Prezentační manažer Kapitola 13.0 (Sestavení z externích zdrojů) MS PowerPoint Prezentační manažer Kapitola 13.0 (Sestavení z externích zdrojů) Úkoly pro třináctou kapitolu: Délka trvání druhé kapitoly < min.

Obecné operace s programem Při práci s programem MS PowerPoint byste měli znát základní postupy, bez kterých není možná práce na úrovni optimálního využití počítače. Většina těchto operací je uživateli, který zná balík MS Office, znám a nic jej nepřekvapí.

Práce se soubory prezentací Každá práce, kterou děláme a tvoříme, má sloužit i pro budoucí účely a měla by být i v budoucnu k dosažení, proto je nezbytně nutné si své soubory patřičně zálohovat, ale hlavně svou práci správně uložit. Nezbytně nutné proto je, aby uživatel uměl správně svou prezentaci uložit. Po vytvoření malé části prezentace, kde většinou nastavíme veškeré funkce a způsoby práce, musíme dokument uložit.

Uložení souboru První uložení: Klepněte levým tlačítkem myši na ikonu diskety Program zobrazí okno, kde se nastavují všechny potřebné parametry pro uložení souboru. Nejprve je nutné zvolit místo uložení. Toto zprostředkovává místo, které je vyznačeno, a většinou je centralizováno právě do složky Dokumenty. Ve spodní části je místo pro uložení, což je dialog Název souboru ; ten obsahuje prozatímní název, který je obvykle shodný s prvním nadpisem prezentace. Protože ne vždy je tento název žádoucí, můžete zde pojmenovat prezentaci podle Vás. Klepněte na tlačítko Uložit v pravém dolním rohu okna, a prezentace je uložena.

Popis okna uložit Přechod do nadřazeného adresáře Aktuální složka Tlačítko pro uložení Tlačítka pro rychlý přechod Vytvoření nové složky Obr. 01 Název souboru Datový typ souboru

Další uložení Pokud je soubor jednou uložen, má přiřazeno jméno i místo, pak je další ukládání velmi jednoduché. Stačí pouze klepnout na ikonu diskety a program uloží změny, které byly provedeny od posledního uložení celé prezentace do současnosti. Pro rychlé uložení lze použít i klávesovou zkratku CTRL + S. Upozornění! Nepodceňujte pravidelné ukládání. Nejlépe po každém snímku proveďte uložení, a vyhnete se tak zbytečné ztrátě dat. Můžeme si pomoci a pravidelné ukládání nastavit i prostřednictvím Automatického ukládání dat. Pro lepší orientaci je výhodné si v centrální složce vyrobit další složky pro jednotlivé témata, neboť v budoucnu bude dokumentů bezesporu přibývat.

Uložení pod jiným jménem Další možnost jak uložit dokument, přičemž budeme provádět změny, ale nebudeme chtít, aby tyto změny postihly současný dokument (před provedením změn): Pro tento účel je možnost uložení souboru jako další, který bude mít jen jiný název a změny, které provedl uživatel. Touto možností je Uložit jako. V hlavní nabídce programu klepněte na Soubor. V otevřené nabídce volte možnost Uložit jako… Program zobrazí okno stejné jako pro uložení nového souboru. V okně Název souboru bude název stávajícího souboru, a ten přejmenujeme a zadáme tlačítko Uložit. Soubor bude uložen pod novým názvem. Přitom původní soubor se nezmění. Další operace s novým souborem se budou vztahovat pouze na tento soubor.

Otevření souboru Aby mohl uživatel pracovat se souborem, který je již v počítači, musí takový soubor otevřít. Klepněte na ikonu pro otevření. Program zobrazí okno, jako je na obr. 02. Je zcela zbytečné popisovat jednotlivá místa, protože toto okno se podobá oknu pro uložení, jako je na obr.01. Důležitá je ale ikona Otevřít, kde jsou malé šipečky směrem dolů, a tam se zobrazí následující možnosti: Otevřít – zde se soubor otevře běžným způsobem. Otevřít jen pro čtení – otevření souboru pro čtení, nemožnost zapsání. Otevřít kopii – otevře dokument s názvem kopie a původní otevřený zůstane neporušen. Obr. 02

Otevření programu Popisované otevření v minulém snímku je bezvadné, pokud jsem v programu MS PowerPoint, ale pokud se nacházíme v okně MS Windows na ploše a chceme otevřít soubor, tak můžeme námi známý soubor otevřít dvojitým poklepáním na jeho ikonu. Rozpoznání ikony pro program MS PowerPoint umožní právě zobrazená ikona. Takto můžeme pokračovat do jakékoliv složky a zde dvojitým poklepáním (dvojklikem Lmyší) na ikonu souboru otevřeme již patřičnou prezentaci.

Vytvoření nového souboru S každým otevřením MS PowerPoint se automaticky vytvoří i nový soubor, který se jmenuje Prezentace1. Číslo za slovem je pořadovým číslem od okamžiku otevření prezentace. Tento název se zobrazuje v titulní liště programu. V našem případě je to MS_PowerPoint_kapitola_01. Pokud potřebujeme novou čistou prezentaci, stačí kliknout na ikonu bílého papíru, kdy každé nové kliknutí vytvoří nový dokument. Vždy se nám zobrazí okno s nabídkou Rozvržení snímku - obr.02. Více o rozvržení snímku v kapitole 3. Obr. 02

Uložení vlastní šablony Mimo předdefinované šablony od mnohých autorů si můžeme vytvořit i vlastní. Šablony je vhodné používat u často se opakujících motivů prezentací, např. pokud máte každý týden předkládat prezentaci stavu firmy apod. Vytvoření prezentace je velmi jednoduché (vytvoříte prezentaci standardním postupem, ale uložíte ji ve speciálním formátu). Obr. 03 Vytvořte prezentaci, která bude sloužit jako nová šablona (je vhodné nechat určité textové rámečky volné). Klepněte na Soubor v hlavní nabídce programu a zvolte položku Uložit jako. V nabídce Typ souboru zvolíte položku Šablona dokumentu (*.dot). V tomto okamžiku program změní cílový adresář uložení souboru. Stačí jen dopsat jméno šablony a klepnout na Uložit.

Nastavení cesty k souborům Jak již bylo uvedeno, programy z balíku MS Office jsou při ukládání a otevírání souborů automaticky nastaveny do složky Dokumenty na disku C. Tuto cestu lze ale v programu změnit jednou provždy. V hlavní nabídce programu klepněte na Nástroje a poté na Možnosti. V okně Možnosti se přesuneme na záložku Ukládání. Zhruba uprostřed je položka Výchozí umístění souboru a zde doplníme cestu a adresář, kam budou umístěny soubory prezentace. Potvrdíme tlačítkem OK.

Konec Cíle kapitoly: Podrobně popsat obecné operace Uložit Uložit jako Otevření souboru prezentace Vytvoření nového souboru Uložení vlastní šablony Nastavení cesty k souborům