Seminář pro příjemce 4. výzvy 1. GG oblasti podpory 1.2 (finanční část) Odbor regionálního rozvoje oddělení grantů Ivana Přibáňová 15. 8. 2012 Tento seminář je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky.

Osnova – finanční část 1 Samostatný účet projektu 2. Účetnictví a dokladování projektu 3. Rozpočet projektu 4. Způsobilé výdaje v projektech OP VK a jejich dokladování 5. Podstatné a nepodstatné změny v projektech 6. Výběrová řízení v projektech OP VK 7. Ukončování projektu

Samostatný účet projektu 1/2 Slouží výhradně pro platební operace projektu Partner nemusí zřizovat vlastní projektový účet. Dokladem pro kontrolu – bankovní výpis Snadná možnost dohledání a identifikování plateb – jejich označení (pořadové číslo dokladu na soupisce napište ručně na fakturu a taktéž k odchozí částce ve výpisu) Zrušení účtu je možné až po obdržení závěrečné platby. Budeme požadovat i doklad o uzavření účtu. Je možné provádět platby z Provozního účtu organizace a následně refundovat z projektového účtu – pak požadujeme jak výpis z Provozního účtu, tak výpis z projektového účtu. Resp. pokud platba do odevzdání MZ neodejde z projektového účtu, je MZ možno odevzdat a součástí výzvy k doplnění monitorovací zprávy bude žádost o doložení označené platby na projektovém účtu.

Samostatný účet projektu 2/2 - Způsobilé výdaje projektového účtu Výdaje za vedení projektového účtu, finanční transakce - Nezpůsobilé výdaje projekt.účtu Počáteční vklad Výdaje za vedení účtu před zahájením projektu Mylné platby odeslané z projektového účtu je nutné vrátit do 5 pracovních dnů, po této lhůtě je řešeno jako podezření na nesrovnalost a porušení rozpočtové kázně Z hlediska ukončování projektu je výhodné zřízení projektového účtu bez úroků a poplatků (viz Ukončování projektu)

Účetnictví a dokladování projektu 1/4 - Výdaje musí být vynaloženy efektivně a hospodárně Počátek způsobilosti výdajů je počátek realizace projektu (dle smlouvy), konec způsobilosti výdajů je poslední den realizace projektu, v určitých případech lze proplácet např. mzdy, fakturu za audit do data odevzdání závěrečné žádosti o platbu, ale vždy se musí jednat o období věcně spojené s obdobím realizace projektu. Tedy není možné zahrnout do způsobilých výdajů poplatky spojené s vedením projektového účtu po datu ukončení projektu!

Účetnictví a dokladování projektu 2/4 Účetní doklady musejí být vystaveny v souladu se zákonem o účetnictví a musejí obsahovat všechny požadované náležitosti (specifikace pořizovaného zboží, služeb nebo prací a specifikaci toho, kdo zboží nebo služby nakoupil) Každý originál relevantního účetního dokladu je příjemce povinen označit identifikací projektu, při předávání MZ bude originál dokladu označen razítkem GG OP VK Středočeský kraj Doklady typu „občerstvení“, kancelářské potřeby“, „fakturuji za administrativní činnost“ apod. nejsou vyhovující (třeba rozepsat podrobněji)

Účetnictví a dokladování projektu 3/4 Soupiska účetních dokladů musí obsahovat veškeré účetní doklady předávané v MZ. Soupiska účetních dokladů smí obsahovat účetní doklady v hodnotě nejvýše 20% celkové dotace (resp. může být max. ve výši zálohové platby). Pokud bude částka na žádosti o platbu (resp. v soupisce) vyšší než je výše zálohové platby, bude ŽOP proplacena max. do výše ZP a bude požadováno přepracování soupisky účetních dokladů a vyjmutí části účetních dokladů a s tím související přepracování MZ a dalších příloh (přehled čerpání a rozpočet). Příjemce zajistí zasílání měsíčních výpisů z projektového účtu vždy k poslednímu dni každého měsíce nebo ke dni, ke kterému bude vykazovat vyúčtování projektu (předkládat MZ); služby el. bankovnictví

Účetnictví a dokladování projektu 4/4 V rámci projektu nemusí být vedena samostatná pokladna projektu na drobné výdaje. Výdaj musí skutečně vzniknout, být zaznamenán na účtech příjemce nebo partnerů, být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložitelný originály účetních dokladů ve smyslu §11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb.,ve znění pozdějších předpisů.

Rozpočet projektu V průběhu realizace projektu je nutné vždy vycházet ze schváleného rozpočtu Celkový rozpočet projektu je závazný a nelze jej překročit Pozor na dodržení procentních limitů jednotlivých kapitol po přesunech v rozpočtu, při překročení limitu bude při závěrečném vyúčtování konkrétní kapitola pokrácena. Pokud nebude vyčerpána schválená částka podpory, nemá příjemce na tuto nevyčerpanou částku nárok a nemůže ji vůči poskytovateli podpory uplatňovat ve vyúčtování projektu.

Nepřímé náklady (NN) 1/2 NN se nedokladují a neprokazují jednotlivými účetními doklady Předmětem kontroly na místě ze strany poskytovatele dotace nebude kontrola jednotlivých účetních dokladů vztahujících se k NN. Poskytnuté prostředku musí být použity na projekt.

Nepřímé náklady (NN) 2/2 Doporučený postup pro čerpání NN: Zajištění plynulosti a proporcionality čerpání NN – příjemce si vždy po obdržení zálohové platby stáhne částku připadající na NN v příslušné záloze (vypočítanou dle % NN ve vztahu k přímým nákladům bez KF stanovených v právním aktu) na provozní účet organizace. Konečná výše NN musí na konci projektu procentuálně odpovídat skutečně vyčerpaným a prokázaným způsobilým přímým výdajům projektu!

Přehled příloh 1/2 Příloha č. 1 Monitorovací indikátory Příloha č. 2 Přehled uzavřených zadávacích řízení Příloha č. 5 Soupiska účetních dokladů Příloha č. 8 Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu Příloha č. 9 Přepracovaný rozpočet projektu Příloha č. 10 Přepracovaný harmonogram Příloha č. 11 Podpisový vzor osob oprávněných k podepisování a schvalování dokumentů a operací v rámci OP VK

Přehled příloh MZ 2/2 8. Příloha č. 12 Pracovní výkaz 9. Příloha č. 13 Rozpis mzdových/platových výdajů realizačního týmu projektu 10. Příloha č. 14 Rozpis cestovních náhrad – zahraničních 11. Příloha č. 20/1 Rozpis mzdových příspěvků pro školené osoby 12. Příloha č. 20/2 Seznam školení Žádost o platbu dodáváte v tiskové podobě z aplikace Benefit, podepsanou a orazítkovanou.

Kapitola 1 – Osobní náklady 16

Kapitola 1 – Osobní náklady Způsobilé osobní výdaje - mzdové výdaje pracovníků, kteří mají v rámci projektu uzavřen pracovněprávní vztah a jsou zaměstnáni výhradně pro projekt (PS) - příslušná část mezd nebo platů zaměstnanců, kteří se na realizaci podílejí pouze částí svého úvazku - výdaje na odměnu zaměstnanců, kteří jsou v rámci projektu zaměstnáni na DPČ nebo DPP - autorské honoráře - zákonné odvody na sociálním a zdravotní pojištění hrazené zaměstnavatelem - jiná zákonná pojištění a zákonné odvody a náhrady 17

Kapitola 1 – Osobní náklady Dokladování - rozpis mzdových výdajů pracovníků projektu - pracovní smlouva, autorské honoráře a jejich náležitosti - výkazy práce za jednotlivé pracovníky - výplatní páska - mzdový list - výpis z účtu o úhradě mzdy, 18

Kapitola 1 – Osobní náklady Pracovní smlouvy a dohody mimo prac.poměr Musí obsahovat: identifikaci projektu, tj.název a registrační číslo projektu popis pracovní činnosti pro projekt úvazek nebo počet hodin výši odměny povinnost odevzdávat měsíční výkazy práce případně další zákonem stanovené náležitosti 19

Kapitola 1 – Osobní náklady Autorské honoráře - Uzavření autorské smlouvy se řídí zákonem č. 121/2000 Sb. (autorský zákon) - Pracovníci nevykazují pracovní výkazy, pracovní výkazy nedokládají ani pracovníci podílející se na realizaci projektu celým svým pracovním úvazkem 20

Kapitola 1 – Osobní náklady Na co si dát pozor řádně sepsaná pracovní smlouva dle Zákoníku práce obsahující informace k projektu vyplněny všechny náležitosti v hlavičce formulářů rozepsaná činnost ve výkazu práce Nezapomenout na všechny potřebné podpisy 21

Kapitola 2 Cestovní náhrady Do přímých nákladů zahrnujeme pouze služební cesty zahraniční (navyšovat položky rozpočtu související se zahraniční služební cestou není možné) NN výdaje spojené s tuzemskými služebními cestami 22

Kap. 3 Zařízení Výše kapitoly max. 25% způsobilých výdajů projektu Příjemce musí před zahájením čerpání z této kapitoly posoudit, jaká je předpokládaná cena pořizovaných dodávek obdobného charakteru a zda zakládá povinnost realizovat zadávací řízení podle pravidel OP VK uvedených v příručce či podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách. S tím souvisí předfinancování částky investic v žádosti o platbu a jejich následná refundace musí na haléř sedět s předfinancovanou částkou. 23

Kapitola rozpočtu č. 3 Zařízení související s realizací projektu Co spadá do nepřímých nákladů? náklady na nákup papírů (včetně bloků), materiálu na laminování, psacích potřeb, kancelářských sponek, šanonů, desek na dokumenty, CD, DVD, audiokazet, videokazet a disket, jakožto nosičů dat (bez ohledu na jejich využití v projektu, tj. zda jsou nezbytné pro administraci projektu či pro cílovou skupinu). 25

Kapitola rozpočtu č. 4 Místní kancelář Není relevantní pro projekty s nepřímými náklady. 26

Kapitola rozpočtu č. 5 Nákup služeb souvisejících s realizací projektu Výdaje spojené s dodávkou služeb mohou být ve výši max. 49% zp. Výdajů projektu. Dodávky veškerých služeb musí být v souladu s cíli projektu a musí přispívat k jejich plnění. Dodávky služeb musí bezprostředně souviset s realizací projektu (časově a místně). Vždy nutné dodržet pravidla stanovená v Příručce pro příjemce finanční podpory z OP VK, často se stává, že je do nákupu služeb zahrnováno i zařízení, které musí být zařazeno v kapitole 3. Do kapitoly 5 Nákup služeb je možné zařadit např publikace, učebnice, knihy vytvářené na zakázku přímo pro projekt, nikoliv učebnice běžné dostupné v obchodní síti 27

Dokladování - Objednávka nebo smlouva - faktura / paragon* - doklad o zaplacení – výpis z projektového účtu / VPD* - doklad o zaúčtování – výpis ze samostatné účetní evidence *paragon a VPD se dokládá při nákupu drobných položek (do 10 000 Kč bez DPH) 28

Kap. 6. Stavební úpravy související s realizací projektu - Úprava v souvislosti s aktivitami cílové skupiny - Lze na majetku příjemce/ partnera - Nelze na majetku v pronájmu - U škol a školských zařízení lze realizovat úpravy na majetku zřizovatele - Podmínka způsobilosti položek stavebních úprav je usnadnění přístupu a pohybu osobám zdravotně postiženým, nebo úpravy výukových, tréninkových a pracovních prostor používaných na realizaci aktivit s cílovou skupinou (nikoliv úprava prostor kanceláře a ostatního zázemí) 29

Kap. 7 Přímá podpora výdaje spojené se zapojením cílové skupiny do projektových aktivit za ceny v místě a čase obvyklé limit výdajů je 20% celkových způsobilých výdajů projektu Mzdové příspěvky – jsou poskytovány zaměstnavateli jako náhrada části mzdových nákladů (ve výši hrubé mzdy včetně zákonných odvodů) na jejich pracovníka po dobu jeho účasti na dalším vzdělávání (v rámci OP VK se toto týká akademických, pedagogických a dalších pracovníků ve školství. Mohou být poskytovány až do výše 100 % skutečně vyplacených mzdových nákladů (max. trojnásobek minimální mzdy platné v době konání školení). 30

Kapitola rozpočtu č. 7 – Přímá podpora Cestovné, ubytování, stravné - CS (1 500 Kč/Praha 2 000 Kč/os./noc, stravné 300 Kč/os./den, resp. Při akci výjezdní spojené i s ubytováním 400 Kč) (praxe, stáže, exkurze,dobrovolníci a školní dozor atd.) X Pokud je interní limit nižší, je třeba se řídit interní vnitřní směrnicí. 31

Kap. 7 Přímá podpora Při proplácení přímé podpory je třeba dokládat jednotlivé částky výdajovými doklady s podpisy podpořených osob, prezenční listiny, pozvánky/ popis akce, fotodokumentace s povinnou publicitou 32

Kap. 8. Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy 33 Kap. 8. Náklady vyplývající přímo ze Smlouvy Hrazeny výdaje, které souvisí s povinnostmi příjemce stanovenými ve smlouvě Audit projektu: rozpočet > 10.000.000 Kč včetně DPH Publicita - na aktivity v rámci publicity, které byly definovány v projektové žádosti Ostatní - další nezbytné výdaje spojené s realizací projektu (notářské poplaty, vedení účtu) 33

Změny projektu a doplnění projektu Nepodstatné změny Nezakládá povinnost schválení ze strany poskytovatele Nezakládá nutnost vytvoření dodatku ke Smlouvě Je oznamována v nejbližší MZ, změna v kontaktních údajích – ihned! Přesun v rámci kapitoly Mezi kapitolami do výše 15% Výjimka osobní náklady a KF (viz Příručka pro Příjemce) Podstatné změny Písemně odsouhlaseny partnery příjemce Písemná žádost o schválení podstatné změny Podat nejpozději 60 dnů před termínem ukončení projektu Nelze provést před jejich odsouhlasením poskytovatelem podpory Změna nesmí ovlivnit monitorovací ukazatele Přesun mezi kapitolami nad 15% Změna týkající se monitorovacích indikátorů atd. (viz Příručka pro Příjemce)

Výběrová řízení – výběr dodavatele zahájení výběrového řízení nejdříve v den začátku realizace projektu - zadavatelem je příjemce, partner s finančním příspěvkem pouze v případě, že je smlouvou o fin. partnerství pověřen - základní principy výběru dodavatele: transparentnost rovné zacházení nediskriminace

Výběrová řízení – výběr dodavatele - Rozhodující je předpokládaná cena bez DPH řídit se cenami obvyklými v čase a místě plnění vzít v úvahu všechna spolu související plnění a sečíst je zákaz dělení předmětu zakázky s cílem snížit její hodnotu pod stanovený limit Výjimka: dlouhodobý nájem – není třeba VŘ (neplatí pro krátkodobý jednorázový nájem, kde jsou součástí zakázky i další služby, např. catering)

Zakázky malého rozsahu 0 – 199 000 Kč bez DPH Nemusí být prováděno VŘ, není nutná smlouva, postačí pouze zaslat objednávku jednomu vhodnému dodavateli nebo písemně vyzvat takového dodavatele k podání cenové nabídky - Objednávka musí být zaslána dopisem nebo elektronicky a potvrzena dodavatelem Hospodárnost Nákup drobných položek (cena nepřesáhne 10 000 Kč bez DPH) paragon a VPD Pozn.: Dle novely zákona o VZ je nezbytné při obdržení pouze jedné nabídky výběrové řízení zrušit a vyhlásit znova, příručka pro příjemce (verze 6) o tomto nehovoří.

Zakázky malého rozsahu B. Nejméně 200 000 – dle novely zákona o VZ až 1 000 000 Kč bez DPH Písemně/elektronicky vyzvat alespoň 3 dodavatele Lhůta pro podání nabídek min. 9 kalendářních dní ode dne odeslání výzvy (prokázat podacím lístkem) Hodnocení nabídek – pověřená osoba zadavatele již nestačí, ale je potřeba minimálního počtu tří členů Zápis o posouzení a hodnocení nabídek Písemná smlouva s dodavatelem Dle novely je nutné uveřejnění uzavřené smlouvy spolu s protokolem o hodnocení nabídek na webu mšmt/zs při zakázce nižší než 500 000 Kč bez DPH neb na profilu zadavatele při zakázce vyšší než 500 000 Kč

Zakázky malého rozsahu - název příjemce - sídlo příjemce - osoba oprávněná jednat - IČ, DIČ příjemce - kontaktní osoba - lhůta a místo k podání nabídky - popis předmětu zakázky - požadavky na prokázání kvalifikace dodavatele - předpokládaná hodnota zakázky - lhůta a místo dodání plnění - hodnotící kritéria - loga - ustanovení, že zadavatel může zadání zakázky zrušit - povinnosti dodavatele umožnění kontrol - archivace do r. 2025

Výběrové řízení Výběr dodavatele – hodnocení nabídek 1 kritérium = cena (vhodné u pořizování zboží, kdy jsou přesně vymezeny požadované parametry a požadavky na charakter a kvalitu) více kritérií – jedním z nich musí být vždy cena (kritériím jsou přiřazeny váhy v procentech, jejichž součet je roven 100) 41

Výběrové řízení Výběr dodavatele – náležitosti smlouvy - smluvní strany - předmět plnění - cena - platební podmínky - identifikace projektu - lhůta dodání / harmonogram plnění - místo dodání - závazek dodavatele dodržovat pravidla publicity - závazky dodavatele plynoucí ze smlouvy o realizaci GP 42

Výběrové řízení a dokladování V případě uskutečnění VŘ: - výzva k podání nabídek / zadávací dokumentace - doklad o odeslání výzvy – doručenka, podací lístek, předávací protokol - čestné prohlášení o nestrannosti a nepodjatosti hodnotitelů - zápis o posouzení a hodnocení nabídek - smlouva s dodavatelem - výsledek výzvy k podání nabídek doklad o doručení výsledku všem zúčastněným dodavatelům (vzory ke stažení: www.msmt.cz/eu/verejne-zakazky) 43

Ukončování projektu Závěrečná MZ se předkládá do dvou měsíců od data ukončení realizace projektu. Nezapomínejte na dodání povinných příloh: Souhrnná zpráva o realizaci projektu Zdůvodnění nedočerpání dotace (možno připsat do jednotlivých řádků v Přehledu čerpání zp. Výdajů, kde také je vidět procento vyčerpání jednotlivých položek rozpočtu) Přehled proplacených výdajů projektu (tabulka viz níže) 44

Ukončování projektu tabulka Přehled proplacených výdajů projektu   1. platba ŽoP č. 1 ŽoP č. 2 ŽoP č. 3 ŽoP č. 4 ŽoP č. 5 4) závěrečná ŽoP 5) celkem prokázaná výše vynaložených prostředků 1) x 100,00 600,00 z toho KF 0,00 investice mimo KF příjmy 2) 5,00 30,00 přijatá platba 3) 95,00 60,00* 540,00 neproplacené způsobilé výdaje - zádržné způsobilé výdaje nezpůsobilé výdaje 6) zbývá k proplacení 6) *nebylo vyplaceno 95,00 z důvodu 10% zádržného 45

Děkuji Vám za pozornost 46