Seminář pro příjemce Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost Finanční část 2. výzva února 2011 Ústí nad Labem

OBSAH: A) OBECNÉ INFORMACE (3-18) I. Dokumenty pro realizace GP II.a)Způsobilé výdaje projektu II.b)Nezpůsobilé výdaje projektu III.a) Financování projektu III.b) Úhrada výdajů projektu III.c)Nesrovnalosti IV.a Partnerství s fin. spoluúčasti IV.b Partnerství bez fin. spoluúčasti 1

OBSAH: B) DALŠÍ INFORMACE (19-23) I. Účetnictví projektu II.Zákon o účetnictví III.Nepodstatné změny rozpočtu IV. Podstatné změny rozpočtu C) OKRUHY ČASTÝCH POCHYBENÍ A DOPORUČENÍ K MONITOROVACÍ ZPRÁVĚ (24-30) I. Nejčastější pochybení II. Doporučení k MZ D) NEPŘÍMÉ NÁKLADY (31-39) 2

A) OBECNÉ INFORMACE 3

I. Dokumenty pro realizaci GP Příručka pro příjemce finanční podpory z OP VK (verze 4, datum platnosti ) Metodika způsobilých výdajů Text Smlouvy o realizaci GP a benefitová žádost Metodické dopisy Platná legislativa ČR 4

II. Způsobilé výdaje projektu Způsobilé výdaje musí být: PŘIMĚŘENÉ (odpovídat cenám v místě a čase obvyklým) HOSPODÁRNÉ (minimalizace výdajů při respektování cílů projektu) ÚČELNÉ (nezbytné pro realizaci projektu) EFEKTIVNÍ (maximální poměr mezi výstupy a vstupy projektu) 5

II. Způsobilé výdaje projektu vynaloženy na činnosti stanovené ve výzvě a NA AKTIVITY v souladu s obsahovou stránkou a cíli projektu PROKAZATELNÉ (doložené prvotními účetními doklady) VÝDAJE MUSÍ VZNIKNOUT V PRŮBĚHU REALIZACE PROJEKTU (od okamžiku zahájení realizace projektu do okamžiku ukončení realizace s výjimkami stanovenými v příručce pro příjemce tj. mzdy za poslední měsíc realizace projektu a závěrečný audit) 6

II. Nezpůsobilé výdaje Takové výdaje, které nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu a současně nejsou pro jejich dosažení nezbytné. Výdaje, které nejsou přiměřené a nejsou vynaloženy hospodárně a efektivně nebo nejsou v souladu s evropskou nebo českou legislativou. Příklady NV: výdaj nedoložený doklady, bez přímého vztahu k projektu vzniklé před dnem zahájení a po dni ukončení projektu DPH pokud existuje zákonný nárok na odpočet finanční a operativní leasing nákupy vozidel, nemovitostí a pozemků 7

II. Nezpůsobilé výdaje Další příklady NV: nájemné, pokud je žadatel (příjemce) vlastníkem nemovitosti nebo členem realizačního týmu přímé daně (daň: z nemovitosti, dědická, silniční…) náklady na audit u projektu s rozpočtem pod 3 mil Kč výdaje spojené s financováním:  rekvalifikací  rekvalifikací pro uchazeče a zájemce o zaměstnání realizovaných ve spolupráci s úřady práce, zkoušek a certifikátů  zkoušek a certifikátů v případě, že účastník v rámci projektu tuto zkoušku skládá/usiluje o získání certifikátu na druhý či další pokus Výdaje na zaměstnance, které se na projektu nepodílejí přímo, výdaje na právní spory, atd. 8

III.a Financování projektu ZÁLOHAve výši 20% způsobilých výdajů – do 30 kalendářních dnů od podpisu Smlouvy o realizaci GG ZÁLOHA ve výši 20% způsobilých výdajů – do 30 kalendářních dnů od podpisu Smlouvy o realizaci GG STRUKTURA ZÁLOHY: - 20% neinvestic - 20% investic ( jen ti, kteří mají investice v rozpočtu ) 9

III.a Financování projektu DALŠÍ PLATBY: ve výši prokázaných způsobilých výdajů v jednotlivých žádostech o platbu (vždy po 3 měsících) Žádost o platbu = prokázané způsobilé výdaje v monitorovacím období (dle soupisky) *příjmy projektu (úroky) – v prioritní ose 3.2 mají pouze informativní charakter 10

III.a Financování projektu DALŠÍ PLATBY: do celkové výše 90 % schváleného rozpočtu závěrečná platba až po předložení závěrečné žádosti o platbu (cca 10 % celkových nákladů dle skutečného čerpání) 11

