Finanční část Ing. Jan Zavadil Ing. Petra Petergáčová Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 1

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Způsob financování individuálních projektů Financování formou Ex-Ante 1. záloha - finanční prostředky obdržíte automaticky bez žádosti o platbu po podpisu Rozhodnutí (20% prostředků připadajících z podílu SF EU) 2. předložení MZ + ŽoP - vyúčtování poskytnutých prostředků a zároveň žádost o další zálohu na další etapu 2

Žádost o platbu - ex-ante !!! Veškeré údaje v ŽoP je nutné vyplňovat ve výši 100% výdajů, tzn. nikdy do žádného pole nevpisovat 85% podíl připadající na SF EU ŽoP musí být zfinalizovaná (dole na stránce tisku ŽoP se objeví „Žádost finálně uložena…Unikátní klíč :xxxxxxxx“) ŽoP-podepsaná statutární osobou + razítko ŽoP Ex-ante – popsána detailně v příručce D10 - Pokyny pro vyplnění MZ…(strany 65-66). V této oblasti je více jak 90% chybovost ve vyplnění ze strany příjemců. Z tohoto důvodu jsou následující čtyři listy věnovány této problematice. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 3

Žádost o platbu - Jednotlivá pole I. Údaje pro zálohové platby „Předpokládané celkové výdaje“: nutné uvést veškeré výdaje, u kterých se domníváte, že je uskutečníte v následujícím monitorovacím období = částka na monitorovací období dle Rozhodnutí + nezpůsobilé výdaje, (+příjmy) Nezpůsobilé výdaje = výdaje, které se sice týkají projektu, ale které si z různých důvodů nebudete moci nebo nebudete chtít nechat proplatit a budete si je plně hradit z prostředků obce. „Předpokládané celkové způsobile výdaje celkem“ – vyplníte částku, která je uvedena na dané monitorovací období v Rozhodnutí. „Předpokládané celkové způsobilé výdaje Investiční“ a „Předpokládané celkové způsobilé výdaje neinvestiční“ je nutno vyplnit analogicky jako u předchozího bodu. Pozn. První tři údaje v ŽoP jsou ve většině případů totožné. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 4

Žádost o platbu - Jednotlivá pole II. Údaje pro zálohové platby „Požadovaná částka dotace celkem“ = částka určená na dané monitorovací období v Rozhodnutí mínus částka, kterou se nepodařila vyčerpat. Příklad: Ve třetím Monit. období jste zálohou obdrželi 300 tisíc Kč. Utratili jste pouze 200 tisíc. Na další tedy čtvrté monitorovací období máte v rozhodnutí určenou částku 400 tisíc. Protože jste v předchozím MO neutratili vše, zůstalo vám 100 tisíc ( ) musíte od následující zálohy těchto nevyčerpaných 100 tisíc odečíst. Tzn. Zálohová platba dle rozhodnutí 400 tisíc mínus 100 tisíc nevyčerpáno znamená, že v poli „Požadovaná částka dotace celkem“ bude 300 tisíc Kč. Pole „Požadovaná částka dotace investiční“ a „Požadovaná částka dotace neinvestiční“ vyplňte analogicky jako v předchozím bodě. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 5

Žádost o platbu - Jednotlivá pole III. Údaje pro zálohové platby Jestliže jste naopak čerpali poskytnutou zálohu rychleji a chcete získat další finanční prostředky na realizaci, je nutné zažádat OSF – projektového manažera, o úprava finančního plánu a to buď: 1) Zvýšení následné zálohy 2) Zkrácení finanční etapy (mimořádná monitorovací zpráva) O tuto změnu je nutno žádat PŘEDEM, jinak nebude vyšší záloha (jen dle MZ a ŽoP) poskytnuta. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 5

Žádost o platbu- Jednotlivá pole IV. Údaje pro vyúčtování zálohových plateb (tj. uhrazené finanční prostředky dle soupisů). „Celkem způsobilé výdaje“ = Způsobilé výdaje za uplynulé monitorovací období. „Způsobilé výdaje investice“ a „Způsobilé výdaje neinvestice“ opět analogie s předchozím bodem. U políčka Příjmy je nutné uvést veškeré Příjmy, které v rámci daného období v rámci dotace máte. Další pole se týkají Způsobilých výdajů z dotace (uvádí se 100%). (projekty nemají soukromé financování) Podporujeme Vaši budoucnost 6

Přehled nejčastějších chyb Rozdělení chyb a nedostatků dle jednotlivých dokumentů, které příjemce předkládá: A.Soupiska účetních dokladů B.Pracovní výkaz C.Rozpis mzdových nákladů realizačního týmu projektu D.Přehled čerpání způsobilých výdajů E.FAQ = časté dotazy … 7

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Soupiska účetních dokladů – I. Sloupec Částka uvedená na dokladu v Kč – uvádí se 100% Sloupec Částka připadající na způsobilé výdaje - částka, kterou si chcete uznat z faktury jako způsobilé výdaje ( částka uvedená ve formátu 100% způs. výdajů) Sloupec Částka zahrnutá k proplacení - veřejné zdroje (je to částka, která je určena k proplacení). Vzhledem k tomu, že obce soukromé financování nemají, je tato částka stejná, jako sloupec částka připadající na způsobilé výdaje) 8

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Soupiska účetních dokladů – II. Období = dle Monitorovací zprávy nebo právního aktu (tj. Podmínky, Rozhodnutí apod.), nikoliv období, kdy např. skutečně vyplňuji Soupisku Způsob vyplňování (komentáře) viz příloha prezentace + odkaz na webu / Dokumenty / Výzvy / OPLZZwww.osf-mvcr.cz 9

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Soupiska účetních dokladů - III. Na fakturách chybí označení, že výdaj patří k projektu Příklad textu: „Tento projekt je financován z OPLZZ, registrační číslo projektu CZ.xxxxx.“ apod. Položky rozpočtu – vyplňovat přesně dle schváleného rozpočtu, např. Položky ) Doporučujeme nechat si podepsat souhlas zaměstnance o informování OSF MVČR se mzdovými a osobními údaji, jinak hrozí nezpůsobilost nedoložených mzdových výdajů. 10

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz A) Soupiska účetních dokladů – IV. Dodávat bankovní výpisy ke mzdám, odvodu SP a ZP (nutné označit, čeho se tento výpis týká – např. stručný výstižný slovní komentář). Doplnit na bankovní výpis jméno osob/-y, ke které patří mzdy či jiné platby– např. Novák, mzda 12/09 Stačí jen údaje, které se týkají konkrétního projektu a jeho výdajů, ostatní je možno začernit (např. rodná čísla, čísla bank.účtů zaměstnanců apod.). Musí však zůstat patrné, že je to bankovní účet projektu – příjemce. 11

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Pracovní výkaz – I. V.xls formátu jako příloha V Benefit7 všechny přiložit pod Přílohou č. 4 Hodiny musí odpovídat rozpočtu Je možné vykazovat pouze aktivity vztahující se k danému projektu Výkaz musí být podepsaný dotyčnou osobou a dále oprávněnou osobou (např. vedoucí) – podpis vedoucího musí být na Podpisovém vzoru. 12

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Pracovní výkaz – II. CHYBA Příjemce neuvádí skutečnou výši úvazku dle Smlouvy či Dohody (např. 0,7 úvazku na rok nebo 0,7 na projekt) Výše úvazku - dle smlouvy na daný měsíc. U PS - napište dle smlouvy např. 1,0 úvazku na projektu, u dohod - kolik hodin je na dohodu měsíčně či ročně dle konkrétní dohody Nutno uvádět i zda je úvazek roční či měsíční – má význam pro počítání způsobilých hodin 13

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz B) Pracovní výkaz – III. Uvádět vazbu na konkrétní monitorovací zprávu Údaje z Pracovního výkazu pro jednotlivé zaměstnance přenášet do Rozpisu mzdových výdajů (po vyplnění obou dokumentů musí být tedy údaje v nich stejné). Pozor na správný název pracovní pozice dle rozpočtu projektu (ideální je uvádět v kolonce „Role v projektu“ i rozpočtovou položku dané pracovní pozice dle schváleného rozpočtu) 14

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Rozpis mzdových výdajů – I. U pracovních smluv – „zúčtovaná hrubá mzda“ – uvést celou měsíční hrubou mzdu zaměstnance, teprve následně se krátí dle daného úvazku (dle položky „Počet odpracovaných hodin na projektu dle výkazu práce“) „Měsíční fond pracovní doby v hodinách“ – uvádí se počet hodin, které odpracoval u zaměstnavatele z pracovního výkazu (např. pro červen je 176 hod.) Rozpis musí být dle Rozhodnutí (např. maximální částky pro pozici či pracovníka) – viz dále 15

