KONTROLA A KONTROLNÍ ZJIŠTĚNÍ Pavlína Haščáková pavlina.hascakova@kr-moravskoslezsky.cz 595 622 615

PRÁVNÍ RÁMEC KONTROLY Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě vyhláška č. 416 /2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví (pokuty do výše 6 % nebo 3 % hodnoty aktiv celkem) Zákon č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech Zákon č. 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů Samozřejmě je nutno vzít ještě speciální právní předpisy zákon č. 564 Zákon o krajích 129/2000 Sb. Zákon č. 219/2000 Sb. Zákon o poskytování dotací soukromým školách 306/1999 Sb.

CÍLE KONTROLY dodržování právních předpisů JSOU DEFINOVÁNY ZÁKONEM č. 320/2001 Sb.: dodržování právních předpisů ochrana veřejných prostředků včasné a spolehlivé informování vedoucích o nakládání s veřejnými prostředky hospodárný, efektivní a účelný výkon státní správy

POJMY ORGÁN VEŘEJNÉ SPRÁVY = územní samosprávný celek (ÚSC), příspěvková organizace… VEŘEJNÉ PROSTŘEDKY = veřejné příjmy a výdaje, věci, majetková práva apod. patřící státu nebo orgánu veřejné správy VEŘEJNÉ VÝDAJE = výdaje vynaložené ze státního rozpočtu, z rozpočtů ÚSC, z prostředků ze zahraničí… VEŘEJNÁ PODPORA = dotace, příspěvky, návratné finanční výpomoci poskytnuté ze státního rozpočtu, z rozpočtu územně samosprávného celku ……

HOSPODÁRNOST = takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů EFEKTIVNOST = takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění ÚČELNOST = takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů

FINANČNÍ KONTROLA VYKONÁVANÁ VNĚJŠÍMI ORGÁNY KONTROLA PODLE MEZINÁR.SMLUV VNITŘNÍ KONTR.SYSTÉM INTERNÍ AUDIT VEŘEJNOSPRÁVNÍ ŘÍDÍCÍ KONTROLA PŘEDBĚŽNÁ PŘEDBĚŽNÁ PRŮBĚŽNÁ PRŮBĚŽNÁ NÁSLEDNÁ NÁSLEDNÁ

VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM Zajišťuje ochranu veřejných prostředků a zabraňuje trestné činnosti Podává včasné informace o průběhu operací Zjišťuje, zda jsou plněna opatření přijatá k odstranění nedostatků a zmírnění rizik Umožňuje včasnou reakci na změnu podmínek (např. legislativních či provozních)

NASTAVENÍ PRAVIDEL VNITŘNÍ KONTROLY KOMPETENCE – nastavení organizační struktury a vymezení odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců (odkud – kam) ODDĚLENÍ PRAVOMOCÍ A ODPOVĚDNOSTÍ – kdo s kým co nesmí např. při veřejných zakázkách VZÁJEMNÁ ZASTUPITELNOST – musí např. respektovat neslučitelnost funkce příkazce operace a správce rozpočtu CO KE KONTROLE POTŘEBUJEME – organizační řád, směrnice k VKS, podpisové vzory

PRŮBĚŽNÁ KONTROLA NÁSLEDNÁ KONTROLA PŘEDBĚŽNÁ KONTROLA provádí se před vznikem nároku na finanční plnění nebo závazku organizace PRŮBĚŽNÁ KONTROLA zjišťuje, zda nedošlo ke změně podmínek pro uvedenou operaci a její průběh odpovídá schválenému postupu NÁSLEDNÁ KONTROLA na vybraném vzorku operací kontroluje např. dodržení stanovených kritérií hospodárnosti

PŘEDBĚŽNÁ KONTROLA VÝDAJŮ PŘÍJMŮ FÁZE příkazce správce 2. FÁZE hl.účetní FÁZE příkazce 2. FÁZE příkazce hl.účetní Limitovaný příslib Individ. příslib

SCHVALOVACÍ POSTUPY PŘÍKAZCE OPERACE PROVĚŘÍ soulad operace se stanovenými úkoly, schválenými záměry a cíli zda byly dodrženy právní předpisy zda byla dodržena kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelného výkonu veřejné správy zda byly předloženy úplné a věcně správné podklady (jaký doklad je požadován pro příslušnou operaci) zda byla přijata opatření ke zmírnění rizik

PŘÍKLAD ŘÍDÍCÍ KONTROLY U VÝDAJŮ NÁKUP TISKÁRNY 1. předběžná kontrola před vznikem závazku (individuální příslib) Zaměstnanec vyplní žádanku (uvede předpokládanou částku, typ tiskárny, případně i dodavatele) a předá ke schválení příkazci operace. Příkazce operace zhodnotí nezbytnost nákupu a správnost operace a po podpisu žádanky předá správci rozpočtu. Správce rozpočtu prověří, zda bylo schváleno příkazcem operace, je v souladu se schválenými veřejnými výdaji apod. a zda jsou zdroje k financování. Správce rozpočtu předá po podpisu zpět příkazci operace. Žádanku může nahradit objednávka, pak ale musí zůstat 1 vyhotovení s podpisy příkazce operace a správce rozpočtu uloženo v organizaci nebo může na základě schválené žádanky být vystavena ještě objednávka. 2. předběžná kontrola po vzniku závazku Přijde faktura - příkazce operace prověří určení věřitele, výši a splatnost vzniklého závazku a soulad závazku s individuálním příslibem. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřej. výdajů a po podpisu předá hlavní účetní k zajištění platby. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky po podpisu předá určenému zaměstnanci k provedení platby.

PŘÍKLAD ŘÍDÍCÍ KONTROLY U PŘÍJMŮ PŘÍJEM Z PRONÁJMU 1. předběžná kontrola před vznikem nároku Předběžnou kontrolu před vznikem nároku představuje sepsaná nájemní smlouva. Této fáze schvalování se účastní pouze příkazce operace. 2. předběžná kontrola po vzniku nároku Při výběru hotovosti od nájemníka příkazce operace prověří správnost určení dlužníka, výši a splatnost vzniklého nároku. Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřej. příjmů opatřený svým podpisem a předá jej hlavnímu účetnímu k přijetí konkrétního příjmu nebo k zajištění vymáhání pohledávky. Neshledá-li hlavní účetní nedostatky po podpisu předá určenému zaměstnanci k zajištění výběru konkrétního příjmu. Přijde faktura - příkazce operace prověří

ŘÍZENÍ RIZIK Riziko představuje pravděpodobnost, že nastane negativní jev, který ovlivní dosažení cílů organizace. Řízení rizik je soustavná činnost, která je organizována vedoucími zaměstnanci v rámci VKS tak, aby tento systém byl způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat rizika.

Analýza činností Zjištění rizik Kontrola účinnosti Návrh opatření Vyhodnocení rizik Návrh opatření

VYHODNOCENÍ RIZIK Stanovení stupně významnosti (V) ohodnocení dopadu na činnost organizace (M) jaké to bude mít dopady na činnost organizace stanovení pravděpodobnosti výskytu (P) od téměř nemožného po téměř jistotu, že nastane V = M x P

DOPAD RIZIKA 1 – nevýznamné ovlivní jen vnitřní chod školy 2 – nízké vyžaduje již řešení 3 – střední přináší ztrátu (pokuty, penále) 4 – vysoké značná ztráta pro školu 5 – velmi vysoké ohrožuje samotnou existenci školy Je vyjádřením závažnosti rizika na činnost školy – jaké následky to bude mít. Pomocně lze stanovit i ve finančním vyjádření.

PRAVDĚPODOBNOST VÝSKYTU RIZIKA 1 – téměř vyloučené (0 – 5%) 2 – nepravděpodobné (5 – 20%) 3 – možné (20 – 40%) 4 – velmi pravděpodobné (40-70%) 5 – téměř jisté (70 – 100%) Je vyjádřením pravděpodobnosti, že riziko nastane. Lze vyjádřit i v %.

NÁSLEDNÁ KONTROLA Zjišťuje na kontrolním vzorku, zda prováděné operace: jsou v souladu s právními předpisy, rozpočtem či smlouvou splňují kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti záznamy o těchto operacích odpovídají skutečnosti

PŘED VÝBĚREM KONTROLNÍHO VZORKU POSUZUJEME: význam operace pro plnění úkolů a cílů organizace rizika, která se při těchto operacích vyskytují kolik dodavatelů se na plnění úkolu podílí počet operací, které takto budeme kontrolovat časovou a finanční náročnost prováděné kontroly (efektivní výkon veřejné správy)

VÝBĚR KONTROLNÍHO VZORKU Prostý náhodný výběr – např. pomocí tabulky náhodných čísel Intervalový výběr – každá n-tá položka Skupinový výběr – např. podle časového hlediska - výběr všech operací za určitý měsíc Vrstvený výběr – např. rozdělím dotace podle objemu a pak zvolím % vzorku pro každou skupinu odlišně Záměrný výběr – vybírám z nejrizikovějších operací

VNĚJŠÍ KONTROLA ZE STRANY ZŘIZOVATELE KOMPLEXNÍ KONTROLA HOSPODAŘENÍ je zaměřena na celý rozsah činnosti organizace DÍLČÍ KONTROLA se zabývá jen určitou částí hospodaření nebo ověřuje nakládání s konkrétní dotací KONTROLA PŘIJATÝCH OPATŘENÍ se vztahuje k realizaci opatření přijatých organizací na základě předchozí kontroly

PROCESNÍ PRAVIDLA KONTROLY JSOU VYMEZENA V ČÁSTI 3. ZÁKONA O STÁTNÍ KONTROLE PRÁVA A POVINNOSTI KONTROLNÍCH PRACOVNÍKŮ povinnost mlčenlivosti, nepodjatost, povinnost dokládat kontrolní nálezy doklady, šetřit práva kontrolovaných osob a nedotknutelnost obydlí PRÁVA A POVINNOSTI KONTROLOVANÝCH OSOB poskytovat součinnost kontrolnímu orgánu, umožnit výkon kontroly včetně materiálních podmínek, zpracovat opatření k nápravě, požadovat předložení pověření ke kontrole, podat námitky proti kontrolnímu protokolu

PRŮBĚH KONTROLY ZAHÁJENÍ KONTROLY – předložením písemného pověření kontrolního orgánu ke kontrole PŘIZVANÉ OSOBY – z řad odborníků, musí být uvedeny v pověření OSOBA POVINNÁ SPOLUPŮSOBIT – dodavatel služeb či zboží hrazeného z veřejných výdajů či VFP POKUTY ZA MAŘENÍ KONTROLY – lze uložit fyzické osobě (pořádková pokuta) i právnické osobě do výše 1 mil. Kč UKONČENÍ KONTROLY – marným uplynutím lhůty pro podání námitek nebo dnem doručení rozhodnutí, proti kterému se nelze dále odvolat OPATŘENÍ K NÁPRAVĚ POKUTY ZA NEPŘIJETNÍ NEBO NESPLNĚNÍ OPATŘENÍ K NÁPRAVĚ – do výše 1 mil. Kč

KONTROLOVANÉ OBLASTI Vnitřní kontrolní systém zakotvení řídící kontroly ve vnitřních předpisech a její personální zabezpečení a realizace Hospodaření s veřejnými prostředky dodržování stanových závazných ukazatelů a dodržování účelovosti Hospodaření s peněžními fondy tvorba, čerpání a finanční krytí Hospodaření s majetkem provádění inventarizací, vyřazení majetku , odpisy a odpisový plán, podrozvahová evidence Cestovní náhrady výpočet, vyúčtování,

KONTROLOVANÉ OBLASTI Účetnictví Personální a mzdová agenda zálohy, dohadné položky, časové rozlišení,dodržování účetních standardů Personální a mzdová agenda stupně řízení, zařazování zaměstnanců do platových tříd a stupňů, pracovní náplně a platové výměry, příplatky, dohody Zákonné pojištění - správnost výpočtu a úhrady Úplata za vzdělávání ve vazbě na počet žáků kontrola statistických výkazů, časové rozlišení úplat a stanovení maximální výše úplaty Nájemní a výpůjční smlouvy

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Vnitřní kontrolní systém nejsou aktualizovány vnitřní směrnice funkcí hlavní účetní nevykonává zaměstnanec školy část výdajů je z kontrolního systému vyloučena schází schválení výdaje správcem rozpočtu schází zápisy o provedených následných kontrolách v případě využití limitovaných příslibů jejich nesprávné použití případně schází odkazy na příslušné LP nesprávně stanovená zastupitelnost příkazce operace v době jeho nepřítomnosti

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Hospodaření s veřejnými prostředky nedodržení účelovosti u prostředků určených na přímý ONIV nedodržení časové použitelnosti u účelově určeného příspěvku na provoz na úhradu konkrétní akce použití části odvodů z přímých nákladů na úhradu zákonných odvodů k platům hrazeným z jiných zdrojů či fondu odměn