III.b Úhrada výdajů projektu 1.z projektového účtu (přímo nebo refundací) K refundaci je nutné doložit VNITŘNÍ ÚČETNÍ DOKLAD s jednotlivými položkami dle přílohy č. 5 Soupisky účetních dokladů.K refundaci je nutné doložit VNITŘNÍ ÚČETNÍ DOKLAD s jednotlivými položkami dle přílohy č. 5 Soupisky účetních dokladů. Z projektového účtu nelze převádět finanční prostředky na jiný účet nebo vybírat bez konkrétní potřeby a důvodu (sankce).Z projektového účtu nelze převádět finanční prostředky na jiný účet nebo vybírat bez konkrétní potřeby a důvodu (sankce). Příjemce má povinnost zajistit si měsíční výpisy z projektového účtuPříjemce má povinnost zajistit si měsíční výpisy z projektového účtu 12

III.b Úhrada výdajů projektu Refundace Refundace = platba z projektového účtu na účet příjemce (kmenový či provozní). Refundace vždy až PO předchozí úhradě nákladů z účtu příjemce tzn. zpětně! VYJÍMKA – u kap. 1 Osobní náklady je refundace možná 5 pracovních dní předem! (před úhradou výdaje z účtu organizace). 13

III.b Úhrada výdajů projektu 2. z pokladny organizace Nutná následná refundace z účtu projektu.Nutná následná refundace z účtu projektu. 3. ze samostatné pokladny projektu !!! Pokladní limit 30 tis. Kč dle smlouvy + tato skutečnost musí být také stanovena ve vnitřním předpisu příjemce.!!! Pokladní limit 30 tis. Kč dle smlouvy + tato skutečnost musí být také stanovena ve vnitřním předpisu příjemce. Dotace pokladny (z projektového účtu příjemce)Dotace pokladny (z projektového účtu příjemce) 14

III.c Nesrovnalosti mylné platby vrátit do 5 pracovních dnů na projektový účet a popsat v nejbližší monitorovací zprávě - bez sankcí od poskytovatele Pokud při kontrole MZ uzná poskytovatel výdaj nezpůsobilým – vyzve příjemce k vrácení částky na projektový účet – částka je zapojena zpět do rozpočtu (posouzeno jako porušení rozpočtové kázně – Rozhodnutí příp. Platební výměr) V případě zjištění při kontrole na místě – vrácení prostředků na účet poskytovatele – částku nelze zahrnout zpět do rozpočtu (posouzeno jako nesrovnalost – Rozhodnutí + Platební výměr na penále) 15

IV.a Partnerství s finančním příspěvkem Úhrada mezi příjemcem a partnerem probíhá dvěma způsoby (dle dohody mezi příjemcem a partnerem): A) ŽÁDOSTI O PLATBU: partner hradí náklady ze svého (ke konci monitorovacího období nebo měsíčně) vystaví příjemci žádost o platbu a vyúčtuje na čemž příjemce hradí náklady partnerovi z projektového účtu (žádost o proplacení výdajů se provádí na základě soupisky za partnera). 16

IV.a Partnerství s finančním příspěvkem B) ZÁLOHA: partner obdrží z projektového účtu příjemce zálohu, hradí náklady ze zálohy a v každém monitorovacím období provede vyúčtování (např. v podobě rekapitulace oprávněných nákladů nebo samostatnou soupiskou partnera) Partner je povinen mít projektový účet!! Partner nemá žádný zisk, nemůže příjemci fakturovat -> není dodavatelem. 17

IV.b Partnerství bez fin. příspěvku Není poskytován žádný příspěvek na účast na realizaci projektu Majetek pořízený z projektu může být partnerovi poskytnut pouze formou zápůjčky (smlouva o výpůjčce). 18

B) DALŠÍ INFORMACE 19

I. Účetnictví projektu Doporučení – zřídit zvláštní účetní střediska pro přímé a nepřímé náklady (uvést příklad) faktury i každý originál účetního dokladu musí obsahovat identifikaci projektu!! (číslo projektu, název projektu – Doporučení vyrobení razítka s otiskem názvem a číslem projektu) sledovat odděleně investiční a neinvestiční finanční prostředky (uvést příklad) Každé použití neinvestičních prostředků k úhradě investičních a naopak je hodnoceno jako porušení rozpočtové kázně! 20

