Seminář pro příjemce OP LZZ z řad státní správy Projektová část Praha, 3. a 4. prosince 2014 Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

OBSAH 1. Formální náležitosti MZ 2. První část MZ 3. Přílohy k MZ 4. Druhá část MZ 5. Projektové změny 6. Klíčové změny od Dotazy/diskuse Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Formální náležitosti MZ Doručovací adresa: Jindřišská 34, Praha 1 Adresát: MVČR na 1. místě, až poté jméno PM OP LZZ Nikdy neadresovat do vlastních rukou V případě potřeby posunutí termínu předložení MZ je možné zaslat Žádost o prodloužení lhůty k předložení MZ (postačí naskenované em, podepsané statutárním zástupcem). Formulář ke stažení na nebo Desatero příruček OP LZZ: - Všechny verze příruček: (sekce Dokumenty) - Příjemce se vždy řídí aktuální verzí příruček Podporujeme Vaši budoucnost

Kontrola Administrativní kontrola (kontrola MZ a ŽoP) Kontrola na místě (min. jednou za dobu realizace projektu) -Porovnává se skutečný stav se stavem deklarovaným (obsahuje i kontrolu dokladů) -Kontrolu mohou provádět pouze pověření pracovníci -Oznámení kontroly předem (většinou) -Povinnost umožnit vstup na místo realizace projektu a přístup k veškeré projektové dokumentaci -Po ukončení projektu povinnost archivace projektové dokumentace po dobu 10 let (viz PA) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Formální náležitosti MZ Průběžná monitorovací zpráva (MZ) se ŽoP Mimořádná monitorovací zpráva (MMZ) se ŽoP - po domluvě s PM, viz příručka D2 Závěrečná monitorovací zpráva (ZMZ) se ŽoP Vrácení MZ k opravě maximálně 1x Změny termínů předkládání MZ: Žádost o prodloužení monitorovacího období –Podstatná změna - nutný podpis st. zástupce/pověřené osoby –Předkládat před uplynutím doby MO –Změna finančního plánu – formulář PZ, ale nevydává se dodatek Žádost o prodloužení termínu pro předložení MZ –Formulář na nebo naskenovaný s podpisem se zasílá emwww.esfcr.czwww.osf-mvcr.cz –Prodlužuje se jen termín předložení Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Průběžná monitorovací zpráva (PMZ) Složena ze 2 částí – obě spojit dohromady! –první část MZ v aplikaci Benefit7 –druhá část MZ ve formátu.doc Žádost o platbu nelze předložit samostatně, vždy pouze s MZ Podpis statutárního zástupce nebo pověřené osoby Dokládat pověření statutárního zástupce na pověřenou osobu Datum podpisu statutárního zástupce nesmí být dřívější než datum finalizace MZ v aplikaci Benefit Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Závěrečná monitorovací zpráva Stejný formát jako PMZ Předložení nejpozději do 2 měsíců od ukončení projektu za poslední monitorovací období Současně předkládána vždy závěrečná ŽoP MI Počet odcházejících účastníků – vyplňuje se pouze v závěrečné zprávě. Je roven MI Před předložením ZMZ je nutné nahrát produkty MI „Počet nově vytvořených nebo inovovaných produktů“ do Databáze produktů ESF, která je dostupná na ZMZ musí obsahovat shrnující informaci o realizaci celého projektu Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Přílohy MZ Viz D10 Pokyny pro vyplnění MZ: Příloha č. 1 Podpisové vzory – vždy aktuální Příloha č. 2 Soupiska účetních dokladů Příloha č. 3 Kopie účetních dokladů nad 10 tis Kč. Příloha č. 4 Pracovní výkazy Příloha č. 5 Rozpis mzdových nákladů RT Příloha č. 6 Rozpis cestovních náhrad Příloha č. 7 Odpisy – nerelevantní Příloha č. 8 Výpisy z BÚ Příloha č. 9 Přehled čerpání způsobilých výdajů Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Povinné monitorovací indikátory vyplňování MI ke stažení: nebo D8 Metodika MI V MZ se vykazují tyto MI: ( , ) – počet podpořených osob – celkem; ( , ) – počet podpořených osob – klienti služeb zde vyplňujte 0, do popisu uveďte, že projekt se nezaměřuje na klienty služeb; ( , ) – počet podpořených osob – poskytovatelů služeb - rovná se ; počet odcházejících účastníků, vyplňuje se až v závěrečné MZ a je roven MI ; ( ) – počet podpořených organizací, zde vyplňujete hodnotu 1; ( , ) – počet úspěšně podpořených osob – klienti služeb, zde vyplňujte 0, do popisu uveďte, že projekt se nezaměřuje na klienty služeb; ( , ) – počet úspěšných absolventů kurzů, do tohoto MI se absolventi počítají tolikrát, kolik kurzů reálně absolvují; ( , ) – počet úspěšně podpořených osob – každá osoba, která obdržela podporu se započítává jednou Konstrukce tohoto indikátoru v příloze „Vyplňování MI“ – počet nově vytvořených produktů. Podporujeme Vaši budoucnost

