Seminář pro příjemce k výzvám 03, 07 a 10 oblast intervence 1.1 IOP Aktuality v IOP, nejčastěji řešené otázky, období udržitelnosti Seminář pro příjemce k výzvám 03, 07 a 10 oblast intervence 1.1 IOP Aktuality v IOP, nejčastěji řešené otázky, období udržitelnosti Hotel Holiday Inn, Na Pankráci 15, Praha června 2013

Osnova prezentace  Novinky v Integrovaném operačním programu, o.i. 1.1  Nejčastěji řešené otázky  Podmínky a sankce  Úspory v projektech  Změny v projektech  Dokumentace k veřejným zakázkám, kontroly  Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  Udržitelnost  Dotazy, diskuze

Novinky v Integrovaném operačním programu  stav čerpání v IOP (porovnání s ostatními OP)  spící a rizikové projekty, mimořádná opatření ZS a ŘO IOP – pracovní týmy (task-force projektu, od srpna 2012), důraz na etapizaci, včasné čerpání, atp.

Novinky v oblasti intervence 1.1 IOP  vydání revizí PPŽP a jejích příloh pro výzvy 03, 07 v říjnu 2012 a pro výzvu 10 v únoru 2013 – mj. úprava sankcí → sjednocení + odstupňování dle míry pochybení  chystaná změna v systému vydávání řídicích dokumentů vč. Podmínek (předpoklad schválení ŘO IOP – červen 2013) - sladění s Operačním manuálem IOP - změna typů právních aktů - odstupňované sankce za porušení Podmínek (nově jako součást textu Podmínek, nikoliv samostatná příloha PPŽP)

Podmínky a sankce  při nedodržení ustanovení Podmínek právního aktu je dotace krácena dle popisu uvedeného v příloze PPŽP (Postup při porušení podmínek) - nejvyšší sankce (100 %)  nenaplnění účelu projektu  nedodržení zákazu dvojí podpory - procentuálně odstupňované sankce (od 1 % výše)  pochybení v zadávání veřejných zakázek (ZVZ a Závazné postupy)  ostatní povinnosti příjemce uvedené v Podmínkách  při potvrzení podezření na nesrovnalost a krácení finančních prostředků zasílá OSF informaci ŘO IOP a finančnímu úřadu

Úspory v projektech  rozdíl mezi předpokládanou hodnotou veřejné zakázky a skutečně vysoutěženou cenou  o využití úspor žádá příjemce prostřednictvím OoZ s odůvodněním nutnosti provedení změny (vč. podkladů pro posouzení dopadu do finančních plánů)  lze využít:  na dosud neuskutečněná VŘ nebo VŘ před proplacením plnění, kdy vysoutěžená částka je vyšší než předem odhadnutá cena  dorovnání změny výše DPH  nelze využít: !!!  navýšení osobních nákladů  publicita; poradenské služby  nové aktivity, které nebyly v projektu plánovány, rozšíření stávajících aktivit

Změny v projektech  hlásit změny v projektech před samotnou realizací změny  výše sankce za včasné neoznámení změny v projektu = % z částky nejbližší následné ŽoP  na co se zapomíná nejčastěji :  změna dat dosažení cílových hodnot monitorovacích indikátorů současně se změnou termínu ukončení realizace  personální zajištění projektu (dokdy / odkdy )  skutečné datum zahájení VŘ  úprava aktivit uváděných v etapě při změně etapizace  převod nevyčerpaných finančních prostředků mezi etapami nebo mezi kalendářními lety  i změna termínů VŘ může mít vliv na plán čerpání! (pozor na změnu návaznosti čerpání v etapách)  přílohy nebo podrobnější údaje dle typu změn

Dokumentace k výběrovým řízením  předkládání dokumentace Ministerstvu financí:  projekty nad 100 mil. Kč → ZD před zveřejněním k VŘ nad 30 mil. Kč bez DPH  + písemná zpráva o posouzení a hodnocení nabídek  projekty schválené od = ZD u projektů nad 200 mil. Kč (zákon č. 218/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů)  informace do Vlády:  nadlimitní JŘBU a výjimka dle §18 ZVZ vč. odůvodnění použití (Usnesení Vlády ČR č. 246 z )

