Další písemnosti recepce Abecední seznam hostů – veden počítačem, pomocí terminálů vede k okamžité informaci pracovníků o hostech. Při každé změně musí být aktualizován Kontrolní recepční list – hotelové pokoje uspořádány do řad dle pater. Používá se při kontrole nebo předávání služby na dalších navazujících pracovištích Hotelová legitimace Přihlášení hosta k pobytu
Písemnosti Vzkaz pro hosta – nejčastěji lístek o velikosti A6 s nadpisem ,,Vzkaz´´ nebo ,,Memory´´ Hlášení návštěv na pokoji – musí být registrována v hotelové recepci v ,,knize návštěv v pokoji´´. Zde se uvádí – iniciály dle osobních dokladů včetně čísla dokladu, číslo navštíveného pokoje, čas příchodu a odchodu Evidence nalezených předmětů – datum nálezu, místo, popis předmětu, nálezce, potvrzení o vydání vlastníkovi
Písemnosti 8. Úschovna zavazadel – potvrzení o převzetí zavazadla 9. Buzení hostů 10. Kniha vydaných faktur 11. Evidence pošty přijaté pro hosty Depozitní obálka – pro ukládání cenností hosta do společného trezoru v recepci, nebo pro uložení cenin do pronajatého trezoru Waiting list – čekací list Kniha rezervací – záznamy o přijatých objednávkách Ubytovací seznam – je jmenný seznam hostů sestavený podle druhu pokojů při ubytování organizovaných skupin Kniha VIP hostů Záznamy o věrnostních programech
Sekretářské a telekomunikační služby Ve velkokapacitních hotelech to jsou samostatná pracoviště, která podléhají vedoucímu ubytování nebo vedoucímu recepčních služeb
Náplň práce Podávají informace hostům Zajišťují služby mimo hotel (obstarávání vstupenek, jízdenek, letenek….) Provádí pro hosty služby hostesek Zajišťují tlumočnické služby hostům při jednáních, konferencích….. Zabezpečují korespondenci hostů, překlady do a z cizích jazyků, psaní faxových zpráv Zajišťují služby CK Zprostředkují půjčování novin, časopisů, knih