽoP se uvádí nevyčerpaná částka ve 100 % se znaménkem „-“ Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Příjmy projektu Týká se jen projektů s Předfinancováním = jedná se o úroky z projektového účtu (PÚ) PÚ je BÚ, kam jsou zasílány pouze dotace, nikoliv jiné platby z organizace Dokládá se výpisy z bankovního účtu za celé období projektu nebo průběžně s každou MZ Příjmy snižují hodnotu způsobilých výdajů Uvádí se do Přílohy č. 2, č. 9 a do ŽoP. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Účetní doklady Náležitosti dle Zákona o účetnictví Dodržovat povinné minimum Publicity Specifikovat jednotkové ceny a množství DUZP – vše kromě auditu do konce realizace projektu Úhrady – před finančním ukončením projektu (součástí ZMZ) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Limity čerpání Projekty Ex - ante Zařízení a vybavení 20 % Nákup služeb 60 % Přímá podpora 20% Jedná se o % z Celkových způsobilých přímých výdajů Při faktickém překročení limitu 60 % na nákup služeb dojde ke krácení ½ celkových Nepřímých nákladů Projekty Ex - post Zařízení a vybavení 20 % Místní kancelář 7 % Přímá podpora 20 % Jedná se o % z Celkových způsobilých výdajů Při překročení limitů dojde k jejich krácení na požadovanou hodnotu Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nepřímé náklady Jejich výše je stanovena paušálně procentem z celkových způsobilých přímých nákladů (v Rozhodnutí) Jde o náklady náležející k činnostem, které nelze jednoznačně přiřadit k jednotlivým aktivitám projektu (náklady na administraci, publicitu, kopírování atd.), proto nelze tyto činnosti vykazovat na PV V rámci administrativní kontroly ani Kontroly na místě se Nepřímé náklady nepředkládají ke kontrole. Má se za to, že vznikly v dané procentní výši dle Rozhodnutí Nevyčerpaná dotace určená na Nepřímé náklady se nikdy nevrací na BÚ MV ČR Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Odměny Nárok na ně musí být zakotven v PS, DPČ, DPP nebo vnitřní směrnici organizace Vyplácí se za splnění mimořádného úkolu nad rámec pracovní náplně, tento je nutné přesně specifikovat a předložit PM Výpočet – MAX do 20 % superhrubé reálně vyplacené mzdy za 1 rok (příp. kratší dobu) Zohledňuje se výše úvazku a délka zapojení do projektu Vykazují se zpravidla přes položku 1.4. (pokud se nevejdou do jednotkového nákladů) Podléhají zákonným odvodům Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Osobní náklady Dohody o provedení práce (DPP) Od MAX 300 hodin za 1 rok a Povinné odvody nad 10 tis. hrubého z položky 1.4 Odměny je možné nárokovat, jsou-li zakotveny v Dohodě samotné Pozor na dodržování hodinových sazeb dle Rozpočtu (časté chyby v zaokrouhlování) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Osobní náklady Dohody o provedení činnosti (DPČ) Od se neprovádí povinné odvody do Kč hrubého, jedná-li se o výjimky, kde se odvody uskutečnily, je nutné zaslat odůvodnění Odměny je možné nárokovat, jsou-li zakotveny v Dohodě samotné Při převodech DPČ na DPP je třeba sazbu očistit o výši odvodů, tj. dělit hodnotou 1,34 Hodnoty v Rozpočtu jsou v Superhrubé výši Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Osobní náklady Pracovní smlouvy (DPČ dány úvazkem) Při výpočtu nárokovaných výdajů zohlednit skutečně odpracovaný počet hodin (úvazek) k počtu hodin (úvazku) nastaveném v Rozpočtu Vypočítané způsobilé výdaje je nutné vždy porovnat s Rozpočtem, pokud jej přesahují, je nutné je „očistit“ ve sloupci „Jiné v Kč (neodvádí se z nich odvody)“ Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Osobní náklady Klouzavé úvazky Používají se u pracovních pozic, jejichž činnost mezi jednotlivými měsíci během realizace značně kolísá Musí být definováno ve smlouvě, či jejím dodatku Je nutné důsledně sledovat čerpání dovolené a počty odpracovaných hodin tak, aby v rámci celé realizace nedošlo k jejich překročení K ZMZ se předkládá přehled o celkové vyčerpané dovolené a počtu odpracovaných hodin Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Hlášení na nesrovnalost Projekty ex – post HNN až od Projekty ex – ante Grantové – HNN souhrnně po ukončení projektu Individuální – HNN ihned v rámci admin. kontroly MZ Nezpůsobilé výdaje postižené nesrovnalostí se krátí v rámci administrativní kontroly MZ Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Hlášení na nesrovnalost