Tabulkový procesor Odebrání skrytých dat a osobních informací kontrolou sešitů Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Růžena Hynková. Dostupné z Metodického portálu ISSN Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV).

Jak si můžeme chránit osobní informace v dokumentech, které chceme sdílet? osobní informace a skrytá data chráníme odebráním ze sešitu musíme je odebrat před zpřístupněním dokumentů použijeme k tomu funkci Kontrola metadat

Jaký postup použijeme při odebírání skrytých dat? připravíme si kopii dokumentu, který chceme sdílet a otevřeme jej klikneme na Soubor – Informace zvolíme příkaz Připravit na sdílení – Zkontrolovat problémy – Zkontrolovat metadata (obr. 1)

obr. 1

V dialogovém okně Kontrola metadat zaškrtneme políčka, která chceme kontrolovat (obr. 2) obr. 2

klikneme na příkaz Zkontrolovat zobrazí se výsledky Kontroly metadat u položek s výsledkem Odebrat vše tuto položku označíme, odeberou se osobní data (obr. 3) zobrazí se ikona Znovu zkontrolovat po dokončení klikneme na ikonu Zavřít (obr. 4)

obr. 4 obr. 3

Můžeme skrytá data a osobní informace vrátit zpět? příkazem Revize – Změny – Sdílet sešit můžeme data vrátit zpátky (obr. 5) obr. 5

obr. 6 V dialogovém okně Sdílení sešitu – Úpravy zrušíme zaškrtnutí políčka Povolit úpravy více uživatelům najednou (obr. 6)

Jaké typy skrytých nebo osobních dat může dokument obsahovat? v případě, že spolupracuje na dokumentu více lidí, můžou být v dokumentu poznámky, které ostatním zobrazí jména osob, komentáře recenzentů Podrobnosti o sešitu – vlastnosti, jména autora, název dokumentu, záhlaví ů, údaje o odeslání na revizi, údaje o cestě k souboru pro publikování na www stránkách

v záhlaví a zápatí se mohou skrývat informace o dokumentu, autorech ostatní uživatelé si mohou zobrazit skryté řádky a sloupky a získat z nich informace informace související s umístěním serveru –pokud uložíme dokument na server správy dokumentů objekty formátované jako neviditelné

Jaké informace funkce Kontrola metadat vyhledá? poznámky vyhledané a odstraněné informace komentáře a poznámky vlastnosti dokumentu, osobní údaje směrovací adresy informace o odeslání na revizi uživatelské jméno skryté sloupce

Autorkou textů a grafického uspořádání je Růžena Hynková. Veškerý obrazový materiál je vytvořen pomocí screenshotů v programu MS Office Word a Excel 2007 a je zpracován autorkou textu.