Týmová práce TYMP1/ C8 Time management Pavla Kotyzová 1 UNIVERZITA TOMÁŠE BATI VE ZLÍNĚ, FAKULTA MULTIMEDIÁLNÍCH KOMUNIKACÍ, ÚSTAV MARKETINGOVÝCH KOMUNIKACÍ

Čas… 2 PhDr. Pavla Kotyzová, Ph. D., Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Čas je nejcennějším zdrojem našeho úspěchu. Představuje v našem životě vysokou hodnotu. Čas nemůžete koupit. Čas nemůžete uspořit. Čas nemůžete zastavit. Ztracený čas už nikdy nemůžete nahradit… Potřebujeme čas na práci, na přemýšlení, na vzdělávání se, na odpočinek, zábavu i na lásku a přátelství.

Obsah a cíle cvičení Úspěch v životě nepřijde sám. Kdo o něj chce usilovat, musí se v prvé řadě naučit zacházet efektivně se svým časem. Se znalostí time managementu dokážete: Rozpoznat své nedostatky v řízení času. Využívat technik řízení času. Stanovit své priority. Eliminovat své největší konzumenty času. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Řídit svůj čas znamená Používat techniky, které umožňují získat maximum z minima investovaného času. Koncentrovat se na věci, které jsou důležité a odkládat všechny ostatní. Naučit se delegovat pravomoce. V tom je tajemství úspěchu. Čím více je člověk zaneprázdněn, tím méně času má na to, naučit se jej lépe využívat. Naučit se efektivně řídit svůj čas vyžaduje sebedisciplínu a určitý čas. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Znaky špatného řízení času Neustále přetížený program. Neschopnost splnit termíny, stálé zpoždění, pocit, že je třeba něco stihnout. Nedostatečné řešení problémů do hloubky. Ukvapená rozhodnutí. Strach delegovat práci nebo akceptovat iniciativu jiných. Preference krátkodobého zisku před střednědobým nebo dlouhodobým. Neustálé denní řešení krizí. Neschopnost odmítnout nový úkol. Pocit, že nemáte situaci pod kontrolou, ztrácíte přehled o cílech a prioritách. Perfekcionismus. Stres. Málo času nebo žádný čas na rodinu, společenské události a zábavu. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Biorytmy a koncentrace Maximální produktivity dosahujeme kolem desáté hodiny dopoledne. Každý má individuální křivku výkonnosti. Po jedné hodině práce je vhodná malá přestávka, výrazně klesá pozornost. Vyrušováním vzniká efekt pilového listu. Před plánováním sestavme denní křivku rušení. Důležité úkoly plánujme na jiný čas. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Techniky řízení času Dobře stanovené cíle Vám umožní efektivně zaměřit Váš postup, poskytnou vám časový rámec pro plánování, pomohou motivovat vás i ostatní. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Jak vidím sám sebe za deset let? Postup při stanovování cílů Pojmenovat svoje poslání. Vytvořit si vizi. Cíle si napsat – SMART (specifikovaný – měřitelný – realizovatelný – termínovaný a akceptovaný). Také zapsaný. Velké cíle rozdělit na menší. Hovořit s ostatními o svých cílech. Transformovat cíle do úkolů. Jednat. JASNÝ CÍL = JEDNODUŠŠÍ ROZHODOVÁNÍ I ŽIVOT Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Moje vize a cíle 1.Zformulujte písemně svoje poslání (mise). 2.Udělejte si seznam hlavních životních cílů (vize). 3.Udělejte si seznam hlavních cílů příštích pěti let. 4.Napište hlavní činnosti uplynulých tří měsíců. Shoduje se s cíli? Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management ČINNOSTISHODUJE SE S CÍLI?

Moje osobní cíle SMART Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management OBLASTSPECIFIKACEVÝSTUPY, MĚŘÍTKATERMÍN

Jak naložit s časem? Ptejte se sami sebe než začnete nějakou činnost: Umožní mi to dostat se blíže k mému cíli? Stojí za to investovat do toho čas? Není zde jiný úkol, který mě posune blíže k mému cíli? Jakmile identifikujete činnosti, které Vám nepomáhají přiblížit se k Vašim cílům nebo Vás dokonce od nich vzdalují, zeptejte se sami sebe, které opatření byste mohli realizovat, abyste se jich zbavili nebo je omezili. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Jak být efektivnějším Minimalizovat všechny činnosti, které nejsou ziskové, které skutečně nepomáhají dosáhnout našeho hlavního cíle. Při dodržování této zásady se můžete řídit Paretovým principem, známým také jako pravidlo 80/20. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Paretovo pravidlo 20 % obyvatelstva vlastní 80 % majetku, 20 % zákazníků nebo výrobků znamená 80 % obratu, 20 % zákazníků je autory 80 % stížností, 20 % pracovníků udělá 80 % práce, 20 % výrobních chyb způsobuje 80 % zmetků, 20 % novin obsahuje 80 % informací, 20 % času stráveného na poradě ovlivní 80 % usnesení nebo výstupů, 20 % Vašich priorit má za následek 80 % vaší ziskové produktivity. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Nepracujte tvrději, pracujte chytřeji! Peter Drucker: Výsledky jsou způsobeny děláním správné věci, nikoliv děláním věcí správně. Jednou z nejužitečnějších aplikací Paretova pravidla je tato: 20 % úsilí dává 80 % výsledku Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

20 % úsilí dává 80 % výsledků ÚSILÍ VÝSLEDKY Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Co jste dělali uplynulý týden? Cvičení: Eisenhowerův princip – ABC analýza/ 1. část sepište 10 – 20 činností uplynulého týdne (do sloupce) Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Eisenhowerův princip – ABC analýza - priority Rozdělení úkolů podle stupně naléhavosti a důležitosti: Úkoly A - vysoce naléhavé i důležité. Jsou nejdůležitější, můžete je vyřídit jen vy sami, nemůžete je delegovat, mají největší hodnotu pro splnění vašich cílů. Úkoly B – důležité, ale méně naléhavé. Mohou počkat. Aby se z nich nestaly problémy, musíme jejich splnění naplánovat. Nedají se delegovat? Úkoly C - velice naléhavé, ale méně důležité. Pokud lze, delegujte. Úkoly s nejmenší hodnotou pro splnění vašich cílů, ale mají největší podíl na množství práce. Úkoly O - málo důležité i málo naléhavé. Pro tyto úkoly měl D. E. jediné místo - odpadkový koš ! Cvičení E princip – ABC analýza/ 2. část: Zařaďte týdenní činnosti Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Eisenhowerův princip – vaše ABC analýza - priority Zařaďte svoje úkoly podle stupně naléhavosti a důležitosti do jednotlivých sektorů: Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management malá NALÉHAVOST vysoká malá DŮLEŽITOST vysoká BA OC

