WORKSHOP, PŘÍPRAVA A REALIZACE SCHŮZKY S DÁRCEM

Dobrý den Štefan Novák Marketing manager Diochi spol. s r.o. Prezident neziskové organizace Klub dárců krve letpraxe v marketingu, reklamě a péči o klienty 10 letpraxe z pozice agentury 7 letpraxe z pozice klienta 5 let praxe v získávání peněz na komerční i nekomerční projekty 3 roky přímé působení v neziskovém sektoru Dnes vám předám své zkušenosti získané praxí !

Cíle dnešního workshopu Najít dárce Vytvořit kvalitní podklady projektu Úspěšně oslovit dárce Připravit se na schůzku s dárcem Předejít neúspěchu při schůzce Dovést schůzku ke stanovenému cíli Schůzkou to teprve začíná !!!

Prosím, představte se Řekněte své jméno Vaši pozici v organizaci Název organizace Stručný popis činnosti organizace Těší mne, že se s vámi setkávám.

Začínáme

Upřímně si odpovězte na tyto otázky Umíte přesně pojmenovat: Cíl vašeho projektu Cíl činnosti vaší organizace Cestu k dosažení cílů Co od dárce očekáváte Stručné a přesné pojmenování cílů a cesty dosažení cílů je velmi důležité. Jsou to základní otázky, na kterých stojí úspěch vašeho konání.

Umíte definovat cíl projektu/organizace? Pracujte ve trojicích. Časový limit: 5 minut. Definujte jednou krátkou větou cíl jednoho projektu nebo organizace každého z vás. NAJDĚTE „JÁDRO PUDLA“

Znáte svého dárce? Položte si tyto otázky: Co od dárce očekávám? Finanční příspěvek Pomoc při dosažení cíle projektu aktivní pomoc – např. zapůjčení zaměstnanců, získání jiných dárců, hmotná podpora, mediální podpora … Uvítali byste jistotu posílení životaschopnosti vaší organizace? Pomohlo by, kdyby dárce snížil náklady na provoz vaší organizace?

Kde dárce hledat? Položte si tyto otázky: Kdo má spojitost s projektem? obor / region / problematika Kdo může pomoci s řešením cíle? Kdo může snížit náklady projektu? Kdo může projekt zviditelnit? Kdo může poskytnout finance? Při hledání nezapomínejte na své známé, i ty zapomenuté. Lze se pro řešení projektu spojit s jinou organizací?

Nezapomeňte si dárce prověřit Nejprve se ujistěte, že má smysl vámi vytipovaného dárce oslovit. Na www stránkách zpravidla firmy uvádí informace o společenské odpovědnosti a oblasti, které podporují. Ověřené informace vám ušetří energii i peníze.

Na koho se u dárce obrátit? Kontaktujte vždy konkrétní osobu: CSR Tiskový mluvčí PR oddělení Marketingové oddělení Statutární orgány volte až na konec Lidé v marketingu mají většinou větší přehled o chystaných aktivitách firmy a možnost i využití projektu ve prospěch firmy než statutární orgány. Myslete na to, že hledáte svého zástupce ve firmě dárce.

Co mám mít připraveno před oslovením dárce Definici konkrétního cíle projektu Podklady prezentující projekt Internetové stránky Odpovědi na případné otázky Kontakty osob vytipovaných dárců Podpůrné propagační materiály např. leták / video / foto / výrobky Podkladům prezentujících váš projekt věnujte velmi pečlivou pozornost. Výrazně ovlivňují úspěch získání dárců.

Čím mohou mé materiály zaujmout? Víte jak vypadají materiály konkurence? Je důležité zaujmout! Odlišit se! Nápadem Formou Obsahem Srozumitelností! Dbejte na to, aby kreativní zpracování nepřebilo srozumitelnost sdělení.

Zásady kvalitních materiálů Jednotné propojení všech materiálů „Profesionální“ zpracování Poutavé a originální Stručné avšak výstižné Vedoucí k cíli Vzbuzující zájem Vaše materiály hovoří za vás. Musí působit profesionálním dojmem, posílí tak pocit profesionální a spolehlivé spolupráce.

Jaké materiály používáte? Vyjmenujte druhy materiálů, které používáte. JMENUJTE VAŠE MATERIÁLY

Podklady prezentující projekt Prezentace Pomůcka pro vašeho zástupce u dárce Tradiční marketingová pomůcka Lepší orientace než dopis či leták Internetové stránky Dokumentace již realizovaného (foto, video) Poskytněte dárci možnost rychlé orientace v projektu.

Zásady prezentace Pevná osnova Stručnost a výstižnost (hesla, schémata) Hodně řeknete i malým obrázkem Přehled a orientace (schémata, grafy) Uživatelská přívětivost Prezentaci můžete vytvořit v SW zdarma, např. Open Office či Libre Office.

Osnova prezentace Kdo jsme Jaký je náš cíl Jak chceme cíle dosáhnout / řešení Detail řešení Možnosti spolupráce / přínos pro dárce Kontakt Nejen při tvorbě prezentace můžete použít tzv. „Myšlenkové mapy“. SW Free Mind.

Ukázka prezentace PREZENTACE KLUBU DÁRCŮ

Vytvořte svou prezentaci Pracujte ve trojicích. Časový limit: 15 minut. Vyberte jeden z vašich projektů a vytvořte jeho prezentaci. VYTVOŘTE PREZENTACI

Oslovení dárce Jakou formu zvolit? / telefonát / dopis Jaká forma vám nejvíce vyhovuje? Čeho chci prvotním kontaktem dosáhnout? Jakou formu volí konkurence? Doporučený postup: Pokud mám velmi kvalitní podklady – osobní dopis poštou V dalších případech – osobní

Dopis Vážený pane Nováku, dovoluji si Vás oslovit s projektem „Název projektu“, který řeší situaci (stručný popis situace). S projektem se můžete spojit těmito formami: - pomoc při získání přístroje - podpora činnosti organizace - nefinanční možnost spolupráce Bližší informace jsou k dispozici v přiložené prezentaci či na Velice rád bych se s Vámi osobně setkal nad možností naši společné spolupráce a nad možnostmi přínosu projektu pro Vaši společnost, proto si Vás dovolím v následujících dnech kontaktovat znovu. Těším se na spolupráci s Vámi S přátelským pozdravem a úctou Petr Novák

Na co si dát při psaní dopisu pozor Použijte hlavičkový papír Při oslovení jméno správně skloňujte Pane Novák nebo pane Nováku? Text rozdělujte do odstavců a formátujte Dopis podepište Uveďte své jméno, pozici a kontakt Připojte www stránky projektu / organizace Pokud máte motto, uveďte jej

Napište dopis Napište krátký oslovující dopis vašeho projektu. Pracujte samostatně. Časový limit: 10 minut. NAPIŠTE DOPIS

Příprava před schůzkou Osobní příprava Posílení sebedůvěry Příprava podkladů ke schůzce Odpovědi na možné otázky Pročtení prezentace Zjištění informací o dárci Ano i zde platí osvědčené: „Těžko na cvičišti, lehko na bojišti“.

Osobní příprava – posílení sebedůvěry Proč nemít obavy? Máte kvalitní projekt a podklady Dárce se schůzkou souhlasil = má zájem Jste na shodné úrovni s dárcem Jdeme na vzájemně prospěšné setkání Pozitivní myšlení je základem úspěchu Pokud se obáváte osobních setkání, požádejte svého známého, zda by šel na setkání s vámi. Jste-li nervózní z cizího prostředí kde se má setkání uskutečnit, navrhněte místo takové, které vám více vyhovuje a je méně formální.

Podklady pro osobní schůzku 2x Podklady, které poskytnou odpovědi za mne Rozsáhlejší prezentace projektu Letáky, fotografie, výzkumy, články Výsledky z realizovaných projektů Vzore výrobků z vaší dílny Prezentaci organizace, výroční zpráva V kvalitních podkladech máte nejlepší rádce a pomocníky, kteří udělají spoustu práce za vás.

Rozšířená prezentace = základní prezentace plus Bližší informace k problematice Podrobný popis řešení situace Detailní návrh spolupráce Rozpočet projektu Doporučení partnerů/garantů Dosažené úspěchy Fotodokumentace, fotomontáž, ukázky výrobků Rozšířená prezentace obsahuje podrobné informace o projektu.

Něco málo o oblečení a stylu Zvolte oblečení, ve kterém se cítíte dobře Moderní a čisté Nepříliš formální Vyhněte se černým oblekům Ženy neodhalujte více než musíte Buďte „čistí a voňaví“ Volte takové oblečení, ve kterém nebudete svázáni!

Je vhodné přijít pozdě? V žádném případě! Pokud víte, že termín setkání nelze dodržet, ihned dárce kontaktujte Vždy se jedná o vaši vizitku Stejně tak nechoďte dříve! Raději počkejte v autě či recepci. Přesnost vypovídá o vaší zodpovědnosti a důvěryhodnosti.

Pár pravidel Buďte přímí Oční kontakt je důležitý – neuhýbejte Pohlaďte dárce úsměvem První, kdo podává ruku je hostitel Dbejte na správné podání ruky Poděkujte za čas, který vám dárce věnoval Nemluvte rychle ani potichu Dodržujte intimní zónu (120cm) Určitě víte, že první dojem je důležitý, ale dbáte na to, jak na první dojem působíte vy?

Podání ruky Podání ruky symbolizuje přijetí a přivítání, takže než my sami vztáhneme ruku jako první, měli bychom se zamyslet nad tím, zda jsme zde vítaní. Pokud totiž nabídneme ruku a vítaní nebudeme, tlačíme druhého člověka k tomu, aby udělal něco, co nechtěl. Obvykle nastane vynucené podání ruky, což je nepříjemné. Potřesení rukou jako znak dominance či submisivity.

Podejte si ruce a přivítejte se Postavte se a rozdělte do 2 řad. Postupně postupujte a podejte si ruce. Při podání ruky pohlaďte svůj protějšek úsměvem. PODEJTE SI RUCE

Podání ruky – významy a triky Dominance se vyjadřuje tak, že dlaň při potřásání je nasměrována dolů (nemusí to být úplně k podlaze, ale vždy je to vzhledem k dlani protějšku). Naopak podřízenost člověk dává najevo tak, že dlaň bude směřovat nahoru. Pokud vám bude nabídnuta ruka v dominantním postavení, je velmi těžké obrátit dlaň do podřízené pozice. Jak se tedy v takové situaci zachovat? Se současným podáním ruky vykročte levou nohou dopředu, následně udělejte krok i pravou nohou, a tak se ocitnete nalevo, v intimním prostoru dotyčné osoby. Poté překřížíte levou nohu přes pravou, celé přesunutí dokončíte a potřesete rukou. Touto technikou se napřímí postavení rukou, či se dokonce ruka protějšku obrátí směrem do submisivní pozice. Další prvky při podání ruky Nejen dlaň obrácená směrem dolů, ale i ruka podávaná při pevném napětí paží, nebo uchopení pouze konečků prstů, značí agresivní přístup a cílem je udržet si odstup. Můžete se setkat také s tím, že iniciátor si příjemcovu paži přitáhne k sobě, což může být dva významné důvody. Buď nemá velkou sebejistotu a snaží se tak zůstat ve svém prostoru, nebo je ze svého prostředí zvyklý na dodržování menšího intimního prostoru. Podání ruky – „rukavice“ neboli tzv. politikovo potřesení rukou Rozlišujeme podání ruky ve stylu rukavice, neboli tzv. politikovo potřesení rukou. Při takovém podání ruky se člověk snaží navodit dojem důvěryhodnosti a počestnosti, avšak pokud se lidé vidí poprvé, má to zpravidla opačný účinek. Toto podání rukou lze praktikovat pouze mezi dobře známými lidmi, jinak jsou čestné úmysly iniciátora zpochybněny. Podání ruky ve stylu „leklé ryby“ a „drcení rukou“ Nepříjemně na nás působí i ruka podaná ve stylu leklé ryby, obzvláště pokud je navíc studená a vlhká. Takový styl podání ruky si lidé vysvětlují obvykle tak, že daný člověk má slabý charakter. Lidé, kteří tento styl používají, si ho zpravidla vůbec neuvědomují. Nepoužíváte i vy nevědomky tento styl? Požádejte někoho známého, aby vám popsal pocity z vašeho podání ruky. Tzv. „drtič“ naznačuje agresivní typ člověka. Na jeho stisk neexistuje žádná obranná technika, takže se klidně ostře slovně ohraďte.

Předehra S jednáním nepospíchejte a buďte zdrženliví Pokud možno si sedněte tak, aby mezi vámi a dárcem byl pravý úhel Pohodlně se usaďte a vyndejte potřebné materiály na stůl Při přípravě věcí využijte čas k volné debatě, např. o cestě k dárci, jeho kanceláři, atp. Vždy si sedněte tak, ať se cítíte pohodlně.

Jak začít? Dárce začne sám Pokud nepoloží konkrétní otázky, vyzve vás: „Tak co mi přinášíte?“ Pak se odkažte na prezentaci a znovu ji v rychlejším, ale srozumitelném tempu s dárcem projděte. Naslouchání dárce můžete modifikovat přínosy dárce z projektu.

Při jednání Pečlivě naslouchejte a pozorujte reakce dárce Pokládejte udržující otázky Buďte trpěliví, neskákejte dárci do řeči Co jednou řeknete, to platí Vyhněte se dlouhým nepodstatným větám Dodržujte osnovu prezentace a nepřeskakujte Při jakémkoli jednání dodržujte úctu k vašemu protějšku.

Pomoc!!! Pomůcky jak se neztratit: Nahlížejte do prezentace Používejte označovací „lepíky“, kterými si dopředu označte podstatné body Co když se zakoktám nebo ztuhnu? Přistupte k nejbližšímu bodu prezentace Vaše materiály, které jste si připravily jsou vaší nejlepší podporou.

Jak mluvit o penězích Představte rozpočet Reakce na otázku „Co budu mít za X tisíc?“ je: „Odpovídající zviditelnění či výhody, které pojďme definovat. Co je pro Vás podstatnější zviditelnění nebo výhody?“. Navázat tak můžete na téma přínosu projektu pro dárce. O otázce finanční výše mluvte pouze v případě, že ji dárce otevře sám.

Ukončení setkání Setkání ukončuje hostitel Pokud ze setkání vyplynuly nějaké úkoly, ještě jednou je zopakujte a potvrďte si je s dárcem navzájem Zanechte dárci jednu rozšířenou prezentaci projektu včetně prezentace organizace + 2x vizitku Vždy by mělo po vás dárci zůstat i mimo dobrého dojmu, minimálně prezentace.

Rozloučení Při odchodu se rozlučte podobně, jako při příchodu: Buďte přímí Dodržujte oční kontakt Při podání ruky pohlaďte dárce úsměvem Poděkujte za čas, který vám dárce věnoval Rozloučení je potvrzení vašich kvalit a lze jej nazvat „razítkem“.

Setkáním to teprve začalo!!! Dodržte veškeré závazky, ke kterým jste se nejen při setkání zavázali Informujte dárce pravidelně o vývoji projektu, např. newslettery Pečujte o dárce, zvěte jej na případná setkání s dárci či jiné významné události projektu či organizace Dárce se spojením s vámi stává členem vašeho týmu.

WORKSHOP, DĚKUJI ZA VAŠI POZORNOST