Ing. Šárka Hrabinová projektový manažer Způsobilé výdaje a rozpočet projektu OP VK OP Vzdělávání pro konkurenceschopnost  seminář pro pracovníky FAME, UTB ve Zlíně, dne

Specifika financování projektů OP VK  Financovány z Evropského sociálního fondu,  neinvestiční charakter způsobilých výdajů – tzv. měkké projekty,  sestavování a čerpání rozpočtu v Kč,  průběžné financování na základě skutečně vynaložených výdajů,  100 % uznatelnost způsobilých výdajů – bez spoluúčasti spolufinancování,  hlavní položkou rozpočtu jsou mzdy projektového a řešitelského týmu.

Mantinely financování  Minimální výše uznatelných výdajů na projekt je 1 mil. Kč,  maximální výše uznatelných výdajů na projekt je 20 mil. Kč,  výdaje musí být prokazatelné, vynaloženy v průběhu projektu (od data zahájení do data ukončení projektu, dle žádosti o dotaci),  při plánování rozpočtu stanovení výdajů na jednotlivé roky realizace projektu,  tzv. křížové financování (investiční charakter statků, max. 10 % způsobilých výdaje)  konkrétněji stanoví výzva.

Struktura rozpočtu projektu  DRUH VÝDAJŮ,  jednotka (hodiny, kusy, čas),  počet,  jednotková cena,  celkové náklady,  % z celkových nákladů,  jednotlivá léta rozpočtu,  náklady na aktivity. Komentář k rozpočtu.

Co vše lze financovat z OP VK v rámci vzdělávacích projektů? Způsobilé výdaje = struktura rozpočtu:  osobní náklady,  cestovné,  zařízení a vybavení,  místní kancelář/náklady projektu,  nákup služeb,  drobné stavební úpravy,  přímá podpora cílových skupin.

Osobní náklady = mzdy projektového a řešitelského týmu  Smluvní základ – jednoznačné stanovení odpovědnosti a činností, - změna pracovního poměru, - dohoda o provedení práce (do 150 h/rok), - dohoda o pracovní činnosti (max. 50 % pracovního úvazku).  Dohody musí být zhotoveny v písemné podobě v souladu se Směrnicí kvestora č. 5/2007.Směrnicí kvestora č. 5/2007  Součástí dohod bude příloha kompetencí a odpovědnosti jednotlivých pracovníků – projektový i řešitelský tým.

Specifika a omezení v osobních nákladech Specifika:  povinnost vést výkazy práce,  horní limit mezd,  hrubá mzda (plat) + veškeré povinné odvody. Omezení:  pozor na reálný časový fond jednotlivých osob,  není možno, aby jedna osoba byla placena za práci ve stejném čase z více projektů – zdrojů,  pracovní úvazky se mohou doplňovat, ale nikoliv překrývat.

Osobní náklady Odborný personál:  manažer projektu,  lektor – řešitel po obsahové stránce,  poradce,  odborník z praxe,  konzultant,  informatik. Pomocný a administrativní personál:  ekonom projektu,  asistent,  administrativní pracovník. Personální zajištění projektu je velmi ovlivněno charakterem projektu. Např.: projekt intenzivně vzdělávacího charakteru versus kontaktní centrum.

Manažer projektu Přípravná fáze:  metodicky vede ostatní členy přípravného týmu,  dohlíží na věcnou správnost a soulad s cíli programu,  podílí se na sestavování časového plánu a rozpočtu,  podílí se na kompletaci žádosti o dotaci,  je zodpovědný za formální správnost projektové žádosti a úplnost příloh. Fáze realizace:  sleduje dodržování časového harmonogramu, rozpočtu a věcné náplně projektu,  dohlíží na dodržování Podmínek o poskytnutí dotace,  dohlíží na dodržování Pravidel pro publicitu,  dohlíží na dodržování Pravidel pro výběr dodavatelů,  dohlíží na věcnou a formální správnost monitorovacích zpráv,  sleduje a informuje ostatní členy projektového týmu o všech závazných termínech ze strany poskytovatele dotace,  komunikuje s poskytovatelem dotace a se statutárními orgány univerzity,  kontroluje vedení příslušné dokumentace souvisejí s projektem. Fáze porealizační:  evidence a archivace veškeré dokumentace po dobu 10 let po skončení projektu.

