Základy prezentace MS PowerPoint a možnosti využití

Základy prezentace Prezentace připravujeme k různým účelům: prezentace výrobku či projektového produktu prezentace projektu, projektového záměru, projektových výsledků prezentace výsledků šetření pomůcka při školení MS PowerPoint (a jiné podobné aplikace např. OpenOffice Impress) je prezentační software, který umožňuje prezentace vytvářet i předvádět, a to různým způsobem:  promítání snímků na monitoru / obrazovce  promítání snímků z počítače na plátno /zeď pomocí dataprojektoru  prezentace na internetu (OpenOffice Impress umožňuje export vytvořeného souboru do formátu PDF)  výroba tištěných materiálů  fólie a jejich promítání na zpětném projektoru

Základy prezentace - příprava Před započetím práce zvážíme:  Co prezentujeme  Pro koho prezentaci připravujeme / publikum  Čas k dispozici  Kde bude prezentace probíhat (místnost, technické vybavení, možnost přístupu na internet) Tomu přizpůsobíme:  Celkový vzhled  Přítomnost grafických prvků, zvuku apod.  Aktivní odkazy / linky na internet  Délku prezentace  Animace, automatické prvky ad.

Základy prezentace – základní zásady  Text co nejstručněji, velkým písmem nejlépe bezpatkovým, ne pŘíliš ozdobným  Vhodně zvolené barvy, spíše kontrastní - pozor nepřehánět to s barvami !  Obrázky dostatečně velké, barevné, jednoduché  Podle obsahu je vhodné vkládat grafy, schémata, nákresy  Zapojit animace a další prvky na oživení prezentace – ale s rozvahou Prezentace by neměla být ani nudná ani přeplácaná (rozptylovat pozornost)

Základy prezentace – práce s PP Práce s MS PP je podobná s prací v textovém editoru – nabídky / menu jsou totožně řazeny jako u MS Word a obsahují obdobné možnosti. Drobné rozdíly zde ale jsou: Ploše („stránka“), na kterou prezentaci vytváříme se říká snímek (slide). Na tento snímek vkládáme objekty, jejichž základem je textové pole. Dalšími objekty jsou obrázky, videa, grafy, diagramy, tabulky, atp. Pro vkládání těchto objektů využíváme nabídku Vložit.

Základy prezentace – práce s PP Při práci s PowerPointem se setkáme s těmito režimy zobrazení: Editační zobrazení („Normální“) Řazení snímků Zobrazení osnovy Přehrávání prezentace (přípona souboru.pps)

Základy prezentace – práce s PP Prezentaci lze vytvořit jedním z těchto způsobů:  Na základě prázdné prezentace  Ze šablony návrhu  Ze šablony prezentace  Nová z existující prezentace  Pomocí Stručného průvodce  Z jiných zdrojů (jiných programů – např. OpenOffice) Pozn. starší verze MS PP se budou v nabídce vizuálně lišit, ale rozdíl není nijak dramatický.

Základy prezentace – práce s PP Začínáme pracovat  otevřeme PP  prázdná šablona / nový snímek. Pro nový návrh PP prezentace (lze v průběhu práce měnit !) a nabídky rozložení snímku, návrhu snímku apod. stiskneme tlačítko Návrh. Rozbalí se pravý sloupec s nabídkou NÁVRH SNÍMKU. Dalšími možnostmi, s kterými často pracujeme jsou  ROZLOŽENÍ SNÍMKU  NÁVRH SNÍMKU – barevná schémata  NÁVRH SNÍMKU – animační schémata  PŘECHOD SNÍMKU

Základy prezentace – práce s PP Vložit text Rozložení snímku Přechod snímku NS – animační schémata NS - barevná schémata Návrh snímku

Základy prezentace – práce s PP Další cesta k možnostem Návrhu snímku:

Základy prezentace – práce s PP Vložení snímku: klávesovou zkratkou CTRL + M v nabídce Vložit - Nový snímek Rozložení snímku Rozvržením určujete, jaké typy objektů na něm budou (text, obrázky, seznamy, grafy, tabulky atp.). Nejčastěji se rozvržení definuje při vytvoření nového snímku, ale rozvržení je možné průběžně měnit. Odstranění snímku Snímky lze odstraňovat v režimu Řazení snímků nebo Zobrazení osnovy, pravým tlačítkem myši, klávesou Delete nebo pomocí nabídky Úpravy - Odstranit snímek. Je také možné snímek v prezentaci ponechat a při přehrávání jej vynechat (nabídka Prezentace - Skrýt snímek).

