Odbor zahraničních vztahů 17. – 23. března 2016 ERASMUS+ 2016/2017 studijní pobyty prezentace pro nominované uchazeče

ERASMUS+ úvodem  program Evropské unie pro podporu:  mobility jednotlivců na všech úrovních  strategických partnerství mezi vzdělávacími institucemi a podniky  reforem v oblasti vzdělávání  navazuje na předchozí LLP a Socrates I+II  trvání programu: 2014/ /2021  aktivity jako v LLP: studijní pobyty/praktické stáže

PODMÍNKY VÝJEZDU  nominace k účasti ve výběrovém řízení  po celou dobu pobytu řádné aktivní studium v akreditovaném programu (prezenční i kombinovanou formou)  délka pobytu v době od do  předchozí účast: suma všech studijních i pracovních pobytů v programech Erasmus+ i předchozího LLP/Erasmus nesmí překročit 12 měsíců, resp. 360 dní v daném stupni studia

ZAPOJENÉ ZEMĚ 28 států EU3 země ESVO 2 kandidátské země

STUDIJNÍ POBYT (study period, SMS)  studium na partnerské škole, s níž má fakulta pro daný obor uzavřenu bilaterální smlouvu  délka trvání min. 90 dní, maximálně 360 dní  studijní pobyt může probíhat v rámci daného akademického roku, tj –  studijní pobyt se realizuje na základě studijní smlouvy (Learning Agreementu)  po úspěšném absolvování zajistí fakulta uznání zahr. studia (jako P, PV nebo volitelné součásti)

POSTUP PŘED VÝJEZDEM – SMP i SMS (1)  nominace k účasti na Erasmu ve výběrovém řízení  student potřebuje po VŘ bezpečně znát 3 věci 1. KAM je nominován (země, u SMS také univerzita) 2. NA JAK DLOUHO je nominován (v měsících) 3. NA JAKÉ OBDOBÍ je nominován (ZS/LS/AR, prázdniny 2016, prázdniny 2017) → uvedené má vliv zejména na výši finanční podpory a termíny  zajišťování formalit  ve spolupráci s fakultou (zejm. akademické záležitosti)  ve spolupráci s OZV (zejm. smluvní a finanční zajištění)  individuálně (ubytování, pojištění, víza, ISP apod.)

POSTUP PŘED VÝJEZDEM – SMS (2)  podání přihlášky hostující univerzitě  potřeba zjistit termín  formulář VUT nebo zahraniční, příp. online  výstupem je akceptační dopis  někdy nutno u hostující školy výslovně vyžádat  akceptační dopis  může mít různou formu  musí obsahovat:  jméno studenta  potvrzení o přijetí odpovědným pracovníkem zahraniční instituce  data pobytu dle harmonogramu školy od-do (definice prvního a posledního dne pobytu → viz kvalifikační podmínky)  příp. nutno také získat ekvivalent/harmonogram k doprovodným aktivitám (jazykové kurzy, orientační týden …)

POSTUP PŘED VÝJEZDEM – SMS (3)  sestavení studijní smlouvy (Learning Agreementu, LA)  student vyplňuje:  jasnou identifikaci smluvních stran (student, VUT, zahr. univerzita)  konkrétní délku pobytu (co je první a poslední den → viz kvalifikační podmínky)  seznam předmětů, které hodlá na zahraniční škole studovat dle katalogu předmětů hostující školy  předměty alespoň za 18 kreditů, příp. 11 v případě práce na DP (uvést téma!) (viz Rozhodnutí rektora č. 15/2015)  s fakultou student dojednává:  schválení navrženého studijního plánu  uznávání navrhovaných předmětů (table B)  podpis ze strany garanta studijního pobytu na fakultě (akademický pracovník kompetentní k rozhodnutí o uznávání, typicky vedoucí ústavu, proděkan pro studium či zahr. vztahy apod.)  podpisy na LA je možné vyřizovat elektronicky (čitelně!)

POSTUP PŘED VÝJEZDEM – SMS (4)  vyzvednutí Transcript of Records  výpis známek z dosavadního studia na VUT  vydává studijní odd.  některé fakulty zasílají hromadně přímo na Rektorát, pak netřeba  případná další administrativa na fakultě  ISP (je-li potřeba)  zápis do dalšího ročníku (zvláště v případě výjezdů během léta)

POSTUP PŘED VÝJEZDEM – SMS (5)  podpis účastnické smlouvy  osobně na OZV Rektorátu (ve výjimečném nutném případě v zastoupení dle plné moci)  doporučeno 2-3 týdny před plánovaným odjezdem  text smlouvy i kvalifikačních podmínek k nahlédnutí na webu (jen na pročtení, tisknou se až na OZV)  s sebou:  akceptační dopis  kopii oboustranně schváleného Learning Agreementu  výpis známek  případnou žádost o potvrzení zadaného účtu v EUR (viz dále)  data stáže od-do:  by měla být uvedena v LA, nicméně rozhoduje akceptační dopis  vyznačují první a poslední den pracovní činnosti v hostujícím podniku (nerozhodují letenky, ubytovací smlouvy apod.

