Výroční zpráva – děs a běs (knihovníků)? Strašidelnou pohádku (snad) s dobrým koncem vypráví Marek Timko.

Co je to? Výro č ní zpráva (VZ) – je č asto jediným pravidelným materiálem, ve kterém knihovna poskytuje souhrnné informace o místu p ů sobnosti, vedení, organiza č ní struktu ř e, poskytovaných slu ž bách, pé č i o své zam ě stnance i u ž ivatele, výsledcích, rozvoji a plánech do budoucna. Pat ř í proto jednozna č n ě mezi nejd ů le ž it ě jší komunika č ní nástroje. Dob ř e zpracovaná VZ se proto také stává p ů sobivým marketingovým materiálem.

K č emu slou ž í?  informuje svého z ř izovatele, své zam ě stnance, jako i širší ve ř ejnost o dosa ž ených výsledcích a výhledu do budoucnosti,  informuje o budoucí strategii a cílech,  p ř edstavuje knihovnu (a její partnery) potenciálním u ž ivatel ů m,

K č emu slou ž í?  je jedním z marketingových nástroj ů ve vztazích se svými u ž ivateli i širší ve ř ejností,  je výrazným propaga č ním materiálem a vhodnou pom ů ckou p ř i prezentacích knihovny, propaga č ních i eduka č ních akcích i seminá ř ích, výstavách apod.,  napl ň uje zákonné po ž adavky.

Pro koho je ur č ena? Cílové skupiny:  z ř izovatel  potenciální sponzo ř i  orgány státní správy  sd ě lovací prost ř edky a média

Pro koho je ur č ena?  stávající a potenciální zam ě stnanci  stávající a potenciální u ž ivatelé  potenciální partne ř i – v rámci spolupráce nap ř. další knihovny  „nátlakové“ skupiny (r ů zná hnutí, sdru ž ení, ob č anské iniciativy...)

P ř íprava. Pár praktických a dob ř e mín ě ných rad!  Práce za č n ě te v č as!  Rozhodn ě te se, zda výrobu výro č ní zprávy sv ěř íte specializované agentu ř e, nebo ji zpracujete sami.  Jmenujte vedoucího projektu (pokud se nenominuje sám).  Sestavte realiza č ní tým.

P ř íprava. A ješt ě pár praktických a dob ř e mín ě ných rad!  Zpracujte reálný harmonogram a sna ž te se ho po celou dobu dodr ž ovat.  Seznamte se s VZ knihoven s obdobným charakterem č innosti (inspirujte se!).  Ujasn ě te si hlavní témata výro č ní zprávy a formulujte hlavní sd ě lení (slogan).

P ř íprava. A ješt ě pár praktických a dob ř e mín ě ných rad!  Rozhodn ě te o struktu ř e a rozsahu jednotlivých kapitol zprávy.  Odsouhlaste výtvarné a grafické ř ešení materiálu s vedením.

Dobrá VZ by m ě la:  být otev ř ená a pravdivá  být jasná a p ř ehledná  mít dostate č ný č asový záb ě r  poskytnout p ř edstavu o vývoji knihovny  být „o lidech a pro lidi“  prezentovat strategii knihovny (specifické zám ě ry a cíle)  obsahovat kapitolu o sociální odpov ě dnosti

Stručně řečeno: Jen celkov ě kvalitní výro č ní zpráva je dobrá. Tedy p ř ehledn ě strukturovaná, jasn ě a zajímav ě napsaná, originální, dob ř e typograficky zpracovaná, s poutavými ilustracemi – taková, která upoutá na první pohled.

S kým spolupracovat? Polo ž te si pár otázek…  Kolik let v oboru tvorby VZ p ů sobí?  Kolik zpracoval VZ?  Kdo jsou jeho hlavní klienti a jak dlouho pro n ě pracuje?  Poskytuje poradenství ke struktu ř e a obsahu VZ?

S kým spolupracovat? Polo ž te si pár otázek…  Je schopen a ochoten garantovat napln ě ní povinných nále ž itostí vyplývajících z hospodá ř ských zákon ů v aktuálním zn ě ní?  Má zkušenosti s copywritingem a s p ř eklady?

S kým spolupracovat? Polo ž te si pár otázek…  Kolik je schopen nasadit na projekt do týmu lidí?  Je dr ž itelem certifikátu ISO pro danou č innost?  M ůž e p ř edlo ž it ukázky realizovaných prací?

Desatero tv ů rce VZ 1. Nep ř edpokládejte, ž e č tená ř vaši knihovnu zná. 2. Ur č ete hlavní sd ě lení (téma, poslání). 3. Za ř a ď te obsah, poslání knihovny a p ř ehled vývoje základních ukazatel ů hned na za č átek výro č ní zprávy. 4. Ur č ete, které vývojové trendy budou ve zpráv ě dolo ž eny tabulkami č i grafy. 5. Jasn ě definujte své strategické cíle.

Desatero tv ů rce VZ 6. Zvolte pro VZ takové grafické/výtvarné ř ešení a styl, které vystihne specifický ráz vaší knihovny. 7. P ř ipravte č tená ř sky p ř ív ě tivý materiál. 8. Usilujte o jednoduchou a d ů stojnou VZ, která bude p ů sobit p ř ita ž liv ě a zajímav ě. 9. Zachovejte konzistentní p ř ístup ke zpracování jednotlivých č ástí materiálu. 10. VZ nem ůž e být zárove ň profil spole č nosti, náborová bro ž ura a materiál, který p ř iláká sponzory i nové u ž ivatele.

10 nej č ast ě jších chyb – 1. V úvodním slov ě se musíme pochválit, finan č ní ( č i jiné) výsledky to za nás neud ě lají.

10 nej č ast ě jších chyb – 2. Nemáme-li o sob ě co ř íct (nebo to ř íct nechceme), ud ě láme z VZ obrázkovou kní ž ku.

10 nej č ast ě jších chyb – 3. Ur č ité a neur č ité č leny v p ř ekladu ov ěř eném rodilým mluv č ím nám opraví naši absolventi ve č erních kurz ů angli č tiny.

10 nej č ast ě jších chyb – 4. Po ř ízení fotografií č len ů vedení sv ěř íme vít ě zi celoknihovní sout ěž e o nejlepší fotografii z dovolené.

10 nej č ast ě jších chyb – 5. Č ím více odborných a cizích slov, tím lépe (jenom ta č eština dostane pon ě kud na frak...).

10 nej č ast ě jších chyb – 6. Široká tabulka na dvoustranu? Vylou č eno! Obrátit o 90°!

10 nej č ast ě jších chyb – 7. VZ bude vypadat nejlépe, kdy ž slou č íme všechny krásné prvky ze všech p ř edlo ž ených grafických/výtvarných návrh ů.

10 nej č ast ě jších chyb – 8. Nejkrásn ě jší ilustrací jsou naše certifikáty. Ideáln ě o velikosti dopisní známky.

10 nej č ast ě jších chyb – 9. Luxusní výro č ní zpráva = drahý papír a nánosy laku na všech stránkách.

10 nej č ast ě jších chyb – 10. Na internetové stránky dáváme PDF výro č ní zprávy v takové velikosti, aby bylo prakticky nemo ž né ho otev ř ít.

A strašidelné pohádky je konec. D ě kuji vám za pozornost.