Dokumentace k výběrovým řízením  kontrola OSF probíhá ve třech fázích:  kontrola zadávací dokumentace – povinnost příjemce dodat ZD ke kontrole minimálně 10 PD před vyhlášením VZ (+ pozvání na jednání hodnotící komise, resp. komise pro otevírání obálek 7 kal. dní předem), písemné odůvodnění stanovení předpokládané hodnoty VZ  kontrola průběhu zadávacího řízení před podpisem smlouvy s vybraným uchazečem – povinnost příjemce dodat veškerou dokumentaci k VZ nad 500 tis. Kč. bez DPH před uzavřením smlouvy (platí od )  následná kontrola po podpisu smlouvy celé VZ – příjemce dodá k dříve doložené dokumentaci kopii podepsané smlouvy a čestné prohlášení k VŘ  k předané dokumentaci vždy předávací protokol vč. seznamu předávaných dokumentů (s uvedením počtu listů)  předkládat OSF dodatek ke smlouvě ihned po jeho uzavření (včetně odůvodnění nezbytnosti uzavírání dodatku)

Kontroly a audity  kontrola projektu ze strany OSF nemusí být poslední kontrola!  kontroly a audity jsou legislativně zakotveny (národní legislativa, evropská legislativa)  po ohlášení data zahájení kontroly/auditu informovat OSF ihned  mít dokumentaci v pořádku tak, aby ji bylo možno na vyžádání předat obratem  poskytovat kontrolním subjektům součinnost  kontroly a audity mohou být křížové (týkat se dodavatelů, partnerů)  předávat OSF bezodkladně kopie oznámení, usnesení, rozhodnutí ze všech kontrol a auditů (i předběžné, pro možnost součinnosti!) DOPORUČUJEME V PROJEKTECH ZACHOVÁVAT AUDITNÍ STOPU (věcné, konkrétní, relevantní informace o realizaci projektu)

Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  dokumenty nejsou sešity neoddělitelným způsobem, chybí přelepka, případně není přelepka orazítkována a podepsána (obdobně u příloh s více listy)  MZ nebo ŽoP není podepsána statutárním zástupcem/pověřenou osobou  nedodáno Čestné prohlášení  rozdílné finanční částky v MZ a ŽoP (případně i v přílohách)  Popis plnění finančního plánu/Popis realizace – nezahrnuty údaje z předchozích HoP × pouze zkopírováno bez doplnění aktuálnějších údajů  Výběrová řízení – bez předchozí oznámené změny měněna data, částky nebo formy VŘ; smazán a nahrazen popis VŘ (ztráta auditní stopy → nový text doplnit za stávající!)

Nejčastější chyby v MZ a ŽoP  Publicita – uváděná publicitní opatření se podstatným způsobem liší od publicity, kterou příjemce uváděl v projektové žádosti  Publicita – u zrealizovaného publicitního opatření chybí jeho doložení (výstupy – článek, prezentace.., fotodokumentace, vzorek předmětu, atp.)  Přílohy – nedodání všech relevantních příloh; u chybějících/nedodaných neuvedeno, proč jsou pro MZ a ŽoP nerelevantní; chybí popisy, co daná příloha zahrnuje konkrétně (vč. počtu listů)

Rekapitulace povinností v rámci předkládání ŽoP a) Žádost o platbu b) Soupiska faktur c) Faktury d) Výpisy z účtů e) Dokladování mezd f) Seznam čísel účtů g) Doklad o odděleném účetnictví h) Čestné prohlášení příjemce i) Podpisové vzory

Soupiska faktur  nová verze soupisky  vždy dokládat elektronickou soupisku, která musí souhlasit s tištěnou verzí  neměnit vzorce  vyplnit všechna pole  podepsané oprávněnou osobou (stejná osoba jako u MZ)