Základy prezentace – práce s PP Změna pořadí snímku Snímky lze mezi sebou přesouvat. Jejich pořadí lze měnit přetažením myší v režimu Rozvržení snímků nebo Osnova. Kopírování snímku Při potřebě zachovat rozvržení předchozího snímku je vhodné další snímky vložit pomocí vytvoření duplikátu snímku - pomocí nabídky Úpravy - Duplikovat nebo klávesové zkratky CTRL + D. Velikost snímků lze nastavit přes nabídku Soubor – Vzhled stránky. Barevná schémata a obrázky na pozadí snímků Lze využít přednastavených šablon návrhu či konkrétních barevných schémat, je také možné barvu pozadí nastavit.

Základy prezentace – práce s PP Nabídka Formát nabízí položku Pozadí, kterou je možné vyvolat i pomocí pravého tlačítka myši na pozadí daného snímku. Jinak viz – pravý sloupec / Návrh. Dialogové okno Pozadí umožňuje výběr tzv. Vzhledů výplně – je tedy možné aplikovat na pozadí barevné přechody, vzorkovanou výplň, popřípadě umístit na pozadí snímku vlastní obrázek. Pozadí je možné navrhovat jak pro jednotlivé snímky, tak i pro celou prezentaci. Přechod mezi snímky Můžeme zvolit efektní přechod na další snímek. Přechody se nastavují pravým tlačítkem myši v oblasti snímku a volbou Přechod snímku a nebo pomocí nabídky Prezentace - Přechod snímku.

Základy prezentace – práce s PP Práce s textem Pro práci s textem je nutné mít vytvořená textová pole, do kterých se text vkládá. Textové pole se vytváří v nabídce Vložit - Textové pole nebo pomocí tlačítka Textové pole ( je součástí panelu nástrojů Kreslení - většinou dole na spodní liště). Uchycením a tažením myší se určí umístění a šířka textového pole, do něhož lze přímo psát. Pokud chceme změnit umístění textového pole, je nutné jej označit, uchopit za hranu a tažením myší přesunout na novou pozici. V nabídce Formát lze pro další formátování textového pole zvolit možnost Zástupný symbol, který umožňuje přesné formátování textového pole. Zkratka k němu je také na levé straně okraje textového pole:

Základy prezentace – práce s PP Práce s textem Práce s textem a formátování je velmi podobné tomu, jak pracujeme např. ve Wordu. Vkládání objektů Kromě textových polí můžeme vkládat obrázky, grafy, tabulky, zvukové stopy, videosekvence … Pracujeme přes nabídku Vložit - a odtud pokračujeme na potřebnou položku (Obrázek, Diagram, Graf, Tabulka atd..). Můžeme také snadno vkládat předvytvořené objekty / nadpisy ve WordArtu (nabídka Vložit – Obrázek – WordArt) – viz výše.

Základy prezentace – práce s PP Vkládání objektů Automatické tvary, jsou dalšími často vkládanými objekty: jejich součástí jsou např. šipky, prvky pro vývojové diagramy, popisky, tlačítka ad. Automatické tvary lze používat z panelu nástrojů Kreslení, kde se příslušný tvar označí a poklepem myší se vkreslí do místa, kde má být umístěn, tahem lze měnit jeho tvar / umístění / pozici/ velikost. Třeba takto Při poklepu na vložený objekt se objeví jednak obrysové body, kdy za „kotvičku“ lze táhnout a změnit polohu objektu, při dalším poklepu přímo na objekt se objeví nabídka Formát automatického tvaru, kde lze měnit další parametry, jako např. barvu).

Základy prezentace – práce s PP Vkládání objektů Dalším vděčným objektem ke vkládání jsou organizační diagramy. Vkládáme je opět přes nabídku Vložit a dále buď pokračujeme přes Obrázek – Organizační diagram, nebo přes položku Diagram, která umožňuje vložit objekty tohoto typu.  S těmito objekty lze dále pracovat, upravovat je a vepisovat text (poklepem na zvolenou oblast se objeví textové pole). ČSŽ KRAJ Okres KRAJ Okres

Základy prezentace – práce s PP Vkládání objektů Obrázky vkládáme opět přes nabídku Vložit - Obrázek. Podstatná informace je, že s vloženým obrázkem můžeme také pracovat, poklepem na obrázek můžeme měnit jeho velkost, tahem myši jej přesouvat, případně nechat překrývat více obrázků. Můžeme ale také obrázky přenést „dozadu“ za text. Poklepeme na obrázek pravým tlačítkem myši a z nabídky zvolíme Pořadí – Přenést dopředu, Přenést dozadu ad.

