Benchmarking poskytovatelů sociálních služeb v Olomouckém kraji 10.12.2012

Agenda 1) Představení změn v metodikách vykazování benchmarkingu 2) Webová aplikace BEOK Navigace v aplikaci, uživatelská příručka, metodiky ke stažení Uživatelské role Ukázkové vyplnění výkazu Práce s reporty Správa poskytovatelů, uživatelů a osob, nejčastější dotazy 3) Sběr dat 2011, 2012 Organizační pokyny Metodická a technická podpora, reportování chyb, aktualizace Shrnutí dalšího postupu, diskuze Aktivita Benchmarking poskytovatelů sociálních služeb v Olomouckém kraji Individuální projekt „Podpora plánování rozvoje sociálních služeb v Olomouckém kraji“ CZ.1.04/3.1.00/05.00061

Kontext vzniku v rámci individuálního projektu „Podpora plánování rozvoje sociálních služeb v Olomouckém kraji“, reg. č.: CZ.1.04/3.1.00/05.00061 financovaného z Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu ČR prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost Zahájení prací červen 2012 Termín dodání březen 2014

Dodavatel Partnerská společnost DERS s.r.o. (subdodavatel) MESAC s.r.o. Vznik v roce 2007 Systémová integrace Realizace software na míru Partnerská společnost DERS s.r.o. (subdodavatel)

Subdodavatel DERS s.r.o. Vznik v roce 1999 Vývoj IS – systémy pro vysoké školy Konzultační služby: Zdravotnictví – kvalita, ekonomika, IS Systémy jakosti ISO 9001:2000 Optimalizace procesního řízení

Cíle aktivity zajistit jednotnou metodologii vykazování činností sociálních služeb jako systémový a udržitelný nástroj pro plánování financování sociálních služeb na území Olomouckého kraje

Cíle aktivity sběr dat o síti sociálních služeb a financování této sítě, což se může stát podkladem pro rozhodování Olomouckého kraje při poskytování státních dotací poskytovatelům sociálních služeb

Benchmarking Benchmarking je nástroj řízení organizace, se kterým poprvé přišla firma Xerox na počátku 80. let 20. století. „Smyslem benchmarkingu je zjištění pozice vlastní společnosti na trhu a její zlepšení na základě srovnání s konkurencí a s důrazem na využití vlastních předností a potlačení vlastních nedostatků. Součástí zlepšení by mělo být i učení se od konkurenčních společností.“ Zdroj: http://cs.wikipedia.org/wiki/Benchmarking

Výstupy   Název výstupu 1. softwarový nástroj pro sledování, analýzu a vyhodnocování dat, včetně jeho údržby 2. návrh metodiky vymezení kapacit ve vztahu k definovaným druhům sociálních služeb 3. metodiky k vyplňování jednotlivých položek v systému, aktualizace metodik práce se softwarem včetně jejich vysvětlení (proškolení klíčových osob KÚOK a nově zapojených subjektů) 4. databáze naplněná daty od všech poskytovatelů sociálních služeb, sběr dat za roky 2011 a 2012 5. celková analýza sociálních služeb v Olomouckém kraji za období 2007 – 2012 6. analýzy za jednotlivé typy sociálních služeb za období 2007 – 2012 7. analýzy vývoje jednotlivých poskytovatelů sociálních služeb za období 2007– 2012 8. závěrečný seminář

Rámcový harmonogram Etapa Termíny Aktualizace metodik Červen- listopad 2012 Setkání poskytovatelů – představení metodiky Prosinec 2012 Zprovoznění a konfigurace aplikace Září-prosinec 2012 Proškolení klíčových osob KÚOK z obsluhy aplikace Školení poskytovatelů z obsluhy aplikace Sběr dat 2011, 2012 Prosinec 2012 - únor 2013 Zapracování připomínek/úpravy Únor 2013 Kontrola výkazů Únor-březen 2013 Analýzy Duben-červen 2013 Migrace dat 2007-2010 Leden – duben 2013 Závěrečný seminář Konec r. 2013 Ukončení aktivity 31.3.2014

Největší změny Změna Proč? Nové metodiky Identifikovány nové potřeby v oblasti analýz, zpětná vazba uživatelů, zjednodušení vyplňování, srovnatelnost s jinými kraji Nová aplikace Usnadnění práce, nový dodavatel, nová filosofie Nový sběr dat 2011, 2012 Nový přístup kraje v nakládání s daty Využití pro rozhodování, plánování služeb

Změny v metodikách vykazování Změna   Filosofie Sbíráme to, co použijeme - top-down/bottom-up Co umí systém počítat sám, nepočítáte Přehlednost Členění do sad Údaje společné všem službám x údaje jedinečné pro daný druh služby Nový design Nápověda Zjednodušení údajů Menší množství Nová terminologie Nastavení metrik, reportů Zvýšení validity dat Schvalovací proces Historizace dat Migrace dat minulých let

Metrika Měřitelný ukazatel (má veličinu, např. ks, Kč) srovnatelný v čase (dají se určit trendy) + možná interpretace - můžu se na základě toho rozhodnout. Definuje zadavatel na základě potřeb. X Údaj je většinou číselná hodnota, sama o sobě těžko interpretovatelná. Kolonka ve formuláři.

Report Grafická reprezentace metriky (tabulka, graf), příp. kombinace metrik a těch hodnot, kde to dává smysl.

Sledované údaje 1) Přibyly údaje Pouze ty, které jsou zapotřebí pro výpočet metrik. 2) Vypuštění údajů Ty, které nebyly využity pro další analýzy.

Sledované údaje Vztahují se vždy k dané službě. Všechny údaje se sbírají za celé sledované období, pokud není uvedeno jinak. Pouze základní činnosti!

Výkaz Je formulář, do kterého budete zadávat data. Je jedinečný pro každý druh sociální služby. Vyplňuje se pro každou službu zvlášť.

Benchmarkingová skupina Služby v jedné skupině obsahují vždy jednotku služby, kterou jde při zachování základních principů (jednotná definice), srovnávat. Služby jedné BS mají shodné vymezení kapacit a metriky.

Webová aplikace https://beok.ders.cz/ Uživatelské jméno Heslo

Webová aplikace Navigace v aplikaci, uživatelská příručka, metodiky ke stažení Uživatelské role Ukázkové vyplnění výkazu Práce s reporty Správa poskytovatelů, uživatelů a osob, nejčastější dotazy

Uživatelské role Zástupce služby Zástupce poskytovatele Statutární zástupce

Reporty Report I - musím vybrat právě jednu službu, můžu sledovat trendy Report II - můžu více služeb, právě jedno období, řazení dle vybraného kritéria

Webová aplikace Můj poskytovatel Moje zařízení Moje služby Moje výkazy Reporty

Můj poskytovatel Hlavičky připraveny Je potřeba provést kontrolu údajů

Moje zařízení Adresy, na kterých je služba poskytována Vybíráte z číselníku

Moje služby

Moje výkazy Co psát do poznámek? Např. Kapacita počtu lůžkodnů navýšení o lůžko k 1.9. , zrušení lůžek k 1.6.

S čím se můžete obracet na metodika? Nefunkční přihlášení Změna názvu poskytovatele Změna IČ Přidání uživatelů Schválení služby Nejasnost v metodikách ve vyplňování výkazů Nejasnost při schvalování - předáno ke schválení předčasně

Sběr dat 2011, 2012 Zahájení ihned po obdržení přístupů Co služba, to samostatný výkaz Pokyny na stránce po přihlášení 2 stupně schvalování (statutár, kraj) Termín 13.2. 2013

Shrnutí vašich úkolů Do konce roku 2012 vyzkoušení přístupů, změna hesla kontrola údajů v menu: můj poskytovatel, moje zařízení, moje služby průběžně se seznamovat s metodikou jsou zde emaily bez uzivatelu (není statutar, doplněno "admin") jsou zde duplicitni loginy, tj. je zde více uživatelů se stejným jménem (sevcikd, vodickovam ..) jsou zde jména bez emailu chybí ICO ICO všude 7 místné, jsou ale i 8místné jsou pracoviště bez statutara Penzion pro seniory Jeseník - Chráněné bydlení: více mailů u jednoho uživatele - vybrán jen jeden; totéž Pomadol s.r.o., Sociální služby Lipník nad Bečvou u některých vyplněných doc je u uživatele více emailu, bral jsem jen jeden

Shrnutí vašich úkolů 2013 do 13.2.2013 vyplnit data za 2011 2012 doplnění údajů ve výkazech, pokud budete kontaktováni zaznamenávat data ve službách dle nové metodiky

Shrnutí úkolů kraje Do konce r. 2012 Do konce března 2013 zaslání přístupů všem, kteří se přihlásili kontaktování těch, kteří předali neúplné údaje ke zřízení přístupů otevření období sběru 2011 a 2012 doplnění nejaktuálnější verze materiálů ke stažení Do konce března 2013 kontrola výkazů

https://beok.ders.cz/ langrova@ders.cz Děkuji za pozornost https://beok.ders.cz/ langrova@ders.cz Aktivita Benchmarking poskytovatelů sociálních služeb v Olomouckém kraji Individuální projekt „Podpora plánování rozvoje sociálních služeb v Olomouckém kraji“ CZ.1.04/3.1.00/05.00061