Skartační řízení r. 2016 Vladimíra Hejsková

Obsah semináře zhodnocení průběhu skartačního řízení (dále SŘ) hlavní chyby a nedostatky v průběhu SŘ Opatření rektora č. 6/2013 – Spisový řád UK stručné zopakování základních kroků SŘ příprava na další SŘ - praktické ukázky (typické situace) dotazy

Zhodnocení průběhu SŘ r. 2015 průběh časově náročný, ale formálně zvládnutý nedostatky nebyly zásadního významu postup v souladu se zákonem důležitá opatření děkana : č. 20/2007 – Metodické pokyny SPSL č. 4/2006 – Spisový a skartační řád 1. LF důležité opatření rektora: č. 6/2013 – Spisový řád UK

Nedostatky SŘ (1) nepřesný popis předmětu dokumentu (obálka, dopis, prosba, zahraniční dopis....) dokumenty, které se týkají jedné věci, nebyly vloženy do spisu spis je třeba přesně pojmenovat (nikoliv „korespondence r. 20XX“, „objednávky 20XX“, „personální agenda“, ...) originály a kopie jsou bez rozlišení (řešit zapsáním do předmětu nebo vygenerováním čísla kopie)

Nedostatky SŘ (2) chybné přiřazování spisových a skartačních znaků (nevýznamné dokumenty označené jako archiválie a naopak) neuzavřené spisy znemožňují dokončení SŘ nevyužívá se včas funkce „Kontrola skartačního řízení“(tzn. před tiskem skartačního návrhu) několik pracovišť odeslalo skartační návrh s průvodním dopisem přímo Archivu UK (místo na děkanát) archiválie předané do Archivu UK nebyly správně zabaleny a označeny

Příklady nedostatků zpracování ve SŘ nebyla včas spuštěna funkce „Kontrola SŘ“ (problémy s ukončením SŘ) nebyly vytisknuté sestavy skartační návrh pro všechny skartační znaky (A, S, V) některá pracoviště neukončila SŘ (funkce „Provedení SŘ“) nejasné předměty dokumentu (např. dokumenty od pana/paní X.Y., dopis na předsedu, zkratky...) pokud nejde o originál, do předmětu dopsat, že jde o kopii z hlediska archivace je pro Archiv UK významný pouze jeden originál

Co nás čeká v r. 2016 (1) vyhlášení SŘ letos nebude, odevzdání skartačních návrhů do sekretariátu tajemnice/ děkana (letos nebude) do SŘ vstupují dokumenty se skartačními znaky „V“ (výběr) a „A“ (archiválie) nový spisový a skartační plán (v platnosti pro 1. LF od 1. 7. 2013) rozlišení spisů se spisovými znaky do 30. 6. 2013 a od 1. 7. 2013 nové sestavy pro Archiv UK

Změny v iFIS/SPSL od r. 2014 v podacím deníku SPSL možnost propojování dokumentů („Iniciač. PID“, tlačítko „Související“) v podacím deníku SPSL možnost doplnit formu dokumentu (analogová/digitální) aplikaci iFIS lze spustit bez internetového prohlížeče (návod je na úvodní stránce iFIS), řeší se tím problém tisků, podpora iFIS s využitím prohlížeče bude od r. 2017 ukončena v současné verzi iFIS povinné vyplnění pole „Způsob vyřízení spisu“

Opatření rektora č. 6/2013 – Spisový řád UK (1) Účinnost: 1. dubna 2013 Přechodné období do 31. 12. 2017 Od 1. 7. 2013 spisové a skartační znaky Od 1. 1. 2014 PID včetně zkratky UK (UK1LF) Od 1. 1. 2014 čísla jednací včetně zkratky UK (PID může plnit funkci čísla jednacího, 1. LF využívá vlastní řadu pro č.j.)

Opatření rektora č. 6/2013 – Spisový řád UK (2) Skartační návrh (dále jen SN) bude obsahovat seznam skupin dokumentů podle spisových a skartačních znaků (nikoliv jednotlivé dokumenty): Sestava 9111/09122 (SN) je nahrazena sestavou 19142/09122 (Návrh na vyřazení ve SŘ) Průvodní dopis bude tištěn přímo z iFIS: Sestava 19141/09122 (Průvodní dopis ke SN)

Opatření rektora č. 6/2013 – Spisový řád UK (3) Spis je souborem dokumentů týkající se jedné věci Jedno číslo jednací může být použito max. 2x (pro podání a odpověď) Do SŘ nejsou zařazovány digitální dokumenty, které vznikly převodem z listinného dokumentu

Opatření rektora č. 6/2013 – Spisový řád UK (4) Pokud existuje více stejnopisů, do SŘ je zařazován jen první stejnopis (ostatní mohou být zničeny) Bez řádného SŘ nemohou být likvidovány žádné úřední dokumenty

Skartační řízení postup (1) Zkontrolovat všechny adresáře, zda neobsahují dokumenty s evidenčním datem r. 2012 a starším (možno využít funkci „kontrola SŘ“ a dále filtr, příp. sestava 9126/09122) Po zahájení skartačního řízení vytisknout 2x „Návrh na vyřazení ve SŘ“ (19142/09122), 1x „Průvodní dopis ke SN“ (19141/09122) a odeslat na děkanát Připravit dokumenty, které obsahuje „ Návrh na vyřazení ve SŘ“, k fyzické skartaci

Skartační řízení postup (2) Pokud Archiv UK schválí „Skartační návrh“ (písemné vyrozumění o schválení), vytisknout „Dokumenty ke skartačnímu řízení“ (sestava 9112/09122) Po pokynu k zahájení skartace přesunout pomocí tlačítka SŘ dokumenty do adresářů „Archivováno“, „Skartováno“ (tj. provést skartaci) Detailní postup SŘ vč. nasnímaných obrazovek je na úvodní stránce iFIS, v „Návodech“, odkaz „Skartace metodika“

Hlavní problémy Neprobíhá průběžná příprava dokumentů na skartační řízení, týká se adresářů: <Vyřizuje se> a <Vyřízeno> Využívat řazení dokumentů do spisů (umožňuje skartaci po spisech)! Nejdůležitější nedostatky: Nejsou vyplněny spisové znaky, způsob vyřízení, datum vyřízení (ev. změna stavu vyřízení)!!!

Co musím kontrolovat (1)? adresář <K příjmu> 1) má funkci informativní: informuje o dokumentech připravených k převzetí 2) má funkci aktivní: v případě elektronického dokumentu přijmu záznam  využitím tlačítka „ePříjem“

Co musím kontrolovat (2)? adresář <K odeslání> Mám zde neodeslané dokumenty? Musím je buď odeslat nebo zrušit. V tomto adresáři by se neměly vyskytovat žádné dávno zaevidované dokumenty (které tam zůstaly neodeslané omylem).

Co musím kontrolovat (3)? adresář <Vyřizuje se> Jsem konečným příjemcem dokumentu? NE (předávám dále) ANO (zkontroluji nebo vyplním spisový znak a datum vyřízení dokumentu) V tomto adresáři by se neměly vyskytovat „staré“ nevyřízené dokumenty!

Co musím kontrolovat (4)? adresář <Vyřízeno> V přiměřených časových intervalech (např. 1x měsíčně) přesunu vyřízené dokumenty (ústav je konečným příjemcem dokumentu) do příruční spisovny. V tomto adresáři by se neměly vyskytovat dokumenty, se kterými se již nebude pracovat!

Co musím kontrolovat (5)? adresář <Příruční spisovna> Nemám v podadresářích dokumenty s nesprávnými skartačními znaky? (mohu je opravit na správné) A = archiválie (dokument trvalé hodnoty) V = výběr (dokument bude posuzován archivem) S = skartace (dokument určen ke zničení)

Závěr Nezapomeňte se podepsat na prezenční listinu. Dotazy v souvislosti se skartačním řízením Dotazy v souvislosti se spisovou službou

Ing. Vladimíra Hejsková, MBA administrátor iFIS UK 1. LF l. 4208 Kontakt: Ing. Vladimíra Hejsková, MBA administrátor iFIS UK 1. LF l. 4208 vladimira.hejskova@lf1.cuni.cz