ERASMUS+ Porada s fakultami - mobilita zaměstnanců Vysoké učení technické v Brně,

Program porady - zaměstnanci:  1. Podmínky k výběrovým řízením v programu Erasmus+  2. Nové Rozhodnutí rektora  2a. Novinky v dokumentaci  3. Ostatní  Diskuze

Výběrová řízení: Konání VŘ je stanoveno ve Finanční dohodě, v čl. 3, bod 3.5: „Oprávněný příjemce musí být k výukovému pobytu vybrán na základě předloženého Programu mobility prostřednictvím transparentního výběrového řízení, jehož organizace a podmínky jsou v kompetenci vysílající instituce. „

Minimální požadavky na výběrová řízení : VŘ musí být transparentně a veřejně vyhlášeno VŘ musí být zaprotokolováno. Minimální povinný obsah: datum konání VŘ, kritéria VŘ (přednost mají „prvovýjezdy“, naopak omezení opakovaných výjezdů apod.), způsob vyhlášení – webový odkaz, (poskytnutí seznamu partnerských univerzit), složení výběrové komise + podpisy, seznam uchazečů + seznam vybraných – viz. nominační tabulka. Formu přihlášení zaměstnanců si určí fakulta sama (formou přihlášky, em,…).

Termíny VŘ : Výsledky a protokoly zašlete po ukončení dodatečného VŘ do , pro hlavní VŘ do

Ostatní pokyny k VŘ : Pozn.: u dodatečného VŘ na jaro 2015 je potřeba ověřit, zda uchazeči nebyli již nominováni v hlavním VŘ pro ak. rok 2014/15. Doporučujeme, aby uchazeči o dodatečné VŘ měli již při nominaci domluvené přijetí na zahraniční instituci/univerzitě. U mobility školení připomínáme, že jazyková školení mohou tvořit pouze polovinu všech mobilit školení. Kvóty pro dodatečné VŘ: Na výukový pobyt nebudou kvóty stanoveny, předpokládá se přihlášení minimum zájemců (zejména nováčků a těch, kteří se na hlavní VŘ zapomněli přihlásit). Kvóty pro hlavní VŘ: nebudou. Nutno ale realisticky plánovat počty mobilit.

Rozhodnutí rektora – článek č. 1 Postup vyřizování cesty  Před cestou: nutno se nahlásit 14 dní před zahájením zahraniční cesty.  Po cestě: nutno zaslat vyúčtování spolu s originálními doklady přímo k rukám referenta Odboru zahraničních vztahů do 10 pracovních dnů po skončení cesty.

Rozhodnutí rektora – článek č. 2 Obecná pravidla pro mobility Definice pracovního dne: pracovním dne může být den oficiálního pracovního klidu v přijímající instituci. Pracovním dnem může být také den, kdy zaměstnanec cestuje (pokud aktivita nekoliduje s časem uvedeným v cestovním příkaze). Definice podniku u školení: důležitým faktorem je ekonomická aktivita, nikoliv právní forma. Tzn. že vedle firem, vysokoškolských institucí a výzkumných center mohou být považovány za podniky také osoby samostatně podnikající (soukromí podnikatelé), rodinné podniky, společenství a asociace zapojené do hospodářské aktivity. Pokud je cesta započata mimo Brno: lze Pokud na sebe bezprostředně navazují dvě cesty : lze Zrušený pobyt: řešení již zakoupené letenky

Rozhodnutí rektora – článek č. 3 Dokumentace mobilit I. Dokumenty před cestou: Program mobility (Teaching/Training Mobility Agreement) Dokument je oprávněna potvrzovat osoba uvedená v inter-institucionální smlouvě, vedoucí ústavu nebo děkan či proděkan fakulty. Cestovní příkaz Rozdělení financí na zdroje sdělí referent Odboru zahraničních vztahů zaměstnanci em, nebo doplní přímo do předvyplněného cestovního příkazu (v případě, že není doplatek z fakulty). Na vyžádání vypracuje referent tzv. licitační tabulku v členění na příspěvek z Erasmus+ a dofinancování z fakulty. Finanční dohoda (účastnická smlouva) Finanční podpora ve Finanční dohodě se uvádí pouze ze zdroje EU, a to pouze na pobytové dny. Cestovné se hradí pouze ze zdroje MŠMT.

