Důvěryhodný elektronický archiv kraje Vysočina Petr Pavlinec, KrÚ únor 2008

Důvody vzniku projektu I.  Veřejná správa komunikuje interně a externě elektronicky „…české občanské právo akceptuje „písemnou formou“ i tehdy, je-li právní úkon učiněn elektronickými prostředky, jež umožňují zachycení obsahu právního úkonu a určení osoby, která právní úkon učinila …“ § 40 odst.(4) občanského zákoníku Směrnici Evropského Parlamentu a Rady 1999/93/ES ze dne , o zásadách Společenství pro elektronické podpisy a Směrnici Evropského Parlamentu a Rady 2003/98/ES ze dne , o opakovaném použití informací veřejného sektoru.

Důvody vzniku projektu II.  Množství dokumentů vedených výhradně v elektronické podobě narůstá Zákon o účetnictví, osobní písemnosti, elektronická pošta, digitální podklady (projekty, mapy, fotografie, diagnostika, provozní databáze,…)  Česká ani evropská legislativa neřeší otázku elektronické archivace První nesmělé legislativní pokusy v Rakousku a Anglii V ČR pouze zákon o archivnictví, který pomalu začíná brát zřetel záležitosti jako je el. spisová služba….

Důvody vzniku projektu III.  Projekty řešící el. archivaci v technické rovinně jsou nedostatečné  Archivaci elektronických dokumentů se již zabývá řada zahraničních archivů. Žádný český (slovenský) veřejný archiv se však této problematice dodnes systematicky nevěnuje.  Připravované projekty NACR řeší jen nejvážnější problémy (tzv. A dokumenty)  Národní úroveň může řešit …  Metodiku (média, metadata, formáty, virtualizaci výpočetního prostředí  Archivaci nejdůležitější dokumentů u pohledu státu

Cíle projektu  Nalezení nejvhodnějšího legislativního a technického řešení dlouhodobého ukládání a archivace dokumentů veřejné správy na regionální úrovni  Řešení problematiky udržení právní validity dokumentu Po dobu jeho životnosti v tzv. živých registraturách s následným dlouhodobým důvěryhodným ukládáním těchto dokumentů (v rámci spisoven, správních archivů …atd.) před jejich případným následným uložením k archivaci v centrálních archivech (Národní archiv, státní oblastní archivy, specializované archivy …atd.)  Dlouhodobá archivace dat důležitých z pohledu paměti regionu archivace dat, která nebude řešit NACR včetně např. snímkování regionálního webu

Historie  Listopad 2005 Příprava projektu do Broadbandového fondu MIČR Neschváleno bez dalšího zdůvodnění Předloženo ve spolupráci s okresními archivy a Národní knihovnou (projekt WebArchiv)  Únor 2006 Zkušební archivace webů (regionální „sklizeň“) veřejné správy v kraji Vysočina – WebArchiv  Březen 2007 Projekt snímkování elektronických úředních desek samospráv v kraji Vysočina  Říjen 2007 Kvalifikovaná cert. autorita na KrÚ  Listopad 2007 Předložení projektu do národní strategie eJustice

Plánované kroky….  Pilotně nasadit a prakticky otestovat řízené úložiště elektronických dokumentů, tzv. důvěryhodný archiv.  Zajistit důvěryhodnost, čitelnost a řízenou vzdálenou přístupnost elektronického dokumentu po dobu jeho životnosti, které začíná již v době prvotního zpracování, ale i pro období vlastní archivace. V současnosti se totiž často stává, že platnost certifikátu (popř. časového razítka) vyprší již v době prvotního zpracování dokumentu.  Ověřit důvěryhodné uložení dokumentů pocházejících z různorodých agend orgánů veřejné správy, soudů, různých subjektů z definované oblasti, včetně řízeného přístupu třetích stran k uloženým (archivovaným) dokumentům.  Projekt řeší uložení a zabezpečení dokumentů ve vlastní organizaci („spisovnu“, „archiv“) orgánu veřejné moci, které předchází vlastnímu předání do centrálních archivů.

Plánované kroky….  Zmapování požadavků a možností institucí a orgánů státu, územní a profesní samosprávy, pro které platí povinnost předávat dokumentu do centrálních archivů (např. státního oblastního archivu).  Výsledky projektu budou sloužit pro přípravu legislativy na národní úrovni upravující oblast elektronického archivnictví a doplnění neúplné legislativy s vazbou na aplikace elektronické podpisu.  Vytvořením nové elektronické služby podpořit využití existující veřejné i privátní telekomunikační infrastruktury.  Vytvořit sadu služeb, která bude uživatele motivovat k elektronickému zpracování informací a zvýší důvěryhodnost elektronických dokumentů  Pro potřeby zálohování, obnovy a dalších úložných aplikací vytvořit základní metodiku pro infrastrukturu orgánů veřejné moci.

Technologicky …  Smyslem tohoto subsystému je poskytovat přístup k el. datům cestou standardních otevřených protokolů služby dokument managementu (DMS), webových služeb, či XML rozhraním a to při zachování adekvátní bezpečnosti.  Zajišťuje uložení dokumentu vstupujícího od orgánů veřejné moci a orgánů veřejné správy. Jelikož dochází k vývoji programového vybavení i změně formátů ukládaných dat, musí důvěryhodný archiv zajistit automatickou konverzi do nových formátů, které budou zajišťovat čitelnost a autenticitu dokumentu v dlouhodobém měřítku.  Umožnění vzdáleného přístupu k ukládaným dokumentům, včetně podpory řízení přístupových práv. Tím se umožní přístup nejen badatelům, ale zejména i dalším oprávněným subjektům (např. zpřístupnění podkladů odvolacího nebo soudního řízení).  Systém bude transparentní vůči množině certifikačních autorit (resp. poskytovateli certifikátů a časových razítek) a měl by zajistit dlouhodobou validitu elektronického podpisu.  Služby tohoto subsystému budou poskytovány prostřednictvím otevřených rozhraní na bázi architektury SOA za použití Web Services. Při vlastní implementaci bude se bude zohledňovat návrh MoReq2 s použitím datových prvků vyhlášených v informačním systému o datových prvcích.

Kontakt … Děkuji za pozornost…. Ing. Petr Pavlinec