Cross Czech a.s. Mgr. Romana Křížová 10.4.2017 Projektový management podle standardu PRINCE2 ® Cross Czech a.s. Mgr. Romana Křížová Archívy, knihovny, muzea v digitálním světě 2010

Management kvality v Cross Czech a.s. ČSN EN ISO 9001:2009 Projektové poradenství Projektový management Evaluace a monitoring PRINCE2®: Pracovníci Cross Czech a.s. jsou držiteli certifikátu PRINCE2® Practitioner ISO 10006:2003 ISO/IEC Guide 73:2002 - Risk Management ISC 62/198:2001- Project Risk Management EN ISO 10007:03 - Configuration Management Certifikát byl vystaven pro: "assesment audity" dle projektového řízení metodiky PRINCE2® implementace standardů projektového řízení řízení projektových rizik

Co je to PRINCE2® (PRojects IN Controlled Environments) Metodika PRINCE® vytvořena v roce 1989 britským vládním úřadem Office of Government Commerce (OGC), od roku 1996 verze PRINCE2® Rychle se ujala v nekomerční i komerční sféře Vedoucí mezinárodní standard projektového řízení Používáno ve státní správě v UK, Francii, Beneluxu, Německu V ČR známa verze PrincEgon – využívána pro management projektů financovaných z veřejných prostředků Nově se zavádí i u projektů financovaných přímo Evropskou komisí Metodika určena pro všechny účastníky projektu: Manažeři programu či korporátní manažeři Osoby zodpovědné za projekt na straně poskytovatele dotace/zákazníka Manažeři projektu a jejich podpora Týmoví manažeři a členové týmů Zainteresované strany Metodika PRINCE2® postavena na principu dobrých praxí Principy, procesy a techniky umožňující jednotlivcům i organizacím úspěšně realizovat projekty

Témata v PRINCE2® Obchodní případ: "Proč?" Organizace: "Kdo?“ Kvalita: "Co?“ Plány: "Jak?"; "Za kolik?"; "Kdy?" Rizika: "Co když?" Změny: "Jaký je dopad?" Postup: "Kde jsme teď?"; "Kam směřujeme?"; "Měli bychom pokračovat?„ © Crown Copyright 2009. Reproduced under licence from OGC Tématům odpovídají jednotlivé oblasti znalostí v projektovém managementu

Praktická kuchařka projektového managementu PRINCE2® Praktická kuchařka projektového managementu

Orientace na produkty a procesy Metodika PRINCE2 ® je procesně orientovaná přehledné postupy průběhem životního cyklu projektu od začátku až do ukončení každý proces má přiřazené checklisty (kontrolní seznamy), aktivity, produkty a odpovědnosti Např. proces nastavení projektu, celkové řízení projektu, řízení etap, řízení přechodu mezi etapami, změny v projektu, ukončení projektu, apod. PRINCE2 ® plánování je Produktově Orientované (Product- Based) nikoli Orientované na Činnost (activity-based) - zajišťuje co bude vyrobeno a v jaké kvalitě Vlastnosti produktu jsou těžištěm pro plánování, posouzení kvality a schválení výstupů

Hlavní principy Důraz na zdůvodnění realizace projektu © Crown Copyright 2009. Reproduced under licence from OGC Důraz na zdůvodnění realizace projektu Produktově orientovaný způsob plánování Rozdělení projektu na řiditelné a kontrolovatelné etapy (= rozhodovací body) Flexibilita a přizpůsobivost podmínkám projektu Jasně definovaný životní cyklus (trvání) projektu Definované a měřitelné produkty Koordinované postupy k dosažení/vytvoření produktů Předem definovaný rozsah zdrojů (čas, peníze, atd.) Organizační struktura s definovanými odpovědnostmi k řízení projektu

Řídící struktura v projektu

Výhody strukturovaného projektového managementu Výsledky jsou opakovatelné a srozumitelné Zkušenosti jsou 'zachyceny' a slouží jako znalostní báze (schopnost učení se firmy) po dokončení může být projekt auditován na základě jeho dokumentace Kontrola výsledků (každý ví co očekávat) Řízení rizik a problémů Základ pro proaktivní činnost (minimalizace rizik) Vysoká rychlost reakce pomocí předem určených procesů a struktur Kvalita výsledků a provedení je řiditelná - kontrola efektivity a účinnosti

Parametry projektu © Crown Copyright 2009. Reproduced under licence from OGC

Externí kontrola v projektech Quality Assurance (Zajištění kvality) Zajišťuje korporátnímu vedení či programu, že projekt je v souladu se standardy a politikou programového magementu (či s korporátní politikou a standardy); Musí být vykonáváno osobami, které jsou externí vůči projektovému týmu (jsou nezávislé na projektu). Project Assurance (Projektový dohled) Zajišťuje klíčovým zainteresovaným stranám, že projekt je správně řízen a realizován; Vyhodnocuje, do jaké míry projekt vyhovuje předdefinovaným standardům kvality; Musí být nezávislý na projektovém manažerovi, projektové podpoře, manažerském a projektovém týmu.

Výhody PRINCE2® PRINCE2® obsahuje zavedené standardy dobré praxe ("best practices") a je zdarma Terminologie a definice jsou ustanoveny před zahájením projektu - jednotná terminologie vytváří prostředí pro jednotné chápání Předdefinované struktury pro organizaci, delegování, pravomoci a komunikaci Jasné struktury redukují potřebu extra koordinace Role a jejich popisy jsou definovány - musí být pouze přiřazeny jednotlivcům Zaměření na produkt zajišťuje co bude dodáno (proč, kdy, komu, kým) Průběžné „obchodní“ zdůvodnění projektu

PRINCE2® je mezinárodně uznávaný certifikovaný standard Výhody PRINCE2® Jednoduché manažerské řízení (Řízení na základě výjimek - Management by Exception) – tolerance nastaveny pro všech 6 parametrů projektu Pravidelné, ale detailní manažerské zprávy/reporty Schůzky jsou potřeba pouze v případě, kdy je potřeba v projektu přijmout rozhodnutí Zákazník je zahrnut do procesu rozhodování; všechny zainteresované strany jsou zastoupeny Posouzení Kvality (Quality Reviews) probíhají pravidelně Projekty jsou orientovány na učení & kontinuální zlepšování PRINCE2® je nástrojem pro auditování a hodnocení projektů PRINCE2® je mezinárodně uznávaný certifikovaný standard

Projektový managementu jak jej známe ze strukturálních fondů 10.4.2017 Projektový management zahrnuje: Plnění administrativních a účetních náležitostí a jejich včasné, správné a úplné zabezpečení Komunikaci s poskytovatelem dotace v oblasti řízení projektu a zabezpečení souladu s pravidly operačního programu Zpracovávání: průběžných zpráv o stavu projektu finančních výkazů a zpráv Kontrolu vedení účetních záznamů pro potřeby projektu Asistenci při organizaci při povinných či dobrovolných výběrových řízení apod. Podporu vedoucímu projektu a členům projektového týmů Aktivity projektové kanceláře:: Tvorba, údržba a rozvoj projektových standardů včetně typových projektových postupů Pravidelné projektové prověrky Sledování projektů a reportování Vedení dokumentace projektu a její archivování Finanční účtování projektů Vyhodnocování projektu, tvorba závěrečné zprávy (společně s vedoucím projektu) Archívy, knihovny, muzea v digitálním světě 2010

Praktické využití PRINCE2® Aplikování v jednotlivých projektech, zejména u zakázek pro orgány státní správy a u dotací ze zdrojů EU Quality Assurance a Project Assurance – externí služby nezávislé na projektu Zpracování a využívání hlavních dokumentů nezbytných pro projektový management dle standardu PRINCE2® Firemní magement kvality a projektové řízení jako součást ISO 9001:2009 nebo ISO 10006:2003 Aplikování v řízení programů (Financial Mechanism Office)

Děkuji za pozornost Cross Czech a.s. Mgr. Romana Křížová 10.4.2017 Děkuji za pozornost Cross Czech a.s. Mgr. Romana Křížová romana.krizova@crossczech.cz +420 296 356 108, +420 602 764 247 Růžová 1416/17, 110 00 Praha 1 www.crossczech.cz V prezentaci jsou použity podklady z materiálů firem expertplace advisory gmbh a solit project, s.r.o. Archívy, knihovny, muzea v digitálním světě 2010