Reinženýring cesta ke zvyšování výkonnosti státní správy s využitím procesního řízení Ing. Martin Čulík Notes CS a.s. Konference ISSS 2003 Hradec Králové

Důvody pro zavedení procesního přístupu ve státní správě 1.Aby organizace fungovala efektivně, musí identifikovat a řídit mnoho vzájemně propojených činností. Činnost, která využívá zdroje a je řízena za účelem přeměny vstupů na výstupy, může být považována za proces. 2.Aplikování systému procesů v rámci organizace spolu s identifikací těchto procesů, jejich vzájemnými vazbami a jejich řízením lze nazývat „procesním přístupem“. 3.Výhodou procesního přístupu je průběžné řízení, které tento přístup umožňuje propojením jednotlivých procesů v rámci systému procesů a také jejich kombinováním a vzájemnými vazbami.

Důvody pro zavedení procesního přístupu ve státní správě Zajistit opakovatelné poskytnutí služby Zvyšování požadavků občanů na kvalitu výkonu státní správy Omezené prostředky na výkon státní správy Možnost plánování kapacit v závislosti na četnosti a náročnosti výkonu jednotlivých procesů Efektivní nasazení podpory informačními systémy

Principy procesního přístupu 1.Základní procesy jsou identifikovány a popsány podle stanovené metodiky. 2.Procesy mají svého vlastníka, který je kompetentní, má patřičnou odpovědnost a je vybaven dostatečnou pravomocí. 3.Procesy mají stanovené výkonnostní parametry (měřitelné i hodnotitelné). 4.Za prvořadé kritérium kvality a výkonnosti procesů se považuje naplnění očekávání veřejnosti, zejména občanů.

Principy procesního přístupu 5.Řízení je podle linií, ale výkonnost se měří podle procesů. 6.Na základě vyhodnocení výkonnosti procesů jsou prováděny aktivity zaměřené na trvalé zvyšování výkonnosti, jsou iniciovány zásadní reinženýringové projekty 7.Jsou využívány vhodné informační technologie na podporu zvýšení výkonnosti procesů a jejich standardizace při opakovaném provádění.

Realizace procesního přístupu 1.Tvorba specifické metodiky pro subjekty státní správy. 2.Identifikace vlastníků jednotlivých procesů. 3.Popis jednotlivých procesů. 4.Identifikace stávající podpory informačními systémy. 5.Stanovení výkonnostních parametrů 6.Tvorba systému sběru informací o výkonnosti procesů, tvorba reportů a jejich vzájemná provázanost. Informační systém pro řízení.

Realizace procesního přístupu 7.Na základě kapacitního plánování a porovnání výkonu jednotlivých procesů prováděných v jiných subjektech státní správy identifikace procesů vhodných pro reinženýring. Plánování změny. 8.Provedení reinženýringového projektu 9.Standardizace jednotlivých procesů podporou informačními technologiemi. Priority pro investice do IT systémů jsou stanoveny na základě ohodnocení přínosů zavedení informatizace. Změny procesů jsou většinou doprovázeny podporou IS (zjednodušení procesu, zefektivnění výměny informací, zkvalitnění podkladů pro rozhodování).

Přínosy zavedení procesního přístupu v subjektech výkonu státní správy Možné přínosy: Transparentní odpovědnost. Definované standardní procesy a postupy. Garantovaná kvalita výstupu. Vyhodnocení a plánování na základě dat a faktů. Optimalizace zavedení IS. Možnost porovnávat efektivitu procesů v rámci různých subjektů výkonu státní správy. Zvyšování výkonnosti jednotlivých subjektů výkonu státní správy. Optimalizace rozdělování omezených kapacit.

Předpoklad pro úspěšné zavedení procesního přístupu Požadavek vedení subjektů na efektivní vynakládání omezených zdrojů. Možnost provést změnu. Možnost soutěže. Získání znalosti o procesním přístupu. Osobní příklad vedoucích pracovníků.

Děkuji za Vaši pozornost Ing. Martin Čulík Konzultant Notes CS a.s. Türkova Praha 4