Finanční kontrola a audit Vzdělávací modul v rámci projektu Partnerství pro Vysočinu Jihlava

Výsledky kontrol vybraných projektů Slabé stránky žadatele: Celková nepřipravenost žadatele po stránce ekonomické, finanční, zdrojové (personální a materiálové) na realizaci projektu Nadhodnocené rozpočty projektů Účelové zakládání neziskových organizací se záměrem získat na základě projektu finančních prostředky, které se pak přelévají do spřízněných soukromých subjektů Neodborné stanovení cílů a časového rozložení projektu => problémy s realizací a udržitelností projektu Výsledný efekt projektu neodpovídá vynaloženým prostředkům (jejich výše a opodstatněnost)

Nedostatky ve vyúčtování příjmů a výdajů projektů Slabé stránky žadatele: Vyskytuje se elementární neznalost a nezkušenost žadatele v ekonomické oblasti => porušování právních předpisů (zákon o účetnictví, zákon o daních z příjmu, zákoník práce, zákon o cestovních náhradách) Nepřehlednost, nedostatečná průkaznost a velice špatná formální úroveň předložených dokladů

Nedostatky v účetnictví Porušování stanovených pravidel a účetních zásad Není vedeno oddělené účetnictví pro projekt, není založen samostatný běžný účet pro projekt Většina plateb probíhá v hotovosti (ve SROP zásada omezení hotovostních toků) Nejsou vykazovány příjmy projektu Porušování zákona o účetnictví Neprůkaznost účetních operací Chybně uzavřené smlouvy (obchodní i pracovní) -zpětné uzavírání, chybné náležitosti, opravy Není prokázán transparentní výběr dodavatelů za ceny obvyklé – často spřízněné subjekty

Nedostatky v účetnictví Porušování stanovených pravidel a účetních zásad Účetní doklady neobsahují předepsané náležitosti (čísla dokladů, podpisy, obsah účet.případu) Porušování zásady věcné a časové souvislosti účtování o nákladech Nesprávné opravy účetních dokladů –přepisováno, škrtáno, rozporné údaje => nesrozumitelnost Doklady jsou označovány jinými čísly, než pod kterými jsou vedeny v účetní a pokladní evidenci Není účtováno o pohledávkách a závazcích Není vedena průkazná evidence pořízeného majetku, není prováděna inventarizace Faktury nejsou podloženy dodacími listy, rozpisy provedených prací apod.

Nedostatky v účetnictví Porušování stanovených pravidel a účetních zásad Jsou propláceny zálohové faktury, které nejsou následně vyúčtovány Velké nedostatky především ve vykazování a proplácení mezd a cestovních náhrad Proplácení výdajů, které očividně nesouvisejí s projektem Není zajištěna časovost a průběžnost ve vystavování, zaúčtování a proplácení výdajů – zpětné vystavovaní cestovních příkazů, pozdní vystavování faktur, proplácení paragonů Nedostatečné doložení účelu, potřebnosti nezbytnosti, souvislosti a efektu výdajů pro realizaci projektu

Jak se těchto nedostatků vyvarovat ? Zavést adekvátní systém řízení a kontroly u žadatele podpory ve vztahu k prokazování realizace projektu! Zvážení a zhodnocení možností žadatele úspěšně realizovat projekt Vytvoření adekvátního systému řízení a kontroly uvnitř organizace v souladu s požadavky programu Přizpůsobení vnitřních informačních systémů, včetně účetnictví a výkaznictví, požadovaným podmínkám Zajištění prokazatelného a kvalitního audit trail především ve vztahu k prokazatelnosti a dokumentaci všech uskutečněných operací

Zvážení a zhodnocení možností žadatele úspěšně realizovat projekt Než se rozhodnete k tomu, že začnete připravovat projekt, zvažte, zda můžete kladně odpovědět na tyto základní otázky: Jsem vhodný subjekt k realizaci projektu? Jsem připraven na splnění všech požadovaných podmínek k úspěšné realizaci projektu v celém jeho průběhu? Mohu jasně stanovit splnitelné a měřitelné cíle projektu? Lze jasně stanovit reálné časové rozložení uskutečnění projektu? Umím najít kvalitního zpracovatele projektu ? (mnoho agentur se nabízí, dokonce s příslibem, že dokáží zajistit schválení projektu, často je kvalita jejich výstupů ne zrovna dobrá) Jsem schopen zajistit materiální, personální a finanční zdroje na realizaci projektu? Umím sestavit kvalitní rozpočet na základě adekvátní analýzy potřeb? Je systém řízení informačních, dokumentačních a finančních toků v mé organizaci připraven na zvládnutí všech úskalí?

Vytvoření adekvátního systému řízení a kontroly uvnitř organizace v souladu s požadavky programu Hlavní zásady: Rozdělte jasně pravomoci a odpovědnosti jednotlivých účastníků projektu (např.manažer projektu, finanční manažer, ostatní účastníci) včetně jejich zastupování a podpisových oprávnění Stanovte, nejlépe formou vnitřních předpisů, přesné postupy při uskutečňování činností spojených s projektem a stanovte odpovědnost za provádění těchto činností Před uskutečněním finančních operací zvažte všechna rizika s nimi spojená (dodržování právních předpisů, slučitelnost výdaje s uznatelností, apod.) Zajistěte zpětnou vazbu – neustálý dohled nad průběhem projektu po věcné i administrativní stránce, v případě zjištěných nedostatků ihned zjednejte nápravu Buďte neustále v kontaktu s poskytovatelem podpory (s dalšími subjekty implementační struktury) a průběžně konzultujte případné nejasnosti

Přizpůsobení vnitřních informačních systémů (především) účetnictví a výkaznictví) požadovaným podmínkám Jedním z nejdůležitějších vnitřních informačních systémů v organizaci je účetnictví, které je to jediným a nenahraditelným informačně – finančním nástrojem identifikování, ověření správnosti a opodstatněnosti finanční operace a její realizace v celém procesu finančního řízení Vedení účetní evidence je nejdůležitější součást ekonomických činností, od které se odvíjí celková úroveň informačního systému organizace!

Vedení účetnictví Dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví musí být vedení účetnictví : Správné - neodporuje zákonu o účetnictví a ostatním právním předpisům úplné - zaúčtovány všechny účetní případy, sestavena závěrka a vyhotovena výroční zpráva Průkazné - všechny účetní záznamy jsou průkazné a byla provedena inventarizace Srozumitelné - lze jednoznačně určit obsah účetních případů a účetních záznamů Přehledné - přehledné uspořádání účetních dokladů a účetní evidence

Vedení účetnictví Účetní doklad označení ÚD – průkazný účetní záznam, který musí obsahovat: označení ÚD obsah účetního případu a jeho účastníky peněžní částku a množství okamžik vyhotovení ÚD okamžik uskutečnění účetního případu, když není shodný s vyhotovením podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za zaúčtování (dle podpisového vzoru) Účetními doklady jsou doklady, které dokládají účetní operace – např. faktura, kupní smlouva, leasingová smlouva, pokladní doklady (včetně prvotních dokladů – paragonů, cestovních příkazů apod.), odpisové plány, mzdové sestavy

Vedení účetnictví Kontrola účetních dokladů = kontrola jejich formální a věcné správnosti Zaměření kontroly: Průkaznost Věrohodnost Opodstatněnost Věcná správnost Formální správnost Časová souvislost Srozumitelnost Věcná a časová souvislost s účetním obdobím

Vedení účetnictví Praktické rady: Veďte účetnictví v souladu se zákonem o účetnictví a Českými účetními standardy – to je nezbytné nejen v souvislosti s projektem, ale i obecně Vypracujte vnitřní předpis k zásadám vedení účetnictví uvnitř vaší organizace a postupujte podle něj – oběh účetních dokladů, používání účetních metod (majetek,zásoby, časové rozlišení), inventarizace Pořiďte si odborně zdatnou a fundovanou účetní Náklady vztahující se k určitému účetnímu období zásadně účtujte do tohoto období Účetní operace podložte průkaznými a dostatečně vybavenými doklady Vyúčtování včetně dokladů předkládejte v přehledné formě Nezapomeňte na základní zásady v rámci SROP – samostatný běžný účet, oddělená účetní evidence, omezené platby v hotovosti (nezbytné platby do 5 000,- Kč)

Uznatelnost výdajů a jejich prokazování Základní podmínky k uznání způsobilosti výdajů: Výdaj je vynaložený v souladu s cílem opatření OP Výdaj je řádně doložený příslušným průkazným účetním dokladem a správně zaevidován v účetnictví Výdaj je prokazatelně zaplacen ze strany příjemce/uživatele před jeho proplacením ze strukturálních fondů (účast státního rozpočtu formou limitek) Způsobilý výdaj je uskutečněn až po podání žádosti

Uznatelné výdaje Odpisy Uznatelnost Právní předpisy Doložení pořizovací ceny majetku Majetek používaný přímo v souvislosti s projektem Majetek nebyl pořízen za účasti veřejných zdrojů v předcházejících 10 letech Odpisy se vztahují pouze na období realizace projektů (s přesností na dny) Právní předpisy Zákon č. 563/1991 Sb, o účetnictví a příslušná prováděcí vyhl. České účetní standardy Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu

Odpisy Prokazatelnost Nedostatky Doklad o nabytí a vlastnictví majetku Vnitřní předpis o stanovení způsobu odpisování Odpisový plán Účetní a majetková evidence U nemovitostí výpis z katastru nemovitostí, dokládající vlastnictví Nedostatky Nedostatečná průkaznost, že majetek slouží k realizaci projektu Nejasné určení podílu majetku , který slouží projektu (např. část budovy) Není doloženo nabytí majetku Majetek není veden v účetní evidenci Chybí odpisový plán

Pořízení dlouhodobého hmotného majetku Dlouhodobý majetek Pořízení dlouhodobého hmotného majetku (pozemky, stavby, samostatné movité věci, popř. jejich soubory) Uznatelnost Majetek je pořízen v souladu s projektem a pro jeho potřeby Pozemek musí být oceněn znaleckým posudkem a sjednaná cena nebude vyšší, pořizovací cena není vyšší než 10% celkových způsobilých výdajů Stavba musí vyhovovat všem zákonným předpisům Pořízená stavba neobdržela v posl. 10 letech dotaci z veřejných zdrojů Stavba bude využívána k účelu po dobu vymezenou ve smlouvě o financování U pořízení staveb formou nové výstavby jsou uznatelné výdaje spojené s výstavbou (ne oprava a údržba a stavební umění) Při pořizování inventáře posuzována nezbytnost a efektivnost výdajů a jejich využitelnost pro projekt

Dlouhodobý majetek Právní předpisy Prokazatelnost Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách Zákon č. 563/1991 sb., o účetnictví Prokazatelnost U pořízení pozemků a staveb kupní smlouva a výpis z katastru nemovitostí, znalecký posudek U pořízení stavebními pracemi dodavatelská smlouva, rozpočet akce, faktury s rozpisy provedených prací atd. Dokumentace ke splnění zákonných podmínek k užívaní stavby (kolaudační rozhodnutí, bezpečnostní a hygienické podmínky provozu, požární ochrana) U pořízení movitého majetku objednávky, faktury, dodací listy apod. Účetní a majetková evidence

Dlouhodobý majetek Nedostatky Ve znaleckém posudku nebude jasně určeno rozdělení ceny za pozemek a stavbu Nebude uskutečněn vklad do katastru nemovitostí Stavba nebude splňovat podmínky pro provoz Riziko neiformovanosti při pořízení nemovitosti o zástavních právech nebo věcných břemenech Smlouva o dodávce stavebních prací je uzavřena nevýhodně pro odběratele U stavebních prací ve je ve fakturách nepřesně definováno, zda se jedná o opravu nebo technické zhodnocení Faktury nejsou podloženy rozpisy prací Nejsou prováděny kontroly uskutečněných prací (kontrolní dny => zápisy do stavebního deníku) Náklady na pořízení staveb jsou nadhodnoceny ( nutné porovnat např. se Sborníky cen stavebních prací)

Režijní výdaje Energie Uznatelnost Právní předpisy Výdaje jsou vynaloženy v souladu a v souvislosti s projektem (ne výdaje týkající se všeobecného ekonomického chodu příjemce nebo uživatele) Výdaje jsou prokazatelně doloženy Výdaje jsou vynaloženy v době realizace projektu Právní předpisy 563/1991 Sb., o účetnictví

Režijní výdaje Prokazatelnost Nedostatky Pro prokazování těchto výdajů je nezbytné předem stanovit jasná kritéria, kalkulace, způsob rozdělování nákladů mezi běžnou činnost a projekt => zvolit věrohodné odčítací a rozvrhové metody (zvláštní měřidla , poměrové rozdělení podle využití plochy apod.) Doložení originálních dokladů (faktur) za energie. Oddělená účetní evidence. Nedostatky Neprokázání podkladů pro stanovení výše výdajů (není předem stanoven poměrový ukazatel, kalkulace, spotřeba energie na používané přístroje apod.) Snaha zahrnovat do výdajů co nejvíce nákladů na energie Výdaje nejsou uhrazeny ze zvláštního běžného účtu projektu – je nutno provést ve stanovené výši převody mezi účtem projektu a běžným účtem organizace

Režijní výdaje Materiál Uznatelnost Právní předpisy (suroviny, pomocné látky nebo hmoty, provozní látky, náhradní díly, obaly, movité věci) Uznatelnost Nezbytná příčinná souvislost mezi vynaloženým výdajem a projektem. Nezpůsobilé jsou např. materiálové výdaje vynaložené v souvislosti s vedením účetnictví (opět je nutno poměrově rozdělit, pouze náklady související s vedením účetnictví projektu) Právní předpisy Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník Zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách Zákon č. 563/1991 sb., o účetnictví

Režijní výdaje Materiál Prokazatelnost Nedostatky Doklady o pořízení materiálu – smlouvy, objednávky, faktury, paragony s přesným popisem materiálu (nestačí „kancelářské potřeby“) Jasné určení souvislosti výdajů s účelem projektu Oddělená účetní evidence Nedostatky Výdaje očividně nesouvisejí s projektem Časová nesouvislost výdaje s projektem – ke konci projektu výdaje neopodstatněně rostou => je očividná snaha vyčerpat co nejvíce (kancelářské potřeby, čistící prostředky) Množství pořízeného materiálu je nepřiměřené potřebám projektu

Finanční výdaje, výdaje na právní služby Uznatelnost Bankovní poplatky a výdaje za zřízení účtu – pouze u BÚ pro projekt Právní poradenství – jen prokazatelně v souvislosti s projektem Odborné posudky - pouze nezbytné posudky související s realizací projektu (životní prostředí apod.) Pojištění majetku – jen v souvislosti s majetkem používaným pro projekt Pokuty, penále, výdaje na správní spory, úroky z úvěrů a půjček nejsou uznatelnými náklady

Finanční výdaje Právní předpisy Prokazatelnost Nedostatky Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník Zákon č. 563/1991 sb., o účetnictví Prokazatelnost Smlouvy, posudky, účetní doklady Nedostatky U právních služeb nepřiměřená cena, měli by být využity pouze ve výjimečných případech s prokazatelnou nezbytností pro projekt

Daně Daně, odvody a poplatky Uznatelnost DPH – pouze u neplátců DPH, u plátců DPH krácená na vstupu Ostatní daně (silniční, z příjmu, z převodu nemovitostí, dědická, darovací) nejsou způsobilými výdaji Zákonné odvody na sociální a zdravotní pokud byly zaplaceny ve výši stanovené zákonnými předpisy Správní poplatky, které jsou příjmy veřejných rozpočtů (výpis z katastru, výpis z obchodního rejstříku) nejsou způsobilými výdaji

Daně Právní předpisy Prokazatelnost Daňové zákony Zákony o sociálním a zdravotním pojištění Zákon č. 563/1991 sb., o účetnictví Prokazatelnost Účetní a daňové doklady Nedostatky Předložení DPH do uznatelných výdajů (neplátce DPH si neuplatní nárok) Předložení výdajů za služby daňového poradenství do uznatelných výdajů

Cestovné Cestovné Způsobilost Právní předpisy Prokazatelnost Cestovní výdaje musí přímo souviset s efektivním provedením projektu a současně být pro něj nezbytné Právní předpisy Zákon č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách Prokazatelnost Vnitřní předpis o poskytování cestovních náhrad Dohody o činnosti a provedení práce – ustanovení o poskytování cestovních náhrad Cestovní příkazy, zprávy z cest Ověřitelná souvislost s dalšími dokumenty – výkazy práce, docházka, záznam o provozu vozidla Účetní doklady

Cestovné Nedostatky Nestanovení zásad a výše proplácení náhrad Nedoložení cestovního příkazu Nedoložení účelu a výsledku pracovní cesty – cesty nesouvisející s projektem Proplácení cestovného osobám, které prokazatelně neměly na cestovné nárok Chybně vypočtené náhrady Nestanovení místa výkonu práce – nelze určit počátek pracovní cesty Zpětné proplácení cestovních náhrad (např. půl roku zpětně) Nejsou doloženy doklady nezbytné pro výpočet náhrad – např. technický průkaz vozidla

Služby Služby Uznatelnost Právní předpisy (poštovné, telefon, nájemné, úklidová služba, rozmnožování a tisky materiálů školení, překlady, poradenské služby atd, ) Uznatelnost Všechny tyto výdaje musí být příčinném vztahu s daným projektem, služby jsou pro projekt nezbytné a výše výdajů je přiměřená Právní předpisy Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví Zákon 116/1990 Sb., o nájmu

Služby Prokazatelnost Nedostatky Smlouvy, objednávky, účetní doklady Prokazatelná operativní evidence – kniha přijaté a odeslané pošty, popř. seznamy adresátů, výpisy z telefonních účtů s označením volaných účastníků v souvislosti s projektem U pořádaných školení, pracovních setkání – pozvánka, program, seznam účastníků a prezenční listiny atd. Nedostatky Dokládání výdajů doklady, které přesně neidentifikují spojitost s projektem – pouze faktury bez výše uvedených prokazujících dokladů, bez konkrétního rozpisu odvedených prací Zpětně uzavřená smlouva o pronájmu Předkládání k proplacení zálohových faktur

Osobní výdaje Osobní výdaje Způsobilost Právní předpisy Prokazatelnost (hrubé mzdy včetně příspěvků na zákonné zdravotní a sociální pojištění) Způsobilost Výdaje na zaměstnance přímo se podílející na projektu Právní předpisy Zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce Právní předpisy týkající se sociálního a zdravotního pojištění Daňové zákony Prokazatelnost Pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti a o provedení práce Pracovní náplně Výkazy práce a výkazy o odpracované době Mzdové sestavy Účetní doklady

Osobní výdaje Nedostatky Chybně uzavřené smlouvy – zpětně, chybné náležitosti, opravy ve smlouvách tužkou Nedostatečná evidence práce a odpracované doby –rozpor ve vykázaných a skutečně vyplacených hodinách Chybně odvedená daň z příjmu (srážková 15% i u příjmů nad 5000 Kč měsíčně) Zaúčtování a vyplacení mzdy za celý předchozí rok v roce následujícím Datum uzavření dohody je pozdější než datum vykázání odpracované doby Chybně uzavírané dohody o hmotné odpovědnosti – např. za poškození svěřených předmětů U zaměstnanců v pracovním poměru není striktně rozdělena práce pro projekt a práce pro běžnou činnost (je nutné doložit)

Nezpůsobilé výdaje Nezpůsobilé výdaje Zůstatková cena prodaného dlouhodobého majetku Prodaný materiál Dary Smluvní pokuty a úroky, ostatní pokuty a penále, výdaje na správní spory Správní poplatky Odpis pohledávek Tvorba rezerv a opravných položek Manka a škody Osobní výdaje – příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, dary k životním jubileím, příspěvky na stravenky, příspěvky na rekreaci apod. Daně Výdaje na reprezentaci – pohoštění (kromě seminářů, konferencí, apod.)

Nezpůsobilé výdaje Kurzové ztráty Úroky z úvěru a půjček Mimořádné náklady – oprava nákladů minulých účetních období, odstupné zaměstnanců, odškodnění při pracovních úrazech Pozn.: Způsobilost výdajů se vždy posuzuje k podmínkám jednotlivých programů. Dle zaměření programů lze předpokládat, že výdaje , které jsou u jednoho programu způsobilé, u druhého způsobilými nebudou a naopak. Výše uvedené rozčlenění vychází z obecných principů uznatelnosti.