REACH 2018 Předložte registrační dokumentaci

Účel této prezentace Tuto prezentaci včetně poznámek vypracovala Evropská agentura pro chemické látky (ECHA) jako pomůcku pro přípravu prezentace o REACH 2018, tj. poslední lhůtě pro registraci zavedených látek. Byla vypracována záměrně tak, abyste si mohli vybrat příslušné snímky a upravit je podle potřeby, aby byly vhodné pro vaši cílovou skupinu, ať již se jedná o vedení, zaměstnance, odborníky zabývající se dopady na životní prostředí, zdraví a bezpečnost, příslušné orgány atd. Můžete ji používat bez dalšího povolení. Prezentace přináší stručný přehled šesté fáze (Předložte registrační dokumentaci) plánu REACH 2018 agentury ECHA. Je součástí série prezentací týkajících se REACH 2018, které jsou k dispozici na internetových stránkách agentury ECHA. Budete-li mít nějaké připomínky a návrhy, budeme rádi, když je zašlete na adresu: reach-2018@echa.europa.eu. Právní upozornění: Informace uvedené v této prezentaci nepředstavují právní poradenství a nemusejí z právního pohledu nezbytně vyjadřovat oficiální stanovisko Evropské agentury pro chemické látky. Evropská agentura pro chemické látky nenese odpovědnost za obsah tohoto dokumentu. Vydání: květen 2017

Váš elektronický nástroj pro předkládání informací agentuře ECHA Způsob komunikace agentury ECHA s vámi Zdroj informací Přístup získáte zde: REACH-IT je elektronický nástroj, který vám pomáhá plnit zákonné povinnosti v souladu s nařízením REACH. Jedná se o on-line nástroj, jehož hosting zajišťuje agentura ECHA, takže si jej nemusíte instalovat do počítače. Předkládání informací agentuře ECHA prostřednictvím nástroje REACH-IT je bezpečné a zabezpečené. Veškeré zprávy a komunikace ze strany agentury ECHA týkající se vašeho předložení či registrace jsou rovněž zasílány bezpečně. V nástroji REACH-IT se zobrazují určité informace o společném předložení: Pokud jste předběžně registrovali nějakou látku nebo se na ni dotazovali, zobrazí se vám údaje o hlavním žadateli o registraci, pokud existuje. Spolužadatelé předkládající údaje společně se vzájemně vidí. Pokud vaše společnost ještě není zaregistrována, musíte si nejprve vytvořit účet. Nejprve přejděte na stránku nástroje REACH-IT na internetových stránkách agentury ECHA a klikněte na „Register a company“ (Zaregistrovat společnost). Jestliže jste si účet u agentury ECHA již vytvořili, klikněte na „Login“ (Přihlásit se). Užitečné odkazy: REACH-IT: https://reach-it.echa.eu/reach/. https://reach-it.echa.europa.eu/reach//

Jakmile se přihlásíte, zobrazí se úvodní stránka nástroje REACH-IT Jakmile se přihlásíte, zobrazí se úvodní stránka nástroje REACH-IT. Zde najdete tři hlavní funkce vyznačené modrými kruhy: Submit a dossier (Předložit dokumentaci), Tasks (Úkoly), Substances (Látky). Funkce „Submit a dossier“ zobrazuje různé možnosti předložení dokumentace. Funkce „Tasks“ poskytuje kompletní přehled všech úkolů, které vyžadují, aby vaše společnost v určité lhůtě provedla určitou činnost. Úkoly jsou označené barevně podle naléhavosti. Funkce „Substances“ představuje váš portál k monitorování veškerých regulačních procesů týkajících se vašich látek. K dispozici jsou též různé možnosti vyhledávání. Možnost „quick search by number“ (rychlé vyhledávání podle čísla) najdete na horním banneru na každé stránce nástroje REACH-IT. Zde můžete vyhledávat podle čísla ES nebo CAS látky, čísla podání v nástroji REACH-IT nebo jiného referenčního čísla. Modrá lupa v pravém horním rohu obrazovky slouží k pokročilému vyhledávání. Jakmile na ni kliknete, zobrazí se seznam předmětů vyhledávání. Výsledky vyhledávání můžete upřesnit nastavením filtrů. Dole na každé stránce nástroje REACH-IT najdete odkaz na podporu.

Úkoly a zprávy např. musíte zaplatit poplatek agentura ECHA vás vybízí k určitému úkonu obdržíte úkol např. musíte zaplatit poplatek agentura ECHA vás chce informovat o nějaké události obdržíte zprávu např. předložení vaší dokumentace bylo dokončeno Užitečné funkce: průvodci, integrovaná nápověda, snadné vyhledávání, informace o hlavním žadateli o registraci, zahraniční uživatel, oblíbené položky Zprávy a úkoly slouží k různým účelům, ale v obou případech se jedná o způsob, jakým vám agentura ECHA zasílá informace v nástroji REACH-IT. Pokud agentura ECHA vyžaduje, abyste v nástroji REACH-IT provedli nějakou činnost, obdržíte úkol. Úkoly vyžadují, abyste provedli nějakou činnost ve stanovené lhůtě, a proto doporučujeme sledovat úkoly pod položkou New (Nové) a Close to deadline (Blíží se konec lhůty) zobrazené na hlavní stránce. Pokud vás agentura ECHA potřebuje informovat o nějaké události v nástroji REACH-IT, obdržíte zprávu. Zprávy najdete na horním banneru a jsou pouze informativní, takže na ně nemusíte nijak reagovat. Nástroj REACH-IT obsahuje mnoho funkcí, díky nimž je uživatelsky přívětivý a snadno se používá: Průvodce se spustí, když chcete provést nějakou činnost, například „submit“ (předložit), „create“ (vytvořit) nebo „update“ (aktualizovat) informace. Průvodce vás provede celým procesem krok za krokem. Vždy uvidíte všechny kroky daného procesu. Integrovaná nápověda zahrnuje zejména „page help“ (nápovědu týkající se stránky) a „topic help“ (nápovědu týkající se tématu). Jakmie kliknete na symbol „info“ v pravém horním rohu, zobrazí se obecná a technická podpora pro konkrétní stránku, na které se nacházíte. Texty nápovědy jsou k dispozici ve 23 jazycích.

Hlavní nabídka Hlavní nabídka zobrazuje všechny oblasti vyhledávání a navigace, např.: předložit dokumentaci, témata pokročilého vyhledávání, možnosti společného předložení, stránky pro správu informací o společnosti, úkoly, zprávy, podmínky a tlačítko odhlášení.

Najděte hlavního žadatele o registraci Najděte hlavního žadatele o registraci (pokud jste podali předběžnou registraci nebo žádost) v nástroji REACH-IT: použijte funkci pokročilého vyhledávání společných předložení a zadejte identitu látky, před spuštěním vyhledávání nezapomeňte zaškrtnout políčko „show other joint submissions“ (zobrazit ostatní společná předložení). Pokud je nezaškrtnete, společné předložení, které hledáte, se nezobrazí.

Možnosti správy společnosti Zkontrolujte velikost společnosti v sekci „manage company“ (spravovat informace o společnosti) hlavní nabídky. Podle velikosti společnosti se stanoví váš registrační poplatek. Velikost společnosti je ve výchozím nastavení nastavena na „large“ (velká) – pokud to není správně, změňte ji zde v nástroji REACH-IT. Chcete-li změnit velikost společnosti, zvolte „update company size“ (aktualizovat velikost společnosti) a spustí se průvodce. Zkontrolujte kontaktní osoby společnosti v sekci „manage company“ (spravovat informace o společnosti) / „Contacts“ (Kontakty). Dbejte na to, aby seznam kontaktních osob v nástroji REACH-IT byl aktuální, aby vás agentura ECHA a spolužadatelé mohli kontaktovat. Kontaktní osobu můžete odebrat, pouze pokud nemá přiřazené žádné úkoly, anebo až po převedení jejích úkolů na jinou kontaktní osobu.

Odpovědnosti v rámci společného předložení v nástroji REACH-IT Hlavní žadatel o registraci 1. Vytvořit společné předložení v nástroji REACH-IT 2. Poskytnout kód vedlejším žadatelům o registraci Jakmile se spolužadatelé dohodnou na tom, kdo bude hlavním žadatelem o registraci, vytvoří nově jmenovaný hlavní žadatel v nástroji REACH-IT společné předložení. K tomu je potřeba kliknout na „Create new“ (Vytvořit nové) v sekci „Joint submissions“ (Společná předložení) hlavní nabídky. Poté se spustí průvodce „Create joint submission“ (Vytvořit společné předložení). Postupujte podle průvodce a věnujte pozornost kontrolním seznamům, které obsahují užitečné informace. Průvodce vás provede pěti kroky postupu. Vedlejší žadatelé o registraci mohou předložit dokumentaci až poté, co hlavní žadatel úspěšně předložil svoji dokumentaci. Hlavní žadatel jim musí poskytnout kód společného předložení, aby mohli předložit vlastní dokumentaci.

Odpovědnosti v rámci společného předložení v nástroji REACH-IT Vedlejší žadatel o registraci Získejte bezpečnostní kód od hlavního žadatele Zvolte „Join existing“ (Přidat se ke stávajícímu společnému předložení) Jako vedlejší žadatel o registraci musíte získat bezpečnostní kód společného předložení od hlavního žadatele mimo nástroj REACH-IT. Jakmile tyto informace budete mít, je snadné se ke společnému předložení přidat, stačí kliknout na „Join existing“ (Přidat se ke stávajícímu společnému předložení) na záložce „Joint submission“ (Společné předložení) v hlavní nabídce. Spustí se průvodce, který vás provede postupem o třech krocích. Poznámka: Podívejte se na stránku společného předložení, kde se vám zobrazí stav hlavní dokumentace. Pokud je sekce hlavní dokumentace zelená, znamená to, že již byla předložena a vy jako vedlejší žadatel můžete předložit vlastní dokumentaci. Je-li sekce hlavní dokumentace červená, znamená to, že ještě svoji dokumentaci jako vedlejší žadatel předložit nemůžete a musíte počkat, dokud dokumentaci nepředloží hlavní žadatel o registraci.

Než předložíte dokumentaci, zkontrolujte: Kontakt na společnost Fakturační adresu a DIČ Objednávku Velikost podniku Dokumentaci IUCLID zkontrolovanou pomocí funkce Validation Assistant aplikace IUCLID, připravenou k nahrání.

Jste připraveni? Předložení dokumentace prostřednictvím nástroje REACH-IT Dokumentace ke každému typu předložení lze předkládat pomocí průvodce předložením po kliknutí na tlačítko „Submit a dossier“ (Předložit dokumentaci) na úvodní stránce nástroje REACH-IT. Průvodce vás provede všemi potřebnými kroky.

Zkratky na průvodce předložením Průvodce předložením lze spustit i z jiných stránek nástroje REACH-IT. Vedlejší a hlavní žadatelé o společnou registraci mohou například vytvořit zkratku na průvodce předložením na stránce „Joint submission“ (Společné předložení). V tomto příkladu se průvodce předložením spouští oranžovým akčním tlačítkem „Submit a IUCLID dossier“ (Předložit dokumentaci IUCLID).

Co bude dál? Jakmile předložíte dokumentaci, nástroj REACH-IT jí přidělí číslo podání. Pomocí tohoto odkazu se dostanete na stránku zprávy o předložení. Jakmile dokumentaci nahrajete do nástroje REACH-IT, obdržíte předběžné číslo podání. Číslo se zobrazí na obrazovce jako odkaz. Kliknutím na odkaz budete přesměrováni na stránku zprávy o předložení.

Stránka se zprávou o předložení Po každém předložení, které podáte agentuře ECHA, obdržíte zprávu o předložení. Na stránce se zprávou o předložení naleznete přehled informací týkajících se předložení. Uprostřed stránky uvidíte obecné informace o předložení. Velmi důležitou částí je „Key documents“ (Klíčové dokumenty) v dolní části stránky. Kliknutím se tato část rozbalí. Najdete zde rozhodnutí týkající se předložení i jakékoli faktury. Na pravé straně stránky najdete kroky zpracování předložení, kde můžete sledovat, v jaké fázi zpracování agenturou ECHA se dokumentace nachází.

Fáze zpracování dokumentace Jakmile předložíte dokumentaci v nástroji REACH-IT, agentura ECHA zkontroluje, zda dokumentace obsahuje všechny nezbytné informace a zda jsou informace konzistentní. Prvním krokem je kontrola obchodních pravidel. Kontrolou obchodních pravidel se rozumí administrativní kontroly, které zajišťují, že agentura ECHA může soubor zpracovat. Jestliže kontrola ukáže, že nějaké informace chybí, nebude na vaše předložení brán zřetel. Kdykoli můžete předložit novou dokumentaci. Pokud vaše dokumentace kontrolou obchodních pravidel projde, agentura ECHA zkontroluje technickou a finanční úplnost předložení. Tyto dvě kontroly probíhají souběžně. Kontrola technické úplnosti ověřuje, zda dokumentace obsahuje všechny nezbytné údaje v souladu s nařízením REACH. Kontrola finanční úplnosti ověřuje, zda máte povinnost za registraci uhradit poplatek. Pokud agentura ECHA při kontrole technické nebo finanční úplnosti zjistí nějaké nedostatky, bude vás o tom informovat. Jestliže neprojdete kontrolou technické úplnosti, budete mít jen jednu šanci na vylepšení dokumentace a budete tak muset učinit ve lhůtě, kterou agentura ECHA stanoví. Pokud projdete všemi kontrolami, obdržíte kladné rozhodnutí a registrační číslo vaší látky.

Aktualizace dokumentace na žádost Tento snímek zdůrazňuje několik důležitých informací, které potřebujete pro aktualizaci dokumentace na základě žádosti agentury ECHA: Za prvé číslo podání a číslo sdělení. Jakmile opravíte soubor údajů v aplikaci IUCLID a budete připraveni vytvořit novou dokumentaci, budete potřebovat tato dvě čísla. Musíte je zadat do hlavičky dokumentace, aby nástroj REACH-IT věděl, že předkládáte aktualizovanou dokumentaci. Za druhé, věnujte pozornost lhůtě pro opakované předložení – vyhraďte si dostatečnou dobu na přípravu, abyste se vyhnuli překvapením na poslední chvíli. Po uplynutí lhůty nebudete moci aktualizovanou dokumentaci předložit.

Registrační číslo Pokud vaše dokumentace úspěšně prošla kontrolou úplnosti a uhradili jste fakturu Pokud dokumentace prošla všemi kontrolami, bude vám přiděleno registrační číslo. V tomto okamžiku budou kroky zpracování předložení dokončeny a odkaz na registrační číslo se zobrazí vedle štítku „reference number“ (referenční číslo). Kliknutím na odkaz se dostanete na stránku přehledu.

Stránka referenčního čísla Stránka přehledu referenčního čísla obsahuje základní informace o vaší registraci. Na této stránce můžete také upravovat údaje o kontaktní osobě, pokud se například osoba, která ve vaší společnosti odpovídá za danou látku, změnila. V části „Key documents“ (Klíčové dokumenty) najdete rozhodnutí týkající se vaší registrace. Najdete zde také dopis od agentury ECHA obsahující registrační číslo, který si můžete vytisknout. Ve spodní části stránky je sekce s názvem „Reference number history“ (Historie referenčního čísla). Zde uvidíte různé činnosti týkající se této registrace, například aktualizace.

Informace k zapamatování Ujistěte se, že máte přístup ke svému účtu v nástroji REACH-IT. Zkontrolujte velikost své společnosti. Dbejte na to, aby vaše kontaktní údaje byly aktuální. Obeznamte se se svými povinnostmi v rámci společného předložení. Čtěte e-maily zasílané nástrojem REACH-IT. Pokud dostanete úkol, splňte ho včas (poplatky a opětovná předložení). Podpora je k dispozici na adrese https://echa.europa.eu/reach-2018.