Ekonom projektu Fáze přípravná:  sestavuje rozpočet projektu. Fáze realizace:  hospodaří s rozpočtem projektu,  správa projektu v SAP,  tvoří finanční reporty pro manažera projektu,  spolupracuje s ostatními odděleními – účtárna, ekonomické oddělení,  spolupracuje s PM při zpracovávání žádosti o platbu,  vede příslušnou dokumentaci souvisejí s rozpočtem projektu.

Koordinátor, Asistent Koordinátor (týká se velkých projektů a projektů více partnerů):  hlavní náplní jsou aktivity organizačního charakteru,  koordinuje aktivity jednotlivých řešitelů v rámci projektu,  úzce spolupracuje s projektovým manažerem,  součástí práce může být zodpovědnost za publicitu projektu. Asistent:  vede běžnou agendu projektu (objednávky, korespondence apod.),  je nápomocen ekonomovi projektu,  přebírá na sebe zodpovědnost v evidenci průkaznosti způsobilých výdajů. Pomocné role v projektovém týmu je třeba zvážit vzhledem k časové náročnosti na realizaci projektu, délce projektu, zkušeností řešitelů apod.

Hlavní řešitel projektu Fáze přípravná:  myšlenkově rozpracovává věcnou náplň projektu,  sestavuje přípravný tým,  vybírá si členy řešitelského týmu a je zodpovědný za projednání jejich účasti v projektu,  vybírá si partnery a je zodpovědný za projednání jejich účasti v projektu (smlouvy),  zodpovídá za projednání souhlasu k podání žádosti o dotaci (děkan/rektor),  připravuje žádost o dotaci. Fáze realizace:  je povinen sestavit řešitelský tým a dohodnout se s projektovým manažerem na rozdělení kompetencí a pravomocí,  koordinuje jednotlivé členy řešitelského týmu po věcné stránce,  je zodpovědnou osobou ve vztahu k poskytovateli dotace,  nese zodpovědnost za dosažení cílů a výstupů projektu,  nese zodpovědnost za dodržování Pravidel o poskytnutí dotace a další pravidel.

Členové řešitelského týmu Členové řešitelského týmu:  jsou povinni realizovat aktivity jim přidělené dle smluv a dohod v souladu s myšlenkovou náplní projektu,  jsou povinni řídit se pokyny hlavního řešitele,  připravují dílčí podklady pro monitorovací zprávy.

Cestovné Způsobilost:  cestovní náklady musí být v rámci projektu nezbytné,  jsou vynaloženy projektovým týmem nebo řešiteli,  průkaznost – nutno doložit veškeré doklady. Výdaje související s provedením pracovních cest:  jízdné všemi druhy dopravních prostředků,  náhrada za použití vlastního automobilu,  letenky,  předplacené jízdenky,  stravné,  nocležné,  nezbytné pojištění (např. při zahraničních cestách),  vedlejší nutné výdaje (např. parkovné, telefon, fax).

Specifika a omezení Specifika:  veškeré pracovní cesty musí byt konány na smluvním základě – pozor na sestavování DPP a DPČ. Omezení:  výše cestovních náhrad je limitována § 151 a následující zákoníku práce,§ 151 a následující zákoníku práce  na každý rok je výše stravného stanovena vyhláškou,  zahraniční experti – denní sazba stanovená EK tzv. „per diem rates“ – aktualizace na

Zařízení a vybavení Způsobilé výdaje:  nákup výpočetní techniky: PC, notebooky, tiskárna, kopírka, dataprojektor, plátna, tabule, nábytek apod.,  nákup SW: výukové programy, programy pro efektivní řízení projektu,  výukové materiály: publikace, pomůcky. Specifika:  hmotný majetek nesmí přesáhnout 40 tis. Kč/ks,  nehmotný majetek nesmí přesáhnout 60 tis. Kč/licence apod.

Zařízení a vybavení – výběrové řízení  Dodávka od jednoho dodavatele je v ceně < 100 tis. Kč přímé zadání zakázky bez výběrového řízení,  dodávka od jednoho dodav. 100 tis. až 500 tis. Kč oslovení 3-5 dodavatelů písemnou formou,  dodávka od jednoho dodav. 500 tis. až 2 mil. Kč, VŘ s uveřejněnou nabídkou na po dobu 20 dní, dále v denním tisku apod.,  dodávka od jednoho dodavatele je > 2 mi. Kč realizace výběrového řízení dle zákona o veřejných zakázkách.

Místní kancelář/náklady projektu  Spotřební zboží a provozní materiál – kancelářské potřeby (papír, tonery, psací potřeby apod.),  telefon, fax, poštovné (nutno evidovat výpisy volání v rámci projektu),  nájem kanceláře,  provoz vozidla,  energie – poměrná část dle doložitelné metodiky výpočtu,  ostatní náklady – Internet, úklid a údržba. Režijní a administrativní náklady nesmí překročit 7 % celkových způsobilých výdajů projektu.

Nákup služeb  Zhotovení publikací, školících materiálů, manuálů,  odborné poradenské služby, studie,  propagace,  náklady na konference a kurzy,  audit,  jiné náklady.

Nákup služeb Tvorba publikací  lze tvořit řešitelským týmem nebo dodavatelsky,  služba = samotný návrh, myšlenková náplň služby,  tisk publikací = položka materiál!!! Odborné služby, studie  analýzy současného stavu, průzkumy trhu,  tvorba databází, poradenské služby – právník, tlumočník apod.,  POZOR – na správné ocenění služeb – zásada hospodárnosti,  velký důraz na průkaznost – záznamy, podrobnost smluv atd.

Nákup služeb Propagace  publicita projektu je povinnou aktivitou,  velký důraz na kvalitu služeb – nutno dodržovat metodiku publicity,  způsoby propagace: web, letáky, brožury, vlaječky, pamětní desky, postery, konference, dárkové předměty. Audit  povinný u projektů přesahující určitou výši způsobilých výdajů na projekt. Náklady na konference a kurzy  uskutečněné za účelem efektivnější realizace projektu – proškolení členů projektového nebo řešitelského týmu.

Nákup služeb Drobné stavební úpravy:  např. upravení učebny,  limitováno částkou do 40 tis. Kč,  křížové financování – investiční výdaj do částky 10 % způsobilých výdajů (viz výzva). Přímá podpora:  cestovné ubytování stravné – určeno pro cílovou skupinu – např. studenti,  jiné náklady – nelze zařadit do výše uvedených skupin,  náklady na přímou podporu max. do výše 20 % celkových způsobilých výdajů projektu.

Nákup služeb Specifika a omezení:  nákup služeb podléhá stejným limitům výběrového řízení jako dodávky hmotného a nehmotného majetku,  výdaje na dodávky služeb nesmí překročit 49 % způsobilých výdajů projektu,  dodávané služby musí být pro realizaci daného projektu nezbytné – např. poradenství experta – řádné zdůvodnění.

HLAVNÍ ROZPOČTOVÉ ZÁSADY  Hospodárnost – prokazatelně levnější a stejně kvalitní služba či produkt + ceny obvyklé v daném místě a čase,  průkaznost – způsobilé je jen to, co je doložitelné a průkazné,  nezbytnost – realizace aktivity v projektu s absencí dané činnosti nebo statku není možná,  rozpočtová kázeň – „co je psáno, to je dáno“,  analytická evidence – SPP prvky (způsobilé a nezpůsobilé výdaje) + samostatný bankovní účet projektu.

Děkuji za pozornost Ing. Šárka Hrabinová projektový manažer Ústav projektových činností UTB ve Zlíně Kontakt: