Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Věcná část realizace projektu Seminář pro příjemce

Obsah: 1.Důležité dokumenty a odkazy 2.Řízení projektu 3.Změny projektu 4.Výběrová řízení 5.Pravidla archivace 6.Kontroly projektu 7.Monitorovací zprávy

Důležité dokumenty a odkazy  Smlouva o realizaci GP (součástí je schválená verze žádosti s úpravami z VK)  Příručka pro příjemce verze 5  Příručka - Elektronická Monitorovací zpráva v BENEFIT7  Metodika monitorovacích indikátorů verze 3  Manuál vizuální identity  Návod „Jak správně vyplňovat pracovní výkaz“  

Řízení projektu  Realizační tým – projekt řízen od začátku realizace do konce realizace  POZOR – po ukončení realizace projektu musí mít příjemce zajištěn tým (na své náklady),který zpracuje závěrečnou MZ a následně bude komunikovat se ZS v souvislosti s případnými opravami  Zahájení a ukončení realizace projektu  Harmonogram projektu – možné změny

Změny projektu Nepodstatné změny projektu Nepodstatné změny nesmí ovlivnit dosažení cílů projektu a neovlivní právní akt  Změny v kontaktních údajích  např.adresa, telefony, kontaktní osoby – oznamováno neprodleně em  Změna statutárního zástupce – do 5-ti pracovních dnů zaslat oznámení spolu s relevantními doklady  Změna harmonogramu jednotlivých KA

 Přesun v rámci jedné kapitoly  Přesun prostředků mezi kapitolami rozpočtu do výše 15%  Povinnost informovat a odůvodnit v MZ změnu  Není nutný souhlas poskytovatele podpory Přesto se doporučuje i tyto změny předem KONZULTOVAT

Podstatné změny projektu Podstatná změna mění charakter a obsah projektu uvedeného v žádosti. Je třeba upravit právní akt.  Změna právní formy příjemce  Změna příjemce projektu  Změna v oblasti MI uvedených ve smlouvě ( ne navýšení ) Snížení MI = snížení rozpočtu Zrušení povinných indikátorů NENÍ MOŽNÉ  Podstatná změna rozpočtu (kap PpP)

 Změna data ukončení realizace  Bez navýšení rozpočtu  Změna bankovního účtu projektu  Odstoupení partnera v průběhu realizace projektu →příjemce či druhý partner převezme zbývající závazky partnera  Podstatná změna musí být oznámena poskytovateli podpory na formuláři Žádost o schválení podstatných změn (ke stažení na

 Všechny podstatné změny konzultovat předem  Neoficielní žádost nejprve em, zaslání zdůvodnění resp. upraveného rozpočtu  odsouhlasení PM a FM  V případě partnerství - projednání s partnery  Oficielní písemná žádost o podstatnou změnu (formulář podepsaný i partnery)přes podatelnu nebo do MZ  Platnost změny je od podpisu Dodatku ke smlouvě hejtmankou kraje

Výběrová řízení  Dle pravidel OPVK je povinnost příjemce realizovat VŘ již při předpokládané hodnotě plnění zakázky od ,- Kč bez DPH (přímé i nepřímé náklady)  Zakázky malého rozsahu:  ,- Kč ,- Kč bez DPH  ,- Kč ,- Kč bez DPH  Zakázky s vyšší hodnotou:  ,- Kč – ,- Kč bez DPH  ,- Kč bez DPH a vyšší

 Průzkum cen na trhu – předchází samotnému vyhlášení VŘ → z průzkumu vzejde předpokládaná hodnota zakázky (nemusí být shodná s částkou ve schváleném rozpočtu!!)  Doporučujeme zaslat výzvu (resp. zadávací dokumentaci) předem ke kontrole projektovému manažerovi (10 prac. dnů před vyhlášením VŘ )  Poznámka: Po uzavření VŘ doložit na KÚ CD s naskenovanou kompletní dokumentací ke každému VŘ

 Příspěvkové organizace zřizované Ústeckým krajem  řídí se také Směrnicí - PRAVIDLA PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK ÚSTECKÝM KRAJEM A JÍM ZŘIZOVANÝMI PŘÍSPĚVKOVÝMI ORGANIZACEMI  U zakázek nad 100 tis. Kč nutno vyžádat číslo VZ na OVZ INV  Metodika a vzory pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu příspěvkovými organizacemi ÚK od → majetek a VZ

Smlouva s dodavatelem  Musí být uzavřena ve shodě s podmínkami VŘ a vybranou nabídkou  Náležitosti smlouvy:  Označení smluvních stran  Předmět plnění (konkrétně kvantitativně i kvalitativně)  Doba a místo plnění

 Platební podmínky  Povinnost dodavatele uchovávat dokumenty související s realizací zakázky a umožnit jejich kontrolu (dle Smlouvy o realizaci GP článek VII odstavec 5 a 14)  Povinná publicita, název a číslo projektu  Zajištění bezúplatného oprávnění poskytovatele podpory k výkonu práv užít autorské dílo

Pravidla archivace  Závazek vyplývající ze Smlouvy o realizaci GP pro příjemce, partnery i dodavatele  Do konce roku 2025  Uvést na objednávce nebo faktuře  V případě VŘ uvést v zadávací dokumentaci a následně ve Smlouvě  Vnitřní směrnice organizace o archivaci a skartaci, eventuelně aktualizace této směrnice od data počátku realizace projektu

Co se archivuje  Smlouva s poskytovatelem včetně všech dodatků  Žádost včetně příloh  Smlouvy o partnerství včetně všech dodatků  Plná korespondence s poskytovatelem  Originály zápisů z provedených kontrol  Dokumentace k výběrovým řízením  Faktury a doklady o platbách

 Interní výdaje a doklady  Výdaje za zaměstnance na základě pracovních smluv včetně vyplacených odměn  Pracovní výkazy pracovníků projektu  Cestovní doklady  Knihy jízd  Doklady týkající se režijních výdajů včetně metodiky výpočtu alikvotního podílu

 Kopie monitorovacích zpráv a žádostí o platbu  Výstupy projektu (publikace, tiskové zprávy, letáky, fotodokumentace, audio a video nahrávky,…)  Dokumentace k plnění indikátorů  Další dokumentace – např. auditní zpráva Kapitola 12 Příručky pro Příjemce

Kontroly projektu  Administrativní kontroly = MZ a ŽoP  Možnost vyžádání si dokladů, které nejsou povinné  Provádí ji PM společně s FM  Monitorovací návštěvy (Metodické dohlídky)  V průběhu začátku projektu  Kdykoliv jako konzultační a metodická pomoc  Kontrola realizace projektu na místě dle zákona č. 320/2001 Sb o finanční kontrole ve veřejné správě

Kontrola dle zákona č. 320/2001 Sb.  Ověřování skutečného stavu průběhu realizace projektu:  Požadované finanční prostředky byly skutečně vynaloženy  Zachycení v účetnictví  Způsob vedení dokumentace  Má být komplexní a snadno dohledatelná  Seznámení se s celkovým systémem řízení projektu  Systém sledování monitorovacích indikátorů (směrnice)  Dokumentace ke klíčovým aktivitám

Monitorovací zprávy  Průběžná MZ  první MZ po uplynutí 3(4) měsíců od začátku realizace, další MZ pak po 3 měsících  odevzdat nejpozději do 30 kalendářních dnů od ukončení monitorovacího období  Mimořádná průběžná MZ  mimořádná MZ se žádostí o platbu (po vyčerpání 80 % dosud nevyúčtovaných plateb)  Před založením mimořádné MZ v Benefit7 kontaktovat PM !  Závěrečná MZ  pouze po ukončení projektu, odevzdat nejpozději 2 měsíce po ukončení realizace

Předkládání Monitorovacích zpráv  V českém jazyce on – line prostřednictvím aplikace BENEFIT7 (věcná část)  1x v tištěné podobě podepsaná statutárním zástupcem nebo pověřeným zástupcem – nutno doložit v MZ plnou moc, pokud není přílohou smlouvy  Ostatní přílohy MZ podepsány odpovědným pracovníkem – dle podpisových vzorů  Reakce na připomínky k MZ musí být dodány nejpozději do 5 pracovních dnů od doručení připomínek

 Vždy přes podatelnu KÚ – osobně nebo poštou : Krajský úřad Ústeckého kraje Odbor strategie přípravy a realizace projektů Velká Hradební Ústí nad Labem  Označení: NEOTVÍRAT – Monitorovací zpráva č.XX/201X, registrační číslo a název projektu odesílatel = příjemce – ČITELNĚ !!!!! (odesílatel nemůže být partner nebo fyz. osoba)  Rozhodujícím datem pro splnění termínu předložení MZ je datum doručení MZ, nikoliv datum podání zásilky na poště

Věcné přílohy Monitorovací zprávy :  Příloha č. 1 Monitorovací indikátory (nutno vybrat příslušnou oblast podpory „překliknutím“ na jiný list)  Příloha č. 2 Přehled uzavřených ZŘ/VŘ  Příloha č. 17 Žádost o schválení podstatných změn  Příloha č. 21 Souhrnné informace (pouze při závěrečné MZ)  Formuláře k dispozici na ustecky.cz/sekcePro příjemce/MZ/Přílohy k Elektronické monitorovací zprávě - prioritní osa 1

Děkuji za pozornost Mgr. Martina Pražáková