Vedení porady

Osnova Význam porad Typy porad Příprava porady, pozvánka Cíle porady Desatero pro vedoucí Efektivní vedení porady Typy účastníků porad Destruktivní prvky porad Zápis z porady

VÝZNAM PORAD Pro organizaci Pro řadové účastníky Pro vedoucí pracovníky PORADA

Typy porad Formální – předem připravené porady s programem Účelové – porady svolané zpravidla s malým předstihem a bez pevného programu, zaměřené na jeden bod Řešitelské – cílem je vyřešení problému nebo produkce nových nápadů (možná forma brainstorming) Informační – cílem je informovat ostatní

Než svoláme poradu, bylo by dobré projít si několik otázek, jako např: PŘÍPRAVA PORADY Než svoláme poradu, bylo by dobré projít si několik otázek, jako např: jaký bude cíl a program porady? kdy a kde se bude konat? koho tam potřebuji celou dobu a koho stačí přizvat? jaké podklady budou účastníci porady potřebovat? budeme potřebovat nějaké pomůcky? potřebuji některé body programu předjednat? s kým? kdo a kdy nachystá a rozešle pozvánky? kdo bude dělat zápis a rozešle jej po poradě? dá se v některém z bodů programu očekávat nesmiřitelný konflikt některých účastníků mezi sebou?

POZVÁNKA Co by na pozvánce nemělo chybět: Cíl porady Kdo poradu svolává Den a datum porady Čas začátku a konce porady Místo konání Cíl porady Program – základní body, včetně odpovědnosti za přípravu jednotlivých organizačních a obsahových náležitostí

MOŽNÉ CÍLE PORADY Výměna informací Na těchto poradách se sdělují informace. Jejich tok může být jednostranný nebo oboustranný. Vytváření idejí Kreativní porady s možností využití speciálních technik. Důvodem porady je řešení nějakého problému, např. ideový záměr nového výrobku, nové politiky a pod. Splnění nebo přijetí pracovního úkolu Typické pracovní porady. Cílem je něco vytvořit, dokončit, či připravit, např. rozpočet, plán, zajištění akce a pod.

MOŽNÉ CÍLE PORADY Rozhodování Rozhoduje se o už známé informaci. Přítomni jsou lidé, jejichž účast je pro přijetí a realizaci rozhodnutí nezbytná. K rozhodnutí lze dospět konsensem nebo hlasováním. Budování spolupráce Na těchto poradách se scházejí lidé různých odborností nebo oddělení, aby identifikovali možnosti vzájemné spolupráce, dohodli se na způsobu komunikace a pod. Tyto porady pomáhají pochopit úlohu ostatních a dohodnout se na dalším postupu.

DESATERO VEDENÍ PORADY Poradu vždy pečlivě připravte a včas oznamte termín jejího konání. Začínejte včas. Zopakujte na začátku cíl a program porady. Dodržte program i dobu, kterou program věnoval jednotlivým bodům porady. Usměrňujte diskusi, udržujte nad ní kontrolu. Vtáhněte ostatní do chodu porady, udržujte jejich aktivitu. Při vzniku konfliktu se jej nepokoušejte „vyřešit“ tím, že téma opustíte a přejdete k dalšímu bodu. Směřujte k závěrům (rozhodnutí, doporučení, usnesení, …). Poradu ukončete v určenou dobu. Zápis z porady rozešlete co nejdříve jejím účastníkům.

EFEKTIVNÍ PŘEDSEDAJÍCÍ Umí udržovat poradu v rychlém běhu. Dokáže probrat po řadě všechny témata porady ve vymezeném čase. Vtáhne do diskuze všechny účastníky. Dovede diskusi k jasnému závěru a udělá nezbytná rozhodnutí. K tomu využívá : nástroje komunikace, umění asertivity, zásady správné prezentace.

