KONTROLA Zpracoval Ing. Jan Weiser

Osnova výkladu  Kontrola jako manažerská funkce  Základní fáze kontroly  Hodnotící kriteria  Moderní přístupy ke kontrole  Vnitřní kontrolní systém  Kontroling  Shrnuti  Otázky a úkoly

Kontrola jako manažerská funkce Kontrola je manažerská funkce.Smyslem je získat objektivní představu o řízené realitě, tj. plnění plánovaných záměrů, stupni realizace přijatých rozhodnutí. Základní členění kontrolních procesů:  Vnitřní (interní) kontrola  Vnější (externí) kontrola

Základní fáze kontroly Závěry a návrhy opatření pro řídící subjekty Hodnocení kontrolovaných procesů Ověření správnosti získaných informací Získání a výběr informací pro kontrolu Určení předmětu kontroly

Hodnotící kriteria Standardy – představují nejběžnější kriterium, podle kterého kontrolujeme danou skutečnost. Lze je rozdělit do několika skupin v závislosti na kontrolované oblasti. Obecné normy chování, se kterými je zaměstnanec průběžně seznamován(BOZP, hygiena, požární ochrana); Specifické požadavky, které konkretizují pro dané aktivity dílčí či cílové hodnoty, jichž má být dosaženo. Obecně se jedná o měřitelné, kvantifikovatelné veličiny: o fyzikální veličiny – dosažené teplo, tlaky, spotřebované kilogramy, metry litry, vyrobené kusy a pod o ekonomické veličiny – náklady, rozsah zásob, závazků, pohledávek, velikost úvěrů, tržby, zisk apod. o kombinované veličiny – vznikající spojením fyzikálních a ekonomických. Např. kalkulační položky jako je spotřeba materiálových či mzdových nákladů na jednotku (kus, litr, metr) výroby; o neměřitelné veličiny – nelze-li požadovaný stav kvantitativně vyjádřit, je vhodné využít kriteria vzorku, popř. vzorku s mezními hodnotami. Např. specifikace tvarově náročných výrobků, specifikaci barevných odstínů, kvality povrchu apod.

Hodnotící kriteria Časové srovnání - představuje další častý rozborový nástroj kontroly, kdy se posuzuje, jak se daný předmět kontroly vyvíjí v sledovaném období s ohledem na vývoj v minulém období. Z analýzy v čase můžeme odvodit řadu cenných poznatků o trendech vývoje kontrolované reality, o vlivech sezónnosti či anomálií ve vývoji. Konkurenční srovnání.- v tomto případě se jako etalonu pro kontrolu užívají hodnoty veličiny, které v dané oblasti dosahuje konkurenční firma. Správné řídící a provozní praktiky - představují okruh požadavků, které obvykle nejsou specifikovány v dokumentech, ale představují obecné požadavky na chování, jednání pracovníků, uspořádání pracovních nástrojů atd., které jsou obecně dané. Kvalifikovaný pracovník je musí znát (učí se ve školách,kursech apod.) Příkladem mohou být pravidla pro zpracování a čtení technických výkresů, postupy pro zaznamenávání změn v nich apod.

Vnitřní kontrolní systém Proč kontrolovat - účelCo kontrolovat - předmětKdo kontroluje - subjektKdy kontroluje - periodicitaJak kontroluje – způsob, metody Představuje uskupení kontrolních činností, které jsou vzájemně propojeny a koordinovány. Při jeho tvorbě se ptáme:

Účel kontroly Kontrola může mít následující funkce: Inspekční funkce – objektivní zjišťování stavu na základě stanovených kriterií Preventivní funkce – spočívá v působení přítomností, posiluje odpovědnost Eliminační funkce – má zamezit opakování zjištěných odchylek

Mini-pauza ke zvýšení koncentrace, zlepšení paměti a myšlení. Blbost, vzdalující se od nás, se zdá být menší.

Předmět kontroly Kontrolujeme zejména problémové oblasti  Regulované elementy  Nestabilní procesy  Zvláštní procesy  Nové aktivity Zaměření kontroly může být na: Kvantitativní, ekonomické, kvalitativní, nebo časová aspekty kontrolované oblasti.

Subjekty kontroly  Vedoucí pracovníci – kdo řídí, kontroluje  Jednotliví zaměstnanci – samokontrola  Vnitřní kontroloři  Specialisté kontroly  Vyškolení pracovníci (interní audit, technická kontrola)

Časová dimenze Obecné doporučení říká, že alespoň jednou za rok by měly být zkontrolovány všechny řízené oblasti. Časový charakter kontroly:  Předběžná ( je proces po všech stránkách připraven)  Průběžná ( probíhá vše v souladu s požadavky)  Následná ( je dosahováno požadovaného výsledku)

Metody  Běžná vnitřní kontrola – realizují ji orgány firmy, má pevný metodický postup.  Audit – představuje nestranné ověření určité skutečnosti (funkce útvarů,kvalita produktů, celková výslednost procesů, apod.)  Externí audit – provádí externí autorizovaný pracovník (roční účetní uzávěrka)  Interní audit – provádí vlastní vyškolení pracovníci

Moderní přístupy ke kontrole Posílení preventivní funkce kontroly! Lidské chyby a jejich příčiny:  Chyby vědomé  Chyby záměrně utajované  Chyby z nedostatku znalostí  Chyby z nedostatku soustředění

Controling Nejstarší koncepce kontrolingu je zaměřena na vyhodnocování stavu plnění podnikových záměrů tj. plánů, rozpočtů, projektů. Představuje formu makro- pohledu na firmu. Sledují se zejména:  Ekonomické ukazatele plánu či rozpočty  Dodržování termínů  Správné věcné plnění  Dodržování kvality

Controling  Naplňování přijatých koncepcí a postupů  Dodržování stanovených standardů  Využívání zdrojů, účinnost a efektivnost  Efektivita plánovaných úkolů  Úroveň dosahování stanovených cílů

Místo shrnutí Nejčastější chyby kontrolního systému:  Absence kontroly  Nízká autorita kontroly  Nadměrná kontrola  Nepřesná kontrola  Subjektivní kontrola  Nesrozumitelné závěry formálnost kontroly Kontroloři mohou být hlídacím psem, ale ne psem honicím.

Klíčová slova Kontrola, kontroling, fáze kontroly, standard, hodnotící kriteria, metody kontroly.

Otázky a úkoly 1. Co je smyslem kontroly v organizaci? 2. Kontrolní procesy v organizaci můžeme rozdělit do dvou základních skupin. Které skupiny to jsou? 3. Vyjmenujte základní fáze kontroly. 4. Co jsou hodnotící kriteria kontroly? Krátce charakterizujte alespoň dvě skupiny těchto kriterií. 5. Které otázky je třeba si vyjasnit při tvorbě vnitřního kontrolního systému? 6. Co je podstatou kontrolingu?