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Rozpis mzdových výdajů – II. Příklad: Pan Potměšil překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max ,- Kč: 1) v daném měsíci měl odměnu nebo dovolenou, do rozpisu mzdových nákladů (Příloha č. 5) se uvádí položku na mzdu 6.199,- Kč. Vše, co je navíc se do tohoto řádku neuvádí. Vytvoří se další řádek - položku 1.4 „Jiné osobní náklady“ a tam se uvede do sloupce „Jiné v Kč (odvádí se z nich odvody)“ tato část navíc jako odměna ve výše 301,-. To platí, i kdyby se jednalo o korunové rozdíly. Max. limit se nesmí překročit. Položka 1.4 se vytváří z ušetřených prostředků z předchozích měsíců (je-li). 16

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz C) Rozpis mzdových výdajů – III. Příklad: Pavel Votápka překročil maximální způsobilou měsíční mzdu dle rozpočtu nebo právního aktu, např. max ,- Kč, se postupuje následovně: 2) nedostal odměnu nebo neměl dovolenou, tak je nutné odečíst ve sloupci „Jiné v Kč (neodvádí se z nich odvody)“ částku, která překročí schválený rozpočet. (tedy vyplácená odměna např ,- překračuje od 200,- Kč limit 5.000,-). „Způsobilé osobní náklady v Kč“ se dopočtou jako rozdíl (resp. součet) sloupců „Mzdový výdaj“ = 5.200,- a „Jiné v Kč“ (neodvádí se z nich odvody)“ = 200,- (pozor!!! - uvádí se znaménkem minus). Součet „Způsobilé osobní náklady v Kč“ jsou maximálních 5.000,-. 17

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz D) Přehled čerpání způsobilých výdajů Do soupisky se uvádí superhrubá mzda z přílohy Rozpis mzdových nákladů (předposlední sloupec „Způsobilé osobní náklady v Kč“) Má vazbu přes „Kód řádku výdajů“ na další Přílohy – např. Rozpis mzdových nákladů či Soupisku účetních dokladů 18

Časté dotazy Částečné pracovní úvazky - vykazování dovolených, nemoci apod. V případě, že zaměstnanec pracuje v rámci projektu na poloviční úvazek a druhou polovinou úvazku jinde v organizaci bude jeho vykazování dovolených a proplacení nemoci v prvních 14-ti dnech neschopnosti vždy kráceno výši pracovního úvazku na projektu (v tomto případě 0,5) U DPČ : není nutno vyplňovat sloupec Odpracované hodiny pro zaměstnavatele. není nutné vyplňovat informace o nemoci či dovolené pokud nejsou předmětem specifické úpravy ve smlouvě. Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz 21

Časté chyby - doporučení Řiďte se vždy verzemi Příruček, které máte uvedené v Rozhodnutí Nezapomeňte, že příručka D5 Metodika Způsobilých výdajů má dvě části. Jedna je pro grantové projekty a druhá je pro projekty individuální. Ujistěte se, že máte vždy nalistovanou správnou část příručky. Podporujeme Vaši budoucnost 22

Upozornění pro příjemce – dokladování k MZ a ŽoP Text příručky „Pokyny pro vyplnění monitorovacích zpráv o realizaci projektu a jejich příloh“ - D10 OPLZZ (str. 19) uvádí, žePokyny pro vyplnění monitorovacích zpráv o realizaci projektu a jejich příloh „…listy MZ, ŽoP i listy jednotlivých příloh musí být spolu pevně spojeny“. Tento text je nutné chápat tak, že pevně (nerozebíratelně) se spojují listy jednotlivých dokumentů. Tedy, že samostatně bude spojena Monitorovací zpráva, samostatně Žádost o platbu, samostatně Příloha č. 1, samostatně Příloha č. XY atd. Jednotlivé dokumenty pak mohou být vloženy např. jednotlivě do složek a veškerá dokumentace pak do šanonu či desek. Jelikož MZ, ŽoP a přílohy tvoří celek, je nutné zajistit, aby se listy jednotlivých dokumentů i dokument jako takový neztratily. Které přílohy jsou součástí dané MZ a ŽoP, včetně počtu stran, se vyplňuje v IS Benefit7 na záložku „Přílohy“, následně jsou tyto informace patrné v Monitorovací zprávě, kapitole Podporujeme Vaši budoucnost 23

Kontakty Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Finanční manažeři Ing. Jan Zavadil Mgr. Monika Hodková Ing. Petra Petergáčová Ing. Petr Hozák 24

Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz Dotazy / diskuze Děkujeme za pozornost 25