 obsahuje zejména:  identifikaci smluvních stran (kdo)  specifikaci studijního pobytu (kdy, kde)  popis oprávněné aktivity, časový rámec  stanovení povinností účastníka před/během/po mobilitě  finanční ujednání  termíny pro odevzdávání dokumentace  popis možných opatření při neplnění  množství příloh, klíčové zejména: příloha A: finanční vypořádání příloha D: kvalifikační podmínky (na webu) ÚČASTNICKÁ SMLOUVA - SMS

POSTUP PŘED VÝJEZDEM – SMS i SMP (6)  vyplnění online jazykového testu v OLS  cca 40 minut  povinné před a po mobilitě (!)  odkaz pro přihlášení přijde na kontaktní po sepsání ÚS nebo nejpozději při zahájení mobility  dle vyhodnocené dosažené úrovně je možné přidělit během pobytu licenci na online jazykový kurz (zdarma)  u úrovně B1 a nižší se přidělí online kurz automaticky  co dělat když …  link na OLS test z nějakého důvodu nelze ve schránce najít  a) díváte se na školní ?  b) nespadlo to do spamu?  pokud nepomohlo a/b, nutno IHNED napsat na OZV a sdělit tuto skutečnost, bude následně řešena  nesplnění OLS důvodem k vratce celé finanční podpory (!)

POSTUP PŘED VÝJEZDEM – SMP i SMS (7)  ODJEZD!

POSTUP BĚHEM POBYTU – SMS/SMP  písemné vyřízení změn v LA  do 30 dní od zahájení pobytu  v odůvodněných případech i později, neprodleně jakmile by nastaly  formulář Changes to Learning Agreement (opět nutné podpisy všech stran)  nahlášení OZV Rektorátu, pokud změny neprobíhají  nahlášení případného zkrácení pobytu  viz dále  případné žádosti o prodloužení pobytu  viz dále

POSTUP PO NÁVRATU – SMS (1)  odevzdání Confirmation of Erasmus Study Period  dokument, vyžádaný od zahr. univerzity na samotném konci pobytu  vzor na centrálním webu OZV  dokládá skutečnou délku studijního pobytu  OZV Rektorátu se odevzdává originál, fakultě (vyžaduje-li) kopie  termín do 15 dní od ukončení pobytu  odevzdání Transcript of Records  dokument, který studentovi a/nebo VUT zašle zahraniční univerzita  má dokládat všechny absolvované i navštěvované předměty  OZV Rektorátu se odevzdává kopie  termín do 45 dní od ukončení pobytu  vyplnění závěrečné zprávy (EU Survey)  online v aplikaci Evropské komise  odkaz na zprávu přijde automatickým em po skončení stáže  termín do 15 dní od obdržení výzvy k vyplnění

POSTUP PO NÁVRATU – SMS (2)  vyplnění závěrečného online testu z jazyka stáže v OLS  obdobně jako před pobytem, srovnávací test  vyřízení uznávání předmětů na fakultě  dle dohody v LA a dle vnitřní normy  fakulta dodá OZV Rektorátu Proof of Recognition

PRODLUŽOVÁNÍ POBYTŮ  potenciálně možné, nicméně …  … prioritní jsou případné další nominace  žádost o prodloužení (Application for Extension)  se podává na OZV Rektorátu vyplněná a oboustranně potvrzená  nejpozději 30 dní před koncem původní doby pobytu  den podání = dodání na Rektorát dle podmínky výše  výlučně ze studijních důvodů, relevance k oboru  doba prodlouženého pobytu nesmí překročit v součtu 12 měsíců všech studentových Erasmus pobytů nebo – cokoliv nastane dříve  NEzakládá automaticky nárok na dodatečný grant

NA CO SI DÁT POZOR  termíny  hostující školy (podání přihlášky apod.)  Rektorátu OZV (dle účastnické smlouvy)  fakulty (termíny zápisů, žádostí o uznání apod.)  OLS!  pojištění, příp. víza  student je povinen si zřídit pojištění léčebných výloh pro cílovou zemi, u praktické stáže také pojištění odpovědnosti za škodu a úrazové pojištění  student může mít povinnost zřídit si víza, příp. specifické pojištění (Turecko)  splnění studijního plánu  splnění studijního plánu (LA) a minimálního počtu kreditů  nesplnění vede k vratce části nebo celého stipendia  výjimky pouze v případech tzv. vyšší moci, které schválí NA

ZKRÁCENÍ/ZRUŠENÍ POBYTU  zkrácení studijního pobytu  možné do minimální délky 90 dní  nutné splnění požadavků účastnické smlouvy, tj. obsahu LA a kreditového minima dle RR 15/2015  úprava účastnické smlouvy dodatkem  zrušení pobytu  nežádoucí, nominace je závazná  jen z vážných důvodů  nutno nahlásit bez prodlení fakultě  nutno nahlásit rovněž OZV Rektorátu

FINANČNÍ ZAJIŠTĚNÍ (1)  student je na základě nominace způsobilý obdržet na dobu svého pobytu finanční podporu pro realizaci mobility v paušální výši dle cílové země a délky pobytu ve dnech dle nástroje pro výpočet dnů  zdroje financování: grant EU, příspěvek na internacionalizaci ze státního rozpočtu nebo kombinace  cílové země rozděleny dle relativních nákladů do tří skupin  finanční podpora je pouze příspěvkem, počítá se s finanční spoluúčastí studenta!

