Elektronické úřadování v archivní legislativě a spisových normách ústředních úřadů. Národní archiv Archivní Praha Miroslav Kunt, Jiří Bernas

Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě Je správním úřadem na úseku archivnictví a spisové služby Dle § 46 odst. 1 písm. h) zákona o archivnictví „plní úkoly ústředního vědeckovýzkumného pracoviště na úseku (…) uchovávání a zpřístupňování nových forem nosičů informací včetně dokumentů v digitální podobě;“ Národní archiv

Spravuje archiválie od 10. století do současnosti Rozsah přes 110 tisíc běžných metrů (polic délky 1 metr) Bez jeho souhlasu nesmí příslušné orgány veřejné správy (zejména většina ministerstev a ústředních správních úřadů) vyřadit ke zničení žádné dokumenty včetně elektronických Zpřístupňuje archiválie pro vědecké, právní a správní, hospodářské a kulturní účely Národní archiv

Úřad vlády Ministerstvo průmyslu a obchodu Ministerstvo dopravy Český telekomunikační úřad Národní archiv Některé organizace podléhající dohledu Národního archivu v oblasti archivnictví a spisové služby a ukládající v něm archiválie Ministerstvo informatiky Nejvyšší kontrolní úřad Ústavní soud....

Správa dokumentů Skartace není zničení, ale výběr dokumentů! = spisová služba Povinnosti stanovuje zákon 499/2004 Sb. a vyhláška 646/2004 Sb. - platí i pro elektronické dokumenty

Definování problémů dlouhodobého uchování ED Nelze uchovávat výpočetní techniku (HW) - stárnutí elektronických součástek není možné zastavit, mikroprocesorovou techniku nelze „postavit nově“. => Muzeum výpočetní techniky udržované za účelem uchování dat je nesmyslem Na HW je přímo závislý operační systém počítače a na něm zase aplikační programy zpracovávající data => Nejsložitější problém Média, na nichž jsou elektronické záznamy uchovávány lze zařadit k HW, problémy s jejich čtením v nových zařízeních se musí řešit migrací na média morálně novější.

Problémy praxe - nesmyslné použití skartačních lhůt na ED (viz migrace na novější média, která je bezeztrátová) - zákon neumožňuje archivům definovat rozhraní nebo dohodnout formáty ED a metody - jsou většinou mimo spisovou službu - obhospodařují je útvary informatiky, jen omezený okruh osob je schopen je popsat technicky, administrace je roztříštěná - běžný archivář není schopen problematiku ED řešit - chybí řešení v rámci českého archivnictví (metodika)

Ukázky převzatých elektronických dokumentů: