Seminář pro příjemce OP LZZ z řad státní správy - pokročilí Seminář pro příjemce OP LZZ Hotel Holiday Inn Prague Congress Centre, Praha 4 5. listopadu 2012, 10: :00 Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Obsah  Realizace projektu  Změny v projektu  Kontrola projektu  Monitorovací zpráva  Audit  Nesrovnalosti  Metodika způsobilých výdajů  Metodický pokyn pro zadávání zakázek  Publicita projektu  Dotazy/diskuze Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Projektová část Bc. Jana Hrazdilová Ing. Michaela Kočnerová Podporujeme Vaši budoucnost

Doba realizace projektu I. Datum zahájení realizace projektu a ukončení projektu je uvedeno v právním aktu (PA). V rámci jednotlivých výzev jsou stanovené maximální lhůty trvání projektu. Dle příručky D5 jsou způsobilé výdaje od data zahájení realizace projektu; možné již 3 měsíce před podáním žádosti. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Doba realizace projektu II. Nestandardní případy ukončení realizace: Ukončení projektu příjemcem podpory v průběhu projektu – ze závažných důvodů: –Příjemce musí o ukončení realizace požádat ZS –ZS vydá změnový právní akt – Příjemce podá závěrečnou MZ s ŽoP, kde popíše stav naplnění cílů projektu, monitorovacích indikátorů a výše nákladů (konzultace s PM a FM) Neoprávněné odstoupení od realizace projektu – odstoupení bez odůvodnění se považuje za porušení podmínek PA Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Změny a doplnění projektu D2 Příručka pro příjemce Nepodstatné změny Není třeba změna PA, nemají vliv na plnění cílů projektu, není v rozporu se stanoviskem HK Příjemce popíše a zdůvodní v nejbližší MZ Všechny související části následující MZ a ŽoP musí tuto změnu reflektovat Podstatné změny Vyžaduje změnu PA (formou Dodatku k PA) Nutný souhlas poskytovatele Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Nepodstatné změny Změna statutární, kontaktní osoby, kontaktních údajů - nahlásit neprodleně Změna harmonogramu realizace KA – pokud neovlivní splnění cílů ani MI (posun KA v rámci doby realizace) Změna v klíčových osobách a ve složení RT Změna ve způsobu provádění klíčových aktivit a jejich obsahu, která nemá negativní dopad na plnění cílů projektu Změny v rozpočtu: –Vytvoření, zrušení nové rozp. pol., která nesouvisí, začátek nebo ukončení stávající KA –Přesun prostředků v rámci jedné kapitoly rozpočtu –Přesun mezi kapitoly (max. do 15 % původní kapitoly) –Navýšení jednotkové ceny (v souladu s obvyklými cenami, mzdami a platy) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny I. Mají dopad na plnění povinností vyplývajících z PA, stále musí mít těsnou vazbu na charakter a hlavní cíle projektu původního návrhu smlouvy Úprava PA formou Dodatku na základě Žádosti o PZ Formulář Žádosti o PZ ke stažení na webových stránkách: – – Zaslat v listinné i elektronické podobě (ve formátu.doc) Ve sporných případech doporučujeme (ne)podstatné změny konzultovat s PM Konzultací s PM nevzniká automatický nárok na schválení změny Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu II. Podstatné změny nelze provést před jejich odsouhlasením poskytovatelem (vystavení Dodatku k PA) Podstatné změny nelze odsouhlasit se zpětnou platností Provedení změn bez souhlasu poskytovatele dotace může vést k odnětí finančních prostředků (stanoví poskytovatel) Návrh na změnu předložit nejpozději 30 kalendářních dnů před termínem ukončení projektu Na přijetí změny není právní nárok Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu III. Nejčastější podstatné změny projektu: Změna data ukončení projektu -řádně odůvodnění nutnosti prodloužit termín ukončení realizace -popsat změny v harmonogramu projektu, doložit aktualizovaný harmonogram KA, aktualizovaný rozpočet -projekt nelze prodloužit nad maximální lhůtu stanovenou příslušnou výzvou Změna monitorovacích indikátorů -nenaplnění cílových hodnot MI = ohrožení cílů projektu -problémy v naplňování hodnot MI nutné konzultovat -snížení cílových hodnot = snížení rozpočtu! Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu IV. Změny v rozpočtu -přesuny mezi kapitolami větší než 15 % objemu původního rozpočtu kapitoly -změny ve výši investičních a neinvestičních výdajů -řádné zdůvodnění nezbytnosti změn v rozpočtu -podrobný popis provedených změn v rozpočtu, nutné doložit rozpočet projektu zobrazující stav před a po navrhované změně -změny v rozpočtu nesmí být v rozporu se stanoviskem HK -při změně rozpočtu musí být dodrženy limity jednotlivých kapitol rozpočtu dané metodikou a relevantní výzvou k předkládání projektů -nutnost dodržet obvyklé ceny a mzdy/platy Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu V. Vytvoření nové pozice v realizačním týmu Řádné zdůvodnění potřebnosti obsahově nové pracovní pozice v realizačním týmu Podrobný popis změn