Osobní náklady  čestné prohlášení ke mzdám (v aktuálním znění)  pracovní smlouvy, především při změně hodinové sazby (DPČ) nebo platového výměru  částky v rekapitulaci mezd musí souhlasit s částkami na soupisce faktur - dokládat v xls  odměny pouze řádně zdůvodněné za mimořádné aktivity v projektu,  do pracovních výkazů psát konkrétní činnosti na projektu  shoda počtu hodin rekapitulace mezd x výkaz práce  fond pracovní doby  PS – fond pracovní doby včetně svátků  DPČ – fond pracovní doby bez svátků (pokud není uvedeno jinak)

Další povinné přílohy k MZ a ŽoP  faktury (publicita, náležitosti dle zákona o účetnictví)  akceptační protokoly (podpisy zúčastněných stran)  výpisu z účtů (za období MZ, podpis a razítko oprávněnou osobou) doporučení: kopie souhlasí s originálem, zvýraznit a/nebo účetně přeškrtnout  účetní evidence (za období MZ, označit výdaje, podpis), uvádět paragraf – odvětvové třídění  seznam čísel účtů (Příjmový účet uvedený v tomto seznamu je používán pro následnou refundaci finančních prostředků od MF. Seznam výdajových účtů musí odpovídat přiloženým bankovním výpisům s jednotlivými úhradami výdajů projektu.)

Aktualizace a doporučení  sledovat stránky, může docházet ke změnám ve formátech požadovaných dokladů  využívat pravidelné schůzky pracovního týmu na dotazy ohledně vyplňování ŽoP a příloh  nečekat na poslední den možného předložení ŽoP a MZ po skončení etapy (připravovat průběžně a předkládat v průběhu lhůty 20 PD)  zajistit zastupitelnost pro případné požadované doplnění po předložení ŽoP a MZ

Udržitelnost projektu  každoročně po dobu 5 let od ukončení termínu realizace projektu předkládat Hlášení o udržitelnosti  doporučení:  hlídat termíny pro odevzdání Hlášení o udržitelnosti  uložit si HoU jako dokument a doplňovat do něj informace průběžně po celé sledované období roku  informovat v textu HoU o aktuálním stavu projektu v provozu a o změnách, k nimž za sledované období došlo, nikoliv o stavu ke dni ukončení realizace projektu  na žádost MV poskytnout dodatečně požadované informace o průběhu realizace i po ukončení realizace projektu  nezapomenout na povinnost umožnit kontrolu projektu a dále vést projektovou dokumentaci vč. účetnictví  pro nakládání s pořízeným majetkem platí stejná pravidla jako v době realizace – nelze prodat, pronajmout, převést, dát do zástavy…  předložit OSF Závěrečné vyhodnocení akce do stanoveného termínu

Udržitelnost projektu  povinnost udržet dosažené výstupy projektu vč. hodnoty indikátorů – možnost sankce za negativní změny dosažených cílových hodnot indikátorů až do 100 % vyplacené dotace  v Hlášení o udržitelnosti nutno uvádět, jak se za sledované období změnily hodnoty monitorovacích indikátorů oproti předchozím (při ukončení projektu)  příjemce je povinen nadále informovat o změnách týkajících se projektu (např. změna kontaktní osoby, změna statutárního zástupce, změny v možnostech udržení výstupů projektu, technické změny, atd.) – formulář Oznámení o změně

Závěrečná doporučení  případné vyvstalé problémy a rizika v projektech řešit vždy včas (= ihned po identifikování) s pracovníky OSF  využít možnosti konzultace v rámci pravidelných pracovních týmů (připravit si konkrétní dotazy, dokumenty ke konzultaci)  z důvodu zachování auditní stopy zasílat dotazy nejlépe formou u  vždy vědět, kde jsou dokumenty (případně pořízený majetek), týkající se projektu

Zodpovězení dříve zaslaných dotazů Prostor pro další dotazy

Děkujeme Vám za pozornost a přejeme hodně úspěchů při realizaci projektu i v době jeho udržitelnosti.