Předmět: Podnikový a personální management 1 VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. školící středisko Kladno katedra řízení podniku a podnikové ekonomiky Předmět: Podnikový a personální management 1 Téma 6: K O N T R O L A

ZÁKLADNÍ ČLENĚNÍ KONTROLNÍCH PROCESŮ Kontrola = zjišťování odchylek reality od plánu Vnitřní kontrola Vnější (externí) kontrola Smluvní: určité (vybrané) skutečnosti prověřuje externí subjekt na základě smlouvy Je iniciována: vnitřními strukturami firmy,organizace, instituce; Je realizována: zpravidla řídícími zaměstnanci; zaměstnanci, kteří jsou ke kontrole zmocněni; každým zaměstnancem, výsledků své práce, Zákonná: oprávnění zpravidla státních orgánů provádět vybrané kontrolní činnosti daňová přiznání; placení příspěvků na sociální a zdravotní pojištění; požární kontrola; kontrola BOZP

VNITŘNÍ STRUKTURA KONTROLNÍCH ČINNOSTÍ PROČ ÚČEL A SMYSL CO PŘEDMĚT KDO SUBJEKT K o n t r o l y K o n t r o l o v a t KDY PERIODICITA ZPŮSOB, METODY JAK U složitých kontrolních akcí: fáze lze realizovat zcela samostatně přípravou a provedením lze pověřit různé pracovníky

F U N K C E K O N T R O L Y Inspekční funkce Preventivní funkce objektivní zjišťování a vyhodnocování skutečného stavu sledované reality Kriterium = specifikované požadavky Preventivní funkce u podřízených existence kontroly vyvolává vyšší odpovědnost při realizaci stanovených úkolů případné (preventivní) zásahy do projektovaného vývoje řízené reality na základě výsledků kontroly jsou činěny zásadní zásahy, které zamezují vzniku nežádoucích situací, nevhodného vývoje či průběhu realizace plánu Eliminační funkce Kontrola nemá opodstatnění, pokud chybí kriteria, která určují žádoucí stav

ZÍSKÁVÁNÍ A VÝBĚR INFORMACÍ PRO KONTROLU Primární informace poznatky „z terénu“ Přímé pozorování průběhu, stavu kontrolované reality zjištění skutečného obrazu kontrolovaného objektu bezprostřední kontakt a možnost interaktivní komunikace operativní nařízení korigujícího zásahu Výhody: Sekundární informace střední a top management Studium a posuzování různých hlášení, zpráv, popř. jiných forem sdělení od podřízených Problémy: poskytují zprostředkovaný obraz řízené reality mohou být neúplné, nepřesné či zkreslené

S T A N D A R D Y nejběžnější kriterium kontroly Obecné normy chování nejsou obvykle specifikovány = etika, kodex firmy předpokládá se, že jejich znalost je součástí kvalifikace zaměstnanců fyzikální veličiny: teplo, tlak, kilogram, metr, litr, kusy, apod. ekonomické veličiny: výrobní náklady, rozsah zásob, pohledávek, obsah závazků, velikost úvěrů, tržby, zisk apod. Specifické požadavky kombinované veličiny vznikající spojením fyzikálních a ekonomických veličin neměřitelné veličiny požadovaný stav nelze kvantitativně vyjádřit, je vhodné využít kriteria vzorku, šablony, etalonu

DOPORUČENÍ PRO KONTROLNÍ ČINNOST současné požadavky = respektovat doporučení nejméně výhodná; důvěra podřízeným – celý průběh výrobního procesu bude správný; riziko: realizace plánovaného procesu není správná = vzniklé chyby je velmi obtížné odstranit Konečná, výstupní, cílová kontrola Průběžná kontrola je preventivní, ekonomicky výhodnější – odstraňuje většinu rizik konečné kontroly; možno uplatnit diferencovaný přístup k předmětu kontroly, určit mezní body pro kontrolu (časově i obsahově) lze volit vhodnou formu kontroly Předběžná kontrola předběžné prověření všech faktorů a podmínek, které mohou ovlivnit správný průběh plánovaných procesů, činností; výrazně může ovlivnit konečné výsledky při přípravě a v průběhu realizace plánovaných procesů, činností přijímat opatření, která minimalizují možnost vzniku nedostatků; význam preventivních aktivit managementu; důsledné vyhodnocování neshod zjištěných v předešlých kontrolách Závěr – možnosti omezování kontrol

Z V Ý Š E N É K O N T R O L N Í Ú S I L Í nutno zaměřit na: Regulované elementy Státem regulované: bezpečnostní, hygienické, ekologické technologické a další požadavky ekonomické a trestní nástroje k vynucení realizace Nestabilní procesy Aktivity, u kterých se v minulosti vyskytovaly časté problémy a nápravná opatření dosud nebyla dostatečně účinná Zvláštní procesy Aktivity, které se následně nedají nebo se dají jen velice nákladně napravit Vyšší potenciální riziko vzniku různých nedostatků, např.: zavedení nového výrobku; nákup nových materiálů; zavedení nové technologie; uvedení nového zaměstnance do pracovní činnosti, apod. Nové aktivity

CHYBY PŘI VYTVÁŘENÍ KONTROLNÍHO SYSTÉMU Nízká autorita kontroly: pramení z omezené palety postihů, které mohou kontrolní orgány uplatnit, v případě zjištění neshody Absence kontroly: preferování individuálních zájmů, podvody, defraudace, apod. Nepřesná kontrola: závěry jsou získávány na základě okrajových zjištění, zjištěné extrémní skutečnosti jsou zprůměrovány Nadměrná kontrola: nemusí být efektivní; jako možný projev nedůvěry k podřízeným Nesrozumitelné závěry: nepřesně interpretovány závěry kontroly; popis neshody je nejasný, není uvedeno vůči čemu, jakému kriteriu je neshoda kontrolujícím určena Subjektivní kontrola: kontrolní verdikt závisí na stanovisku kontrolujícího; neopírá se o žádné kriterium Formálnost kontroly: jde „o kontrolu pro kontrolu“; důraz je kladen pouze na formální aspekty; používají se obecné postupy kontroly