ABC analýza v praxi Denně si naplánujete 1 až 2 úkoly A (asi 3 hod). Určete si další 2 až 3 úkoly B (asi 1 hod). Zbytek si rezervujte na úkoly C (asi 1 hod). Nikdy se nesnažte si naplánovat denně každou minutu. Pokud to není přímo naivní, je to aspoň nerealistické. Jestliže chcete splnit všechny své úkoly, naplánujte si jen 60 % vašeho času. Vždy musíte počítat s vyrušeními a nepředvídatelnými okolnostmi. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Plánování cílů V plánu je vše konkrétní a měřitelné. Máte přehled, co je hotovo a co zbývá udělat. Dokážete odhadnout čas, který na to budete potřebovat. Sestavte celkový seznam činností. Vyberte ty, které budete dělat každý týden a ty, které budete dělat každý den. Jediným způsobem, jak zjistit, co vybrat ze seznamu a přetransformovat do týdenních a denních plánů činnosti, je stanovit si priority. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Stanovování priorit Dobře definované priority mají řadu výhod. Pomohou Vám: Vykonávat činnosti podle jejich stupně naléhavosti a důležitosti. Směřovat neustále za svými cíli. Vyhnout se plýtvání časem na nevýznamné činnosti. Delegovat úkoly, které mohou být delegovány. Soustředit se současně jen na jeden úkol. Pracovat podle Paretova pravidla. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Shrnutí, pravidla Neplánujte si na den více než 10 úkolů. Činnosti více náročnější a komplexní si rozdělte na dílčí, snadněji plánovatelné. Učte se dělat přesné odhady času potřebného pro splnění úkolu. Buďte ambiciózní, ale nepřetěžujte se. Naplánujte si jen 60 % Vašeho času. Pravidelně svůj plán revidujte. Dokončete nejdříve jeden úkol než se pustíte do dalšího. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Konzumenti času V průměru je člověk ve své kanceláři vyrušen každých 8 minut. Vyrušení trvá 3 minuty. Když k tomu připočteme čas potřebný k tomu, aby se znovu koncentroval na práci, zjistíme, že 40 % pracovního času připadá na neplánovanou a obvykle neziskovou činnost. Při čtyřicetihodinové týdenní pracovní době to činí za rok 752 hodin – to je 94 pracovních dnů... Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Nikdy nezapomeňte Každý splněný cíl zasluhuje odměnu! Nezapomínejte ani na sebe. Odměňte sami sebe vždy, když se vám podaří dokončit práci včas! Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Shrnutí Mám pod kontrolou chování typu A nebo B Znám svoje poslání a vizi, umím definovat cíle SMART Využívám Paretovo pravidlo 80/20 Respektuji svou výkonnostní křivku Stanovuji svoje priority podle Eisenhowerovy ABC analýzy Používám efektivně plánovací pomůcky Umím zdvořile odmítnout Odstraňuji bariéry dosahování cílů Vyhýbám se konzumentům času Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Harmonizace životních aktivit Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Nejhodnotnější využití času Věci, které posouvají dopředu účel vašeho života. Věci, které jste si vždycky přáli dělat. Věci, které splňují pravidlo 80/20. Nové metody slibující snížení potřebného času nebo zvýšení kvality. Věci, o kterých lidé tvrdí, že je nemožné je udělat. Věci, které někdo jiný vykonal v jiné oblasti. Věci, při kterých využijete svou kreativitu. Věci, u kterých můžete snadno zajistit delegování. Věci, při kterých spolupracujete s kolegy, kteří umí pracovat efektivně. Věci, pro které platí TEĎ nebo NIKDY. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Nejméně hodnotné využití času Věci, které ostatní chtějí, abyste udělali. Věci, které se vždycky dělaly takto. Věci, ve kterých obvykle nejste dobří. Věci, které vás nebaví. Věci, které jsou vždy přerušeny. Věci, o které se zajímá jen málo dalších lidí. Věci, které již teď trvají dvakrát tak dlouho, než jste původně očekávali. Věci, kdy nedostáváte kvalitní podklady od kolegů. Věci, jejichž cyklus je předvídatelný. Telefonování. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

TM přinese organizaci Naplňování cílů organizace Zvýšení produktivity na všech úrovních Vytvoření systému plánování a příprav Zvýšení míry spokojenosti zaměstnanců díky dosahovaným výsledkům Podněty k lepšímu využití nástrojů dostupných v organizaci Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

TM přinese jednotlivci Osvojení si procesu stanovování cílů. Každodenní soustředění na hlavní cíle. Používání spolehlivého a uceleného systému plánování. Osvojení si nejlepších návyků při práci s informacemi. Úbytek stresu a frustrace. Větší sebevědomí a pracovní elán. Úspěšné plnění svých individuálních cílů a cílů organizace. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Jak naložíte se získaným časem? Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Workoholik Člověk chorobně závislý na práci. Má nutkavé pocity pracovat. Do závislosti na práci se dostává už v dětství. Mnoho očekává i od ostatních. Sám si dává stále náročnější úkoly a termíny. Špatně vnímá své pocity a potřeby, své tělo. Není to nemoc, ale mnoho nemocí se může z workoholismu vyvinout. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Bariéry dosahování cílů Častou příčinou neuskutečnění našich záměrů bývá absence krajního termínu dokončení. V angličtině existuje pro tento konečný termín výraz, který demonstruje jeho význam - deadline (dead = mrtvý, line = čára; tedy něco jako čára smrti). Jestliže chcete skutečně něco splnit, stanovte si svůj deadline a všechny činnosti plánujte s ohledem na toto datum. Vaše záměry se díky krajnímu termínu stanou realitou. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Z čeho bariéry vyplývají/ 1 Nesprávně stanovený krajní termín. U nového úkolu můžete udělat chybu při odhadu potřebného času. Abyste se tomu vyhnuli: Požádejte o radu lidi, kteří mají s takovým úkolem větší zkušenosti. Požádejte ostatní, kteří budou zapojeni do tohoto úkolu, aby udělali svůj odhad potřebného času. Své odhady pravidelně vyhodnocujte a analyzujte příčiny nesprávně stanovených termínů. Termín by měl být vzdálen natolik, aby umožnil kompletní a efektivní provedení úkolu a současně natolik blízký, aby každý byl vytížený a produktivní. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Z čeho bariéry vyplývají / 2 Nesprávně pochopené instrukce. Vždy se ujistěte, že jste správně pochopili, co se od vás očekává nebo zda vaši podřízení přesně ví, co od nich očekáváte vy. Termíny jiných útvarů. Buďte při stanovování termínů realističtí! Nemůžete se zaměřit jen na svůj záměr. V úvahu musíte brát i termíny jiných. Nedostatek informací. Máte jasno v krocích, které musíte podniknout, abyste splnili konečný termín? Je váš pracovní plán přiměřený a realistický? Byly úkoly jasně a precizně delegovány? Obdrželi jste všechny potřebné informace? Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Z čeho bariéry vyplývají / 3 Syndrom "Ano. Ano". Častou příčinou nesplnění termínů je ujišťování ze strany podřízených, že všechno je v pořádku i tehdy, kdy to nemohou stihnout. Perfekcionismus. Tendence trávit hodiny, dny a týdny vybrušováním své práce. Vymezte přesně, co úkol obsahuje a zastavte snahu jít za to, co je nezbytné a užitečné. Časový tlak. Pozitivní časový tlak umožní produkovat maximum v minimálním čase. Posuňte konečný termín o 10 až 15% dopředu. Vytvoříte tak výzvu a mírný stres. Pozor na individuální reakce lidí. Někteří pracují lépe pod tlakem, jiní v takovém případě propadají nervozitě a panice. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Pracovní typy Způsob, jakým řídíme čas, je odrazem naší vlastní osobnosti. Naše osobnost nám pomáhá si vymezit pracovní model. Ten zase určuje způsob, jakým řídíme čas. Jestliže tedy budeme chtít změnit způsob, jakým řídíme čas, budeme možná muset změnit svůj pracovní styl. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Pracovní typy A a B Typ A Pocit naléhavosti Soutěživost Rychlá chůze i pohyby Rychle jí Nenávidí odklady Cítí se vinen, když odpočívá Netrpělivý Typ B Uvolněný Nechává si čas na rozmyšlenou Chodí pomalu Přemýšlivý Umí naslouchat Trpělivý Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Jen málo lidí je typickým typem A nebo B. Většinou jsme směsí obou typů. Obecně se však kloníme k jednomu nebo druhému typu. Mnoho charakteristik těchto pracovních typů je dobrých a není důvod je měnit. Některé však zabraňují lepšímu výkonu a na těch bychom měli pracovat. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Problematické oblasti typu A Kontrola práce - nepromýšlí souvislosti (čas, lidé, rozpočet). Delegování - má tendenci dělat vše sám. Plánování - velice dobré dlouhodobé vize, ale často chybí detailnější plánování, které ho nudí. Lidé - nemá dost času pro ostatní, může být ostrý a agresivní. Někdy problémy v týmu. Odpočinek - zřídka odpočívá, cítí se pak vinen. Koníčky rychlé a agresivní, méně týmové sporty. Priority - všechno se mu zdá být prioritní. Má tendenci proletět dnem se spoustou částečně udělaných úkolů, ale málokterým dokončeným. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Problematické oblasti typu B Cíle - často chybí jasné cíle v práci, v kariéře, v životě. Delegování - shledává složitým nebo dává vágní instrukce. Lidé - dokáže vycházet dobře s lidmi, ale má problémy říci NE! Vyhýbá se konfliktům. Jakost - Velice důkladný, ale občas to přehání. Tendence k perfekcionismu. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Doporučení pro typ A Pokud se snažíte naložit si více než jste schopni unést, platí pro Vás: Stanovte si dosažitelné cíle. Plánujte jak dosáhnout svých cílů. Delegujte. Více odpočívejte. Vyhraďte si čas pro lidi. Získejte rovnováhu mezi prací, rodinou a svou osobou (koníčky, odpočinek, zdraví). Naučte se říkat NE. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Doporučení pro typ B Pokud se Vám nedaří dokončovat úkoly, platí pro Vás: Stanovujte kvantifikované cíle. Začněte měřit svůj výkon. Vyhýbejte se odkládání věcí, ke kterým se budete muset vrátit později, kdy budete pod větším časovým tlakem. Buďte více asertivní - neobávejte se vyjadřovat své pocity a názory. Posuďte přiměřenou úroveň jakosti - mějte se na pozoru před tím, stát se perfekcionistou. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Jak dostat čas pod kontrolu? Identifikujte a eliminujte své "autovyrušení". Bojujte proti vyrušování neočekávanými návštěvami. Podstatně redukujte čas strávený rozhovory s kolegy. Diplomaticky vyřešte situace, kdy jste zbytečně vyrušován vaším nadřízeným. Dopřejte si „hodinu pro sebe", abyste si mohli lépe zorganizovat a naplánovat práci a dokončit všechny naléhavé záležitosti. Cvičení: Konzumenti Vašeho času Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Konzumenti vašeho času Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management Nejasné stanovení cílů.Neúplná informovanost. Nemám stanoveny priority.Nedostatečná sebekázeň. Chybí přehled o úkolech a aktivitách.Neschopnost dokončit daný úkol. Špatné denní plánování.Rozptylování se. Nemám stanoveny priority.Nepřesná komunikace. Snaha udělat mnoho najednou.Přílišná komunikace. Pořád něco hledám.Sklon všechno odkládat. Nedostatečná motivace.Snaha znát všechna fakta. Telefonování.Spěch a netrpělivost. Neohlášení návštěvníci.Nedostatečné delegování (mohu-li). Neschopnost říci NE.Příliš mnoho administrativy.

Jak doporučení realizovat/ 1 Veďte si záznam vyrušení. Vyrušení zabírají velkou část našeho času. Veďte si proto v jednom dni záznam všech vyrušení s uvedením délky trvání, typu, důvodu a užitečnosti. Záznam analyzujte a zaměřte se na eliminaci největších konzumentů. Připustit byste měli jen 5 až 10 % vyrušení a to jen ta, která jsou užitečná a nezbytná. Přijímejte jen ohlášené návštěvy. Výjimky by měly být zcela ojedinělé a za zvláštně specifikovaných podmínek. Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Jak doporučení realizovat/ 2 Past delegování vracení odpovědnosti od podřízených zpět: "Máme problém! Jaký je váš názor na tuto věc? Mohli bychom toto prodiskutovat? Vy jste jediný dostatečně kvalifikovaný...„ Reakce: trvejte na tom, aby se vždy pokusili problém vyřešit dříve než vás navštíví požádejte je, aby si své otázky schovali na pravidelnou poradu nedovolte, aby vás přiměli udělat tu práci místo nich (dejte jim více instrukcí, návrhů a povzbuďte je) vymezte si pro společné prodiskutování za den jen jeden dvacetiminutový úsek Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Literatura Koch, R.: Pravidlo 80/20 – umění dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím, Management Press 1999, ISBN Seiwert, L. J.: Čas jsou peníze, Management Press 1995, ISBN Zandl, D.: Life management, Grada 2006, ISBN Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Zdroje Bělohlávek, F. a kol: Management, Rubico 2001, ISBN: Koch, R.: Pravidlo 80/20 – umění dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím, Management Press 1999, ISBN Seiwert, L. J.: Čas jsou peníze, Management Press 1995, ISBN Zandl, D.: Life management, Grada 2006, ISBN Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management

Literatura Koch, R.: Pravidlo 80/20 – umění dosáhnout co nejlepších výsledků s co nejmenším úsilím, Management Press 1999, ISBN Seiwert, L. J.: Čas jsou peníze, Management Press 1995, ISBN Zandl, D.: Life management, Grada 2006, ISBN Týmová práce TYMP1/ C9 – Time management