Pohled archivnictví na VŠKP © Archiv Univerzity Hradec Králové Mgr. Petr Grulich, Ph.D.

Informace zde předávané vyplývají ze zkušeností autora (na UHK jsou VŠKP od samého počátku školy předmětem péče archivu) a ze závěrů Celostátního setkání archivů VŠ ČR, které se konalo 11. a Do 90. let platila instrukce MŠMT ČSR č ze dne , která označovala VŠKP jako písemnost vzešlou z činnosti VŠ (nikoliv jako autorské dílo) se skartačním znakem V20. Znak V20 znamená: po 20 letech od obhajoby vybrat hodnotné práce, ty uložit do archivu a zbytek skartovat. Tento výběr však téměř nikde nebyl proveden. Minulost

Současnost Dnes platí zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, který platnost směrnice definitivně zrušil. Archivy se nadále domnívají, že postavení VŠKP stojí na pomezí autorského díla a archiválie. Tím, že se na zrodu VŠKP podílí škola, což ostatně potvrzuje autor. zákon, naplňuje VŠKP znaky písemnosti vzešlé z činnosti školy – tedy předmět péče archivu. Stejně tak v archivnictví převažuje názor, že VŠKP je součástí protokolu o SZZ. Protokol o SZZ je ze zákona 499/04 Sb. archiválií. Na základě této konstrukce archivnictví zastává převážně názor, že VŠKP jsou archiválie, nemohou být skartovány a náleží archivu. Stejně tak ale archivnictví uznává, že jde o specifickou archiválii, na kterou archivy nejsou stavěny, a proto připouští správu těchto archiválií knihovnami jako tzv. „archiválie uložené mimo archiv“ ve smyslu zákona 499/04 Sb.

V praxi to znamená toto: Na některých školách jsou VŠKP v knihovnách, na některých v archivech (UHK, Mendelu, aj.), někde na obou místech (UK, UPOL). Jsou-li VŠKP uvedeny ve skartačním a ukládacím plánu či spisovém plánu VŠ (obvykle příloha spisového a skartačního řádu), pak jsou předmětem péče archivu (státního či univerzitního), byť jsou uloženy a zpřístupňovány knihovnou. Pokud tomu tak je, pak je knihovna povinna komunikovat o formě správy VŠKP s příslušným archivem (buď státní oblastní archiv nebo akreditovaný univerzitní archiv), jinak se škola vystavuje riziku správního řízení s možností správní pokuty ve výši stovek tisíc Kč. Archivy však obvykle nemají o VŠKP příliš zájmu, přidělávají jim práci a komplikace v provozu i vnitroškolní legislativě.

Workflow VŠKP na UHK dle projektu budovaného od © Archiv Univerzity Hradec Králové Mgr. Petr Grulich, Ph.D.

POPIS PROJEKTU: A. To, co již nyní funguje: Na UHK je od v platnosti již druhá novela normy upravující režim VŠKP (původní verze byla platná od ) „Řád pro nakládání se školními a některými jinými autorskými díly na UHK“. Na tuto normu navazují fakultní prováděcí předpisy. Student je povinen odevzdat 2 (3) písemné exempláře své VŠKP a jeden exemplář digitální na nosiči CD-R. Digitál. exemplář musí splňovat formální náležitosti písemné VŠKP a musí být v pouze těchto formátech: *.PDF + *.TXT; *.TIFF; *.MP3; *.MPEG2 (DVD PAL). Katedra je povinna ověřit kompletnost a celistvost dat. Po obhajobě se studentovi vrací 2 písemné exempláře. Digitální verze je předána do Archivu UHK. Bezprostředně po obhajobě je studentovi po předchozím poučení předložena k podpisu licenční smlouva o užití jeho díla. Standardně je předložena smlouva pro licenci „public“, pokud student nesouhlasí (nestává se), je mu předložena licence „non public“. VŠKP má na UHK znak A0. Katalogizace prací (písemných z minula i digitálních) zatím řeší Archiv UHK v SW KP-SYS. Archiv UHK intenzivně metodicky spolupracuje s Univerzitní knihovnou UHK.

B. To, co ještě nefunguje: Pokračování projektu bude financováno z rozvojového projektu na rok Po přijetí archivem bude VŠKP zkompletována. Pokud student odevzdal část a část práce (např. dipl. koncert) je zaznamenána zvl. oddělením UHK, dojde k jejímu sloučení. VŠKP z CD je uložena na server (primární záloha), server je zálohován jiným server. Dále je zálohována na nosič DVD-ROM (sekundární záloha) Dále je zálohována na nosič DVD-R (terciální=pracovní záloha) Nosiče jsou jednotného typu a firmy, nosič studenta je skartován. Každá ze záloh je umístěna jinde. Proč? Archiv je povinen ukládat na staletí. Na serveru funguje specializovaný SW plnící tyto funkce: Uložení a zpřístupňování VŠKP on-line distribuovaně dle licenčních práv. Validace prací. Katalogizace prací vč. komunikace s fakultními IS (zdroji části metadat). Sledování nutnosti remigrace dat na nový přenosný nosič.

Která oddělení UHK se na systému podílejí či budou podílet - Archiv UHK –garant systému - Odd. Informační a komunikační management UHK – podpora digitalizace, správa serveru, převod do PDF studentům za úplatu, profi AV záznamy aj. - Univerzitní knihovna UHK – metodická podpora katalogizace (katalogizuje archiv) - Právní služba UHK – právní podpora licenčních smluv - Fakultní studijní oddělní – předávání části metadat a podepsaných licencí

FIS PdFFIS FHSISIT FIM Archiv VŠKP UHK (server, web knihovna, katalog, technická podpora) data Práce a licence Studenti/ katedry IKM technická úprava Archivář katalogizátor Záloha serveruZál.č.2 DVD Zál č. 3 pracovní DVD