Řízení lidských zdrojů a interní audit Eva Janoušková ředitelka Sekce ekonomiky a podpory Krajský úřad Kraje Vysočina

Motto: 9. Národní konference kvality ve veřejné správě, sekce pro personalisty: „Personalista má odpovědnost za zákonnou a odbornou správu veřejných prostředků v ŘLZ a dostatek prokazatelných důkazů 3 E (účelnosti, efektivnosti a hospodárnosti)“ 7.4.2017

Úvod do problematiky zákonnosti Agenda: Úvod do problematiky zákonnosti Zákon o finanční kontrole č. 320/2001 Sb. „Džungle“ pojmů i povinností, aneb co je důležité Vnitřní kontrolní systém Řídicí a kontrolní mechanismy Principy 3E Řídicí kontrola Auditní stopa Interní audit Shrnutí 7.4.2017

Zákonnost – zdroje: Základní obecné normy – zákonná úprava samosprávných, státních a dalších orgánů veřejné správy Věcné (odborné) právní předpisy – pracovně právní oblast, odměňování, daňová oblast, oblast zdravotního a sociálního pojištění, oblast „služební“ ... Specifické právní předpisy pro oblast veřejných prostředků a její kontroly (finanční řízení), tj. rozpočtová pravidla, účetní předpisy, finanční kontrola (tj. Zákon č. 320/2001 Sb. a Vyhláška č. 416/2004 Sb.) Vnitřní předpisy každého jednotlivého orgánu veřejné správy (reflektující A., B., C.) 7.4.2017

Zákon o finanční kontrole Zákon o finanční kontrole č. 320/2001 Sb., ve znění pozdějších předpisů Finanční kontrola vykonávaná podle tohoto zákona je součástí systému finančního řízení zabezpečujícího hospodaření s veřejnými prostředky. Tvoří ji Prováděcí Vyhláška č. 416/2004 Sb. Veřejnosprávní kontrola = kontrola skutečností rozhodných pro přidělení veřejné finanční podpory Vnitřní kontrolní systém Řídící kontrola Interní audit Kontrola vykonávaná podle mezinárodních smluv 7.4.2017

Co je důležité (respektive nejdůležitější )? Interní audit Vnitřní kontrolní systém Řídicí kontrola PERSONALISTA Auditní stopa Řízení rizik Řídicí a kontrolní mechanismy 3E 7.4.2017

Vnitřní kontrolní systém – pohled zákona Vnitřní kontrolní systém podle § 3 „zákona“ zahrnuje: Řídící kontrolu = kontrolu zajišťovanou odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření; Interní audit = organizačně oddělené a funkčně nezávislé přezkoumávání a vyhodnocování přiměřenosti a účinnosti řídící kontroly, včetně prověřování správnosti vybraných operací; 7.4.2017

Vnitřní kontrolní systém – pohled odborníka Vnitřní kontrolní systém (VKS) podle mezinárodně uznávaných standardů Podle standardů COSO je VKS „Proces, vykonávaný vedením společnosti a ostatními zaměstnanci na všech úrovních“. Cílem je poskytnout přiměřenou jistotu v oblasti efektivity, hospodárnosti a účelnosti operací, v oblasti souladu s vnější i vnitřní legislativou a spolehlivosti finančního výkaznictví Zahrnuje: vnitřní prostředí, identifikaci a ohodnocení rizik, kontrolní a řídicí mechanismy, informace a komunikace a monitoring  vše integrované v řídicím procesu na všech úrovních 7.4.2017

Vnitřní kontrolní systém – pokus o syntézu Vnitřní kontrolní systém (VKS) Jde o kontrolní (a řídicí) procesy a činnosti v odpovědnosti managementu (= vedení orgánu veřejné správy a vedoucí zaměstnanci), zavedené na všech organizačních úrovních organizace; Jde o nástroje, kterou mohou poskytnout vedení organizace přiměřenou jistotu, že se vše děje tak, jak má a že vše podporuje nebo směřuje k naplňování cílů; Ve veřejné správě to znamená, že vše probíhá v souladu s vnitřní i vnější legislativou, tak, aby veřejné prostředky byly vynakládány efektivně, účelně a hospodárně a aby organizace veřejné správy generovala o své činnosti transparentní, pravdivé, včasné a legální informace. 7.4.2017

Řídicí a kontrolní mechanismy Řídicí a kontrolní mechanismy jsou politiky a postupy, pravidla a činnosti, ale také mechanické, automatické nebo softwarové mechanismy, které pomáhají zajišťovat, aby organizace dosahovala plnění cílů a snižovala rizika. Obecné řídicí a kontrolní mechanismy jsou „zásada 4 očí a 2 podpisů“, „kritérium 3E“, „oddělení pravomocí a odpovědností“, „auditní stopa“ Dělí se na preventivní (konkrétně např. schvalovací postup při změně osobního příplatku zaměstnance, schvalovací postupy na smlouvách, schvalovací postup správce rozpočtu, rozpočet kapitoly), zjišťovací (konkrétně např. sesouhlasení obratu účtů s dílčími podklady, kontrolní „křížové“ výpočty, plnění rozpočtu kapitoly), usměrňovací (konkrétně např. směrnice k docházce, školení zaměstnanců, procesní schéma procesu výpočtu mzdy), korekční (konkrétně např. nesprávné přiřazení osobního čísla k zaměstnanci s upozorněním informačního systému, hodnocení pracovního výkonu zaměstnance) 7.4.2017

Principy (kritéria) 3 E Pojem 3E vznikl z překladů anglických termínů Effectiveness (Účelnost), Efficiency (Efektivnost), Economy (Hospodárnost); Kritéria 3 E by měla být nastavena předem; Měla by existovat „synergie“ mezi hospodárností, účelností a efektivností; K hodnocení 3 E slouží zejména „audity výkonnosti“. 7.4.2017

3 E – definice a příklady Pojem Definice Příklady (KPI) Hospodárnost takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů, Minimalizace prostředků na platy Minimalizace provozních nákladů na zpracování platové agendy (tisky, licence, hardware) Provozní náklady na 1 úředníka vztažené k jednotce výkonu úředníka (? hodnocení výkonu). Zpětná vazba a vyhodnocení spokojenosti se školením Návratnost nákladů na pořízení personálního informačního systému Vlastní provozní náklady/outsoursing Náklady na vzdělávání (5 zaměstnanců si objednává jedno téma školení  zařadí se do katalogu vzdělávání a zorganizuje se na úřadě) Efektivnost takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění Účelnost účelností takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. 7.4.2017

Průběh předběžné řídicí kontroly Řídicí kontrola finanční kontrola zajišťovaná odpovědnými vedoucími zaměstnanci jako součást vnitřního řízení orgánu veřejné správy při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následném prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření (dále jen "řídící kontrola"), Průběh předběžné řídicí kontroly Operace „právní“ fáze „finanční“ fáze Vnitřní účetní doklad – rekapitulace platů, přehled daní, přehled o výši sociál. pojištění a vyplacených dávkách, přehled o odvodu na ZP Platový výměr, pracovní smlouva, údaje z docházky; DPČ, DPP a výkazy práce; návrh na odměnu, Podklady pro odměny za výkon funkce členům zastupitelstev ... Platební poukaz (Hromadný příkaz k úhradě) atd.. Příkazce operace Správce rozpočtu Příkazce operace Hlavní účetní

Auditní stopa Doklady musí přesně zachycovat uskutečněné operace; Musí být věrohodné, jejich obsah neporušený, jejich čitelnost musí být zajištěna od okamžiku vystavení do konce doby uchování; Auditní stopa je pak spolehlivá vazba, která jednoznačně dokumentuje operaci od zdrojového dokumentu až po její ukončení. Propojení mezi podklady, zpracováním a výstupními doklady musí být sledovatelné, a to ve všech fázích operace; Kromě existence a spolehlivosti auditních stop je třeba zajistit ochranu informací o jak z hlediska souladu s příslušnými zákony, tak z hlediska jejich ochrany před zneužitím 7.4.2017

Interní audit Definice (nikoli podle zákona): Interní audit je nezávislá, objektivní, ujišťovací a konzultační činnost zaměřená na přidávání hodnoty a zdokonalování procesů v organizaci. Interní audit pomáhá organizaci dosahovat svých cílů tím, že přináší systematický metodický přístup k hodnocení a zlepšování efektivnosti řízení rizik, řídících a kontrolních procesů a správy a řízení organizace. Interní audit a rovnováha mezi „poptávkou a nabídkou“ Interní audit versus kontrola Nezávislost interního auditu Plánování interního auditu Druhy interních auditů (systémový, souladu, výkonnosti ... personální ?) 7.4.2017

Shrnutí, aneb povinnosti ... § 25 Povinnosti vedoucího orgánu veřejné správy a vedoucích zaměstnanců (1) Vedoucí orgánu veřejné správy je v rámci své odpovědnosti povinen v tomto orgánu zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém, který a) vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, b) je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy, c) zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě. (2) Ke splnění povinností podle odstavce 1 vedoucí orgánu veřejné správy vymezí v souladu s § 5 postavení a působnost ... organizačních útvarů, vedoucích a ostatních zaměstnanců tak, aby zajistil fungování řídící kontroly a interního auditu. K tomu zejména a) stanoví rozsah odpovídajících pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců při nakládání s veřejnými prostředky, včetně úplného a přesného vymezení povinností ve vztahu k jimi plněným úkolům, 7.4.2017

Shrnutí, aneb povinnosti ... b) zajistí oddělení pravomocí a odpovědností při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek, c) zajistí, aby o všech operacích a kontrolách byl proveden záznam a vedena příslušná dokumentace, d) přijme veškerá nezbytná opatření k ochraně veřejných prostředků, e) zajistí hospodárné, efektivní a účelné využívání veřejných prostředků v souladu se zásadami spolehlivého řízení uvedenými v odstavci 1, f) sleduje a zajišťuje plnění rozhodujících úkolů orgánu veřejné správy k dosažení schválených záměrů a cílů. ... (4) Všichni vedoucí zaměstnanci orgánu veřejné správy jsou v rámci vymezených povinností, pravomocí a odpovědností povinni zajistit fungování vnitřního kontrolního systému. Současně jsou povinni podávat vedoucímu orgánu veřejné správy včasné a spolehlivé informace o výsledcích dosahovaných při plnění stanovených úkolů, o vzniku významných rizik, o závažných nedostatcích v činnosti orgánu veřejné správy a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě. 7.4.2017

Děkuji za pozornost. Eva Janoušková ředitelka Sekce ekonomiky a podpory janouskova.e@kr-vysocina.cz 7.4.2017