Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Prezentace se nahrává, počkejte prosím

Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Cíle kurzu l získání reálné představy o smyslu, roli a všech aspektech řízení projektů informačních systémů l detailní.

Podobné prezentace


Prezentace na téma: "Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Cíle kurzu l získání reálné představy o smyslu, roli a všech aspektech řízení projektů informačních systémů l detailní."— Transkript prezentace:

1 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Cíle kurzu l získání reálné představy o smyslu, roli a všech aspektech řízení projektů informačních systémů l detailní seznámení s nejdůležitějšími technikami řízení projektu a procvičení těchto technik na modelových případech s použitím podpůrných nástrojů l vytvoření jasné představy o potřebách úspěšného řízení projektů IS l naplánování vlastní osobnosti ke zvládnutí profese manažera informačních systémů

2 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Řízení projektů informačních systémů Õ projekt, smysl řízení projektu IS jako profese, profil manažera projektu Õ informační strategie Õ specifikace projektu Õ životní cyklus projektu, metodologie řízení IS Õ správa procesů a Proces Maturity Model Õ Process Engineer Õ vznik a použití plánu projektu Õ MS-Project Õ projektové metriky Õ smluvní vztahy Õ organizace projektu Õ sestavování a vedení týmů Õ základy komunikace, vedení lidí Õ dokumentace projektu Õ vedení pracovních seminářů a jednání Õ vypracování osobní strategie přípravy na pozici manažera projektu IS Osnova kurzu

3 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Řízení projektů IS Oto Hausmann l l tel l APP Czech s.r.o. é Na Strži 63 é Praha 4 é

4 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Literatura l povinná é Survival Guide For Project Managers (James Taylor)AMACOM 1998 é A Guide to the Project Management Body of Knowlade (PMI Standards Committee - W.R.Duncan, Director of Standards), 1996 Project Managemt Institut u následovník PMBOOK z roku 1987 é LBMS Process Engineer metodologie é Strategické řízení informačního systému a systémová integrace (Jiří Voříšek), Management Press 1997 é časopisy u Softwarové noviny u Inside - Trendy a strategie na ceskem trhu IT é Metodiky a řízení projektu, diplomové práce Světlany Hrdé, VŠE 1999

5 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP l doporučená é Řízení projektů informačních systémů - materiály ke kursu (Hausmann, Hojdar, Řepa), VŠE Praha 1997 é Fasilitace, materiály k semináři, TEAM Technologies spol. s.r.o é Gardner Group sborník konfrence Restructuring IT Management: Aligning Business IT Strategies é Inspirátor úspěšného vedoucího (Ing. Stanislav Vácha, CSc.) Eurovia 1986 é Komunikační dovednosti manažera (Vladimíra Khelerová), Grada 1995 é Metodika strukturovaného vedení projektů PRINCE, překlad od Strenberg Management System 1997 é Minutový manažer (Kenneth Blanchard, Spencer Johnson), Pragma 1993 é WWW u u Literatura

6 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Literatura l doporučená é Moderační metoda (P.Beňo, L.Friedel, I.Sedláček) O.K. Centrum 1998 é Nauč se zvládat stres (Dr. Felix Irmiš) Alternativa 1996 é PDIT, firemní materiály ITC PragoData a.s. a VŠE Praha, 1995 é Počítačové právo (Smejkal/Sokol/Vlček) C.H. Beck Praha 1995 é Řízení projektů tvorby IS (Z.Staníček, J.Kosmáková), materiály ke kursu SHINE konsorium é časopis Application Development Trends (www.adtmag.com) é ComputreWorld - týdeník é Tajná řeč těla (D.Lewis) Victoria Publishing 1995 é časopis Information Strategy (www.info-strategy.com) é nakladatelství u Starman Bohemia Õ Konviktská 24 Õ Praha 1 Õ (02)

7 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Projektové řízení l Project Management = Projektové řízení é umění a věda é vzniklo v 50. letech jako výzkumný úkol ministerstva obrany USA vymyslet metodu řízení vývoje složitých zbrojních systémů é účinnost projektového řízení roste spolu s délkou a složitostí projektu

8 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Projekt - vlastnosti l rozumná řiditelnost projektu v IS/IT é délka projektu u maximálně 12 měsíců é délka fáze u maximálně 4 měsíce l program é skupina souvisejících projektů u zpravidla dle cíle l projekt é má stanovené cíle é má definované výstupy é má začátek é má konec é je unikátní é má omezené zdroje é je živý é ovlivňuje své okolí PROJECT

9 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Význam řízení projektu FUNGUJÍCÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM PENÍZE (ZDROJE) l definice požadavků l analýza l programování l návrh HW a základního SW l programování l dodávky jiných komponent l testování l školení l migrace l instalace l konverze dat l rozvoj a údržba systémová integrace CÍLE

10 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Objekty řízení projektu milníky zpoždění vnitřní zpoždění vnější nové časové požadavky návaznosti řízení cíle náklady činnostičas rozpočet zdroje cena penále režie věcné (business) finanční individuální kvalita spolehlivost funkčnost bezpečnost technologie zdroje materiální logistika lidské motivace kvalita produktivita rozsah výstupy organizace lokalita změny rozšíření zúžení

11 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP 3 typy aktivit řízení projektu l Plánování é rozmýšlení a příprava činností a zdrojů k dosažení cíle (produktu) dle daných omezení l Řízení é správa průběhu činností a využití zdrojů a jejich přeplánovávání vzhledem k reálnému průběhu l Vedení é zajišťování optimálního výkonu zdrojů a udržování zaměření činností a zdrojů na platné cíle tvrdé techniky měkké techniky

12 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Profil manažera projektu základna nadstavba ideál techniky a dovednost řízení projektů znalost věcné oblasti vývojové prostředky/aplikace RPISSUES

13 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Profil manažera projektu l Talent, osobní předpoklady é logické myšlení é komunikativnost é odolnost proti stresům é pozitivní myšlení é vůdcovství é schopnost rozhodovat l Znalosti é techniky é metody é trendy é stav trhu informačních technologií (IT) é lidí v týmu l Dovednosti é obchodní é nástroje é plánování é komunikační é vyjednávání é techniky vedení týmu a lidí é technické (programování, analýza, HW, SW, komunikace) é věcné (“business”) é finanční l Zkušenosti lze rozvíjet lze se učit

14 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Typy manažerů projektu IS v praxi l mix é administrátor é organizátor é obchodník é architekt é top projektant é analytik é vůdce é šampión é majitel (ředitel) l závisí na: é velikosti firmy é velikosti týmu é cílech týmu é požadavcích zákazníka é kvalitě týmu é osobnosti manažera Projektové řízení je profese !!

15 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Důvody investic do informačních technologií l koníček l provize l kariéra, nástroj moci l náhoda l přínosy organizaci é finanční é věcné (image,...) é komfort (pohodlí) 80 %

16 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Křišťálová koule versus Informační strategie rokytýdny Strategická analýzaProjekty dle Informační strategie IS Idea Plán Realizace a dosažení cíle krátkodobá opatření Křišťálová koule mlha

17 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Methods and tools to record current stage Methods and tools to predict required stage PROJECTS Realisation of Methods and tools to identify and realise CHANGES “As-is” Branch, environment IT/IS tools used in the company Company “As it should be” Branch, environment IT/IS tools used in the company Company IT Strategy Business Strategy Implementation Changes Identification of

18 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Informační strategie jasně a přesně definovaná strategie společnosti v oblasti využití informační technologie přímo odvozená od strategických věcných cílů společnosti Jak poznáme, zda Informační strategie v organizaci je nebo není ?

19 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Business reengineering l Business reengineering je oborem, který se zabývá optimalizací fungování organizace ve vztahu k jejím business cílům. l Business reengineering bývá úzce spojován s aplikací produktů procesního modelování a řízení prací tzv. WORKFLOW nástrojů a metod. l Business reenginering je však širším oborem, jehož aplikace také mimo jiné určuje způsob rozvoje informačního systému. l V rámci informační strategie lze odpovědně provádět, resp. navrhovat pouze dílčí reengineering v oblastech informatiky podniku. l Při poznání zásadních nesouladů v chodu firmy je nutné začít reengineering z úrovně Business strategie.

20 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Informační strategie Podnikatelská strategie Konceptuální model - model organizační struktury, - model lokalit, - model činností, - informační model, - vazby mezi modely. Charakteristika organizace - kultura, trendy, - poslání, vize, cíle, - KFÚ, SWOT, - finanční, hodnotová analýza. Popis marketingového prostředí - odvětví, obor působnosti Specifikování předmětu ÚS - organizace, - organizační jednotka, - komodita prostředí, v němž organizace podniká, kde jsou šance, kde nebezpečí organizace samotná, co chce, jak toho dosáhnout, kde jsou šance, kde nebezpečí jak musí organizace fungovat, aby dosáhla toho, co chce Trendy v marketingovém prostředí l Rekapitulace podnikatelské strategie

21 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP 4 dimenze informační technologie = 4 dimenze informační strategie aplikační software data organizacetechnologie

22 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Informační strategie Rekapitulace Podnikatelská strategie Návrh budoucí architektury IT - aplikace, - báze dat, - technologická infrastruktura, - organizační uspořádání zdrojů IT. Koncepční návrh IT Popis stávající architektury IT - aplikace, - báze dat, - technologická infrastruktura, - organizační uspořádání zdrojů IT. Strategie IT Trendy v IT aplikacedata organizacetechnologie l Informační strategie é popis komponent u koncept, obrázek u seznam u detailní popis u zhodnocení é vazby u činnosti - aplikace u aplikace - báze dat u „informační potřeby - báze dat“ u aplikace - technologická infrastruktura u báze dat - technologická infrastruktura u aplikace - organizační jednotky u aplikace - lokality u báze dat - lokality é zdroje IT u jsou odvozeny od komponent (aplikace, báze dat, technologická infrastruktura)

23 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Obsah informační strategie l Návrh cílového stavu informačních systémů v podniku pro období příštích let může obsahovat: é návrh celkové architektury informačních systémů, é stručný popis navrhovaných informačních systémů (aplikací), včetně zhodnocení stávajícího zabezpečení informačními technologiemi, é návrh využití datových objektů a technologické architektury, é návrh úprav organizační struktury, vyhovující definované architektuře informačních systémů.

24 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Identifikace změn - specifikace potřebných změn, - přiřazení priorit, - seskupení do skupin. Specifikace projektů - formulace projektů metodou logického rámce, - sestavení do programů, - návrh dodavatelů. Finanční rozbor - analýza ekonomické výhodnosti projektů, - návrh financování. Stanovení plánů - výhledový plán, - akční plán, - doporučení krátkodobých opatření. Strategie IT Implementace strategie IT + Zásady práce s Informační strategií l Implementace strategie IT é Specifikace projektu u rozsah Õ cíl Õ účel změny Õ výstup Õ činnosti u měřítka a způsob měření Õ kriteria Õ náklady u nutné podmínky é Plány u doporučení krátkodobých opatření u akční Õ cca na jeden rok Õ podloženo návrhem smluv u výhledový Informační strategie

25 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Struktura výstupu Implementace strategie IT: Identifikace projektů: Specifikace potřebných změn Analýza změn Projekty Programy projektů Stanovení plánů: výhledový plán akční plán doporučení krátkodobých opatření Finanční analýza projektů: Projekt Specifikace projektů: Projekt Subdodavatelé Zásady práce s Informační strategií

26 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Specifikace projektu metodou logického rámce účel cíl výstupy činnosti vstupy a zdroje ADCB popis projektu objektivně ověřitelné ukazatele prostředky ověření předpoklady (činnosti vůči výstupům) (výstupy vůči účelu) (účel vůči cíli)

27 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP

28 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Výstupy projektu zavedení informační strategie l revize firemní (celkové, business) strategie l vize pro využití informační technologie l definice politiky a principů pro implementaci a rozvoj Informační strategie l zvýšení kultury využívání informačních technologií v organizaci l podklady pro jasné definování odpovědností a pravomocí v oblasti informatiky l správné zařazení oddělení informatiky v rámci organizační struktury podniku

29 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Náklady při využití/nevyužití informační strategie

30 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Informační strategie - její tvůrci 1 Vlastní tým podniku, organizace SILNÉ STRÁNKY pracovníci vědí co chtějí dobrá znalost situace v podniku dobrá znalost informačních technologií specifických pro daný obor méně náročné na cash-flow RIZIKA potíže s uvolněním pracovníků na projekt malá zkušenost s vedením projektů tohoto typu nebezpečí jednostranného pohledu na využití IT v podniku chybí přehled o reálných možnostech jednotlivých dimenzí IT na trhu menší autorita projektu a nebezpečí podcenění priority a kompromisy v kvalitě Manažerem projektu a členy týmu jsou zaměstnanci podniku.

31 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Informační strategie - její tvůrci 2 Vlastní tým podniku s účastí externího poradce SILNÉ STRÁNKY pracovníci vědí co chtějí dobrá znalost situace v podniku dobrá znalost informačních technologií specifických pro daný obor metodická podpora pro manažera RIZIKA potíže s uvolněním pracovníků na projekt nebezpečí jednostranného pohledu na využití IT v podniku neúplný přehled o reálných možnostech jednotlivých dimenzí IT na trhu menší autorita projektu a nebezpečí podcenění priority a kompromisy v kvalitě Manažerem projektu a členy týmu jsou zaměstnanci podniku, asistentem manažera projektu je externí konzultant.

32 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Informační strategie - její tvůrci 3 Externí dodavatel SILNÉ STRÁNKY znalost metodiky a zkušenosti z podobných projektů rozhled v obecném využití informačních technologií pevně definovaná pravidla tvorby projektu, zadání, termínů menší nároky na vlastní lidské zdroje podniku RIZIKA může chybět znalost informačních technologií specifických pro daný obor vysoké nároky na kooperaci a spolupráci dodavatele a objednatele Manažerem projektu a členy týmu jsou externí konzultanti, zaměstnanci podniku působí v týmu jako specialisté na dílčí věcné oblasti.

33 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Informační strategie - kdo ji udržuje Informační strategii udržují vždy vlastní zaměstnanci podniku. Externí dodavatel může působit v roli konzultanta. Údržba informační strategie a dohled na její uplatňování musí být jednoznačně definovány. Obvykle tento úkol plní Informační manažer a jeho oddělení. Informační strategie je vytvořena k tomu, aby byla stále používána a doplňována / revidována.

34 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Coaching l řídící styl 90.tých let l obsahuje é budování důvěry é podpora rozhledu é nasměrování é nabídka podpory l techniky é delegování é naslouchání (kdo se ptá ten řídí) é zpětná vazba

35 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP manažer, coach a tým řízení - týmové řízení - hierarchické týmové vedení

36 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Vedení versus řízení coach, leader, vůdce manažer, učitel

37 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Řídící styly zaměření na úkoly zaměření na pocity poradenský stylrozvojový styl podpůrný stylnávodný styl schopný tým motivovaný tým Ken Blanchard a Paul Hersey (University of Ohio, USA) Management of Organization Behavior (1968)

38 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Vedení lidí a týmů l Organizace lidských zdrojů: é dlouhodobých (firemních) é dočasných u ze zdrojů tvůrce u společný tým dodavatele a uživatele (JAD) TÝM (nejefektivnější dynamická organizace) má společný cíl příslušnost k týmu je bez hierarchie je hodnocen jako celek je dočasný, účelově sestavený má společný cíl

39 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Profesní role Technika Nástroj Činnost Zdroj Role wbs Produkt vstup/výstup používá se účastní se může působit v Roli

40 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Týmové role - profesní a sociální l profesní role é znalosti é dovednosti é pravomoci é odpovědnosti l sociální role é vlastnosti é chování

41 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Poznejte svůj tým l Poznejte navzájem své role v týmu. l Jeden člověk může sdílet více rolí. l V týmu by neměly dlouhodobě žádné role chybět. l Jsou jednotliví lidé se svými rolemi seznámeni a identifikováni ? é To zvyšuje autoritu a potažmo sebevědomí členů týmu.

42 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Sociální role v týmu l Shánil é nadšený extrovert rozvíjející myšlenky ostatních a silně komunikuje s okolím é (podněty a kontakty zvenčí, zabraňuje stagnaci týmu, pozor na spolehlivost) l Rejža é soutěživý extrovert vyvolávající tlak na ostatní, tvrdohlavý, asertivní, emocionální, často hádavý, dobrý manažer zejména pro akci é (dává týmovému úsilí tvar, systematičnost, orientaci na řešení, pozor na podrážděnost a vytvoření nepříjemné atmosféry) l Rejpal é seriózní, kritický, rozvážný, „suchar“, dobří manažeři v prostředí malého množství závažných, kritických rozhodnutí é (věcné, spolehlivé hodnocení, pozor na negativismus a motivaci) l Chrlič é tvořivý introvert, předkládá až vnucuje své návrhy řešení é (originální nápady přinášející týmu jiskru a inovaci, pozor na soulad s cíly a povrchnost) l Předseda é směřuje ostatní ke společnému cíly, často konzultuje s členy týmu é (koordinuje role v týmu, usměrňuje přednosti a zápory, naslouchá, ale i stanovuje priority a rozhoduje, muž konsensu, pozor na alibismus a neočekávejte nápady) R.M. Belbin, M.B. Milese, Benn a Scheatse, V. Khelerová, J.Holeyšovský

43 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Sociální role v týmu l Hasič é mírný, družný, vnímavý, diplomatický, jako vedoucí oblíbený, ale nebývá jím často é (citlivostí, nekonfliktností a komunikativností eliminuje nepříznivou, stresovou atmosféru v týmu) l Tahoun é prakticky a disciplinovaně řeší problémy, díky dobrým organizačním schopnostem často dosáhne vysokou manažerskou pozici é (metodicky a systematicky organizuje proměnu cílů v realitu, pozor na malou flexibilitu a zabíjení nových nápadů) l Dotahovač é horlivý, nedelegující, detailista, typický introvert é (zodpovědně a detailně si hlídá plnění povinností, pozor na ztrátu nadhledu a demotivaci členů týmu) l Specialista é expert v úzkém oboru, pyšní se zvládnutím technických dovedností, soustředí se na max. osobní profesionální znalost, problémy v komunikaci, nutno přizvat k rozhodnutím, hájí svou oblast

44 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Předseda Tahoun Rejža Chrlič Specialista Hasič Shánil Rejpal Dotahovač

45 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Formujte svůj tým l Věnujte čas budování týmu. l Tvorba týmu má své zákonitosti a průběh é Jejich poznání umožní tým vybudovat.

46 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Fáze budování týmu l formování l bouření l normování l výkon čas výkonnost

47 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Etapy rozvoje týmu

48 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP zóna bezpečí tvůrčí zóna zóna paniky

49 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Umožněte svému týmu pracovat l Existuje šest charakteristik efektivního týmu l Efektivní týmy mají: é Jasné cíle a záměry é Prostředí spolupráce é Standardy dokonalosti é Strukturu zaměřenou na výsledky é Externí podporu a uznání é Kompetentní členy týmu

50 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Formování a vedení týmu l doporučení é sestavení týmu a sledování rolí é vůdcovství, neformální vedení (první mezi rovnými) é získejte lidi pro cíl é delegování é řízení tvořivosti (tolerantnost k chybám, princip 20:1) é průběžné pravidelné hodnocení é využít každou příležitost k pochvale é kritizovat racionálně a pozitivně é podporovat soutěživost, hodnotit tým jako celek é kdo se ptá ten řídí é řídit konflikty é dobrá, pozitivní atmosféra é delegujte a „koučujte“ vedení Vytvořte si vlastní styl řízení a vedení !

