MONITOROVACÍ ZPRÁVA věcná část Mgr. Eva Kujínková ORR, Krajský úřad Kraje Vysočina

aktuální verze: 7 platná od 25. 10. 2012 Účel monitorování Monitorování slouží ke: sledování průběhu realizace projektu identifikaci rizik a zabránění chybám a nesrovnalostem ve financování projektu zajištění naplnění cílů OP VK Příručka pro příjemce finanční podpory z OP VK aktuální verze: 7 platná od 25. 10. 2012 20. března 2013

Monitorovací zprávy Typy monitorovacích zpráv Průběžné monitorovací zprávy on-line aplikace Benefit 7 – www.eu-zadost.cz, záložka Konto projektu + povinné přílohy na předepsaných formulářích – inteligentní rozpočet Závěrečná monitorovací zpráva Mimořádná průběžná monitorovací zpráva Monitorovací zpráva o udržitelnosti projektu Všechny MZ musí příjemce uchovávat – listinná podoba či sken originálu. 20. března 2013

Příručka „Elektronická monitorovací zpráva v Benefit7“ help_opvk@msmt.cz 20. března 2013

Monitorovací zpráva - termíny Průběžná monitorovací zpráva první průběžná MZ – do 30 kalendářních dnů po uplynutí prvních 3 měsíců od data zahájení realizace projektu každá následující průběžná MZ – do 30 kalendářních dnů po uplynutí dalších 3 měsíců realizace projektu Zahájení realizace: 1. 4. 2013 Monitorovací zpráva Monitorované období: 1. 4. 2013 – 30. 6. 2013 MZ předložena nejpozději: 30. 7. 2013 2. Monitorovací zpráva Monitorované období: 1. 7. 2013 – 30. 9. 2013 MZ předložena nejpozději: 30. 10. 2013 20. března 2013

Monitorovací zpráva - termíny V případech, kdy nebude možné z důvodu dosud neukončené kontroly předchozí žádosti o platbu provést finalizaci prostřednictvím Benefit 7, prodlužuje se příjemci 30 denní lhůta o dobu nezbytnou pro ukončení kontroly předchozí žádosti o platbu. !!! Monitorovací zprávu v aplikaci Benefit 7 nezakládat před schválením předchozí MZ. 20. března 2013

Závěrečná MZ Závěrečná monitorovací zpráva do 2 měsíců od ukončení realizace projektu ! souhrnná informace o realizaci projektu auditorská zpráva zhodnocení úspěšnosti, aktivit, výsledků, dopady projektu… 20. března 2013

Ostatní MZ Mimořádná průběžná monitorovací zpráva společně s mimořádnou žádostí o platbu závažné důvody žádost a schválení zprostředkujícím subjektem Monitorovací zpráva o udržitelnosti projektu období 12 měsíců od ukončení realizace viz žádost Popis realizace plánovaných aktivit po ukončení financování z ESF 1.1 – 1 rok 1.3 – 2 roky 1.2 – 1 rok 3.2 – 3 roky 20. března 2013

1. Identifikační údaje  uvádět skutečné datum 20. března 2013

1. Identifikační údaje kontrola všech údajů o projektu a MZ, v případě nesouladu se skutečností kontaktujte projektového manažera osoby na projektu – statutární zástupce + hlavní kontaktní osoba + zhotovitel MZ Změnu sídla, kontaktní osoby a kontaktních údajů oznamovat neprodleně! 20. března 2013

2. Monitorovací indikátory datum dosažené hodnoty – obvykle konec monitorovacího období dosažená hodnota je kumulativní údaj popis – uvádět zdroj hodnoty, na základě čeho jsou osoby vykazovány, jakou obdržely podporu, čím je to doloženo apod. 20. března 2013

3. Výběrová řízení všechna VŘ stav: plánováno – zahájeno – ukončeno – zrušeno uvést skutečné datum podpis smlouvy kopie kompletní dokumentace 20. března 2013

  4. Publicita formy publicity dle žádosti popis – konkrétní, vždy k danému monitorovanému období checkbox „Publicita splněna“ – navázán na celé období realizace projektu, nelze dále upravovat 20. března 2013

5. Harmonogram čerpání aktualizovat finanční plán na prvním řádku bude 0 Kč (vyplňuje se vždy částka vyúčtování a první zálohová platba) na ostatních řádcích budou částky, které odhadujete do budoucna (součet všech částek na jednotlivé žádosti o platbu v tomto sloupečku by měl být ve výši schváleného rozpočtu projektu) 20. března 2013

6. Klíčové aktivity popis z žádosti stav KA v souladu s harmonogramem plánována – realizována – ukončena popis realizace – podrobný, konkrétní, vždy k danému monitorovanému období, provázanost popis výstupu KA – shrnutí popis plánované realizace KA v průběhu příštího MO 20. března 2013

7. Harmonogram realizace 8. Kontroly na místě checkbox „Přepracovaný harmonogram aktivit“ na záložce „Údaje o projektu a MZ“ informace v popisu klíčových aktivit nepodstatná změna 8. Kontroly na místě kontroly provedené všemi kontrolními orgány v souvislosti s realizací projektu 20. března 2013

9. Podstatné/nepodstatné změny Příručka pro příjemce, kapitola 3 Nepodstatné změny projektu změny, které neovlivní dosažení cílů projektu a nedotknou se povinností plynoucích z právního aktu mohou být provedeny bez předchozího souhlasu poskytovatele zdůvodnění změny, uvedení účinnosti Podstatné změny projektu 20. března 2013

Nepodstatné změny oznamovány v monitorovací zprávě nepodstatná změna rozpočtu změna auditora (pokud je povinností příjemce projektu nechat provést audit) změna harmonogramu realizace projektu týkající se jednotlivých aktivit změna smlouvy příjemce s partnerem mající charakter nepodstatné změny změna ve statutu plátce DPH další změny, které neovlivní dosažení monitorovacích indikátorů a plnění cílů oznamovány neprodleně změna kontaktních údajů příjemce změna sídla příjemce změna kontaktní osoby projektu a manažera projektu změna názvu subjektu příjemce (příjemce o této změně dopředu informuje poskytovatele dotace ) změna statutárního zástupce 20. března 2013

Změny projektu Podstatné změny změny, které výrazněji mění charakter a obsah projektu oproti schválené žádosti nesmí být provedeny před jejich schválením poskytovatelem podpory žádost o schválení podstatné změny projektu popis změny, zdůvodnění nejpozději 60 kalendářních dnů před termínem ukončení projektu, pokud poskytovatel ve výjimečných případech nepovolí termín kratší souhlas partnerů 20. března 2013

Změny projektu Podstatné změny změna názvu projektu změna týkající se monitorovacích indikátorů zapojení nového partnera do projektu podstatná změna rozpočtu změna data ukončení projektu změna začátku realizace projektu změna projektového účtu a další změny viz Příručka pro příjemce V případě pochybností se má za to, že jde o změnu podstatnou. 20. března 2013

10. Přílohy uvádět všechny přílohy – soulad se skutečně doloženými využívat popis ŽoP je také příloha! je nutné vypisovat, co dokládají (soulad skutečně doložených dokumentů s tím, co vypíší v části 10 MZ). 20. března 2013

Předložení Předložení monitorovací zprávy kontrola a finalizace podpis – místo, datum podepsaný originál MZ včetně příloh a CD předkládán osobně nebo poštou v zalepené obálce (adresa poskytovatele, jméno oprávněné osoby, registrační číslo projektu, číslo jednací, číslo monitorovací zprávy, název projektu a upozornění „Neotvírat – Monitorovací zpráva“ v případě nedostatků – jedna výzva k doplnění monitorovací zprávy domluva s PM na způsobu dokládání Benefit v sobě obsahuje spousty automatických kontrol a prvků. Použijte funkci Kontrola na bílém levém panelu. Výsledkem operace je několik hlášení. Vyplňovat místo a datum!!! Výzva – MZ v Benefitu automaticky nevracíme, je potřeba si zavolat nebo napsat. ŽoP není svázána s MZ, každé je samostatně. Každý příjemce se domluví předem s FM či spíše PM, co jak dokládat (někdo preferuje elektronické verze). V rámci administrativní kontroly monitorovací zprávy budete k doplnění výše uvedených nedostatků vyzváni pouze jednou. V případě nesplnění některého z výše uvedených bodů, majících vliv na způsobilost výdaje, bude administrativní kontrola monitorovací zprávy ukončena a žádost o platbu poměrně krácena. 20. března 2013

Shrnutí Časté chyby Upozornění neuvedení všech informací nedostatečný či neaktuální popis – indikátory, publicita, změny, klíčové aktivity rozpor harmonogramu aktivit s vlastním popisem KA chyby v harmonogramu čerpání neuvedení předkládaných příloh do seznamu příloh výběrová řízení Upozornění informovat o změnách předčasné založení MZ dokládání příloh (CD a tisk) Chybí datum, opisování ze žádostí nebo plán, popisy a zdůvodnění změn. Komunikujte – hlásit včas změny – kontakty. Dokládejte činnost – prezenční listiny, materiály, fotografie… Tisknout oboustraně, více stránek na list, dokládat elektronické na CD (prezentace, fotky, rozsáhlé materiály). 20. března 2013

Děkuji za pozornost Krajský úřad Kraje Vysočina Odbor regionálního rozvoje Oddělení grantových programů Mgr. Eva Kujínková Kujinkova.E@kr-vysocina.cz Tel: 564 602 583 20. března 2013