FINANČNÍ ZAJIŠTĚNÍ (2) SMS EUR 30 dní

FINANČNÍ ZAJIŠTĚNÍ (3)  Základní finanční podpora je dále vyjma prostředků dalších programů EU slučitelná s:  případnými příspěvky fakulty  případnými příspěvky Rektorátu VUT (aktuálně dle Rozhodnutí rektora 16/2015, může proběhnout revize)  finanční podporou pro studenty se specifickými potřebami (žádost zasílaná na DZS prostřednictvím IK, vyúčtování dle skutečných nákladů)  finanční podporou pro studenty ze socioekonomicky znevýhodněného prostředí (žádost předložená s podpůrnými potvrzeními z ÚP při podpisu ÚS)

PLATEBNÍ PODMÍNKY  finanční podpora je vyplácena v jedné nebo dvou splátkách:  1 splátka pokud celý pobyt spadá do 1 kalendářního roku (tj. krátké letní stáže, podzim s koncem pobytu do Vánoc, všechny jarní pobyty … )  2 splátky pokud pobyt přesahuje přelom kal. roku (1. splátka od začátku pobytu do prosince 2016 vč., druhá splátka v lednu na zbytek pobytu)  OZV učiní maximum pro výplatu splátky finanční podpory nejpozději ke dni zahájení pobytu, pokud:  student vyřídí dokumentaci vč. ÚS včas  nenastane nic mimořádného na straně poskytovatele grantu  finanční podpora je vyplácena na studentův účet:  vedený v CZK v kterékoliv bance na území ČR  vedený v EUR v Komerční bance, a.s.

ORGANIZAČNÍ (1): Kompetence  Fakulta  výběrové řízení  schvalování studijních smluv, příp. jejich změn  uznávání výsledků zahr. studia (směrnice rektora č. 1/2016)  OZV Rektorátu VUT  smluvní a finanční zajištění celého projektu  účastnické smlouvy s účastníky, přidělování financí  průběžná a závěrečná vyúčtování  Obě složky  vedení dokumentové agendy účastníků  společné řešení příp. problémů, rozhodných pro finanční agendu  propagace programu, informační servis

ORGANIZAČNÍ (2): Originál nebo kopie?  OZV Rektorátu eviduje originály od:  účastnických smluv  případných dodatků k nim (dodatky, vratky)  potvrzení o délce studia  = LA pro účely sepsání ÚS stačí v kopii  = příp. žádosti o prodloužení také stačí v kopii  od všech dokumentů si přineste vždy kopii/e pro svou fakultu (vyžaduje-li) a pro sebe

ORGANIZAČNÍ (3): Kontaktní hodiny  kontaktní hodiny OZV i fakult najdete na centrálním webu OZV  kontaktní hodiny v pracovní dny 8 – 12 (prosíme o dodržování)  v případě nutnosti domluva na jindy možná (předem telefonicky nebo em)  kontaktní hodiny platí celoročně  zastupitelnost při nepřítomnosti

ORGANIZAČNÍ (4): Kontakt s Vámi  telefonní kontakt se uvádí do LA   primární vždy ŠKOLNÍ schránka (*.vutbr.cz)  během Erasmu proto potřeba:  nemít zcela zaplněnou schránku  buď (i) školní mail pravidelně číst  nebo jej přesměrovat na soukromý  občas kontrolovat spam (někdy tam padají generované maily z OLS či EU Survey)

ORGANIZAČNÍ (5): Než napíšete či zavoláte  web OZV Rektorátu  text účastnické smlouvy  kvalifikační podmínky  související vnitřní normy  Často kladené dotazy

KONTAKTY  ODBOR ZAHRANIČNÍCH VZTAHŮ Bc. Tomáš Lády (studenti A-M) institucionální koordinátor Erasmus+ Rektorát VUT v Brně, Antonínská 1 - kancelář 1.34 (přízemí vpravo) Tel: ; Silvie Doubravská (studenti N-Ž) koordinátorka mobilitních programů Rektorát VUT v Brně, Antonínská 1 - kancelář 1.35 (přízemí vpravo) Tel: ,  FAKULTNÍ KOORDINÁTORKY koordinatori-mobilit

WEB OZV – studijní pobyty Erasmus+  Aktualizace k  Najdete zde:  dokumenty ke stažení  kompletní postup  často kladené dotazy /studium-a-staze-v- zahranici/studijni-pobyty- studentu-erasmus-plus

DALŠÍ INFORMACE  Newsletter OZV (na webu, sloupec vpravo)  Facebook OZV Go International with BUT  www stránky DZS k programu Erasmus+  Databáze závěrečných zpráv studentů

DĚKUJI ZA POZORNOST DOTAZY + DISKUZE