51 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Řízení (správa) procesů l je správa databáze ověřených pracovních procesů l je cesta k systematickému, dlouhodobému zlepšování procesu tvorby IS organizace é současně lze v projektovém řízení systematicky zlepšovat individuality existují role: é manažer projektů é manažer procesů

52 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Dvě základní dimenze know-how l Procesy é metodologie l Znalostní báze é Dokumentace projektů pro u využití znovupoužitelných částí u studium zkušeností z realizovaných projektů é Statistiky Projektů pro u práci s metrikami u odhady pracnosti Fáze Kroky Úkoly WBS Techniky Role Metriky Produkty Kdy, co Co vznikne Kdo Jak Pracnost KNOWHOW

53 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Statistika projektu é postup é kvantitativní charakteristiky (objekty) é speciální poznámky u vhodný komentář k zapamatování u specifika ovlivňující ostatní údaje

54 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Metodologie - datová struktura Technika Nástroj Činnost Zdroj Role wbs Produkt vstup/výstup používá se účastní se může působit v Roli

55 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Výstupy - CO? l milníky l schvalovací procedury l dokumenty é účel é kdy? (přiřazení postupu) é autor a spoluautoři (viz. role) é zdroje (postup, techniky, nástroje) é technická doporučení (korektury, nástroje) é komu (schvalovací procedury)

56 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Etapy, kroky, činnosti - KDY? l Etapy/Fáze (vždy milník, produkt, většinou smluvně podchycený) é Globální analýza é Testování,..... l Kroky (1 krok = 1 meziprodukt) é Revize business cílů é Tvorba datového modelu,... l Činnosti (nejmenší plánovatelná akce; činnost = konkrétní úkol) é Studium podkladů é Příprava schůzky,......

57 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Role na projektu - KDO? l seznam rolí l seznam orgánů l popis rolí/rgánů é poslání é předpoklady é odpovědnosti, pravomoci é doplňkové role, vztah k týmu é smluvní zajištění role l okomentované přiřazení etapám, krokům a činnostem l přiřazení zdrojům

58 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Techniky - JAK? l struktura techniky é nástroje é postup é příklad é v praxi é účel é základní pojmy é notace l příklady technik u Analýza kritických požadavků u Analýza kritických faktorů úspěchu u Řízení projektu u Datové modelování u Procesní modelování u Společný vývoj aplikací u Školení u Návrh architektury systému u Rozdělení na klient/server u Návrh server u Návrh klient u Návrh GUI u Ochrana a bezpečnost u Testování u Instalace u Konverze dat

59 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Nástroje - S ČÍM? l informace o nástroji é název é verze é způsob instalace é podpora é licenční podmínky l příklady é CASE é plánovače é vývojové nástroje é ASW (ERP,…) é Office é ….

60 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Životní cyklus - Informační strategie Implementace strategie IT Rekapitulace podnikatelské strategie Zadání zákazníka Strategie IT

61 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Přírůstkový životní cyklus inicializace projektu analýza věcné podstaty detailní analýza systému a návrh prototypu tvorba aplikace provoz definice technické architektury přírůstky projekty " "

62 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Model vyspělosti Ad Hoc Základní řízení Definovaný proces Řízení procesu Kontrola nad procesem Úvodní úroveň charakterizuje chaotické vedení procesu, kdy úspěch je zcela závislý na individuálních schopnostech a úsilí. Problémy se řeší Ad-hoc (59,4 %) Opakovatelná úroveň je charakteristická snahou řídit, existuje evidence požadavků, plánů a nákladů. Úspěch lze zopakovat opakováním těchto parametrů. (24,3 %) Definovaná úroveň se vyznačuje definicí řídících i produkčních aktivit. Tyto definice jsou součástí procesů v organizaci široce používaných. (13,9 %) Řízená úroveň znamená detailní měření průběhu, vlastností, funkčnosti a výsledků procesů a sběr těchto dat k hodnocení kvality procesu a produktů. (2,1 %) Optimalizovaná úroveň je zajištěna nepřetržitým zlepšováním výsledků na základě zpětné vazby nasazení procesu a testováním nových idejí a technologií. (0,3%) Process Maturity Model dle SEI a Carnegie Mellon University

63 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Process Engineer l nástroj pro řízení procesů a projektů informačních systémů l knihovna doporučených postupů práce (životních cyklů), technik, metrik, rolí, dokumentů l forma hypertextové nápovědy a aktivních tabulek l plánování činností, času, zdrojů, výstupů l tvorba přehledů a pohledů na proces/projekt l odhady pracnosti l záznam skutečného průběhu projektu l vazba na plánovače projektu MS-Project, Time-Line a další l pracuje v prostředí MS-Windows

64 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Vytvoření plánu projektu

65 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP MS-Project nástroj pro řízení projektů podporuje... –evidenci a plánování činností –návaznost činností –evidenci a přiřazování zdrojů –plány časové, finanční, zdrojů –různé pohledy a grafická zobrazení –výměnu dat s Process Engineerem

66 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP MS- Project činnost zdroj účastní se zdroj přiřazený činnosti WBS od kdy do kdy pracnost název start konec pracnost popis předchůdce následovník % dokončení % čerpání zdrojů... název disponibilní množství cena způsob účtování skupina...

67 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Plán projektu l Plán projektu obsahuje závazná pravidla, podmínky a postupy pro zpracování projektu. Plán projektu popisuje projekt z hlediska: u cílových produktů u pracovních postupů u zdrojů u času u financí u organizace u kvality l V plánu projektu jsou uloženy informace o tom, co, jak, kdy, s kým a za co bude v rámci projektu realizováno.

68 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Plán projektu l Výchozí plán projektu je definován ještě před vlastním zahájením projektu. é Etapa - inicializace projektu u nejlépe zvláštní smlouva l Plán projektu dále žije a je aktivní po celou dobu trvání projektu. l Po ukončení každé etapy je plán revidován, doplněn o nové skutečnosti a změny vzniklé na základě dosavadního průběhu a podrobně rozpracován pro následující etapu. l Úpravy Plánu projektu jsou prováděny v případě potřeby průběžně i během zpracování etapy.

