2. září 2010 Hradec Králové TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKÝM SOCIÁLNÍM FONDEM A STÁTNÍM ROZPOČTEM ČESKÉ REPUBLIKY. Finanční část

1. Všeobecné informace – začátek realizace projektu 2. Řazení způsobilých výdajů podle rozpočtových kapitol 3. Nejčastější chyby v monitorovacích zprávách 1

Začátek realizace projektu Uzavření pracovněprávních smluv:  Pracovní smlouva  Dodatek k pracovní smlouvě  Dohoda o pracovní činnosti  Dohoda o provedení práce  Autorské honoráře – řídí se zákonem č. 121/2000 Sb. Za autorské dílo nelze považovat lektorování. Jeden zaměstnanec může v rámci jednoho zaměstnavatele odpracovat pouze 1,5 násobek fondu pracovní doby daného měsíce

 v průběhu realizace projektu je nutné vždy vycházet z rozpočtu, který byl schválen poskytovatelem podpory  nikdy nebude možné v průběhu realizace projektu celkový rozpočet navýšit!!!  zároveň nebude možné navyšovat ty položky rozpočtu, popř. kapitoly rozpočtu, které poníží výběrová komise  Není možné navyšovat křížové financování září ’14

Do 30 dnů od podpisu smlouvy bude zaslána záloha ve výši 25 % zahrnující přímé i nepřímé náklady Příjemce si převede poměrnou část ve výši NN na účet organizace. Úhrady je možno provádět až po zahájení realizace. Do této doby musí zůstat celá záloha na projektovém účtu.

Příklad Podpis smlouvy ; záloha poslána na projektový účet ; realizace začíná Převod NN je možný nejdříve ve výši určenou ZS poníženou o bankovní poplatky účtované do

1. Způsobilé výdaje projektu dle kapitol rozpočtu

 Výdaje na odborné zaměstnance Výdaje na zaměstnance, kteří odborně zajišťují náplň projektu (např. odborný garant, lektor )  Výdaje na administrativní zaměstnance Výdaje na zaměstnance, kteří řídí projekt (např. manažer projektu) pozor na pracovní pozice zahrnuté v nepřímých nákladech Platy – uvádí se výdaje na odborné zaměstnance, kteří budou zaměstnáni v projektu na základě pracovní smlouvy na plný či částečný úvazek 1.2.; 1.3.;1.4.;1,5 – sociální a zdravotní pojištění, FKSP, zákonné pojištění – týká se pouze pracovníků hrazených v rámci PM září ’14

Dokumenty, které musí příjemce předkládat  Pracovní smlouvy – dodržení povinných náležitostí  Pracovní výkazy – povinné náležitosti viz Příručka pro příjemce  Výplatní listiny nebo výplatní pásky, případně mzdové listy (KÚ se řídí zákonem 101/2000 Sb. Ochrana osobních dat)  Výpisy z provozního účtu organizace/projektového účtu, ve kterém jsou identifikované převody výplat jednotlivým pracovníkům a převody zákonných odvodů a daní  Výdajové pokladní doklady u mzdy vyplacené v hotovosti  Čestné prohlášení zaměstnanců s číslem osobních účtů, kam je zasílána mzda, nebo celkový přehled o těchto účtech (pokud není uvedeno ve smlouvách ) září ’14

 Pokud jsou uplatněny nepřímé náklady, pak výdaje související s tuzemskými služebními cestami nebudou uvedeny v rozpočtu projektu, jelikož spadají pod n e p ř í m é n á k l a d y  Z kapitoly 2 jsou hrazeny pouze služební cesty zahraniční realizačního týmu.

Nepřímé náklady  nejsou jednoznačně spojené s konkrétní aktivitou projektu (náklady spojené zejména s administrací projektu)  Pravidla nepřímých nákladů:  není třeba prokazovat jednotlivými účetními doklady v monitorovací zprávě, ale je nutné vést analytickou evidenci pro přímé i nepřímé náklady  základem pro výpočet nepřímých nákladů jsou náklady přímé, do kterých ALE NEPATŘÍ náklady na křížové financování  výše NN je stanovena v příslušné smlouvě procentem a je závazná po celou dobu projektu /18 – 16%/ Nepřímé náklady

 podstatou nepřímých nákladů je zjednodušení administrace snížením administrativní náročnosti kontroly malých položek jako jsou cestovné, režie, spotřební materiál a odměňování některých administrativních pracovníků  Při jakýchkoliv pochybnostech o druhu a způsobilosti výdaje doporučujeme telefonickou konzultaci se ZS a to před proplacením z účtu projektu!!!!!!  vykazování NN pro účely GP nezbavuje účetní jednotku účtovat podle účetních postupů dané organizace! Nepřímé náklady

 je nutné, aby byly NN evidovány v analytické účetní evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. Pro usnadnění kontrol na místě doporučujeme zřídit pro přímé a nepřímé náklady zvláštní účetní střediska  podíl nepřímých nákladů se v žádostech o platbu vždy stanoví jako procento /18 – 16%/ z doložených přímých nákladů (bez nákladů spadajících do křížového financování) Nepřímé náklady

 Podíl výdajů na zařízení včetně křížového financování na celkových způsobilých výdajích smí činit nejvýše 25 %.  Pořizovaný majetek musí být využíván výhradně pro projekt.  Příjemce ani jeho partneři nesmí zapůjčovat vybavení, zařízení nebo učební pomůcky z projektu pořízené dalším subjektům, pokud se nejedná o partnery v rámci projektu.

3.8 Křížové financování  Zařízení v rámci křížového financování by mělo být pořízeno prioritně pro potřebu cílové skupiny. Pokud je použito i pro potřeby realizačního týmu, musí se zdůvodnit a vyčíslit výše prostředků připadajících na jeden přepočtený pracovní úvazek členů projektového týmu. Limit na jeden přepočtený pracovní úvazek činí Kč.

 Jelikož vaše projekty používají metodiku nepřímých nákladů, nejsou výdaje z této kapitoly vykazovány v položce č. 4 v přímých nákladech, ale jsou zahrnuty pod nepřímé náklady.

 příjemce musí před zahájením čerpání z této kapitoly posoudit, jaká je předpokládaná cena pořizovaných služeb obdobného charakteru a zda zakládá povinnost realizovat zadávací řízení podle pravidel OP VK uvedených v Příručce pro příjemce či podle zákona o veřejných zakázkách.  dodávky veškerých služeb musí být v souladu s cíli projektu a sloužit k naplňování aktivit  dodavatelem služeb v rámci projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně právní vztah s příjemcem/partnerem a výdaje na něj jsou hrazeny v rámci kapitoly rozpočtu č. 1 Osobní náklady

Z této kapitoly rozpočtu lze hradit:  Publikace/školící materiály/manuály – patří sem veškeré služby, které jsou z projektu hrazeny za účelem zhotovení školících pomůcek (nejedná se o publikace, učebnice a další studijní materiály, které jsou volně dostupné v obchodní síti – ty musí být zahrnuty do kapitoly 3 Zařízení do položky 3.3 Drobný hmotný majetek)  Odborné služby/Studie a výzkum – spadá sem zpracování studií pro účely projektu, lektorské služby  Náklady na konference/kurzy – jedná se o výdaje spojené s např. pronájmem konferenčního sálu, konferenční techniky

 podpora účastníků – pouze cílové skupiny (stravné, ubytování) – jsou nastaveny cenové limity - stravné maximálně 300,- Kč na osobu za celý den ubytování maximálně 1 500,- Kč za osobu a noc; Ubytování z této kapitoly je možné hradit pouze cílové skupině na základě faktur, pokud se ubytovávají individuelně, spadá do kapitoly 6. Přímá podpora.  Autobusová či jiná doprava cílové skupiny – na základě objednávky a následné faktury  Pozor na účetnické služby – spadají do NN  Celkové výdaje v rámci této kapitoly rozpočtu nesmějí převýšit 49% celkových způsobilých výdajů projektu.

V rámci této kapitoly lze uplatnit výdaje na:  5.1 Drobné stavební úpravy – za předpokladu, že částka za všechny dokončené stavební úpravy v jednom zdaňovacím období nepřesáhne v úhrnu ,- Kč na každou jednotlivou účetní položku majetku.  5.2 Stavební úpravy v rámci křížového financování – které jsou rekonstrukcí nebo modernizací, pokud převýšily u jednotlivé účetní položky majetku v úhrnu ve zdaňovacím období částku ,- Kč.  Stavební úpravy nad ,- Kč lze provádět pouze na majetku příjemce, případně partnerů, nikoli na majetku, který je v pronájmu!!!  V případě škol a školských zařízení je možné stavební úpravy nad ,- Kč realizovat na majetku zřizovatele. V případě stavební úprav musí příjemce doložit dokumenty stanovené Příručkou pro příjemce.

 Do této kapitoly spadají výdaje týkající se přímo cílové skupiny při zapojení do projektových aktivit.  Výdaje na přímou podporu mohou být poskytovány nejvýše do úrovně 20 % celkových způsobilých výdajů projektu.

V této kapitole lze uplatnit výdaje na: 6.1 Mzdové příspěvky – jsou poskytovány zaměstnavateli jako náhrada části mzdových nákladů na jejich pracovníka po dobu jeho účasti na dalším vzdělávání. Mohou se týkat pouze pedagogických, akademických a dalších pracovníků ve školství a jsou poskytovány do výše 70 % skutečně vyplacených mzdových nákladů, maximálně však do výše číselně odpovídající dvojnásobku minimální mzdy platné v době konání školení.  dokladování mzdových příspěvků (položka rozpočtu 6.1) – nutné doložit k žádosti o platbu: smlouva o vzdělávání mezi příjemcem a zaměstnavatelem školených osob prezenční listina s vyznačením délky trvání školení rozpis mzdových příspěvků (obdoba rozpisu mzdových nákladů) kopie výplatní pásky školených osob

Další příklady přímé podpory Jízdné cílové skupiny prokazované jednotlivými jízdenkami Vstupné prokazované vstupenkami Stravné prokazované jednotlivými paragony za např. oběd – ne fakturou!!! Obecně platí pravidlo, že pokud je výdaj prokazován fakturou, jedná se o službu a ne o přímou podporu. V případě jakýchkoliv pochybností o správném zařazení výdaje, kontaktuje finanční manažery ZS a to ještě před proplacením z projektového účtu!!!

 7.1 Audit – u projektů jejichž rozpočet je roven nebo vyšší než ,- Kč včetně DPH.  příjemce musí nejpozději 6 měsíců před ukončením projektu vybrat vhodného auditora a uzavřít s ním smlouvu o provedení závěrečného auditu  Zprávu z externího auditu je příjemce povinen předložit poskytovateli společně se závěrečnou ŽOP a závěrečnou monitorovací zprávou

 účetní doklady nemají povinné náležitosti dle Zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. (zejména chybí podpisy osob)  neoznačování účetních dokladů registračním číslem projektu a názvem projektu (stačí zkrácený název)  nedostatečný popis nakupovaného plnění pro projekt (např. kancelářské potřeby, aranžérský materiál)  na výdajových pokladních dokladech chybí podpisy pokladníka či příjemce hotovosti  nedokládání objednávek či smluv k fakturám  nedokládání pokladní knihy samostatné projektové pokladny Nejčastější pochybení

 chybějící podpisy v MZ a jednotlivých přílohách  MZ a přílohy podepisují jiné osoby než osoby uvedené v podpisových vzorech Zařazení výdaje do jiných kapitol rozpočtu, než kam patří Nesoulad mezi PV a náplní práce, dřívější podpisy na PV, nesoulad hodin proplacených a vykazovaných v PV

 Výdaje nárokované z kapitoly 6.Přímá podpora prokazované fakturou a tudíž spadající do kapitoly 4. Služby  zákaz zapůjčování vybavení, zařízení nebo učebních pomůcek pořízených z projektu dalším subjektům v případě, že se nejedná o partnery uvedené ve schváleném projektu

 dodavatelem služeb v projektu nemůže být osoba, která má uzavřen pracovně- právní vztah s příjemcem/partnerem  přesun prostředků v rámci nepodstatné změny rozpočtu ve větším objemu, než je 15% z kapitoly  Neoznačené pohyby na bankovním výpisu

Závěr

Kontakty na další finanční manažery OP VK Alena Zachariášová, , Ing. Marie Chaloupková, , kralovehradecky.cz Ing. Blanka Čechová, , Děkuji Vám za pozornost a přeji hezký zbytek dne

Ing. Lucie Fiedlerová, , Iva Slavíková, , Mgr. Iva Skalská, , Dagmar Trejbalová, , Jana Trojanová, , Kontakty na další finanční manažery OP VK