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Hospodaření s peněžními fondy zásady FKSP v rozporu s vyhláškou či zákoníkem práce (diskriminace) poskytnutí darů k výročím v jiném období, než náleží příspěvek na dovolenou v době, kdy zaměstnanec dovolenou nečerpá a má vykázány odpracované směny nezdanění darů přesahujících 2 tis. Kč ročně nesprávný způsob poskytnutí příspěvku (v peněžní formě) tvorba investičního fondu z darů, u nichž nebyl účel prokázán

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Hospodaření s majetkem nejsou proúčtovány inv.rozdíly do příslušného období není provedena inventarizace veškerého majetku např. přísně zúčtovatelných tiskopisů, vypůjčeného majetku apod. schází podpisy na inv.soupisech, není uvedeno, jak byla inventarizace prováděna v závěrečném zápise je uvedeno, že nebyly zjištěny rozdíly, ale stavy neodpovídají majetku a závazkům v účetnictví odpisy neodpovídají schválenému odpisovému plánu nevede se správná evidence zásob schází dohody o hmotné odpovědnosti nebo jsou nesprávně sepsány

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Cestovní náhrady není poskytováno krácené stravné zaměstnanci se (zejména v případě zahraničních výjezdů) se předem vzdávají svých nároků na krácené stravné při schválení CP schází očekávaná výše výdajů, není stanoven druh dopravního prostředků, počátek pracovní cesty je poskytováno cestovné zaměstnanci, který přejíždí na jiné odloučené pracoviště, přesto, že místo výkonu práce v pr.smlouvě je sjednáno obecně „všechny pracoviště zaměstnavatele“

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Účetnictví: není postupováno podle účetních standardů dochází ke vzájemné kompenzaci výnosů a nákladů, kdy do účetnictví je promítnut jen konečný rozdíl není používáno časové rozlišení nákladů a výnosů v plném rozsahu (nesprávně jsou z časového rozlišení vyloučeny opakované nebo nevýznamné částky) není vystavován předpis pohledávek a jejich evidence probíhá mimo účetnictví o závazcích se účtuje až v době jejich úhrady

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Zákonné pojištění a úplata za vzdělávání: nesprávně stanovený postup pro výpočet zákonného pojištění – je počítán z nesprávného základu pozdní úhrada a z ní vyplývající penalizace úplata je nesprávně časově rozlišena – propočet je uveden matematicky, nejsou zohledněny pozdější nástupy žáků nesprávně je stanoven základ pro stanovení maximální výše úplaty předpis pohledávek v účetnictví není upraven o prominuté úplaty

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Smlouvy o pronájmu a výpůjční smlouvy: není dodržen postup podle zřizovací listiny – schází předchozí souhlas zřizovatele s pronájmem nemovitého majetku v účetnictví není zahrnut závazek vyplývající z uzavřené smlouvy a je o něm účtováno až v okamžiku úhrady, totéž platí o pohledávkách

Oblasti kontroly – přímé náklady financování personální mzdová přímých výdajů agenda agenda čerpání - osobní složky - platový předpis FKSP - pracovní smlouvy - platové výměry cestovné - pracovní náplně - zařazení do PT pojistné - dohody - zařazení do PS OOP - vedení soutěže - osobní příplatky - odměny statistické výkazy - o počtu žáků - o pracovnících a mzdách

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Personální a mzdová agenda: v osobních složkách schází záznamy o periodickém posouzení zdravotní stavu pro výkon sjednané práce a záznam o vstupní lékařské prohlídce v osobních složkách schází doklad o výpisu z rejstříku trestů schází pracovní náplně nebo jsou neúplně a neslouží jako doklad k zařazení zaměstnance do platové třídy včasnost vydání platových výměrů, často i pracovních smluv chybný zápočet praxe nepřiznání příplatku za vedení zástupci ředitele osobní příplatek při krácení úvazku krácení osobních příplatků při dostatečných zdrojích organizace

NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY Personální a mzdová agenda: diskriminace při plošném krácení osobních příplatků chybné použití zdrojů při výplatách z mimorozpočtových zdrojů (na odvody) přiměřenost výplat na dohodu a evidence odpracované doby zasílání výplat na více bankovních účtů zaměstnance bez úhrady chybné dohody o hmotné odpovědnosti chybná platba zákonného pojištění (Koperativa) včetně zpoždění plateb