69 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Plán projektu l základními komponentami Plánu projektu jsou: é zadání projektu é struktura projektu é harmonogram a rozpočet projektu é zhodnocení proveditelnosti projektu é organizace projektu é stanovení řídících a kontrolních procedur l bývá vyjádřen dokumentem a schválen vedoucím orgánem projektu é (viz. Základní dokument projektu a Řídící výbor projektu)

70 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Typy plánu l dlouhodobý é (přes 1 rok) l střednědobý é (cca do 6 měsíců, max. rok) l krátkodobý, akční é (14 dní) Na typu plánu závisí způsob tvorby podrobnost návrhu harmonogramu projektu.

71 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Dlouhodobý plán (třeba programu) l často jen forma utřídění úvah l dlouhodobé plány jsou vytvářeny a mohou být plněny é ve společnostech, kde existuje vysoká podniková kultura řízení a plánování é pro velké, finačně náročné projekty l Je třeba soustředit se na autoritu, která ho bude prosazovat. l Je potřeba soustředit se na variantní zpracování. l Rozlišovací úrovní jsou roky a měsíce (popř. čtvrtletí). l Jako kapacity se přiřazují většinou role.

72 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Střednědobý plán l střednědobý plán může být dobrým základem smlouvy, rozpočtu,... l jednotky časové škály jsou é měsíce (Major Scale) a é týdny (Minor Scale). l kapacity jsou konkrétní osoby l doporučuje se plánovat pracnost a dobu trvání (Duration) ve dnech

73 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Akční plán l jde o operativní zadání práce na nejbližší období l jednotky časové škály jsou é dny l kapacity jsou konkrétní osoby a je třeba je přesně zkontrolovat jasnost zadání úkolů l je třea kontrolovat zda nevybočuje z mantinelů střednědobého plánu

74 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Vytvoření plánu projektu l Odkud vezmu Plán projektu? é zcela z hlavy é z Knihovny procesů - z metodik (xxxxx.PRC) é ze Znalostní báze projektu (PRJ nebo MPP) é z „osobního archivu“ (MPP, XLS,...) l Kde prvotně vzniká Plán projektu é Project Manager u chci-li využít postup z Knihovny procesů u chci-li využít vztah Role x Resources z Knihovny procesů é MS-Project

75 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Techniky odhadování pracnosti l Východiska é pracnost (Work) u člověkodny u člověkohodiny é trojúhelník řízení u price boxing u time boxing u output boxing dva základní přístupy u expertní odhad u porovnání a statistika (sledování průběhu) é metriky u systém proměnných a jejich hodnot používaných pro odhady a měření pracnosti nekvalita („nerozsah“) čas náklady obsah zůstává stejný

76 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP l GANT l Metoda kritické cesty l Function points analysis l Weighteg Average (WAVE) l Analýza dle objektů l Konsensus Techniky vytvoření plánu projektu v vždy používejte kombinaci více metod v do odhadů zapojte tvůrce i odběratele v hlubší úroveň rozkladu zvyšuje přesnost v pravděpodobnost optimistického odhadu je menší, než pesimistického odhadu

77 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Techniky odhadování pracnosti l fáze (etapy) é činnosti u kroky Õ úkoly Õ úkol Õ … u krok Õ úkol Õ.. u ….. é činnost u krok Õ úkol é …… u ….. l fáze é činnost u krok Õ úkol l ….. WAVE vážený průměr optimistického, realistického a pesimistického odhad každé činnosti na zvolené úrovni

78 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Metrika WAVE - pokračování l Proměnné: é BC = optimistický odhad é ML = realistický odhad é WC = pesimistický odhad l Vzorce: l M (výsledná hodnota) = (BC + 4 ML +WC)/6 l S (standardní odchylka) = (WC - BC)/6 l D (spodní hodnota intervalu rozptylu) = M - 1,96*S l E (horní hodnota intervalu rozptylu) = M + 1,96*S l Platí: é Je 95 % pravděpodobnost, že výsledek bude v intervalu (D;E). é S by neměla být větší než M/20 (tzv. pravidlo palce), jinak je třeba odhad zpřesňovat zpodrobňováním rozkladu činností.

79 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Metrika WAVE é Metoda váženého průměru slouží k odhadu pracnosti, resp. trvání projektu. é Vážený průměr je vhodná metoda pro počáteční fáze odhadu projektu. é WAVE se počítá na základě kombinace různých odhadů jednoho projektu. é WAVE je velice snadná metoda. é WAVE se dobře kombinuje s týmovým odhadem (workshop) é Obecně existuje více variant vzorců pro výpočet.

80 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Metrika WAVE - pokračování é platí pravidlo, že s nižší zvolenou úrovní podrobnosti: u se zvyšuje náročnost odhadu, u roste znalost potřebná k odhadům jednotlivých položek, u roste pravděpodobnost správnosti (tj. reálnost) odhadu. é pro ostatní úrovně se předpokládá, že: u vyšší úrovně budou dopočítány agregací (funkce aggregation) a u nižší úrovně tzv. rozvržením é Právě pro tyto dodatečné výpočty je potřeba definovat pravidla. u Dle váhy každé pod-činnosti probíhá rozvržení (rozpočítání) pracnosti nadřízené činnosti do těchto pod-činností.

81 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Techniky odhadování pracnosti l fáze (etapy) é činnosti u kroky Õ úkoly Õ úkol Õ … u krok Õ úkol Õ.. u ….. é činnost u krok Õ úkol é …… u ….. l fáze é činnost u krok Õ úkol l ….. Object based výpočet pracnosti dle odhadu počtu a statistiky průměrné pracnosti konkrétních prováděných prací

82 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Metrika Object Based é metrika Object Based slouží: u přesnému odhadu a měření pracnosti jednotlivých činností na nízké hierarchické úrovni WBS u jako základ měření rozpracovanosti produktů é Použitím metriky Object Based se dostává plánování, sledování a vyhodnocování pracnosti jednotlivých činností a jejich produktů pod reálnou kontrolu řízení projektu. é základní princip u pracnost = počet objektů daného typu x průměrná pracnost potřebná k vytvoření jednoho objektu Největší know-how je vybrat vhodné objekty měření !!

83 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Metrika Object Based - pokračování é typickými příklady objektů jsou: u analytický model u datová entita u databázová tabulka u proces u programová komponenta (objekt) u okno uživatelského rozhraní u nastavená transakce aplikačního SW u test u vyškolený uživatel u a podobně

84 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Function Point Analysis (FPA) l zjistí se počet “funkčních bodů” pro celkové charakteristiky projektu l použije se koeficient obtížnosti řešení v dané oblasti l pro každou logickou transakci se zjistí počet vstupů, výstupů, operací a jejich váha l vše se sečte dle vzorce a vyjde celková velikost, “počet bodů” l na základě předchozích projektů určíme produktivitu firmy l počet_bodů_FPA / produktivita = doba trvání Přesný způsob výpočtu (co a jak se hodnotí) je popsán v literatuře, případně je součástí používaných nástrojů.

85 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Function Point Analysis (FPA) l “top-down” model pro odhad pracnosti l měří na základě komplexnosti a velikosti vyvíjeného systému l hodnoty jsou počítány dle funkčních a technických charakteristik a podle vývojového prostředí l Ke reálnému využití odhadu pracnosti jsou nutná historická data l Existuje více variant výpočtu: é Albrecht é Mark II l existuje mezinárodní sdružení uživatelů metody FPA

86 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Evidence pracnosti l sběr údajů pro metriky (statistiky projektu) l nesmí být použito pro hodnocení pracovníků l struktura informací é dle vytvořeného systému Object Based metrik é pracovníci popisují činnosti u vlastními slovy u dle připraveného číselníku objektů

87 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Techniky komunikace l metodické a technické zabezpečení: é korespondence, telefon, fax, nástěnka, elektronická pošta, databáze úkolů, formáty textových dokumentů, síťové protokoly,..... l psychologicko-sociologické techniky komunikace mezi lidmi: é verbální é vizuální é komunikace těla u vědomá, podvědomá u lze číst, lze se jí vyjadřovat u pohled, úsměv, vzdálenost, prostor, osobní zóna, posez, postoj, podání ruky

88 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Předpoklady úspěšné komunikace é umění naslouchat é sebevědomí = hrdost (sebeúcta) a pokora (nezaujatost) é vlastní image (oblečení, pracoviště, viz. komunikace těl, odborný image, morálka, charakter, postoj ke lži) é zvládání nervozity, racionalizace emocí é příprava (ohodnocení partnerů) é uvědomění si kulturně teritoriálních rozdílů v komunikaci é pozitivní přístup k partnerům v komunikaci é nenahraditelný první dojem (čtyřminutová bariéra) é pravidelný trénink

89 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Struktura osobnosti

90 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Transakční analýza IniciátorRespondent rodič dítě dospělý rodič dítě dospělý IniciátorRespondent rodič dítě dospělý rodič dítě dospělý Doplňkové transakce

91 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Transakční analýza - komunikace IniciátorRespondent rodič dítě dospělý rodič dítě dospělý IniciátorRespondent rodič dítě dospělý rodič dítě dospělý Křížové transakce

92 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Zadávání úkolů é úkol je funkcí plánu projektu (stejně jako rozpočet, plán kapacit) é parametry u ID úkolu u smysl úkolu u popis úkolu u popis výstupu u plánovaná pracnost úkolu u datum dokončení é jeden úkol - jeden zodpovědný u hierarchické zadávání é forma (písemná) é týdenní sledování rozpracovanosti

93 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Delegování l Postup delegování: é Identifikace příležitosti é a) Dohoda na cílech é b) Podpora objevování é c) Stanovení parametrů é d) Pověření a zmocnění é e) Rekapitulace

94 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Delegování l Identifikace příležitosti delegovat l Dohoda na cílech u získat zájem o věc, u cíle krátkodobé i dlouhodobé l Podpora objevování u aktivně naslouchat, nechat hledat řešení u společně hledat důsledky, poradit l Stanovení parametrů u kriteria, termín u postup, rizika l Pověření a zmocnění u pravomoci, podpora, důvěra u informace, zdroje l Rekapitulace

95 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Delegování a styl vedení Poradenský styl Návodný styl Podpůrný styl Rozvojový styl b) podpora objevování c) stanovení parametrů c) stanovení parametrů b) podpora objevování d) pověření a zmocnění b) a) c) d) e)

96 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Sledování rozpracovanosti l Vztah é % dokončennosti (rozpracovanost) u dle Object Based Metric u dle činností a expertního odhadu u dle uplynulého času Õ u aktivit typu support (režijní práce) é % spotřebovaných zdrojů

97 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Motivace é peníze é pochvala é sounáležitost é seberealizace é stres Vztah mezi aktivační hladinou a úrovní výkonnosti: střední (optimální) Aktivační hladina Úroveň výkonnosti

98 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Preference odborného růstu Preferenc e hmotné odměny Preference volnéhočasu Míra životní úrovně Míra stimulace A B Motivace dle - V.Papřoka

99 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Vztah temperamentového rysu a motivace dle Cloningera l Existují tři hlavní hypotetické mozkové mechanizmy. é U každého jedince existuje jejich určitá vrozená intenzita ovlivňovaná i pozdější zkušeností. é Každý mechanizmus má hlavní mozkové struktury a při jeho činnosti se uvolňují určité biochemické látky (nervové přenašeče): u hledání novosti (novelty seeking) u vyhnutí se zlu (harm avoidance) u závislost na odměně é Každý tento systém (mechanizmus) má vztah k určitému chování a některým základním motivačním reakcím. é Každý jedinec podvědomě hledá situace, které uspokojí jeho mechanizmy, tzn. je těmito podněty motivován.

100 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Aktivita mechanismu: zvýšená (+) snížená (-) Hledání novosti Vyhnutí se zlu Závislost na odměně Název osobnosti antisociální (protispolečenská) +-- herecká až hysterická („histrionická“) +-+ pasivně agresivní (skrytě manipulačně útočná) +++ výbušná (explosivní) ++- nutkavá až úzkostná (obsedantně kontrolující) -+- přecitlivěle uzavřená (schizoidní) --- střídavě veselá a smutná (cyklothymní) --+ nesamostatná (pasivně závislá) -++ nejčastěji vedoucí osobnosti

101 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Zpětná vazba l co nejdříve l individuálně, bez emocí, ve vhodném prostředí é vytvoření rovnováhy (podpora) é specifický, konkrétní příklad é vysvětlení důsledků é stanovení kriteria a priorit pro zlepšení é navržení postupu k nápravě (zlepšení) u v ideálním případě nechat navrhnout é vyjádření důvěry

102 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Organizace projektu Komise pro změny Tým akceptace Řídící komise zástupce vedení dodavatelů Objednatel deleguje Sponzora projektu, zástupce vedení a Koordinátora Tým kvality Ředitel projektu Pracovní týmy jsou řízeni a reportují konzultují řídí Smlouva definuje, úkoluje a stanovuje pravidla navrhuje změny APP deleguje výkonné pracovníky (profese) Objednatel deleguje zodpovědné uživatele Koordinátor projektu za zákazníka je řízen reportuje koordinuje je strategicky řízen a reportuje Oprávněné osobyStatutární zástupci podepisujíjednají o ORG_PROJ

103 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Důležité produkty projektového řízení é Smlouva é Základní dokument projektu é Plán projektu é Plán alokace zdrojů é Rozpočet projektu é Deník projektu é Report o stavu projektu é Evidence pracnosti é Předávací protokol é Akceptační protokol é Statistika projekt produkt v požadované kvalitě !! s minimálními náklady !!

104 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Základní dokument projektu l navazuje a rozpracovává Smlouvu l definuje é výstupy projektu é rozsah projektu é kriteria úspěchu é rizika é rozpočet é způsob řízení u organizaci projektu u procedury projektu l prvotní orientace a referenční místo projektu l schvaluje nejvyšší orgán projektu é např. Řídící komise projektu

105 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Základní dokument projektu - pokračování l Cíle é Cíle u často kriteria pro smluvní plnění u Hodnotitelné u Nevyhodnotitelné é Přínosy u často jen orientační kriteria u lépe se kvantifikují než cíle u Hodnotitelné u Nevyhodnotitelné

106 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Základní dokument projektu - pokračování l Rozsah é Předmět plnění u Architektura u Výstupy é Rozsah projektu u Procesy u Data u Organizace u Lokality u Základní požadavky na řešení

107 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Základní dokument projektu - pokračování l Související projekty a aktivity l V rozsahu projektu není zahrnuto é předem zabraňuje nedorozumění l Předpoklady realizace projektu é Kritické faktory úspěchu (měřitelný, vnitřní faktor vztahující se k identifikovaným cílům. Jedná se o jakoukoliv událost, závislost, dodavatelský nebo jiný faktor, který, není-li dosažen, může vážně ohrozit pravděpodobné dosažení cílů.) é Kritické předpoklady (měřitelný, vnější faktor. Jedná se o jakoukoliv událost, závislost, dodavatelský nebo jiný faktor, který, není-li dosažen, může vážně ohrozit pravděpodobné dosažení cílů organizace nebo projektu. Jeho průběh je zcela nezávislý na vůli účastníků projektu nebo členů organizace.) é Rizika

108 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Základní dokument projektu - pokračování l Projektové postupy a procedury u mimo jiné jsou používané u tabulek výstupů a podobně jako metody ověření é Akceptace výstupů é Aktualizace orgánů projektu é Činnosti řízení rizik é Ověření kvality é Předání výstupů é Řízení problémů é Změna rozsahu projektu é Změna času é Změna nákladů projektu é Změna výstupů projektu

109 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Základní dokument projektu - pokračování l Řízení projektu é Odkazy na pravidla a metodiky é Organizace projektu u Obrázek u Orgány (popis, pravomoci, odpovědnost, …) u Role (popis, pravomoci, odpovědnost, …) é Pravidla sdílení informací u Standardy komunikace (technické) u Projektová kancelář u Toky informací (organizační)

110 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Základní dokument projektu - pokračování l Harmonogram projektu é Výstupy u relativně stabilní termíny dokončení prací na výstupech projektu (nejlépe na úrovni fází projektu) é Další důležité milníky

111 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Základní dokument projektu - pokračování l Rozpočet projektu u Obsah závisí na otevřenosti vůči zákazníkovi a na způsobu financování (např. společný vývoj …) u Může znamenat jen popis způsobu tvorby ceny a případné závislosti na čerpání kapacit (např. bodyshop) u Jde o výčet základních údajů rozpočtu, které definují mantinely pro Ředitele projektu zejména z pohledu nákladů l Přílohy l Schvalovací tabulka é podpisy členů Řídící komise a Sponzora projektu u nepovinné u psychologický význam má zejména u první verze

112 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Přílohy Základního dokumentu projektu é mají samostatný mechanismus aktualizace u např.: Hlavní zásada pro psaní Základního dokumentu projektu: Psát jen to, co dokážeme a chceme zrealizovat !!

113 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Informování o stavu projektu é směrem k Řídící komisi é směrem k vlastníkovi u Text hlavní události Õ rizika Õ návrhy k řešení u Čísla Õ stav rozpracovanosti a čerpání zdrojů fází Õ sledování rozpočtu a porovnání s odhadem a s reálným čerpáním

114 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Deník projektu l Zaznamenání (paměť) všech důležitých událostí, které se na projektu é staly é nestaly l slouží pro účely é předávání řízení é spory

115 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Pracovní seminář ve skupině - workshop - é zvyšuje kvalitu výsledků zapojením všech stran zainteresovaných na produktu é zlepšuje komunikaci a snižuje možnosti nedorozumění é mezi účastníky workshopu přináší unikátní proces vzájemného pochopení souvislostí u zvyšuje produktivitu shrnutím více úloh, které by jinak mohly trvat několik týdnů, do jedné pracovní schůzky u zvyšuje tvořivost zapojením více osob v procesu návrhu u zjednodušuje plánování projektu spojením více aktivit s více osobami do jedné schůzky u zapojením všech interesovaných skupin do řešení problémů odnímá z projekčního týmu funkci prostředníka u odstraňuje bariéry v komunikaci

116 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - vhodnost použití l lze využít pro: é vedení porad, vyjednávání, diskuse, konference, prezentace, semináře, školení, trénink, … l je uplatnitelný když: é záležitost se týká více osob é neexistuje jednoznačná odpověď či řešení é princip konsensu je důležitým předpokladem kvality a životaschopnosti závěrů a výstupů

117 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Příprava Zpracování Provedení Workshop - kroky

118 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP l Rámcová příprava é obsahuje popis všeobecných a administrativních kroků pro jakýkoli workshop l Specifická příprava é rámcová příprava je doplněna konkrétním programem é popisuje kroky specifického workshopu l Specifická příprava má dvě úrovně: é pro účastníky é pro organizátory Workshop - příprava

119 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - příprava l určení cílů, rozsahu a výstupů workshopu l výběr účastníků l naplánování logistiky l příprava účastníků l příprava a distribuce podkladů pro schůzku l příprava prostředí l kontrola a konečná příprava

120 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - cíle a rozsah l workshop l možné použití workshopu é definice zadání a rozsahu projektu é tvorba plánů a odhady pracnosti é hledání rizik a příležitostí é definice strategie é tvorba modelů é zpracování oponentury l předem ověřte seznámení účastníků s cíli workshopu

121 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - role l organizátor é definuje cíle, zajišťuje zdroje, kontroluje l facilitátor (moderátor) é zajišťuje proces, ručí za přípravu (včetně požadavků na organizaci), průběh a zpracování l dokumentátor é dokumentuje průběh, asistuje facilitátorovi l účastníci é pracují é pozitivně přispívají l pozorovatelé é mlčí, pozorují

122 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - prostředí l Pravidla pro lokalitu é příjemné prostředí é jasné odlišení od pracovního prostředí é znemožnění kontaktu na pracoviště é volné oblečení l Pravidla pro místnost é kompletní oční i sluchový kontakt é bezbariérové sezení é 4 m 2 na účastníka, pohodlné sezení, možnost volného pohybu é čerstvý vzduch é občerstvení é světlo, možnost zatemnění é prostor pro připevnění výstupů na zeď é flipchart pro každou skupinu é facilitační kartičky é možnost promítat z PC

123 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - provedení l Základní postup é vzájemné seznámení é seznámení s logistikou é dohoda na cílech, definice očekávání é dohoda na pravidlech é nastolení atmosféry é vlastní tělo workshopu é rekapitulace é zpětná vazba na očekávání é rozloučení

124 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - provedení l V průběhu é zapojení všech účastníků é snaha o dosažení dohody é chod dle připraveného programu (po zahrnutí očekávání a cílů) é odkládání problémů na pozdější řešení

125 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Pravidla a doporučení pro facilitátora u klid u nikdy neříkat "já myslím..." u svoje EGO nechává doma u otevřenost u přirozenost u dochvilnost u ponechávat účastníkům volnost a svobodu rozhodování u živit tým uznáním a komplimenty (POZOR - upřímně) Õ zdravý poměr je 3:1 pozitivní:negativní reakce u klást otázky, nepřednášet u nesoupeřit se skupinou u tělesné potřeby mají vždy přednost Úkolem facilitátora není vykonávat práci za danou skupinu lidí, ale vytvářet prostředí a případně poskytnout potřebné dovednosti a asistenci při dosahování výsledků. Facilitátor “nastavuje zrcadlo”. u neodvozovat závěry ze svých předpokladů Õ pozor na “Podle sebe soudím tebe” u facilitátor odpovídá za své činy u nehodnotit, neposuzovat u nediskutovat o použité metodě u neomlouvat se !!!! u jednat dle okolností, ne podle schémat

126 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Pravidla a doporučení pro účastníky é každodenní starosti zůstávají za dveřmi é mluví jen jeden, ostatní naslouchají, é hlásit se o slovo é v jednom okamžiku jedno téma é odkládání nově poznaných problémů na pozdější řešení é začátky a konce určuje facilitátor é popř. přestávkový manažer é dochvilnost é nehádat se o slovíčka

127 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Pravidla a doporučení pro účastníky é naslouchat ostatním é respektovat jiné úhly pohledu é nekritizovat vystoupení ostatních é každý mluví sám za sebe é pozornost je zaměřena do budoucnosti, é otevřenost, vynášení problémů a nejasností "na stůl", é soukromé diskuse patří na přestávky é nerevidují se již dosažené dohody (kdo mlčel před tím teď drží ústa")

128 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - zpracování l zápis é měl by být rozeslán v reálném čase (max. týden) é musí být přesným obrazem schůzky é jasně musí být oddělený dohodnuté závěry s jednoznačným konsensem účastníků é obsahuje otevřené otázky é může obsahovat zpracovanou zpětnou vazbu l naplánujeme vyřešení problémů identifikovaných během schůzky l promítneme výsledky do přípravy následujících schůzek l promítneme výsledky do další práce na projektu

129 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Workshop - techniky l Základní techniky a nástroje při práci se skupinou é ice-breaker é práce ve skupinách é flipcharty é facilitační kartičky é visualizace é brainstorming é brainwriting é SWOT é nalezení problému, strom problémů é definice priorit é hlasování é ověřování konsensu

130 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Ice - breaker, usnadňující techniky l speciální techniky určené k navození (vytvoření, změnu, posílení) atmosféry: é ke zlomení komunikačních bariér é k podnícení tvořivosti é k umění a odvaze vytvářet priority é k navození atmosféry rozhodování i nutnosti konsensu l nasazují se před body programu, pro které je třeba vytvořit požadovanou atmosféru a způsob myšlení a chování účastníků l krátké, nesmí zdržovat l Odvahu ! Nevzdávat se ! Nebát se zesměšnění !

131 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Brainstorming l Brainstorming je oblíbená (často nesprávně používaná) technika určená pro sběr podnětů a nápadů, k získání maximálního možného množství názorů a myšlenkových vstupů v minimálním čase. l fáze: u stanovení tématu u sběr myšlenek u vyloučení duplicit a nesouvisejících námětů (popř. přesunutí na jindy) u kategorizace námětů u řešení, ohodnocení, diskuse u zpracování a prezentace výstupů

132 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Brainstorming l zásady é speciální zapisovatel, zaznamená všechny příspěvky é mluví jen jeden, organizátor přiděluje rovnoměrně slovo (zpočátku lze dirigovat dokola) é nikdo nesmí reagovat na jednotlivá vystoupení !!! é krátké stručné příspěvky

133 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Brainwriting l méně známá technika určená pro sběr podnětů a nápadů, k získání maximálního možného množství názorů a myšlenkových vstupů v minimálním čase l určená spíše pro menší počet lidí (cca do 7): é Jde o určitou variantu brainstormingu bez zapisovatele. é Každý píše své příspěvky na samostatné lístečky, které pokládá doprostřed stolu. é Jednotliví účastníci se inspirují „přehrabováním“ v příspěvcích vložených na stůl.

134 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Řízení porad l lze použít facilitaci l pod časovým tlakem é snižujeme časovou investici do lidí a konsensus é zvyšujeme důraz na produktivitu, jednoznačnost a pořádek l hodně závisí na flexibilitě svolávání é není-li snadné se často sejít, věnujte schůzce více času a víe se věnujte problémům é explicitně odlišujte jednotlivé typy jednání

135 Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Řízení porad l doporučení é stanovte účel a program é musí být jasné, kdo schůzku vede é buďte dochvilní, dodržujte přesně čas (i konec) é rozhodujte, formulujte závěry - nediskutujte é ověřujte formulace závěrů é můžete použít záznamník zvuku é zápis dělejte již na místě é kontrolujte úkoly


Stáhnout ppt "Řízení projektů IS, Oto Hausmann HOP Cíle kurzu l získání reálné představy o smyslu, roli a všech aspektech řízení projektů informačních systémů l detailní."

Podobné prezentace


Reklamy Google