Základy prezentace – práce s PP Vkládání objektů Do snímků lze také vkládat objekty jako zvukové stopy, videosekvence, animované GIFy atd. Zvuk lze přiřadit i přechodu snímku - při přechodu mezi snímky je možné nechat přehrát zvuk, který upoutá pozornost posluchače na další snímek – s tím ale opatrně, protože tento prvek může působit rušivě. Zvuk / video lze vložit přes nabídku Vložit - Video a zvuky, přičemž si můžeme vybrat mezi předdefinovanými objekty (z Galerií médií) a vlastními soubory. I s těmito objekty je možné dále pracovat, upravovat jejich umístění, zobrazení, funkce apod.

Základy prezentace – práce s PP Animace objektů a textu (1) Vložené a označené objekty (nebo část textu či nadpis) lze jednotlivě animovat přes nabídku Vlastní animace  Přidat efekt. a)b)

Základy prezentace – práce s PP Animace objektů a textu (2) c) d)

Základy prezentace – práce s PP Animace objektů a textu (3) Příklad: Kombinace několika efektů, jež lze různě za sebou řadit :

Základy prezentace – práce s PP Navigace v prezentaci Do jednotlivých snímků lze vkládat navigační tlačítka. K nim se dostaneme přes nabídku Prezentace  Tlačítka akcí. Vhodné tlačítko vybereme z nabídky poklepem a vložíme na vybrané místo ve snímku. S vložením symbolu se zároveň otevře dialogové okno pro zvolení vhodné akce. Např. symbol „domů“: A zvolení návratu na samotný začátek prezentace.

Základy prezentace – práce s PP Časování prezentace Prezentaci lze ovládat ručně nebo ji přehrát automaticky. Pro automatické přehrávání prezentace je nutno vytvořit časový plán, který zajistí zobrazení snímku / jeho částí ve stanovenou dobu. Při takovémto zobrazení je ale nutné si uvědomit, kolik času budete pro prezentaci daného snímku opravdu potřebovat. Vlastní prezentaci je tedy nutné si připravit a vyzkoušet. Prezentace – Vyzkoušet časování. Pokud se prezentace ovládá ručně, obvykle se používají klávesy PageUp pro přechod na předchozí snímek a PageDown pro přechod na snímek následující (lze použít např. i klávesu Enter). Ovládat pohyb v prezentaci lze i pomocí myši, pokud si u snímku vyvoláte pravým tlačítkem myši kontextovou nabídku a v ní vyberete Další nebo Předchozí. Jednoduchý pohyb dopředu umožňuje i levé tlačítko myši.

Základy prezentace – práce s PP Pár poznámek na konec Prezentace je hotová – před dokončením provedeme revizi / kontrolu textu, snímků, jejich uspořádání, do textu (i k obrázkům / objektům) můžeme ještě případně vložit hypertextové odkazy (zejm. pokud budeme mít při prezentaci přístup na internet). Provedeme finální úpravu vzhledu a přes Návrh (pravý sloupec) zvolíme Přechod snímku k nastavení pohybu jednotlivých snímků při spuštění samotné prezentace, rychlost přechodu snímků apod.

Základy prezentace – práce s PP Spuštění prezentace Hotová prezentace se spouští několika způsoby: v nabídce Prezentace - Spustit prezentaci klávesou F5 PowerPoint umožňuje automatické spuštění prezentace při jejím otevření. Prezentaci je nutné uložit jako soubor typu.PPS (Soubor - Uložit jako - vybrat Předvádění PowerPoint.pps) ). Pokud takovouto prezentaci otevřete, automaticky se spustí. MS Power Point dále umožňuje prezentaci uložit jako html stránku. OpenOffice Impress umožňuje navíc export do formátu PDF.

Základy prezentace – práce s PP Tisk prezentace Panel pro tisk vyvoláme buď z nabídky Soubor nebo klávesovou zkratkou Ctr+P. Lze vytisknout celou prezentaci nebo jednotlivé snímky. Panel Tisk umožňuje další nastavení. Pokud chceme např. vytisknout prezentaci pro účastníky např. semináře tak, aby bylo možné do ní vepistovat poznámky, zvolíme příkaz:  Vytisknout  Podklady + Počet snímků na stránku

Mgr. Jana Chržová Český helsinský výbor