Úspěšné řízení projektu v průběhu realizace a udržitelnosti

Prezentace na téma: "Úspěšné řízení projektu v průběhu realizace a udržitelnosti"— Transkript prezentace:

1 Úspěšné řízení projektu v průběhu realizace a udržitelnosti
Úřad Regionální rady regionu soudržnosti Jihozápad Ing. Markéta Hanzalová

2 Obsah Povinnosti příjemců při realizaci projektu
Změny v realizaci projektu Pravidla pro způsobilé výdaje Předkládání monitorovacích zpráv Kontrola projektů Konzultace k veřejným zakázkám Nejčastější chyby a opomenutí v předkládání MZ se ŽoP

3 Povinnosti příjemce při realizaci projektu
Realizovat projekt v souladu s legislativou ČR a EU, zejména v oblasti zadávání VZ, VP a ŽP Řídit se platnou dokumentací ÚRR – Příručka pro příjemce, Metodické pokyny, Metodická oznámení, Pravidla pro publicitu, Smlouva o podmínkách poskytnutí dotace atd. Zahájit fyzickou realizaci projektu do 6 měsíců od podpisu smlouvy oběma smluvními stranami Hlásit vzniklé změny v průběhu realizace projektu Informovat ÚRR o postupu realizace projektu pomocí monitorovacích zpráv Dodržovat harmonogram projektu

4 Povinnosti příjemce při realizaci projektu
Naplnit monitorovací ukazatele uvedené ve smlouvě a udržet je po dobu udržitelnosti Vést účetnictví nebo daňovou evidenci v souladu s předpisy ČR Provést audit projektu Dodržovat pravidla pro publicitu Archivace dokumentace projektu po dobu min. 10 let (od finančního ukončení projektu) Pojistit majetek pořízený v rámci realizace projektu min. na hodnotu jeho pořizovací ceny vztažené ke ZV projektu Prosazovat princip rovných příležitostí a princip nediskriminace

5 Změny v realizaci projektu
= jakékoliv změny oproti původnímu plánu Příjemce je povinen neprodleně změnu oznámit, nejpozději 15 pracovních dní před tím, než změna reálně nastane Neočekávané změny, které nesnesou odkladu, je příjemce povinen oznámit nejpozději do 5 pracovních dní ode dne vzniku změny

6 Změny v realizaci projektu
Příjemce oznámí vzniklou změnu na formuláři Oznámení příjemce o změně projektu. Přílohou oznámí jsou veškeré doklady, které s příslušnou změnou souvisí. Jedná-li se o změnu rozpočtu projektu, přílohou Oznámení je formulář Změny v rozpočtu. V případě změny rozpočtu víceetapového projektu se dokládá formulář za každou etapu projektu i za celý projekt (např. 2 etapy – 3 formuláře). Informace o provedených změnách musí být uvedena v nejbližší monitorovací zprávě.

7 Změny v realizaci projektu
Změna nepodstatná Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: Změna obecných údajů o příjemci (statutární zástupce, kontaktní osoba, člen projektového týmu, adresa pro doručování, sídlo) Změny smluv s partnery, které mají formální charakter (viz. bod 1), Změny v rozpočtu mezi existujícími položkami, a to do výše max. 15% objemu položky v rámci jedné kapitoly (žádná z položek se nesmí změnit o více než 15%), Změny mezi podpoložkami v rámci jedné položky rozpočtu, při kterých nedojde ke změně celkové výše položky, Změna termínů konání dílčích akcí v rámci etapy/projektu (např. termíny výstav, festivalů),

8 Změny v realizaci projektu
Změna nepodstatná Změna termínu zahájení fyzické realizace (nesmí dojít k překročení 6 měs. lhůty od podpisu Smlouvy), Změny v nezpůsobilých výdajích, Snížení celkových výdajů projektu (např. vysoutěžení nižší než plánované ceny), Změna počtu a termínů VŘ (bez ohrožení termínu ukončení fyzické realizace a ukončení projektu), Drobné změny související se stavebními pracemi (nemění vnitřní dispozice stavby, nemá vliv na rozpočet, může však zapříčinit příp. odchylky v položkovém rozpočtu stavby).

9 Změny v realizaci projektu
Změna podstatná menšího rozsahu Nezapříčiní změnu výstupů projektu, jedná se o tyto změny: Změna harmonogramu projektu (zahájení, ukončení fyzické realizace, ukončení projektu), Změna způsobilých výdajů projektu mezi jednotlivými položkami v rámci jedné kapitoly rozpočtu nad 15%, Změna čísla účtu příjemce, na který bude vyplacena dotace, Přesun způsobilých výdajů mezi etapami projektu, Změna v počtu etap projektu, Změna struktury financování projektu (změna režimu plátce/neplátce). Je schvalována vedoucím Odboru řízení programu. Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy.

10 Změny v realizaci projektu
Změna podstatná většího rozsahu Změna, která zapříčiní změnu indikátorů projektu, Změna, která zapříčiní změnu výstupů projektu (aktivity, cíle). Je schvalována VRR. Po schválení je vyhotoven dodatek smlouvy. Další změny, které podléhají schválení VRR: Souhlas poskytovatele dotace s převodem a pronájmem majetku pořízeného z dotace, Souhlas se zřízením věcného břemene k majetku, výpůjčka majetku pořízeného z dotace.

11 Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné
Změny za všech okolností nepřípustné: Zvýšení absolutního objemu nebo procenta dotace

12 Změny v rámci ROP JZ obecně nepřípustné
Změny, u kterých je výjimečně možné v objektivně odůvodněných případech udělit výjimku: Změna termínu zahájení fyzické realizace, která překročí lhůtu 6 měs. od podpisu Smlouvy, Přesuny způsobilých výdajů mezi kapitolami v rozpočtu projektu, Změna termínu ukončení fyzické realizace projektu, který bude navržen po termínu stanoveném jako nejzazší ve Výzvě, Přesuny mezi investicemi a neinvesticemi v rozpočtu projektu, Změna, která má vliv na snížení indikátorů a výstupů projektu, Zastavovat majetek získaný, byť jen částečně, z dotace RR.

13 Pravidla pro způsobilé výdaje
= výdaje, které mohou být spolufinancovány ze strukturálních fondů Způsobilé výdaje musí splňovat následující podmínky: musí být vynaloženy v souladu s legislativou ES a ČR, musí být vynaloženy v souladu s podmínkami a cíli ROP NUTS II Jihozápad, vč. navazujících dokumentů, musí být přiměřené, tj. musí odpovídat cenám v místě a čase obvyklým, musí být vynaloženy v souladu s principy hospodárnosti, účelnosti, efektivnosti.

14 Pravidla pro způsobilé výdaje
Z časového hlediska jsou výdaje způsobilé k proplacení pokud: vznikly během fyzické realizace projektu a byly uhrazeny nejpozději v den ukončení projektu/etapy, tj. když žadatel předkládá Žádost o platbu, a zároveň výdaje vznikly nejdříve v den předložení Žádosti o poskytnutí dotace na ÚRR Výdaje na projektovou dokumentaci jsou způsobilé i před výše uvedeným datem za předpokladu, že vznikly a byly uhrazeny po Výdaje na audit projektu jsou způsobilé i v případě, že byly uskutečněny po ukončení fyzické realizace, ale uhrazeny do ukončení projetu.

15 Pravidla pro způsobilé výdaje
Výjimka pro projekty zakládající veřejnou podporu realizované v režimu regionální investiční podpory: způsobilost výdajů je stanovena od data sdělení řídícího orgánu, že projekt splnil podmínky způsobilosti v režimu regionální investiční podpory, tzn. přijatelnosti projektu, termín je žadateli sdělen písemně do 5 pracovních dnů od ukončení hodnocení přijatelnosti

16 Pravidla pro způsobilé výdaje
Dokladování způsobilých výdajů způsobilé výdaje musí být přímo a výhradně spojeny s realizací projektu a jsou součástí rozpočtu, který je přílohou Smlouvy o poskytnutí dotace, výdaje musí být identifikovatelné a prokazatelné, musí být doložitelné účetními doklady, výdaje, které nejsou řádně doložené, jsou vždy považovány za výdaje nezpůsobilé, výdaje musí být zaplaceny a zaplacení musí být do data ukončení projektu a předložení monitorovací zprávy s žádostí o platbu (doložení kopie výpisu z bankovního účtu), transakce související s projektem musí být odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících (doklady musejí být řádně označeny názvem a registr. č. projektu)

17 Pravidla pro způsobilé výdaje
Rozhodným datem pro posouzení způsobilosti výdajů je datum zdanitelného plnění; u výdajů, které nejsou předmětem daně z přidané hodnoty, pak datum uskutečnění účetního případu. Datum zdanitelného plnění nesmí překročit termín ukončení fyzické realizace projektu a příslušný způsobilý výdaj musí být uhrazen do data ukončení projektu (nejpozději do 20 pracovních dnů od data ukončení fyzické realizace projektu, čili do data ukončení projektu).

18 Předkládání monitorovacích zpráv
Příjemci informují ÚRR o realizaci projektů pomocí monitorovacích zpráv. Obsahují popis uskutečněných a plánovaných aktivit, čerpání rozpočtu, proběhlých výběrových řízení, změn v projektu, naplňování předepsaných indikátorů ze Smlouvy o dotaci a další. Typy monitorovacích zpráv: Průběžná monitorovací zpráva Etapová monitorovací zpráva Závěrečná monitorovací zpráva Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Kontrola monitorovacích zpráv probíhá v rámci administrativní kontroly projektů. Před proplacením dotace je projekt kontrolován i v rámci fyzické kontroly – kontrola na místě realizace projektu. Monitorovací zprávy se liší v rozsahu požadovaných informací. S monitorovací zprávou jsou předkládány příslušné povinné přílohy.

19 Průběžná monitorovací zpráva
předkládaná jedenkrát za 6 měsíců podepsána příjemcem/pověřeným oprávněným zástupcem a doručena do 5 pracovních dnů na podatelnu ÚRR první monit. období je ukončeno po uplynutí 6 kalendářních měsíců následujících po kalend. měsíci, ve kterém byla uzavřena Smlouva o poskytnutí dotace (např uzavřena smlouva, I.PMZ, II.PMZ atd.) pokud by měla být průběžná monit. zpráva předložena do 1 měsíce před nebo po předložení etapové/závěrečné monit. zprávy nepředkládá se přílohou je kompletní zadávací dokumentace u doposud zrealizovaných VŘ (kontrola těchto podkladů se v praxi často kontrolu až s MZ s ŽoP)

20 Etapová/Závěrečná monitorovací zpráva
předkládána po ukončení etapy/projektu dle termínu uvedeného ve Smlouvě o poskytnutí dotace či dodatku ke Smlouvě přílohou je vždy: Žádost o platbu, Soupiska účetních dokladů, faktury, doklady o jejich zaplacení, doklady o zaúčtování, doložení vedení samostatné účetní evidence, Změny v rozpočtu, doklady o plnění indikátorů ze Smlouvy, doklady k proběhlým výběrovým řízením, uzavřené smlouvy s dodavateli, objednávky, doklady prokazující ukončení jednotlivých aktivit projektu (kolaudační souhlas, povolení k předčasnému užívání stavby, netýkající se stavby - předávací protokoly, dodací listy apod.) a další převážná většina příloh se dokládá v kopii (originál uchovává příjemce) nelze provést kontrolu následující etapové monit. zprávy, pokud není ukončena kontrola předchozí etapové monit. zprávy a prostředky proplaceny na účet příjemce

21 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu
předkládána do 20 pracovních dnů po uplynutí každého roku od ukončení projektu (např. ukončení projektu , I.MZU nejpozději do 20 prac. dnů po datu ) předkládána po celou dobu udržitelnosti projektu, tj. 5 let (3 roky MSP), od data ukončení projektu

22 Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu
Přílohy monitorovací zprávy o zajištění udržitelnosti projektu: Doložení zaúčtování dotace dle Avíza o provedené platbě, účetní vypořádání případných pozastávek, popř. uveden majetku do užívání (zaúčtování majetku, inventární karty), Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu (fotodokumentace), Dokladování nově vytvořených pracovních míst v souvislosti s projektem (pracovní smlouvy, pracovní náplně, přepočtený stav zaměstnanců, mzdové listy, pracovní výkazy či pracovní docházky), Doklady o naplnění indikátoru „Počet nově certifikovaných ubytovacích zařízení v CR“ (Certifikát a Klasifikační znak dle Oficiální jednotné klasifikace ČR ubytovacích zařízení kategorie hotel, hotel garni, penzion, motel a botel případně jiný dle Definice indikátorů), Dokumenty prokazující udržování ostatních indikátorů (čestné prohlášení), Další dle relevantnosti projektu

23 Fyzická kontrola Ex–ante Z časového hlediska dělíme na:
ex–ante – předběžná interim – průběžná ex-post – následná Ex–ante Probíhá před podpisem Smlouvy o podmínkách dotace u vybraného vzoru projektů (nejpozději do 20 prac. dní po rozhodnutí VRR o výběru projektů doporučených k financování) Kontrolováno, zda stav popisovaný v benefitové žádosti odpovídá skutečnosti – místo realizace projektu, ověření realizace plánovaných výběrových řízení

24 Fyzická kontrola Interim Probíhá v průběhu realizace projektu
Každý projekt musí být zkontrolován min. jedenkrát po dobu realizace Kontrolováno je především: - vedení a uchování dokumentace spojené s realizací projektu v šanonu příjemce, - místo realizace projektu, - zda stav popisovaný v monitorovací zprávě odpovídá skutečnosti, - plnění indikátorů, - publicita projektu

25 Fyzická kontrola Probíhá v období udržitelnosti projektu
Ex-post Probíhá v období udržitelnosti projektu Kontrolováno především: - udržení indikátorů projektu - publicita projektu – pamětní deska - uchování dokumentace k projektu

26 Konzultace k veřejným zakázkám
Forma konzultace: Osobní Písemná po předchozí dohodě s příslušným finančním manažerem Možnost nechat si nezávazně zkontrolovat zadávací dokumentaci a dokumenty vztažené k zahájení zakázky (např. výzvu či oznámení) → odhalení nepřiměřených kvalifikačních kritérií, nesprávných lhůt apod. Finanční manažer prověří zadávací dokumentace či výzvy vyhodnocení předložené dokumentace, zda nějaká část není v souladu s legislativou či podmínkami ROP.

27 Konzultace k veřejným zakázkám
Pokud nedojde k vyjádření ke všem skutečnostem uvedeným v předložené dokumentaci, neznamená to, že ÚRR JZ shledal správnost těchto dokumentů nebo že dokumenty nebudou předmětem dalších kontrol. Kontrola má pouze informativní a konzultační charakter, ÚRR JZ nenese žádnou odpovědnost za případné nedostatky v zakázce a je na zvážení příjemce, zda bude uvedené vyhodnocení akceptovat.

28 Nejčastější chyby v předkládaných monitorovacích zprávách se žádostí o platbu
Chybně uvedený termín skutečného předložení monitorovací zprávy Stručný popis realizace projektu, který neobsahuje veškeré realizované aktivy projektu Neuvedení veškerých vzniklých změn projektu či uvedení chybného termínu oznámení ŘO Opomínání uvedení informace o dodatku ke Smlouvě o dotaci Ve výběrových řízeních chybně uvedena výše předpokládané hodnoty a nasmlouvané ceny Nedostatečný popis naplnění enviromentílních kritérií Nedostatečný popis naplnění rovných příležitostí

29 Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu
Nesoulad mezi formuláři Žádost o platbu, Soupiskou účetních dokladů a Změny v rozpočtu Špatně vyplněná Benefitová žádost o platbu (částka celkových způsobilých výdajů, křížové financování – v rámci ROP JZ není možné) Nedoložení samostatné účetní evidence včetně sestavy z níž je patrné rozdělení investičních a neinvestičních výdajů, způsobilých a nezpůsobilých výdajů Nedoložení opisu účetních dokladů s podpisy odpovědných osob včetně vnitřní směrnice organizace upravující účtování o projektu (oddělení účetnictví projektu od ostatních účetních operací)

30 Nejčastější chyby příjemců v předkládaných přílohách monitorovacích zpráv se žádostí o platbu
Nerozepsání způsobilých a nezpůsobilých výdajů na faktuře v případě částečné způsobilosti faktury Nedoložení příloh k fakturám (např. soupis provedených prací) Nesoulad částky vystavené faktury s přiloženým soupisem prací Opomenutí doložit kopii pojistné smlouvy Nepředložení popisu zapojení partnera v rámci projektu/etapy

31 Odkaz www.rr-jihozapad.cz Příručka pro příjemce + přílohy
Smlouva o poskytnutí dotace Pravidla pro publicitu Manuál vizuálního stylu Logo ROP Jihozápad, informační banner ke stažení ●Metodický pokyn ke způsobilým výdajům projektu

32 Kontakty: Ing. Markéta Hanzalová
tel: Úřad regionální rady regionu soudružnosti Jihozápad Jeronýmova 1750/ České Budějovice Úřední hodiny: Pondělí: : :30 Úterý – čtvrtek: 8: :30 Pátek: : :00

33