regionu Český Západ – CZ 0128

Prezentace na téma: "regionu Český Západ – CZ 0128"— Transkript prezentace:

1 regionu Český Západ – CZ 0128
Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Český Západ – CZ 0128 Organizační řízení projektu Tereza Chvojková, MAS Český Západ – Místní partnerství

2 Rozpočet projektu 1) Věž kostela Všech svatých ve Stříbře 53.272 EUR
2) Minoritský klášter ve Stříbře EUR 3) Kostel sv. Václava ve Vys. Sedlišti EUR 4) Varhany v kostele sv. Jana Křtitele v Úterý EUR 5) Kaple sv. Václava a Vojtěcha v Ostrově u Stříbra EUR Administrace + Publicita  EUR Celkem  EUR Dotace ve výši 85% EUR Dotace na jednotlivé subprojekty je 84%!

3

4

5

6

7 Harmonogram projektu 1. etapa – 01-03/2009 2. etapa – 04-06/2009
Viz harmonogram projektu s uvedením prací a rozpočtu!

8 Průběh projektu- etapy
Na konci každé etapy je realizátor sub-projektu povinen: realizovat kontrolní den za účasti zástupců Stříbra, MAS a člena odborné rady projektu - externího odborníka (před zaplacením faktury) uhradit vykonané práce dodavateli dodat podklady pro vypracování průběžné (závěrečné) zprávy na MěÚ STříbro

9 Etapový kontrolní den na konci každé tříměsíční etapy
Realizátor sub-projektu je povinen nejpozději realizovat kontrolní den 14 kal. dní před koncem dané tříměsíční etapy MAS Český Západ vypracuje závazný harmonogram etapových kontrolních dní Kontrolní den musí předcházet fakturaci Práce, které budou uskutečněny po etapovým kontrolním dni musí být fakturovány a proplaceny v příští tříměsíční etapě Na kontrolní den musí být pozváni zástupci Stříbra, MAS a členové Odborné rady projektu - externí odborníci. Kontaktní osoba pro svolávání kontrolního dne – Miroslava Válová, MAS

10 Zápis z kontrolního dne
Zápis z kontrolního dne uskutečněného v rámci realizace projektu CZ Záchrana a obnova sakrálních památek regionu Č.Západ Název Subprojektu: Datum: Trvání: Místo: Účastníci/organizace: Plánované stavební/restaurátorské práce dle aktuálního harmonogramu projektu: Ke dni kontrolního dne byly uskutečněny následující stavební/restaurátorské práce, které budou fakturovány: Při kontrolním dni byly zjištěny následující stavebně-technické nedostatky: Návrh na odstranění stavebně-technických nedostatků: Různé: Vypracoval: Podpisy účastníků:

11 Podklady pro průběžnou (závěrečnou) zprávu
3x originál vyplněného soupisu uhrazených dokladů podepsaný statutárním zástupcem organizace 3x kopii faktury uskutečněných výdajů dané etapě 3x kopie výpisu z bankovního účtu 3x kopie zápisu z kontrolního dne 3x kopie účetní sestavy (hlavní knihu účetní organizace/střediska, účetní deník, atp.) 3 x soupis provedených prací, materiálu fotodokumentaci stavu rekonstruovaného místa před a po provedení stavebních prací v dané etapě v elektronické podobě

12 Náležitosti faktur Dodavatel: Odběratel:
Identifikace dodavatele (firma, sídlo, IČ, DIČ) Identifikace odběratele (firma, sídlo, IČ, DIČ) Evidenční číslo faktury Datum vystavení, uskutečnění zdanitelného plnění Uvedení čísla a názvu projektu a názvu subprojektu Uvedení názvu a data uzavření smlouvy/objednávky Rozsah a předmět plnění Cenu jednotkovou a celkovou v Kč Specifikaci % DPH a vyčíslení v Kč Příloha – seznam provedených prací Odběratel: Datum přijetí faktury Schválení věcné správnosti – podpis Schválení formální správnosti – podpis Datum proplacení Zaúčtování – razítko nebo „košilka“ Označení oddělené evidence (organizace/středisko/analytika) a účelového znaku

13 Oddělené účetnictví Rozhodnout o způsobu oddělení:
Střediska/Organizace/Zakázky Oddělená analytická evidence Použití účelového znaku Město Stříbro dle MFČR Partneři dle Města Stříbra

14 Předávání podkladů pro průběžnou (závěrečnou) zprávu
Realizátoři sub-projektů Předání podkladů městu Stříbru do 3 pracovních dní po ukončení dané tříměsíční etapy kontaktní osoba: Jarmila Bouzková, Stříbro Město Stříbro Vypracování souhrnného soupisu uhrazených dokladů Předání podkladů MAS Český Západ nejpozději do 6 ti pracovních dní po ukončení dané tříměsíční etapy kontaktní osoba: Tereza Chvojková, MAS

15 Předávání podkladů pro průběžnou (závěrečnou) zprávu
MAS Kontrola dokumentů a souhrnného soupisu uhrazených dokladů Předání finančnímu manažerovi Raapo Finance (nejpozději do 9 ti pracovních dní po ukončení etapy) RAAPO Finance Finanční kontrola podkladů a správnost zaúčtování do účetních sestav Předání seznamu chyb MAS (nejpozději do 12 ti dnů po ukončení etapy) Provedení oprav ve spolupráci s danými organizacemi Předání podkladů Stříbru, které je odešle na MFČR