ROLE OSOB NA PORADĚ Iniciátor, předsedající Určuje, zda je porada nutná. Připravuje ji, zajišťuje přípravu a rozeslání pozvánek a materiálů. Řídí poradu. Zajišťuje na poradu navazující úkony. Tvůrce zápisu V průběhu porady si zapisuje klíčové myšlenky, informace a rozhodnutí. Po poradě zápis zpracuje a v kooperaci s iniciátorem rozděluje účastníkům. Časoměřič Zná harmonogram celé porady i jednotlivých bodů. Pět minut před vypršením stanovené doby poradu upozorňuje, takže je čas k sumarizaci a ukončení diskuse. Oznamuje konec porady.

ROLE OSOB NA PORADĚ Účastník Bez ohledu na roli, je účastníkem každý, kdo je přítomný na poradě. Aktivní účastník přispívá informacemi a nápady. Podporuje ty, kteří vykonávají ostatní role. Vyžaduje jasné a zřetelné vyjadřování myšlenek. Pozorovatel Na poradě neparticipuje. Může sloužit jako tvůrce zápisu. Funguje jako zpětná vazba. Hodnotí klady a zápory porady a navrhuje, coby mohlo být příště lepší. Za výsledek porady je zodpovědný každý!  

TYPY ÚČASTNÍKŮ PORAD Typy účastníků a jak s nimi pracovat: nezúčastněný – užívejte příklady, které se týkají jeho respektive jeho práce, případně mu klaďte přímé otázky, hádavý – nenechat se vtáhnout do hádky, asertivně zareagovat, nekooperativní – dohlédnout, aby byly využívány možnosti jeho přínosu, např. jeho odbornost, pochybovačný – využívat jeho pochybovačné otázky k ověření správnosti přijatých rozhodnutí,

TYPY ÚČASTNÍKŮ PORAD učitel – překonat nechuť být poučován, protože jeho vědomosti mohou být velkým přínosem, upovídaný – slušně přerušit a udržovat v časovém rámci, případně mu předem vymezit čas na vystoupení, plachý – získat jej a „vtáhnout do dění“ tím, že jsou mu kladeny občas „bezpečné otázky“ , na které s největší pravděpodobností zareaguje správně. Za každý přínos do diskuze je třeba mu poděkovat, pozitivní – povzbuzovat jej, aby co nejvíce působil na ostatní. Jeho přínosu je třeba využívat zejména při vyhrocené diskuzi.

NEJČASTĚJŠÍ DESTRUKTIVNÍ PRVKY PORAD porada nemá jasný program pravidelná porada je svolána, třebaže není co projednávat podle plánu na poradě je příliš mnoho účastníků účastníci porady přicházejí pozdě účastníci porady jsou nepřipraveni (neznají zápis z minulé porady, nepřinesli si podklady, nesplnili své úkoly atp.) na poradě či v diskusi mluví jen jedna osoba, nikoho dalšího nepustí ke slovu porada trvá do nekonečna, nemá stanoven konec

NEJČASŤEJŠÍ DESTRUKTIVNÍ PRVKY PORAD na programu je mnoho bodů, jejich rozsah není časově vymezen k jednotlivým bodům programu chybí jasný závěr z porady není pořízen zápis 11. na poradě se „do sebe pustí“ někteří z jejích účastníků účastníci porady jsou pasivní, nejeví zájem něco řešit, podvolují se v místnosti, kde se koná porada, je nakouřeno, nevětráno a porada probíhá bez přestávek účastníci volně odcházejí a přicházejí do poradní místnosti jsou přepojovány telefony, nebo jsou jednotliví účastníci porady vyvoláváni ven sekretářkami či kolegy

ZÁPISY Z PORADY v záhlaví název organizace druh porady datum (doba) a místo konání jmenovité uvedení přítomných (popř. odkaz na prezenční listinu) záznam, kdo poradu zahájil, řídil program a průběh jednání závěry úkoly vyplývající z porady jména pracovníků odpovědných za plnění úkolů jméno a podpis zpracovatele zápisu přílohy