II. Zákon o účetnictví Náležitosti účetního dokladu upravuje: Zák č. 563/1991 Sb., o účetnictví § 33 a), odst. 1 (=definice prokazatelného účetního záznamu) § 11 (=náležitosti účetního záznamu) Ve vnitřních předpisech musí příjemce vytvořit SMĚRNICI o: vnitřním oběhu účetních dokladů (včetně uvedení osob oprávněných k podpisu s jejich podpisovými vzory - !Ne příloha č. 11 MZ ) archivaci (s obsahem skartačního a archivačního řádu - doba archivace dokladů souvisejících s projektem je do roku 2025) zřízení pokladny (v případě zřízení projektové pokladny včetně uvedení pokladního limitu) 21

III. Nepodstatné změny rozpočtu (bez souhlasu poskytovatele) přesun v rámci jedné kapitoly rozpočtu mezi kapitolami do výše 15 % VYJÍMKA u kapitola 1 může být přesunem navýšena pouze do výše 15% objemu této kapitoly !!! vytvoření nové položky, případně její zrušení ( nesmí znamenat začátek nové klíčové aktivity nebo ukončení stávající klíčové aktivity) u jednotlivých kapitol nesmí dojít k překročení % limitů Změny rozpočtu se popisují a zdůvodňují v textu monitorovací zprávy (s doložením přílohy č. 9 Přepracovaný rozpočet projektu 3v1!!!) 22

přesun mezi kapitolami vyšší než 15 % původního objemu kapitoly, ze které jsou finanční prostředky přesouvány navýšení objemu způsobilých výdajů Kapitoly č. 1 Osobní výdaje o více než 15 % navýšení položek Křížového financování změna data ukončení projektu a změna bankovního účtu projektu V případě podstatných změn se uzavírá DODATEK ke smlouvě ( změny musí být odsouhlaseny partnery příjemce). IV. Podstatné změny rozpočtu ( se souhlasem poskytovatele ) 23

C) OKRUHY ČASTÝCH POCHYBENÍ A DOPORUČENÍ K MZ 24

I. Nejčastější pochybení Účetní doklady nemají povinné náležitosti dle Zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. (chybí podpisy odpovědných osob, označení číslem a názvem projektu) na výdajových pokladních dokladech chybí podpisy pokladníka či příjemce hotovosti nedokládání pokladní knihy samostatné projektové pokladny nedokládání objednávek (povinnost od 10tis. Kč) či smluv k fakturám 25

II. Nejčastější pochybení pozor na finanční limity pro platby z projektové pokladny (30tis.Kč, omezení výše jedné platby – 15tis. EUR a zároveň omezení zůstatku v pokladně) neoznačování jednotlivých úhrad na bankovním výpisu pořadovým číslem dokladu dle soupisky účetních dokladů nedoložení bankovních výpisů z účtu organizace v případě refundací 26

I. Doporučení k MZ nepodstatné změny rozpočtu – nutno popsat a zdůvodnit v textu MZ a doložit přepracovaný rozpočet projektu rozpočet partnera - nelze čerpat z položky, kterou partner ve svém rozpočtu nemá sledovat překročení limitů kapitol smlouvy o dílo, kupní smlouvy – stanovení jednotek a jednotkových cen (neuvádět pouze celkovou hodnotu zakázky). Pozor na stanovení platebních podmínek (finanční plnění, záloha) 27

II. Doporučení k MZ smlouvy o partnerství – nutno upravit finanční toky (výše záloh musí být stanovena ve smlouvě) předávací protokoly k fakturám za služby je nutné doložit! pozor na nákupy drobného hmotného majetku (do 40tis. Kč je to včetně DPH, pozor na soubor majetku…) do žádosti o platbu lze zahrnout pouze výdaje uhrazené z projektového účtu v daném monitorovacím období!! (nelze žádat o vyšší částku…) 28

III. Doporučení k MZ nelze hradit výdaje na dobu udržitelnosti projektu opravy monitorovací zprávy – smyslem je eliminovat chyby pro další kontroly projektu. „ Neopravujete jen proto, abychom my proplatili…ale hlavně jde o správnost dokladů u vás “. refundace (např. měsíční mzdy) musí být vždy doložena účetním dokladem (interní nebo jiný) ve výši refundované částky 29

IV. Doporučení k MZ razítko projektu musí být nově nejen na faktuře, ale i na každém originálu účetního dokladu (např. k faktuře košilka, výdajový pokladní doklad a interní doklad) pozor na soulad vykázaných odpracovaných hodin na výplatní pásce, výkazu práce a rozpisu mzdových nákladů 30

D) NEPŘÍMÉ NÁKLADY 31

I. Nepřímé náklady I. Nepřímé náklady Některá pravidla uplatňující se pro NN: NN se neprokazují jednotlivými účetními doklady. V případě nevyčerpání přímých nákladů plánovaných ze schváleného rozpočtu projektu nebo budou-li v průběhu realizace projektu některé přímé náklady vyhodnocené jako nezpůsobilé, budou tomu úměrně kráceny i NN. Procento NN stanovené v právním aktu zůstává stejné, bez ohledu na skutečnou výši způsobilých přímých výdajů. 32

II. Nepřímé náklady II. Nepřímé náklady V případě přesunu z/do křížového financování v průběhu realizace projektu se změní základna pro výpočet nároku na částku připadající na NN, a tím i absolutní výše NN, na které má příjemce nárok. ! Příjemce má však nárok maximálně na vyplacení částky dotace schválené v právním aktu, tato částka nemůže být překročena. NN je nutné evidovat v analytické účetní evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. Pravidly NN nejsou dotčeny účetní postupy organizace 33

III. Nepřímé náklady III. Nepřímé náklady Tato povinnost je v případě NN považována za splněnou, že je analyticky nebo jinak odděleně zaevidováno obdržení prostředků na úhradu NN na účet příjemce. Příjemce může zálohovou platbu čerpat v průběhu realizace projektu libovolným způsobem, nesmí ale ohrozit plynulost financování. Příjemce nesmí vyčerpat celou zálohovou platbu pouze na nepřímé náklady. Čerpání NN by mělo odpovídat % stanovenému v právním aktu. 34

IV. Nepřímé náklady IV. Nepřímé náklady Doporučený postup pro čerpání NN: Příjemce si vždy po obdržení zálohové platby stáhne částku připadající na NN v příslušné zaslané záloze (vypočítanou dle % NN ve vztahu k přímým nákladů bez křížového financování stanovených v právním aktu) na provozní účet organizace. ! Konečná výše NN musí na konci projektu procentuálně odpovídat skutečně vyčerpaným a prokázaným způsobilým přímým výdajům projektu. 35

V. Nepřímé náklady V. Nepřímé náklady Příjemci se doporučuje průběžně sledovat vývoj čerpání nepřímých nákladů ve vztahu k částce přímých nákladů (bez křížového financování), která byla v předložených žádostech o platbu odsouhlasena poskytovatelem jako vyčerpané způsobilé výdaje projektu. Pro usnadnění kontrol na místě se doporučuje příjemcům zřídit pro přímé a nepřímé náklady zvláštní účetní střediska. Podrobná specifikace nepřímých nákladů je uvedena v Příručce pro příjemce verze č. 4 na webové stránce KÚ Ústeckého kraje: ustecky.cz/opvk.asp v Hlavním menu „Příručky“ a „Příručka pro příjemce OPVK“ s účinností od ustecky.cz/opvk.asphttp:// ustecky.cz/opvk.asp 36

Nepřímé náklady příklady I Nepřímé náklady příklady I Náklady na odměňování prac., kteří vykonávají aktivity: vedení účetnictví, personalistiku,vedení účetnictví, personalistiku, zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, ostrahy, úklidu a čištění, opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí,zajištění školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, ostrahy, úklidu a čištění, opravy a údržby zařízení a vybavení a využívaných nemovitostí, zajištění publicity, správa počítačových sítí a internetových stránek vč. jejich aktualizace,zajištění publicity, správa počítačových sítí a internetových stránek vč. jejich aktualizace, tisk pro administrativu projektu a pro publicitu, kopírovánítisk pro administrativu projektu a pro publicitu, kopírování cestovní náhrady tuzemské, náklady na provoz vozidla 37

Nepřímé náklady příklady II Nepřímé náklady příklady II nájem kanceláře a dalších prostor využívaných k administraci projektu ! (pronájem učebny pro práci s cílovou skupinu patří mezi přímé náklady) nákup vody, paliv, energie v prostorách pro realizaci projektu internetové a telefonické připojení, poštovné bankovní poplatky, administrace výběr./zadáv. řízení náklady na čistící prostředky, nástroje a přístroje, Podrobné informace o NN viz. PpP (4.verze) kapitola

OSTATNÍ POUŽITÉ VYSVĚTLIVKY V PREZENTACI: NN NN -NEPŘÍME NÁKLADY MZ MZ -MONITOROVACÍ ZPRÁVA GP GP -GRANTOVÝ/É PROJEKT/Y DPH DPH -DAŇ Z PŘIDANÉ HODNOTY NV NV -NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE PpP PpP -PŘÍRUČKA PRO PŘÍJEMCE OP VK OP VK -OPERAČNÍ PROGRAM VZDĚLÁVÁNÍ PRO KONKURENCESCHOPNOST 39

Děkuji za vaši pozornost s přáním hezkého dne Jiří Novotný Kontakt: Tel.: Mobil: