Školení ke spisové službě Městské a obecní úřady PhDr. Jitka Zezulová Mgr. Martina Šlancarová

PROGRAM ŠKOLENÍ 1. Úvod 2. Předarchivní péče 3. Spisové normy 4. Skartační řízení PŘESTÁVKA 5. Novinky v legislativě 6. Skartace elektronických dokumentů - eSkartace 7. Diskuse 8. Komentovaná prohlídka výstavy Svatba v zrcadle dějin a archivu

Spisová služba Spisovou službu vykonávají tzv. veřejnoprávní původci: územní samosprávné celky - obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem organizační složky územních samosprávných celků (Dům kultury, Knihovna KM, MKS Holešov)) právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky (KTS) školy a školská zařízení

Archívní legislativa č. 167/2012 Sb. – novela zákona č. 499/2004 Sb.(úplné znění zákona viz č. 329/2012 Sb.) č. 259/2012 Sb. – vyhláška o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č.283/2014, platné od 1.1.2015 www.mvcr.cz - Legislativa http://portal.gov.cz - Vyhledávání v zákonech www.mza.cz – Předarchivní péče – vzory, metodiky

Archivní dohlídky Proběhnou během roku 2017, 2018 Pouze u vybraných obecních úřadů, zaměříme se na kontrolu uložených dokumentů Kontrola stavu spisoven Možnost konzultace problému na místě Archivní dohlídky oznámíme s předstihem Obecní úřad může požádat o archivní dohlídku sám (podle potřeby úřadu)

Odborná archivní dohlídka posouzení dokumentů skupiny A posouzení dokumentů skupiny S posouzení dokumentů skupiny V posouzení úředních razítek protokol o provedeném skartačním řízení úřední záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu předání archiválií

Archivní dohlídky Cíl : PROVEDENÍ SKARTAČNÍHO ŘÍZENÍ (během krátkého časového úseku – tj. měsíce od dohlídky) Neprovedení skartačního řízení ve stanoveném termínu je považováno za správní delikt

Předarchivní péče Archivní dohlídky - kontrola vedení spis.služby, metodický dohled Konzultace – např.spis.řád (+plán) Metodický dohled Spolupráce při skartačním řízení

SPISOVÉ NORMY- spisový řád Všichni veřejnoprávní původci jsou povinni vydat spisový řád – vnitřní směrnice stanovující základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich doručení, resp. vzniku, až po vyřazení. Povinností původce je bezodkladně po vydání nebo změně zaslat spisový a skartační řád a plán příslušnému archivu. § 66 odst. 2 Součástí spisového a skartačního plánu je stanovení tzv. spouštěcí události. Pokud skartační lhůta začíná plynout jiným okamžikem než vyřízením dokumentu, musím být o této skutečnosti učiněna poznámka u skartační lhůty (např. po ztrátě platnosti). § 66 odst. 4 Stanovení maximální skartační lhůty na 100 let (není-li stanoveno jinak). § 66 odst. 5

SPISOVÝ ŘÁD Spisová služba zahrnuje: 1. Příjem a označování dokumentů 2. Evidence 3. Rozdělování a oběh 4. Vyřizování 5. Vyhotovování 6. Podepisování a odesílání 7. Ukládání a vyřazování ve skart. řízení

Spisový plán

Příjem dokumentů Doručený dokument v analogové podobě, případně jeho obálka, se opatří otiskem podacího razítka. Doručený dokument v digitální podobě se převede autorizovanou konverzí dokumentů nebo jiným způsobem převedení do dokumentu v analogové podobě, který se opatří otiskem podacího razítka. Pokud je doručený dokument v digitální podobě neúplný, nelze jej zobrazit, obsahuje škodlivý kód, není v příslušném datovém formátu nebo na příslušném technickém nosiči, vyrozumí se odesílatel o zjištěné vadě.

Označování a evidence dokumentů Označování a evidenci nepodléhají následující dokumenty: a) došlé: knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání). b) vlastní: koncepty, pomocné a interní dokumenty, neschopenky, dovolenky, propustky a jiné materiály týkajíce se přítomnosti zaměstnanců.

Evidence dokumentů pro evidenci a správu specifických agend jsou vedeny samostatné evidence: Jedná se např. o: účetní, majetkovou, personální a mzdovou agendu, evidenci prováděných autorizovaných konverzí, evidenci utajovaných dokumentů aj. (nutno specifikovat ve spisovém řádu)

Evidence dokumentů Podací deník číslo jednací datum doručení adresa zasilatele stručný obsah počet listů a příloh spisový znak kdo vyřizuje způsob a datum vyřízení

SPISOVNA uzamykatelná, regály požární dokumentace a práškové hasící přístroje zabezpečena proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka

Archivní kniha - Evidence uložených dokumentů a spisů obsahující zejména stručný obsah, spisové a skartační znaky, skartační lhůty.

Skartační návrh Průvodní dopis Dokumenty skupiny A Dokumenty skupiny S Dokumenty skupiny V

Hlavní dokumenty skupiny A Kroniky Zápisy rady, zastupitelstva, komisí Volby Majetkoprávní smlouvy Hřbitovní knihy Rozpočty, statistiky (roční) Audity Podací deník Dokumentace ke znaku a praporu

Další dokumenty A Stížnosti Plány, koncepce, programy rozvoje Vodoprávní evidence Povodňové plány Územní plány Veterinární záležitosti Evidence skládek odpadu Obecní zpravodaje Publikace, fotoalba, fotografie

Dokumenty skupiny S Faktury Mzdové listy Účetní, platební doklady Pokladní doklady Žádosti (například:občanské průkazy atd.)

Dokumenty skupiny V Korespondence starosty, místostarosty, tajemníka – V 10 Dotace, grantová podpora – V 10 Sportovní a kulturní akce (pozvánky,plakáty) – V 5 (A 5)

Převod doručeného digitálního dokumentu Ukládání digitálních dokumentů u původců vedoucích analogovou spisovou službu Převod doručeného digitálního dokumentu na analogový dokument • autorizovanou konverzí – převedený dokument má stejné právní účinky jako ověřená kopie • podle § 69a zákona –převedený dokument zaručuje pouze obsahovou shodu převedeného dokumentu s převáděným dokumentem (kopie prvopisu) • Doručenou datovou zprávu uchovat nejméně tři roky, není-li stanoveno více, ve tvaru, v němž byla původci doručena

AUTORIZOVANÁ KONVERZE prostřednictvím elektronické aplikace systému kontaktních míst veřejné správy, tedy prostřednictvím aplikace CzechPOINT@office, která je kompletním a bezplatným jednotným rozhraním pouze ve formátech - PDF (Portable Document Format) verze 1.3 a vyšší nebo PDF/A (Portable Dokument Format/Archive), a neobsahuje-li škodlivý kód

Ukládání dokumentů v digitální podobě (ERMS) Uchovávání – zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat. Tyto vlastnosti musí být zachovány do doby provedení výběru archiválií. • Před uložení se zkontroluje úplnost digitálního dokumentu. • Digitální dokumenty musí být nejpozději před jejich vyřízením, resp. uzavřením ve formátech požadovaných podle vyhlášky č. 259/2012 Sb. ( § 23) • Nahlížení je umožněno prostřednictvím el. systému spisové služby, který zabezpečuje rovněž evidence přístupů. • Výstupní formáty: • statické textové a kombinované dokumenty: PDF/A • statické obrazové dokumenty: PNG, TIF, JPEG • pro databáze: XML včetně popisu struktury

Postup při vyřazování dokumentů Dokumenty určené ke skartačnímu řízení: • v listinné podobě • v digitální podobě: skartace dokumentů prostředky ESSS tzv. e-skartace – validita SIP balíčků navržených do skartace • razítka vyřazená z evidence • utajované dokumenty – zvláštní postup

PLATNÁ LEGISLATIVA zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (jak vyplývá ze změn provedených zákonem č. 413/2005 Sb., zákonem č. 444/2005 Sb., zákonem č. 112/2006 Sb., zákonem č. 181/2007 Sb., zákonem č. 296/2007 Sb., zákonem č. 32/2008 Sb.,zákonem č. 190/2009 Sb., zákonem č. 227/2009 Sb., zákonem č. 424/2010 Sb. a zákonem č. 167/2012 Sb.) – plné znění viz. zák. č. 329/2012 Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění vyhlášky č. 283/2014 Sb. Datové schránky – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

DATOVÉ SCHRÁNKY Elektronický systém musí odpovídat legislativě. Datové schránky – zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

PŘEVODY DOKUMENTŮ Autorizovaná konverze – převedení dokumentu v listinné podobě na dokument digitální a naopak Převod doručeného digitálního dokumentu na analogový - autorizovanou konverzí nebo podle § 69a zákona, Doručenou datovou zprávu uchovat nejméně tři roky, není-li stanoveno více § 6 odst. 1 vyhlášky Převod doručeného analogového dokumentu na digitální - autorizovanou konverzí nebo podle § 69a zákona Původní dokument uchovat u převedení podle § 69a po celou dobu, u autorizované konverze nejméně tři roky, není-li stanoveno více § 4 odst. 2 vyhlášky Pokud je skartační lhůta doručeného a převedeného dokumentu kratší než 3 roky, bude uchován nejméně po dobu skartační lhůty. § 6 odst. 3 vyhlášky

ELEKTRONICKÝ PODPIS Od 1.7. 2016 – nařízení EP a Rady (EU)- tzv. eIDAS - změna datových formátů (PDF/A)- technikálie pro vytvoření uznávaného kvalifikovaného el. podpisu potřebuje podepisující osoba kvalifikovaný certifikát, zavedení termínu elektronická pečeť, případě elektronického podpisu, elektronické pečeti a elektronického časového razítka je takovým právním předpisem zejména zákon č. 297/2016 Sb., který stanoví, jakým typem elektronického podpisu nebo elektronické pečeti opatřit elektronický dokument či kdy opatřit elektronický dokument elektronickým časovým razítkem. Původce vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikovaných služeb. § 17 odst. 4 vyhlášky

ČASTÉ CHYBY PŮVODCŮ VEDOUCÍCH SPISOVOU SLUŽBU V LISTINNÉ PODOPBĚ Na doručené dokumenty v digitální podobě se odpovídá dokumenty v analogové podobě i v případech, kdy adresát má zřízenu datovou schránku. Dokumenty jsou odesílány pouze e- mailem bez elektronického podpisu a předepsaného formátu. Dokumenty se po vytištění a podepsání naskenují a naskenovaný obraz dokumentu je následně odesílán, případně ještě podepsán zaručeným elektronickým podpisem a odeslán.

Národní archivní portál

Kontroly spisové služby Výkon spisové služby Uchovávání (nezničení) dokumentů Výběr dokumentů Uložení dokumentů Péče o dokumenty

Kontrola a správní delikty 1 Kontrola je vykonávána pracovníky archivu – státními úředníky Veřejnoprávní původce se dopustí správního deliktu tím, že neuchová dokument nebo neumožní výběr archiválií. Původce se dopustí skartačního deliktu tím, že neprovede skartační řízení nebo neumožní dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií. pokuta až do výše 200 000 korun

PUBLIKACE KE SPISOVÉ SLUŽBĚ Miroslav Kunt, Tomáš Lechner. SPISOVÁ SLUŽBA V ČESKÉ REPUBLICE. Leges 2015

Inspirace http://www.mza.cz/predarchivni-pece - vzory spisových řádů, plánů; informace a metodické materiály, legislativa, vzory žádostí (o vyřazení dokumentů ve skart. řízení apod)

KONTAKTY MZA Brno - Státní okresní archiv Kroměříž Velehradská 4259 tel. : 573 333 832-3 e-mail: soka_kromeriz@mza.cz www.mza.cz/kromeriz Datová schránka:p8caixb PhDr. Jitka Zezulová (ředitelka) – zezulova@mza.cz Mgr. Martina Šlancarová –slancarova@mza.cz Naďa Gernová - gernova@mza.cz Olga Maradová – maradova@mza.cz

Archiv a čas 1947-1997-2017 Výstava v budově SOkA Kroměříž: Archiv a čas – 1947 – 1997 – 2017 vernisáž : 7.6.2017   výstava v Knihovně Kroměřížska : Archiv a Kroměříž termín : 15.05 – 15. 16.2017 výstava na Městském úřadě Kroměříž - radnice : Archiv a Kroměříž termín : 16.06 – 01. 08.2017 Den otevřených dveří ( prohlídky budovy archivu, tvůrčí dílna pro děti i dospělé) termín : 08.06.2017 Seminář pro kronikáře obcí a měst Kroměřížska termín : 13.06.2017 cyklus přednášek : Z dějin archivnictví a pomocných věd historických termín : říjen – listopad 2017

Závěrem Přejeme Vám hodně úspěchů při provádění spisové služby a při skartačním řízení ! Děkujeme za pozornost 