Rozhodnutí rektora – článek č. 3 Dokumentace mobilit II. Dokumenty po cestě: Confirmation of Erasmus+ Teaching Mobility Agreement Ve zcela výjimečných případech lze dodat dokument po cestě naskenovaný (v dobré kvalitě), jinak je potřeba dodat vždy originál. Závěrečná zpráva Papírová závěrečná zpráva – při vyúčtování Elektronická (EU Survey)– po vyúčtování Vyúčtování Částka, kterou má uhradit fakulta se uvede na příslušný SPP prvek na zdroj 1500, ze kterého bude částka účtována vnitropřevodem. Pokud na cestě vznikl neočekávaný doplatek, je nutno jej nechat písemně schválit z fakulty (doloží se při vnitropřevodu doplatku na fakultu).

Rozhodnutí rektora – článek č. 4 Finanční podpora z Erasmus+ Jelikož grant z Erasmu+ je určen na pokrytí části nákladů souvisejících s výukovým pobytem a představuje příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí, je nutné, aby každý zaměstnanec měl vlastní zdroj dofinancování pro případný vznik doplatku (neuznání nákladů nebo převýšení grantu). Do pobytového grantu se mohou zahrnout navíc také cestovní dny (nemusejí být pracovními), pokud bezprostředně navazují na výuku nebo školení a to za těchto podmínek: Pokud doplatek z fakulty činí více než Kč, lze proplatit 1 den navíc; pokud doplatek činí více než Kč, lze proplatit 2 dny navíc. Přidělení dnů navíc k pobytovému grantu není nárokové.

Rozhodnutí rektora – článek č. 5 Pravidla pro cestovní náhrady dle Erasmus+ I. Diety: Pokud zaměstnanec nečerpá snídaně, je nutné doložit vyjádření písemně). V případě, že snídaně byly čerpány a tato částka je vyčíslená na faktuře, odečte se tato částka z ceny ubytování a již se neponižují snídaně v rámci diet. Jízdné: Letadlo: K faktuře hrazené hotově je nutno doložit také doklad o zaplacení (např. příjmový pokladní doklad), nebo se platba doloží výpisem z účtu. Vozidlo : V prvé řadě se použije služebního auta fakulty – AUS. U AUS se řeší přeúčtování z fakulty na rektorát po cestě. Pokud není k dispozici AUS, lze použít auto vlastní – AUV. V případě, že nelze použít AUV ani AUS, lze použít zapůjčené vozidlo – AUC. U AUC z autopůjčovny se proplácí cena za zápůjčku a za benzín v rámci sazby za cestovní náklady. V odůvodněných případech, pokud se AUV, nebo AUC použije jako místní doprava (místo MHD), lze tyto náklady proplatit v rámci pobytových nákladů. Mýtné –lze proplatit pouze v rámci cestovních nákladů.

Rozhodnutí rektora – článek č. 5 Pravidla pro cestovní náhrady dle Erasmus+ II. Ubytování: ubytování v soukromí – nutno doložit potvrzní U faktury za ubytování je nutno uvést plný název rektorátu, jméno zaměstnance (uvést až v textu níže, nebo až na 2. místě v adrese). Nutné vedlejší výdaje: společně zakoupené doklady – řádě označit U lístků za MHD, kde není uvedena cena je nutno doložit ceník z internetu. V rámci pobytových nákladů lze uhradit tyto poplatky: poplatek za jazykový kurz, poplatek za vstup do galerií, poplatek za internet; poplatek za zavazadlo a za pojištění storna letenky - pokud jsou tyto poplateky uvedeny na faktuře za letenku, uhradí se poplatek v rámci cestovních nákladů.

Souhrn dokumentace Nové Rozhodnutí rektora STASTT Interinstitucionální smlouva Teaching mobility agreementTraining mobility agreement Finanční dohoda Závěrečná zpráva pro EO Participant report (závěrečná zpráva) online Confirmation

Informační zdroje www stránky Odboru zahraničních vztahů k programu Erasmus www stránky DZS k programu Erasmus+ (v přípravě) www stránky Evropské komise k programu a Erasmus+ Guide

Prostor pro dotazy: „?“…. Děkuji za pozornost Bc. Magdaléna Káňová Referentka pro mobilitu zaměstnanců tel: , Rektorát VUT v Brně Odbor zahraničních vztahů Antonínská 548/1, Brno