Zjištěné nesrovnalosti jsou zaslány na ŘO, který je: nepotvrdí – pak má příjemce nárok na dodatečné proplacení krácených výdajů v Mimořádné ŽoP potvrdí – předá podnět danému FÚ k prošetření FÚ nesrovnalost: nepotvrdí – pak má příjemce nárok na dodatečné proplacení krácených výdajů v Mimořádné ŽoP potvrdí – FÚ vyměří odvod a penále za porušení rozpočtové kázně Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Hlášení na nesrovnalost V ZMZ je nutné porovnat Nezpůsobilé výdaje (NV) s rozdílem (R) mezi Celkovou Dotací z Rozhodnutí a Celkovými způsobilými výdaji. Obecně platí, že Nezpůsobilé výdaje musí být menší nebo rovny tomuto rozdílu (NV<= R). Dojde-li k opačnému případu (NV>R), pak bude rozdíl dokrácen. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Dotazy k finanční části Ing. Petra Vorlíková Finanční manažerka Oddělení realizace OP LZZ Tel Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Kontroly na místě a nesrovnalosti Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Kontrola na místě Legislativní rámec kontroly na místě: článek 13 nařízení Evropské komise č. 1828/2006 zákon č. 320/2001 Sb o finanční kontrole ve veřejné správě zákon č. 552/1991 Sb. o státní kontrole Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Kontrola na místě VSK nemusí proběhnout u všech grantových projektů, kde je vytvořen pouze kontrolní vzorek. U individuálních projektů musí proběhnout´vždy. Kontrola ex-ante – před vydáním právního aktu Kontrola interim – zabývá se průběžným sledováním realizace projektu Kontrola ex-post - je prováděna po ukončení realizace projektu zejména v průběhu udržitelnosti projektu Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Kontrola na místě Obsah VSK Procedurální kontrola Kontrola obsahové části projektu Finanční kontrola Kontrola výběrových řízení Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Procedurální část kontroly Správnost a úplnost vedení dokumentace k projektu Archivace projektové dokumentace Řízení projektu Dodržování podmínek právního aktu Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Obsahová část kontroly Plnění indikátorů stanovených v právním aktu Úplnost dokumentace k prováděným kurzům nebo seminářům Úplnost dokumentace k vyvíjeným inovovaným produktům Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Finanční část kontroly Nastavení systému finanční kontroly projektu Způsobilost nákladů –Dodržování podmínek z hlediska hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti výdajů Oddělené účetnictví Soulad čerpání s rozpočtem Kontrola vzorku účetních dokladů z každé kapitoly rozpočtu Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Kontrola výběrových řízení Dle typu a výše zakázky, kontroluje se: typ procedury v závislosti na finanční hodnotě zakázky dodržení náležitostí zveřejnění nastavení výběrových kritérií odpovídající složení hodnotící komise zápis hodnotící komise nabídky jednotlivých uchazečů smluvní dokumentace atd. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Průběh kontroly na místě Zahájení kontroly na místě předložení pověření k provedení kontroly seznámení kontrolované osoby s právy a povinnostmi během kontroly seznámení kontrolované osoby s průběhem kontroly Provedení kontroly vlastní kontrola vytipovaných oblastí projektu výzva k odstranění nedostatků, které lze odstranit ještě před uzavřením kontroly Ukončení kontroly předání protokolu z kontroly, jeho podpis oběma stranami v případě podání námitek – vypořádání námitkového řízení v případě podezření na porušení rozpočtové kázně či trestný čin – hlášení podezření na nesrovnalost Řídícímu orgánu V případě neposkytnutí součinnosti může kontrolní orgán uložit pořádkovou pokutu až do výše Kč. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Problematické oblasti kontrol Dodržování podmínek, stanovených zákonem o účetnictví -vedení účetnictví -uchovávání dokladů -daňová evidence Dodržování podmínek z hlediska způsobilosti výdajů -hospodárnost, efektivnost a účelnost výdajů Dodržování podmínek z hlediska ostatních zákonných norem -pracovně právní vztahy -cestovní náhrady -zadávání veřejných zakázek Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Dotazy Bc. David Hebron projektový a finanční manažer oddělení realizace OP LZZ tel Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz