Vaše jistota na trhu IT Důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů (legislativní pohled) David Zimandl, ICZ a.s Brno

Vaše jistota na trhu IT Účel důvěryhodného ukládání dokumentů ►„Formální“ požadavek ●Naplnění legislativních požadavků stanovených v právních předpisech ►„Praktický“ požadavek ●Dokument jako důkaz o provedeném/zamýšleném právním úkonu (projevu vůle) ●Přinést lepší procesní postavení organizace (úřadu) jako účastníka případného řízení (prokázat pravost, nezměnitelnost a pravdivost dokumentu) ►Prolínání zmíněných požadavků do většiny oficiálních úředních a finančních (fiskálních) dokumentů

Vaše jistota na trhu IT Ukládání elektronických dokumentů ►Se spuštěním provozu ISDS a změnou procesních předpisů se elektronický dokument stává primárním předmětem komunikace ►Rizika spojená s elektronickou podobou komunikace na straně odesílatele/autora i příjemce ►Nejrizikovější skupinou jsou dokumenty, které zakládají, mění, ruší nebo autoritativně rozhodují o právech a povinnostech dalších osob ►Největší riziko u el. dokumentů představuje jejich důvěryhodné uchovávání(= nezměnitelnost a pravost)

Vaše jistota na trhu IT Požadavky stanovené zákony ►Především novelizace zákona o archivnictví a spisové službě ►Pro veřejnoprávní subjekty povinné vedení elektronických spisových služeb akceptujících elektronické dokumenty ►Pro veřejnoprávní subjekty povinné uchovávání elektronických dokumentů, které splňuje podmínky: ●věrohodnost původu dokumentu ●neporušitelnost jeho obsahu ●čitelnost dokumentu ●prokázat existenci dokumentu v digitální podobě v čase ●výše uvedené vlastnosti musí být zachovány po dobu skartační lhůty dokumentu ►Obdobné podmínky platí i pro uchování dokumentů v dalších zákonech (zákon o účetnictví, zákon o DPH)

Vaše jistota na trhu IT Požadavky průkaznosti ►§ 69a odst. 8 ►Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý: ●byl-li podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem nebo označen platnou elektronickou značkou: osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů ●a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. ●Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci. ►Platí i pro původce soukromé osoby?

Vaše jistota na trhu IT Požadavky průkaznosti ►El. podpis příp. el. značka zajišťuje věrohodnost původu ►Neporušitelnost obsahu a prokázání existence dokumentu v čase především prostřednictvím důvěryhodné autority – pomocí kvalifikovaného časového razítka (a jeho opakovaného použití !!) ►Je ale nutné časové razítko na každý jednotlivý dokument? ●I dnes již v praxi pro zajištění zachování průkaznosti lze jedno časové razítko použít na balíčky složené z více dokumentů ●Problémem je cena časového razítka ●I tak lze dokázat neměnnost celého balíčku a tím i jednotlivého dokumentu

Vaše jistota na trhu IT Požadavky čitelnosti ►Legislativa usnadňuje především stanovením vhodných (dlouhodobých) formátů, které jsou obecně akceptovány ●Čitelnost pro původce samého ●Čitelnost pro externí subjekty ►Stanoveny v § 20 vyhlášky č. 191/2009 Sb. a jsou závazné pro veřejnoprávní původce ►Především formát PDF proniká i do ostatních právních předpisů ►Čitelnost dokumentu zajištěna i stanovením zákonných podmínek pro provedení konverzí dokumentu

Vaše jistota na trhu IT Elektronická spisovna - DESa ►Zajištění průkaznosti a čitelnosti dle zákonů a to jak z formálního i věcného pohledu ►Ukládání uzavřených a vyřízených elektronických dokumentů zpracovaných ve spisové službě i mimo ni ►Důvěryhodné uchovávání dokumentů finančního charakteru ►Lhůty uchovávání stanoveny ve zvláštních zákonech a Spisovém a skartačním řádu organizace ►V některých případech (např. z důvodu vedení soudního řízení, běhu reklamačních lhůt, běhu smluvních závazků), ale nutno počítat s delší lhůtou uchovávání

Vaše jistota na trhu IT Děkuji za vaši pozornost … ►David Zimandl, ICZ a. s. ► Brno