provedených v rozpočtu včetně uvedení rozpočtových položek, z nichž jsou využity finanční prostředky na vytvoření nové pozice, nutné doložit rozpočet projektu zobrazující stav před a po navrhované změně Doložení přesné specifikace nové pozice, tj. název pozice, forma pracovněprávního vztahu, úvazek příp. rozsah hodin, sazba (měsíční či hodinová), popis náplně práce. Nastavená výše mzdy/platu musí odpovídat tabulce obvyklých mezd/platů Má-li přidání nové pozice vliv na parametry dosavadních členů realizačního týmu, je potřeba specifikovat také tyto změny Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu VI. Pozor – Velké podstatné změny: -v případě komplikovaných návrhů na změnu v projektu konzultujte s OSF s dostatečným předstihem! -předložený změnový formulář musí být ucelený, zahrnovat všechny části projektu, kterých se změna dotkne, zdůvodnění musí být opodstatněné -nelze žádat o změnu cílu projektu, cíle projektu je nutné zachovat Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Kontrola Administrativní kontrola (kontrola MZ a ŽoP) Kontrola na místě (min. jednou za dobu realizace projektu) -Porovnává se skutečný stav se stavem deklarovaným (obsahuje i kontrolu dokladů) -Kontrolu mohou provádět pouze pověření pracovníci -Oznámení kontroly předem (většinou) -Povinnost umožnit vstup na místo realizace projektu a přístup k veškeré projektové dokumentaci -Po ukončení projektu povinnost archivace projektové dokumentace po dobu 10 let (viz PA) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Monitorovací zprávy (MZ) Průběžná monitorovací zpráva (MZ) se ŽoP Mimořádná monitorovací zpráva (MMZ) se ŽoP - po domluvě s PM, viz příručka D2 Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) se ŽoP Vrácení MZ k opravě maximálně 1x. Změny termínů předkládání MZ: Žádost o prodloužení monitorovacího období –Podstatná změna - nutný podpis st. zástupce/pověřené osoby –Předkládat před uplynutím doby MO Žádost o prodloužení termínu pro předložení MZ –Formulář na nebo naskenovaný s podpisem se zasílá emwww.esfcr.czwww.osf-mvcr.cz –Prodlužuje se jen termín předložení Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Průběžná monitorovací zpráva (PMZ) Složena ze 2 částí – obě spojit dohromady! –první část MZ v aplikaci Benefit7 –druhá část MZ ve formátu.doc Žádost o platbu nelze předložit samostatně, vždy pouze s MZ Podpis statutárního zástupce nebo jím pověřené osoby Poskytovatel má právo požadovat dodatečné informace ke způsobu realizace projektu a k jeho výsledkům; tyto musí být dodány max. do 15 pracovních dnů od doručení výzvy Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Závěrečná monitorovací zpráva Stejný formát jako PMZ Předložení nejpozději do 2 měsíců od ukončení projektu za poslední monitorovací období Současně předkládána vždy závěrečná ŽoP MI Počet odcházejících účastníků – vyplňuje se pouze v závěrečné zprávě. Je roven MI Před předložením ZMZ je nutné nahrát produkty MI „Počet nově vytvořených nebo inovovaných produktů“ do Databáze produktů ESF, která je dostupná na ZMZ musí obsahovat shrnující informaci o realizaci celého projektu Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Audit individuální projekty s rozpočtem nižším než 100 miliónů nemají povinnost provedení auditu !!! u projektů s uzavřením PA před zrealizují audit pouze ti příjemci, kteří mají již uzavřenou smlouvu s auditorem. Ostatní příjemci mohou požádat podstatnou změnou o vypuštění povinnosti auditu z PA. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Monitorovací indikátory Povinnost příjemce průběžně sledovat (v jedné přehledné.xls tabulce) a vykazovat indikátory v monitorovacích zprávách projektu Dosažené hodnoty indikátorů se uvádějí kumulativně, tzn. vždy souhrnně za celou dobu realizace projektu Vyplňovat Popis dosažení za dané MO (jak se daří naplnit cíle) Evidence při naplňování MI musí být doložitelná -Př. prezenční listiny, certifikáty – musí se také shodovat s pracovními výkazy Povinnost dokládat částečné výstupy vztahující se k předkládaným fakturám v PMZ Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Vyplnění 2. části monitorovací zprávy Druhá část – vyplnění textového formuláře, ke stažení na Upraven formulář 2. části MZ – vypuštěno bod „plánované KA“ Po vyplnění vytisknout, pevně spojit s 1. částí MZ, podepsat statutárním zástupcem a zaslat spolu se všemi přílohami poskytovateli podpory Uvádět správně hlavičku MZ (datum, Hash kód, číslo MZ) – hash kód se mění při vrácení MZ k doplnění! Uvádět správná data u probíhajících KA Popisovat a zdůvodňovat všechny nepodstatné změny (propojovat s rozpočtem, realizačním týmem, harmonogramem) Popisovat problémy při realizaci Odstavec týkající se DPH – označit „neplátce DPH vzhledem k projektu“ Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