Databáze produktů MI – inovované produkty – je nutné splňovat povinné prvky publicity –Před předložením ZMZ je nutné nahrát produkty MI „Počet nově vytvořených nebo inovovaných produktů“ do Databáze produktů ESF, která je dostupná na Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Výběrová řízení D9 Metodický pokyn pro zadávání zakázek Pro případné dotazy kontaktujte: - Ing. Romana Beneše - Bc. Soňu Žižkovou Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Publicita povinná součást všech projektů spolufinancovaných z fondů EU –je předmětem kontrol –informace o naplňování je průběžně uváděna v MZ (část Benefit) Příjemce se řídí: Manuál pro publicitu OP LZZ D4 stanovuje základní pravidla týkající se publicity v projektech Podporujeme Vaši budoucnost

Publicita Na nově vzniklých produktech neuvádějte loga dodavatele Pokud dodavatele zmínit chcete, tak zmínkou v textu Logo MPSV nepoužívejte na Vámi vytvořených dokumentech Dokládat publicitu, která je uvedena v projektové žádosti (vyvěšení vlajky, články v tisku) Pořizujte fotodokumentaci z konaných seminářů Zasílejte vizualizaci propagačních materiálů – foto vzorek Podporujeme Vaši budoucnost

Publicita Povinné minimum publicity: a) logo ESF b) název „Evropský sociální fond v ČR“ c) logo EU včetně názvu d) logo operačního programu včetně názvu e) motto „Podporujeme vaši budoucnost“ f) odkaz Kompletní řady i samostatná loga jsou ke stažení na webu v sekci Publicita V případě dalších dotazů k publicitě: Ing. Monika Vanžurová, Podporujeme Vaši budoucnost

Další kategorie v 1 části MZ Realizační tým (aktuální RT) Rozpočet (provázanost s (ne)podstatnými změnami) Harmonogram (m usí být vždy v souladu s KA) Podporujeme Vaši budoucnost

Příloha č. 4 Pracovní výkazy : Dokládat originály Vykazovat PV za všechny měsíce sledovaného období Vést a uchovávat zápisy z porad Soulad hodin na PV a na Rozpise mzdových nákladů Zachovat v řádcích celý text Vykazování „zpracování PV“ – adekvátně výši úvazku (př. úvazek 1,0 -> vykazovat max. 1 hodinu zpracování PV) PV se nemusí odevzdávat do Kč (kontrola PV na místě) Podporujeme Vaši budoucnost

Nejčastější chyby - Pracovní výkazy Vykazovaná činnost není v souladu s pracovní náplní člena RT Vykazovaná činnost není příliš konkrétní (administrace, jednání, příprava podkladů, meeting) Nesoulad PV mezi jednotlivými členy RT (jednání PM s FM) Podpis nadřízeného pracovníka musí být v podpisovém vzoru PV ve dvou originálech – první pro OSF, druhý pro případnou opravu či archivaci Datum podpisu musí být po datu poslední aktivity ve výkazu Uvádět do PV svátky – pakliže je na to nárok (PS) Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Přílohy MZ Jiné přílohy MZ: Prezenční listiny s minimem povinné publicity, názvem projektu, registračním číslem projektu, datem, časovou dotací kurzu a jménem přednášejícího. Na prezenčních listinách se nesmí objevit loga dodavatele Tabulka sledování MI Podporujeme Vaši budoucnost

2. část MZ Identifikační údaje 2. část monitorovací zprávy: Od je platný nový vzor (je ke stažení na stránkách pro vyplňování druhé části MZwww.osf-mvcr.cz Nezapomínat na HASH kód a datum vypracování při opravě MZ Podporujeme Vaši budoucnost

2. část MZ Realizované klíčové aktivity: Soulad vykazovaných období KA s harmonogramem a sledovaným obdobím Neuvádět KA, které nebyly ve sledovaném období realizovány Nekopírujte text ze Žádosti o dotaci a minulých MZ, uvádějte reálný popis uskutečněných aktivit Shrnutí aktivit rozepište, ne text „Vše bylo v pořádku“ ZMZ - je nutné doložit na speciální příloze či v „Dalších informacích“ shrnutí celého projektu zdůrazňující přínosy pro dané ministerstvo Podporujeme Vaši budoucnost

2. část MZ Nepodstatné změny: Jakékoli změny popsat v nepodstatných změnách ve druhé části MZ (formální, věcné, rozpočtu) Nepodstatné změny doporučujeme konzultovat dopředu Doložit kopii komunikace s PM či FM, pokud se na ni odkazujete v MZ Nepodstatná změna nemůže jít proti rozhodnutí Hodnoticí komise Uvádějte termín platnosti nepodstatné změny Podporujeme Vaši budoucnost

Změny rozpočtu Každý přesun prostředků či úprava oproti schválenému rozpočtu musí být pro projekt nezbytná a nově navržené využití těchto prostředků efektivní Efektivita výdaje – výdaj musí být přiměřený (musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým a musí být vynaložen v souladu s následujícími principy: Hospodárnosti – minimalizace výdajů, Účelnosti – nezbytný pro projekt, Efektivnosti – maximalizace poměru mezi výstupy a vstupy projektu Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny I. Mají dopad na plnění povinností vyplývajících z PA, stále musí mít těsnou vazbu na charakter a hlavní cíle projektu původního návrhu smlouvy Úprava PA formou Dodatku na základě Žádosti o PZ Formulář Žádosti o PZ ke stažení na webových stránkách: – – Zaslat v listinné i elektronické podobě (ve formátu.doc) Ve sporných případech doporučujeme (ne)podstatné změny konzultovat s PM Konzultací s PM nevzniká automatický nárok na schválení změny Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu II. Podstatné změny nelze provést před jejich odsouhlasením poskytovatelem (vystavení Dodatku k PA) Podstatné změny nelze odsouhlasit se zpětnou platností Provedení změn bez souhlasu poskytovatele dotace může vést k odnětí finančních prostředků (stanoví poskytovatel) Návrh na změnu předložit nejpozději 30 kalendářních dnů před termínem ukončení projektu Na přijetí změny není právní nárok Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu III. Nejčastější podstatné změny projektu: Změna data ukončení projektu -řádné odůvodnění nutnosti prodloužit termín ukončení realizace -popsat změny v harmonogramu projektu, doložit aktualizovaný harmonogram KA, aktualizovaný rozpočet -projekt nelze prodloužit nad maximální lhůtu stanovenou příslušnou výzvou Změna monitorovacích indikátorů -nenaplnění cílových hodnot MI = ohrožení cílů projektu -problémy v naplňování hodnot MI nutné konzultovat -snížení cílových hodnot = snížení rozpočtu! Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu IV. Změny v rozpočtu přesuny mezi kapitolami větší než 15 % objemu původního rozpočtu kapitoly změny ve výši investičních a neinvestičních výdajů řádné zdůvodnění nezbytnosti změn v rozpočtu podrobný popis provedených změn v rozpočtu, nutné doložit rozpočet projektu zobrazující stav před a po navrhované změně změny v rozpočtu nesmí být v rozporu se stanoviskem HK při změně rozpočtu musí být dodrženy limity jednotlivých kapitol rozpočtu dané metodikou a relevantní výzvou k předkládání projektů nutnost dodržet obvyklé ceny a mzdy/platy Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Podstatné změny projektu V. Pozor – Velké podstatné změny: v případě komplikovaných návrhů na změnu v projektu konzultujte s OSF s dostatečným předstihem! předložený změnový formulář musí být ucelený, zahrnovat všechny části projektu, kterých se změna dotkne, zdůvodnění musí být opodstatněné nelze žádat o změnu cílu projektu, cíle projektu je nutné zachovat Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

2. část MZ Čestné prohlášení: Příjemce NENÍ PLÁTCEM DPH ve vztahu k projektu Podporujeme Vaši budoucnost

Klíčové změny od Úvazky: Projekty s vydaným Rozhodnutím o poskytnutí dotace po : max. 1,0 úvazku u daného zaměstnavatele Nákup zařízení a vybavení pro RT projektu platí, že nárokovat a proplácet lze pouze takovou výši nákladů, která odpovídá předpokládané výši úvazku člena RT ve vztahu k jeho zapojení do realizace projektu (např. 1 notebook dohromady pro dva členy týmu pracující na 0,5 úvazku) Zrušení závaznosti jednotkových cen: ceny obsažené v rozpočtu jsou orientační, navýšení musí být v souladu s obvyklými cenami, mzdami a platy s výjimkou opodstatněných a odůvodněných případů, ceny snížené hodnotící komisí musí být zachovány a každá změna musí být řádně zdůvodněná Podporujeme Vaši budoucnost

Dotazy k projektové části Ing. Lukáš Lojda Ing. Miroslava Šašmová Projektoví manažeři Oddělení realizace OP LZZ Tel Tel Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz

Děkujeme za pozornost Podporujeme Vaši budoucnostwww.esfcr.cz