16 Vytvoření a kontrola průběžné (závěrečné) zprávy (PIR, CPR)
Vytvoření průběžné (závěrečné zprávy) je v kompetenci Města Stříbra a MAS: MAS vytvoří PIR/CPR na základě zápisů z kontrolních dní a uskutečněných výdajů Zprávu předá CpKP, které provede jejich kontrolu. Poté bude MAS společně s Městem Stříbrem komunikovat s MFČR dle postupů, které vycházejí z příručky pro příjemce grantu z FM/EHP Norska (kapitoly a 5.2.2)

17 Obdržení platby od MFČR
Obdržení platby ze strany MFČR na účet Města Stříbra Město Stříbro rozešle příslušné finanční částky dle soupisů uhrazených dokladů (84%) jednotlivým organizacím na základě: Dohody o partnerství Rozhodnutí

18 Změna v realizaci projektu
Před provedení změny v realizaci subprojektu musí každá organizace nejprve kontaktovat MAS Český Západ kontaktní osoba: Tereza Chvojková, MAS MAS Navrhne řešení dalšího postupu Předloží řešení Městu Stříbru Po odsouhlasení navrženého postupu Městem Stříbrem – bude pokračovat komunikace s MFČR v souladu s příručkou příjemce grantu

19 Průběžná stavební kontrola
Kontrola postupu stavebních/restaurátorských 1-2x měsíc kontaktní osoba: Xénie Veselá, MěÚ Stříbro Každá z organizací má povinnost tuto kontrolu umožnit a zapsat zápis dle závazné osnovy

20 Projektový tým Miroslava Válová, MAS Mgr. Xenia Veselá, MěÚ Stříbro
Koordinátorka projektu Realizace publicity Komunikace s odbornou radou projektu tel , Mgr. Xenia Veselá, MěÚ Stříbro Supervizorka projektu Realizace průběžných kontrolních dní Dohled na výběr dodavatele tel ,

21 Projektový tým Ing. Tereza Chvojková, MAS
Manažerka projektu Kontaktní osoba za MAS Český Západ Zpracování průběžných (závěrečné) zpráv Konzultace plánovaných změn projektu Organizace „toků“ dokumentů Svolávání schůzek tel , Jarmila Bouzková, MěÚ Stříbro Kontaktní osoba za město Stříbro Shromažďování podkladů od jednotlivých organizací Vytváření souhrnného soupisu uhrazených dokladů Pomoc při organizaci akcí tel ,

22 Projektový tým Ing. Josef Machalíček, Jana Christová – RAAPO Finance
Finanční manažer projektu Kontrola finančních podkladů Kontrola zaúčtování tel , Daniel León, Mgr. Tomáš Svoboda – CpKP ZČ Externí poradce Kontrola průběžných/závěrečné zpráv Organizace konferencí Nezávislý monitoring projektu pro závěrečnou zprávu tel ,

23 Projektový tým partnera
Statutární zástupce Osoba odpovědná za realizaci/kontakt Osoba odpovědná za finanční toky/účetní Osoba odpovědná za věcnou správnost Osoba odpovědná za formální správnost Osoba odpovědná za účetní správnost Určit a zaslat jména, tel., mail a podpisový vzor.

24 Projektový tým Ing. Josef Machalíček, Jana Christová – RAAPO Finance
Finanční manažer projektu Kontrola finančních podkladů Kontrola zaúčtování tel , Daniel León, Mgr. Tomáš Svoboda – CpKP ZČ Externí poradce Kontrola průběžných/závěrečné zpráv Organizace konferencí Nezávislý monitoring projektu pro závěrečnou zprávu tel ,

25 Dokumenty MFČR Oprávněnost osobních výdajů na zaměstnance a externí experty Propagační materiály – technické podmínky Příručka pro příjemce grantu Pokyny pro vyplnění průběžné zprávy Pokyny pro vyplnění závěrečné zprávy

26 Akce organizované v rámci projektu
Tisková konference (leden 2009) Dvoudenní konference (2. čtvrt. 2010) Závěrečný seminář (4. čtvrt. 2010)

27 Propagace Informační brožury (1. čtvrtletí 2009)
Knížka: Práce jako na kostele (3. čtvrt. 2009) Billboardy Vyvěšeny od zahájení realizace stavby na místě stavby Jednotná grafická podoba zpracovaná MAS Logo + text („Podpořeno grantem z Norska prostřednictvím Norského finančního mechanismu) min. 25% z celkové plochy) Popis projektu 75 % z celkové plochy Možnost doplnit loga partnera a dodavatele Pamětní desky Po ukončení realizace sub-projektu

28 Dokumenty, které budou zpracovány/předány
Metodika pro platby Kontrolní list pro předávání dokumentů Vzor Protokolu z kontrolního dne Organizační diagram projektu Kontaktář osob zapojených do projektu Metodika pro výběr dodavatele Závazný vzor Smlouvy o dílo Doporčený vzor Zadávací dokumentace ? Metodika pro publicitu Vzor billboardu/pamětní desky Doporučená ustanovení pro publicitu projektu v médiích Projektová žádost a pravidla ? Věcný a časový harmonogram projektu vč. rozpočtu