–Podrobně k přílohám viz. D 10 str –Pracovní výkazy –Obsah činnosti musí korespondovat s pozicí a žádostí a musí být dostatečně podrobný –Příjemce nemá povinnost předkládat PV, pokud způsobilá část mzdy nepřevyšuje ,- Kč  nárokována mzda se uvede v Rozpisu, PV se nadále vyplňuje, slouží ke kontrole na místě. (Doporučení ZS: předložení PV v elektronické formě již v MZ eliminuje riziko nesrovnalostí při následné kontrole na místě.) –Odměny: Pravidla pro stanovení odměn OP LZZ Kritéria stanovení odměn dle vnitřního předpisu organizace (doložit k MZ) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Přílohy k MZ

Nesrovnalosti D2 Příručka pro příjemce Dle § 3 písm. e) a § 26 rozpočtových pravidel přestavuje každé porušení podmínek či zákona porušení rozpočtové kázně, a to již v momentě uskutečnění neoprávněného výdeje či porušení povinnosti plynoucí z podmínek →od dne jsou veškerá porušení podmínek OSS hlášena jako podezření na nesrovnalost. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

D 5 Metodika způsobilých výdajů Osobní náklady Pokud je pracovník zapojen do realizace ESF projektu jsou na jeho úvazek u daného zaměstnavatele aplikovány následující limity: Projekty s vydaným PA po již musí mít max. 1,0 úvazku u zaměstnavatele. Projekty s vydaným PA před musí mít max. 1,2 úvazku u zaměstnavatele s platností od Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

D 5 Metodika způsobilých výdajů Zařízení a vybavení pro RT Od pro nákup zařízení a vybavení pro RT projektu platí, že nárokovat a proplácet lze pouze takovou výši nákladů, která odpovídá předpokládané výši úvazku člena RT ve vztahu k jeho zapojení do realizace projektu. Např. 1 notebook dohromady pro dva členy týmu pracující na 0,5 úvazku. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

D 9 Metodický pokyn pro zadávání zakázek OP LZZ -Limity zakázek: - I. Kategorii do ,- (kap , do ,- lze bez smlouvy) -II. kategorii od ,- do ,- (kap ) -úprava hodnoticích kritérií (kap. 2.2) -změna podmínek výzvy k předkládání nabídek (kap. 2.2) -stanovení sankcí při porušení podmínek (kap ) V případě dalších dotazů se prosím obraťte na právníky OSF: Mgr. Marat Saber, Mgr. Radoslav Lukovič, Tel.: Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

povinná součást všech projektů spolufinancovaných z fondů EU –je předmětem kontrol –informace o naplňování je průběžně uváděna v MZ (část Benefit) Příjemce se řídí: Manuál pro publicitu OP LZZ stanovuje základní pravidla týkající se publicity v projektech Manuál vizuální identity OP LZZ určuje zásady správného používání povinných log Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Publicita v projektech

Povinné minimum publicity: a) logo fondu b) název „Evropský sociální fond v ČR“ c) logo EU včetně názvu d) logo operačního programu včetně názvu e) motto „Podporujeme vaši budoucnost“ f) odkaz  Kompletní řady i samostatná loga jsou ke stažení na webu (formát JPG, AI).  V případě dalších dotazů k publicitě: Ing. Adéla Pilařová, tel.: Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz D 4 Manuál pro publicitu

Povinné minimum publicity × publicitní aktivity: -minimum publicity = povinná loga, uvádí všichni příjemci; propagace programu, fondu, EU (kdo peníze dává); -publicitní aktivity = aktivity specifikované v projektové žádosti; zejména propagace projektu (na co se peníze dávají). Logo MVCR příjemci nemusí používat. Loga není třeba uvádět pouze v řadě. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Časté otázky

Dotazy k projektové části Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Finanční část Ing. Věra Galuszková Podporujeme Vaši budoucnost

Žádost o platbu Žádost typu ex post Vyplňujete pouze řádky: Celkové zdroje = Celkové výdaje = Způsobilé výdaje z dotace (vše ve 100%) Negenerují se příjmy tzn. Jiné peněžní příjmy platby připadající na způsobilé výdaje = 0 Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Účetní doklady Náležitosti dle Zákona o účetnictví Dodržovat povinné minimum Publicity Specifikovat jednotkové ceny a množství DUZP – vše kromě auditu do konce realizace projektu Úhrady – před finančním ukončením projektu (součástí ZMZ) Dokládání faktur nad ,- Kč. Objednávky a smlouvy u fa nad ,- Kč bez DPH Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Limity čerpání Zařízení a vybavení 20 % Místní kancelář 7 % Přímá podpora 20 % Jedná se o % z Celkových způsobilých výdajů Při překročení limitů dojde k jejich krácení na požadovanou hodnotu Nehmotný neinvestiční majetek nad Kč = Investice Hmotný majetek na Kč musí být převeden do kapitoly Křížové financování Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Odměny Nárok na ně musí být zakotven v DPČ, DPP nebo vnitřní směrnici organizace Vyplácí se za splnění mimořádného úkolu nad rámec pracovní náplně, tento je nutné přesně specifikovat a předložit PM Výpočet – MAX do sumy 20 % superhrubé reálně vyplacené mzdy za 1 rok (příp. kratší dobu) Zohledňuje se výše úvazku a délka zapojení do projektu Vykazují se zpravidla přes položku 1.4. (pokud se nevejdou do jednotkového nákladů) Podléhají zákonným odvodům Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Osobní náklady Dohody o provedení práce (DPP) Od max. 300 hodin za 1 rok a Povinné odvody nad 10 tisíc hrubého z položky 1.4 Odměny je možné nárokovat, jsou-li zakotveny v Dohodě samotné Pozor na dodržování hodinových sazeb dle Rozpočtu (časté chyby v zaokrouhlování) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Osobní náklady Dohody o pracovní činnosti (DPČ) Od se neprovádí povinné odvody do Kč hrubého, jedná-li se o výjimky, kde se odvody uskutečnily, je nutné zaslat odůvodnění Odměny je možné nárokovat, jsou-li zakotveny v Dohodě samotné Při převodech DPČ na DPP je třeba sazbu očistit o výši odvodů tj. dělit hodnotou 1,34 Hodnoty v Rozpočtu jsou v Superhrubé výši Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Osobní náklady Pracovní smlouvy (DPČ dány úvazkem) Při výpočtu nárokovaných výdajů zohlednit skutečně odpracovaný počet hodin (úvazek) k počtu hodin (úvazku) nastaveném v Rozpočtu Vypočítané způsobilé výdaje je nutné vždy porovnat s Rozpočtem, pokud jej přesahují, je nutné je „očistit“ ve sloupci „Jiné v Kč (neodvádí se z nich odvody)“ Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Osobní náklady Klouzavé úvazky Používají se u pracovních pozic, jejichž činnost mezi jednotlivými měsíci během realizace značně kolísá Musí být definováno ve smlouvě, či jejím dodatku Je nutné důsledně sledovat čerpání dovolené a počty odpracovaných hodin, tak aby v rámci celé realizace nedošlo k jejich překročení K ZMZ se předkládá přehled o celkové vyčerpané dovolené a počtu odpracovaných hodin Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Cestovní náhrady Cestovné – do výše jízdenky 2. třídy v rozpočtu bez počtu jednotek, pouze jedna částka Stravné člen RT – řídí se dle vyhlášky MPSV člen cílové skupiny – do výše 300 Kč/celý den Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Režijní náklady Zachování principu 3E Při nárokování části nákladů hrazené organizací je nutno dodržovat metodiku výpočtu stanovenou na začátku projektu. V rozpočtu nejlépe zaznamenat jednou částkou = požádat o podstatnou změnu. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Soupiska účetních dokladů Sloupec „Částka uvedená na dokladu v Kč“ – 100 % částek, které jsou uvedeny na příslušném dokladu. Sloupec „Částka připadající na způsobilé výdaje“ - částka, kterou si chcete uznat z faktury jako způsobilé výdaje (100 % zp. výdajů). Sloupec „Částka zahrnutá k proplacení“ - veřejné zdroje (částka stejná, jako sloupec Částka připadající na způsobilé výdaje – nejsou žádné soukromé zdroje). Vyplňování dle jednotlivých rozpočtových položek. Mzdy vykazujte po měsících dle rozpisu mzdových nákladů ( např. 01. Osobní náklady – leden – Kč ). Podporujeme Vaši budoucnost

Výpis z bankovního účtu Nutné označit pouze relevantní platby (nemusí být celý výpis za daný měsíc). Všechny částky k proplaceným fakturám musí být na výpisu označeny! Za všechny proplacené mzdy i platby SZP je předloženo Česné prohlášení statutárního zástupce Podporujeme Vaši budoucnost

Pracovní výkazy Úvazek vyplnit dle rozpočtu a smlouvy. Role v projektu vyplňte i s číslem položky dle rozpočtu – snadnější pro kontrolu. Vykazované aktivity musí být v souladu s pracovní náplní a výší úvazku! Správné vykazování počtu hodin pro projekt (relevantní podíl pracovní neschopnosti, svátků, dovolených apod. ). Počet hodin musí souhlasit s dalšími doklady!!!! Pracovní smlouva pro projekt musí mít jinou pracovní náplň než zbývající úvazek pro organizaci !!!!! Podporujeme Vaši budoucnost

Rozpis mzdových nákladů U pracovních smluv – „zúčtovaná hrubá mzda“ – celá měsíční hrubá mzda zaměstnance. „Měsíční fond pracovní doby v hodinách“ –celkový měsíční fond pracovní doby dle kalendáře (každý měsíc jiný). Počet hodin pro projekt dle výkazu práce. Úprava hodnoty způsobilých nákladů pomocí sloupce „jiné (neodvádí se z nich odvody)“. Nadlimitní výdaje díky dovolené se čerpají z Způsobilé náklady za „Pracovní neschopnost“ se uvádí ve sloupci „Jiné v Kč ( neodvádí se z nich odvody)“ Podporujeme Vaši budoucnost

Přehled čerpání způsobilých nákladů Vykazované hodnoty souvisí s jinými přílohami a proto musí být v souladu. Váže se na rozpočet, tzn. pokud dojde ke změně rozpočtu, mění se i částky na Rozpisu! Kontrola % čerpání položek a limitů na jednotlivé kapitoly – kontrola dodržování jednotkových cen. Podporujeme Vaši budoucnost

Dotazy k finanční části Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Děkujeme za pozornost Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz