ZMĚNY INTERNÍCH POSTUPŮ PŘI PŘEDKLÁDÁNÍ PROJEKTŮ

Prezentace na téma: "ZMĚNY INTERNÍCH POSTUPŮ PŘI PŘEDKLÁDÁNÍ PROJEKTŮ"— Transkript prezentace:

1 ZMĚNY INTERNÍCH POSTUPŮ PŘI PŘEDKLÁDÁNÍ PROJEKTŮ
Univerzitní institut SEMINÁŘ K OP VK ZMĚNY INTERNÍCH POSTUPŮ PŘI PŘEDKLÁDÁNÍ PROJEKTŮ Zlín, budova VTP, 1. července 2009

2 Interní postupy  stávající
Stávající interní postupy dle Směrnice kvestora 6/2008: Projednání záměru na domácí půdě: přímý nadřízený, tajemník, děkan, případně proděkani, prorektoři Sestavení týmu – klíčové pozice: řešitel/manažer/ekonom/administrátor Sestavení odborného týmu – kapacitní možnosti, zájem o zapojení, synergie vers. střety zájmu Rozpracování aktivit a s tím souvisejících nákladů Příprava žádosti o dotaci Schvalování na fakultě: tajemník + děkan Kontrola na ÚPČ – soulad s podmínkami, formální správnost Schvalování UTB – kvestor, rektor Podání žádosti o dotaci

3 Interní postupy  nové změny
Stávající interní postupy dle Směrnice kvestora 6/2008: Projednání záměru na domácí půdě: přímý nadřízený, tajemník, děkan, případně proděkani, prorektoři Sestavení týmu – klíčové pozice: řešitel/manažer/ekonom/administrátor Předběžné schválení záměru vedením UTB ve Zlíně  anotace Sestavení odborného týmu – kapacitní možnosti, zájem o zapojení, synergie vers. střety zájmu Rozpracování aktivit a s tím souvisejících nákladů Příprava žádosti o dotaci Schvalování na fakultě: tajemník + děkan Kontrola na ÚPČ – soulad s podmínkami, věcná a formální správnost Schvalování UTB – kvestor, rektor Podání žádosti o dotaci

4 Cílem nových postupů NENÍ:
Cíle změn Cílem nových postupů NENÍ: Diskriminace navrhovatelů (jednotlivců, ústavů, fakult) Omezení tvůrčí činnosti „Vykrádání nápadů“ Nárůst byrokracie Cílem nových změn JE: Podpořit návrhy, které jsou v souladu s cíli UTB (Dlouhodobý záměr) Eliminovat duplicity Posunout se od kvantity ke kvalitě Snížit riziko budoucích finančních ztrát Anotace pro aktuálně otevřenou výzvu nutno dodat do

5 Námět na projekt = umět odpovědět na otázky: Co? – cíle
Od myšlenky k projektu Námět na projekt = umět odpovědět na otázky: Co? – cíle Proč? – zdůvodnění Pro koho? – cílové skupiny Jak? – aktivity Kdo? – řešitelský tým Kdy? – časový harmonogram Za kolik? – finanční plán

6 Zodpovědný řešitel, ústav, fakulta
Od myšlenky k projektu Anotace projektu: Název projektu Zodpovědný řešitel, ústav, fakulta Požadovaná finanční částka = odpověď na otázku ZA KOLIK? Období realizace projektu = odpověď na otázku KDY? Stručný popis projektu = odpověď na otázku CO a PROČ? Klíčové aktivity = odpověď na otázku JAK? Cílové skupiny = odpověď na otázku pro KOHO a PROČ? Partneři = odpověď na otázku KDO? Obsazení klíčových pozic = odpověď na otázku KDO?

7 Partnerské projekty  změny
UTB + partner: Pokud uvažujete o zapojení jiné organizace do projektu, je nutné to uvést v anotaci (koho a proč). Partnery je třeba vybírat uvážlivě zejména s ohledem za schopnost plnit úkoly a respektovat pravidla. Zodpovědnost a finanční důsledky jsou na straně UTB ve Zlíně. Smlouva o partnerství není formální, je to právní akt. Projekt jiné VVŠ + UTB jako partner: Nabídky od jiných VVŠ budou vyhodnoceny rovněž centrálně. Termín bude upřesněn (přelom srpna a září). Formální partnerství nebudou podporována. Finančně nevýhodné podmínky partnerství nebudou akceptovány.

8 Zahájení přípravy projektu
Klíčové dokumenty: OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost – co se chce (obecně) Prováděcí dokument – co je možné (obecně) Výzva – co se chce (aktuálně) Příručka pro žadatele – co a jak dělat Pravidla pro publicitu – co se musí a jak Pravidla pro výběr dodavatelů – co se musí a jak Příručka pro příjemce – do čeho jdeme Příručka pro hodnotitele – jak to vidí ostatní

9 Vlastní příprava projektu
konečný (globální) cíl dílčí cíle aktivity, činnosti čas zdroje – lidé, hmota, finance.

10 konkrétní – proškolení účastníků v oblasti ...
Výchozí bod  cíle Cíle musí být: konkrétní – proškolení účastníků v oblasti ... měřitelné – proškolení účastníků dosažitelné – mám na to prostředky? (lidé, hmota, finance) realistické – je reálné sehnat zájemců? načasované – poptávka/zájem, prázdniny/dovolené.

11 Zahájení přípravy projektu
Vím co zhruba chci (kvalitní anotace) Mám to předběžně projednáno s řídícími pracovníky Sestavení týmu na přípravu projektu:  výběr podle schopnosti odvést práci,  klíčoví pracovníci (specialisté na věcnou náplň),  podpůrní pracovníci (metodika, ekonomika, administrace aj.). Vypracování harmonogramu činností. Časový plán včetně plánu pravidelných kontrolních schůzek. Rozdělení činností a rolí.

12 musí být v souladu s programem – podle pravidel
Aktivity Činnosti/aktivity: musí být v souladu s programem – podle pravidel musí směřovat k naplnění cílů – držet směr musí být reálně proveditelné – máme na to lidi? musí být načasované – harmonogram ovlivňují rozpočet – máme na to peníze? Plánování aktivit: nahrubo = hlavní aktivity podrobně = dílčí aktivity, kladu si otázky (jak?, kdy?, kdo?) rozpitvat = soustředím se na detaily (významně ovlivňují rozpočet!)

13 Zdroje Zdroje pro projekt Lidé: – odbornost,
– dosažitelnost (interní/externí), – zájem/ochota spolupracovat, – vytíženost (kontrola celkových úvazků), – schopnost spolupracovat/výkon. Hmota: – všechno co potřebuji k uskutečnění aktivit. Finance: – vyplývají z předchozích bodů, – nutná znalost pravidel.

14 Podpůrné aktivity také vyžadují odborníky: projektový manažer
ekonom/účetní asistentka/administrátor projektu odborník na PR aktivity (podle typu projektu) IT technik vers. specialista (E-learning). Vyčlenit dostatek času a financí na podpůrné aktivity: řízení a administrace projektu (přístupy do SAP!) povinná publicita (webové prezentace aj.) výběrová řízení (prostředky IT + kancelářské potřeby bude zajištěno centrálně)

15 Rozpočet je závazný na celou dobu trvání projektu (nejde navýšit).
Sestavení rozpočtu Rozpočet je závazný na celou dobu trvání projektu (nejde navýšit). Zodpovědnost: řešitel + tajemník součásti. Čím přesnější plán aktivit a zdrojů, tím přesnější rozpočet. Podrobněji − viz následující prezentace.

16 Před dokončením návrhu projektu:
Závěrečné doporučení Před dokončením návrhu projektu: Sebekriticky zhodnotit celý projekt (obsah i formu). Brát v potaz hodnotící kritéria. Nebát se konstruktivní kritiky jiných (nezávislý pohled). Ze schválené anotace nevyplývá nárok na automatické schválení žádosti ze strany kvestora a rektora! Doporučení: Nenechávejte přípravu projektu na poslední chvíli. Ptejte se a konzultuje interně i externě (MŠMT). Konzultace na ÚPČ po dohodě i během července a srpna. Termíny uvedené v SK/6/2008 budou důsledně dodržovány!

17 DĚKUJI VÁM ZA POZORNOST
Ing. Martina Manová ředitelka Ústavu projektových činností Tel.: