KOMUNIKACE 1.Obecné zásady úspěšné komunikace 2.Formy komunikace 3.Komunikace organizace jako celku

Komunikace  Způsob přenosu informací  Způsob dorozumívání se  Základní spojovací článek mezi lidmi v procesu řízení firmy  Manažerská funkce, umožňující propojení jednotlivých článků organizace

1. Obecná zásady úspěšné komunikace  Má-li být komunikace úspěšná, musíme druhou stranu „získat“  Komunikace musí být obousměrná (50:50), symetrická, tzn. sdělovat – naslouchat  Verbální, neverbální

Zásady pro sdělování informací  Vzbudit připravenost a ochotu partnera  Informovat ve vhodném rozsahu, spolehlivě, objektivně, srozumitelně  Chování při sdělování informací ovlivňuje chování příjemce  Kombinace ústní informace a názorné informace  Respektovat hledisko významu informace pro příjemce (event. citová reakce)  Ověřit si pochopení informace

Zásady pro příjem informací  Atmosféra důvěry  Dát druhé straně najevo, že nás informace zajímá  Vhodná reakce na přijímanou informaci  Aktivní naslouchání  Ověřit si, zda je informace správně pochopena

Příčiny nedorozumění (ve verbální komunikaci)  Nesrozumitelně vyjádřené myšlenky  Používání slov, kterým příjemce nerozumí  Používání mnohovýznamových slov nebo neurčitých výrazů  Nejasné a nejednoznačné formulace myšlenek, které připouštějí volný výklad příjemce  Nepozornost či nezájem příjemce sdělení  Citové předsudky příjemce ke sdělení nebo k odesilateli informace

2. Formy komunikace a)Ústní komunikace – projev, porada, rozhovor při řešení problému, rozhovor oznamující rozhodnutí, pohovor zaměřený na hodnocení pracovních výsledků (hodnotící pohovor) nebo pokárání b)Písemná komunikace c)Elektronická komunikace

a) Ústní komunikace  Základní pravidla:  Nejdůležitějších prvních 5 minut  Co je sdělováno, nemusí být druhou stranou přijímáno  Rekapitulace, reakce, další směřování komunikace  Musí mít logickou strukturu

Projev  Při prezentacích, přednáškách, vítání…  Měl by být připravený, mít nějakou osnovu a strukturu  Úvod – cíl (o čem to bude)  Pojmy (ke každé cílové skupině musíme zvolit jiný vyjadřovací model)  Stať (osnova, systém, řád, plán, struktura)  Shrnutí, zpětná vazba  Závěr (co bylo řečeno)

Porada, setkání pracovního týmu  Porady – formální, účelové, řešitelské, informační  NE zbytečné, bez důvodu! – mohou vyvolávat negativní reakci  Dávají prostor pro vytvoření týmu, ducha spolupráce  Stimulují kolektiv k závazným cílům  Pro jednotlivce, kteří jsou vyzváni ke spolupráci, zavazující  Faktor synergie

Zásady pro vedení porady  Stanovení cíle porady  Začínat VČAS  Předem mají všichni zúčastnění znát cíl a program porady  Diskusi držet pod kontrolou  Dodržovat časový harmonogram  Určit priority, naléhavost jednotlivých bodů porady  V závěru rozhodnutí, která jsou pro všechny ZÁVAZNÁ

Rozhovor při řešení problémů  Pokud podřízený má problém, se kterým si neví rady  Nebo nadřízený potřebuje seznámit podřízené s cíli a chce je motivovat k jejich uskutečnění  Nutné zvážit naléhavost, připravit důstojné prostředí, odstranit rušivé vlivy  Oba ve stejné výšce  Cílem je aktivním přístupem v komunikaci nalézt řešení

Rozhovor oznamující rozhodnutí  Tento rozhovor je důležitý, pokud má rozhodnutí, které se podřízeným předkládá, pro pracovníky negativní důsledky  Vysvětlit, ale není nutně křečovitě obhajovat, proč bylo přijatné dané rozhodnutí

Hodnotící pohovor  Důležitý motivační prvek  Musí být připravený (oběma stranami)  Podřízený prezentuje výsledky své práce, musí být schopen sdělit i neúspěchy a způsoby jak zlepšit případné nedostatky  Pečlivě volená slova, vhodné způsoby motivace

b) Písemná komunikace  Písemné dokumenty musí splňovat určitá kritéria:  Informují, sdělují, vysvětlují  Požadují nebo přesvědčují příjemce k nějaké aktivitě  Budují firemní kulturu a pověst firmy  Bezchybný, pozitivní, zvážit emocionální dopad sdělení!

c) Elektronická komunikace  Založena na vnější internetové nebo vnitřní intranetové síti  Rychlá, levná  Umožňuje předávat operativní zprávy i více subjektům najednou  Atd.  Platí obdobné zásady jako pro písemnou komunikaci

3. Komunikace organizace jako celku  Komunikace uvnitř organizace – pravidla formulována v interních předpisech firmy  Poskytuje informace rychle, lehce, všem, kdo je potřebují  Má podobu formální i neformální (nepodceňovat neformální podobu!)  Komunikace s vnějším prostředím – 2 typy – veřejnost, ostatní (dodavatelé, odběratelé, banky, pojišťovny, úřady, státní instituce apod.)