1 VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. školící středisko Kladno katedra řízení podniku a podnikové ekonomiky Předmět: Management 1 Téma 6: K O N T R O L A

2 ZÁKLADNÍ ČLENĚNÍ KONTROLNÍCH PROCESŮ Vnitřní kontrolaVnější (externí) kontrola Je iniciována: vnitřními strukturami firmy,organizace, instituce; Je realizována: zpravidla řídícími zaměstnanci; zaměstnanci, kteří jsou ke kontrole zmocněni; každým zaměstnancem, výsledků své práce, Smluvní: určité (vybrané) skutečnosti prověřuje externí subjekt na základě smlouvy Zákonná: oprávnění zpravidla státních orgánů provádět vybrané kontrolní činnosti daňová přiznání; placení příspěvků na sociální a zdravotní pojištění; požární kontrola; kontrola BOZP Kontrola = zjišťování odchylek reality od plánu

3 VNITŘNÍ STRUKTURA KONTROLNÍCH ČINNOSTÍ ÚČEL A SMYSL PROČ PŘEDMĚT CO SUBJEKT KDO PERIODICITA K o n t r o l y KDY K o n t r o l o v a t ZPŮSOB, METODY JAK fáze lze realizovat zcela samostatně přípravou a provedením lze pověřit různé pracovníky U složitých kontrolních akcí:

4 F U N K C E K O N T R O L Y Inspekční funkce Preventivní funkce Eliminační funkce objektivní zjišťování a vyhodnocování skutečného stavu sledované reality Kriterium = specifikované požadavky u podřízených existence kontroly vyvolává vyšší odpovědnost při realizaci stanovených úkolů případné (preventivní) zásahy do projektovaného vývoje řízené reality na základě výsledků kontroly jsou činěny zásadní zásahy, které zamezují vzniku nežádoucích situací, nevhodného vývoje či průběhu realizace plánu Kontrola nemá opodstatnění, pokud chybí kriteria, která určují žádoucí stav

5 ZÍSKÁVÁNÍ A VÝBĚR INFORMACÍ PRO KONTROLU Primární informace poznatky „z terénu“ Přímé pozorování průběhu, stavu kontrolované reality zjištění skutečného obrazu kontrolovaného objektu bezprostřední kontakt a možnost interaktivní komunikace operativní nařízení korigujícího zásahu Výhody: Sekundární informace střední a top management Studium a posuzování různých hlášení, zpráv, popř. jiných forem sdělení od podřízených Problémy: poskytují zprostředkovaný obraz řízené reality mohou být neúplné, nepřesné či zkreslené

6 S T A N D A R D Y nejběžnější kriterium kontroly Obecné normy chování Specifické požadavky nejsou obvykle specifikovány = etika, kodex firmy předpokládá se, že jejich znalost je součástí kvalifikace zaměstnanců fyzikální veličiny: teplo, tlak, kilogram, metr, litr, kusy, apod. ekonomické veličiny: výrobní náklady, rozsah zásob, pohledávek, obsah závazků, velikost úvěrů, tržby, zisk apod. kombinované veličiny vznikající spojením fyzikálních a ekonomických veličin neměřitelné veličiny požadovaný stav nelze kvantitativně vyjádřit, je vhodné využít kriteria vzorku, šablony, etalonu

7 DOPORUČENÍ PRO KONTROLNÍ ČINNOST současné požadavky = respektovat doporučení Konečná, výstupní, cílová kontrola nejméně výhodná; důvěra podřízeným – celý průběh výrobního procesu bude správný; riziko: realizace plánovaného procesu není správná = vzniklé chyby je velmi obtížné odstranit Průběžná kontrola je preventivní, ekonomicky výhodnější – odstraňuje většinu rizik konečné kontroly; možno uplatnit diferencovaný přístup k předmětu kontroly, určit mezní body pro kontrolu (časově i obsahově) lze volit vhodnou formu kontroly Předběžná kontrola předběžné prověření všech faktorů a podmínek, které mohou ovlivnit správný průběh plánovaných procesů, činností; výrazně může ovlivnit konečné výsledky Závěr – možnosti omezování kontrol při přípravě a v průběhu realizace plánovaných procesů, činností přijímat opatření, která minimalizují možnost vzniku nedostatků; význam preventivních aktivit managementu; důsledné vyhodnocování neshod zjištěných v předešlých kontrolách

8 Z V Ý Š E N É K O N T R O L N Í Ú S I L Í nutno zaměřit na: Regulované elementy Státem regulované: bezpečnostní, hygienické, ekologické technologické a další požadavky ekonomické a trestní nástroje k vynucení realizace Nestabilní procesy Aktivity, u kterých se v minulosti vyskytovaly časté problémy a nápravná opatření dosud nebyla dostatečně účinná Zvláštní procesy Aktivity, které se následně nedají nebo se dají jen velice nákladně napravit Nové aktivity Vyšší potenciální riziko vzniku různých nedostatků, např.: zavedení nového výrobku; nákup nových materiálů; zavedení nové technologie; uvedení nového zaměstnance do pracovní činnosti, apod.

9 CHYBY PŘI VYTVÁŘENÍ KONTROLNÍHO SYSTÉMU Absence kontroly: preferování individuálních zájmů, podvody, defraudace, apod. Nízká autorita kontroly: pramení z omezené palety postihů, které mohou kontrolní orgány uplatnit, v případě zjištění neshody Nadměrná kontrola: nemusí být efektivní; jako možný projev nedůvěry k podřízeným Nepřesná kontrola: závěry jsou získávány na základě okrajových zjištění, zjištěné extrémní skutečnosti jsou zprůměrovány Subjektivní kontrola: kontrolní verdikt závisí na stanovisku kontrolujícího; neopírá se o žádné kriterium Nesrozumitelné závěry: nepřesně interpretovány závěry kontroly; popis neshody je nejasný, není uvedeno vůči čemu, jakému kriteriu je neshoda kontrolujícím určena Formálnost kontroly: jde „o kontrolu pro kontrolu“; důraz je kladen pouze na formální aspekty; používají se obecné postupy kontroly