Název SŠ:SOU Uherský Brod Autor:Mgr. Marie Havránková Název prezentace (DUMu): Administrativní styl – útvary administrativního stylu Název sady:Funkční styly pro 2. ročník, obor Opravář zemědělských strojů, Mechanik opravář mot. vozidel Číslo projektu:CZ.1.07/1.5.00/ Datum vzniku:srpen 2012 Uvedení autoři, není-li uvedeno jinak, jsou autory tohoto výukového materiálu a všech jeho částí. Tento projekt je spolufinancován ESF a státním rozpočtem ČR.

ANOTACE: Cílem této prezentace je seznámení žák ů s nejd ů ležit ě jšími útvary administrativního stylu, mezi které pat ř í objednávka, urgence, reklamace, ú ř ední sd ě lení a oznámení a plná moc. S t ě mito útvary se budou žáci setkávat i ve svém osobním i praktickém život ě.

ÚTVARY ADMINISTRATIVNÍHO STYLU ADMINISTRATIVNÍ STYL

ÚTVARY ADMINISTRATIVNÍHO STYLU NEJ Č AST Ě JŠÍ TYPY Ú Ř EDNÍCH PÍSEMNOSTÍ: ú ř ední/obchodní dopisy zprost ř edkovávají písemný styk mezi podniky, firmami, institucemi navzájem, p ř ípadn ě mezi podnikem a zákazníkem, institucí a klientem, nap ř. poptávka, nabídka, objednávka, urgence, reklamace, upomínka dopisy zasílané ob č an ů m od organizací, nap ř. oznámení, sd ě lení, p ř edvolání, výpov ěď jednoduché právní listiny, nap ř. plná moc, pov ěř ení, potvrzení dopisy ob č an ů organizacím, nap ř. p ř ihláška, žádost, stížnost

OBJEDNÁVKA obvykle na základ ě písemné (televizní nebo rozhlasové) nabídky zasílá odb ě ratel (tj. ten, kdo má zájem o odb ě r zboží) dodavateli (tj. tomu, kdo dodává zboží) objednávku v ě tšinou jen vyplní p ř edem vytišt ě ný formulá ř pokud není k nabídce žádný formulá ř p ř iložen, musí si odb ě ratel napsat objednávku sám písemn ě objednávka by m ě la být jednozna č n ě identifikována datem, m ě la by zahrnovat informace o objednaném výrobku p ř ípadn ě o objednávané služb ě, údaj o množství, cen ě, místu a zp ů sobu dodání, dále termín dodávky a zp ů sob placení, nezbytný je vlastnoru č ní podpis objednávajícího objednávka se posílá doporu č en ě

VZOR PÍSEMNÉ OBJEDNÁVKY SOU Uherský Brod Svat. Č echa UH. BROD Knihkupectví Albatros Švehlova PRAHA 10 V Uherském Brod ě 15. února 2013 Na základ ě Vaší nabídky závazn ě objednáváme 2 ks publikace Klí č ke slohu aneb Nerudou snadno a rychle?!, cena jednoho výtisku je 149,- K č. Knihy zašlete na dobírku adresu školy. S pozdravem Ing. Josef Nová č ek ř editel SOU Uh. Brod

ZRUŠENÍ OBJEDNÁVKY n ě kdy se dostaneme do situace, kdy musíme objednávku zrušit ten, kdo objednávku ruší, by se m ě l zdvo ř ile omluvit a uvést d ů vody zrušení vhodné jsou výrazy jako nap ř. lituji, mrzí mne, bohužel, omlouvám se, d ě kuji za pochopení apod.

URGENCE V p ř ípad ě, že dodavatel nedodržel n ě jaký termín nebo slib, m ů žeme se na n ě j obrátit tzv. urgencí: urgujeme nap ř. doposud nedodané objednané zboží, v č as neodeslanou p ř ihlášku, nedodržený termín sjednané práce nebo odpov ěď na dopis urgence má blízko k upomínce je t ř eba uvést co nejp ř esn ě ji, o jakou objednávku se jedná a jaký byl slíbený termín dodání (pln ě ní) upozorníme na uplynutí stanovené lh ů ty, p ř íp. jaké potíže nám to zp ů sobuje (zp ů sobilo), navrhneme ř ešení, p ř ípadné sankce (odstoupení od objednávky) urgenci zasíláme doporu č en ě, aby nám z ů stal doklad píšeme zdvo ř ile, ale v d ů razném tónu

REKLAMACE Pokud nejsme spokojeni s kvalitou výrobku nebo služeb, pop ř. nám bylo dodáno jiné zboží, došlo k poškození č i zni č ení zásilky b ě hem dopravy, byla požadována jiná cena, než byla dohodnuta p ů vodn ě apod., m ů žeme napsat reklamaci: bude stylizována jako individuální dopis jasn ě formulujeme p ř í č inu své nespokojenosti (p ř esn ě charakterizujeme reklamovanou závadu) navrhneme nápravu, nap ř. vým ě na zboží, bezplatná oprava, p ř im ěř ená sleva, vrácení pen ě z apod. píšeme zdvo ř ile, ale naléhav ě ; pokud jde o první výtku, m ů žeme vyslovit i politování a odvolat se na dosavadní dobré zkušenosti vždy je t ř eba p ř esn ě zjistit, kam se máme se svou reklamací obrátit a jaký je stanovený ú ř ední postup a jaká je reklama č ní lh ů ta (nap ř. nejd ř íve je t ř eba reklamovat zboží v prodejn ě, teprve pak napsat dopis výrobci apod.) reklamaci píšeme co nejd ř íve po zjišt ě ní nedostatk ů, doložíme kopií dokladu o zaplacení, posíláme doporu č en ě

SDĚLENÍ, OZNÁMENÍ V sou č asné dob ě jsou pom ě rn ě č asto posílány dopisy, kterými nám jednotlivec nebo organizace, firma, instituce apod., n ě co sd ě luje, oznamuje, o n ěč em nás informuje (nap ř. o ur č ité aktivit ě, propaga č ní akci aj.): oznámení by m ě lo být skute č n ě informativní, tj. stru č né a p ř esné vhodné jsou formulace typu dovolujeme si Vám oznámit…; s radostí Vám sd ě lujeme…, oznamujeme…; rádi bychom Vás informovali apod. informativní dopis m ů že plnit zárove ň i další funkce, m ů že být nap ř. výzvou (p ř ihlaste se, objednejte si…), nabídkou, pozvánkou apod. s oznámením se setkáváme i v soukromé korespondenci, nap ř. svatební oznámení, oznámení o narození dít ě te, ukon č ení studia apod.

PLNÁ MOC Pokud se nem ů žeme ze závažných d ů vod ů zú č astnit ur č itého jednání, které vyžaduje naši p ř ítomnost, pop ř. nem ů žeme uplatnit svá práva (nap ř. osobn ě si vyzvednout výplatu, vysv ě d č ení ve škole apod.) pov ěř ujeme nebo zplnomoc ň ujeme jinou osobu, která nás bude zastupovat: pov ěř ené osob ě vystavíme plnou moc (zmocn ě ní) n ě kdy sta č í, napíšeme-li plnou moc sami (na po č íta č i, rukou) a vlastnoru č n ě ji podepíšeme č ast ě ji vypl ň ujeme p ř ipravené formulá ř e a podpis musí být mnohdy ú ř edn ě ov ěř en (tj. u notá ř e nebo na matrice) pov ěř ená osoba musí s ud ě lením plné moci souhlasit

VZOR PLNÉ MOCI Plná moc Já, podepsaný Václav Zahradník, zmoc ň uji svého bratra, Jaroslava Zahradníka, č íslo ob č anského pr ů kazu , bytem v Uherském Brod ě, Moravská 59, k p ř evzetí mé mzdy za m ě síc únor Ve výplatním termínu budu hospitalizován. V Uherském Brod ě 2O. února 2013 Václav Zahradník S ud ě lením plné moci souhlasím. Miroslav Zahradník

ZÁPIS Mezi nej č ast ě jší typy ú ř edních písemností pat ř í ú ř ední/obchodní dopisy, které zprost ř edkovávají písemný styk mezi firmami, ú ř ady navzájem, nap ř. objednávka, reklamace. Dále sem pat ř í dopisy zasílané ob č an ů m od organizací (oznámení, sd ě lení), jednoduché právní listiny (plná moc) a také dopisy, které píší ob č ané organizacím. Objednávkou si objednáváme zboží, služby, musí obsahovat datum, údaje o objednaném zboží/služb ě (množství, cena, místo a zp ů sob dodání, termín dodání, zp ů sob placení), vlastnoru č ní podpis objednávajícího.

Pokud dodavatel nedodržel termín dodání zboží/služby, posíláme urgenci, ve které ho upozorníme na uplynutí stanovené lh ů ty a potíže, které nám zdržení zp ů sobilo. Jestliže nejsme spokojeni s kvalitou zboží/ služeb, m ů žeme zboží v reklama č ní lh ů t ě reklamovat. Plnou mocí pov ěř ujeme jinou osobu k našemu zastupování nap ř. p ř i vyzvednutí mzdy, vysv ě d č ení, k zastupování u soudu apod.

OTÁZKY PRO OPAKOVÁNÍ 1. Které jsou nej č ast ě jší typy ú ř edních písemností? 2. Které údaje musí obsahovat objednávka? 3. Kdy posíláme urgenci? 4. Kdy m ů žeme zboží reklamovat? 5. Co je to plná moc?

ÚTVARY ADMINISTRATIVNÍHO STYLU ZDROJE: SOCHROVÁ Marie. Č eský jazyk v kostce pro st ř. školy. Havlí č k ů v Brod: Fragment, 2007, ISBN Odmaturuj z č eského jazyka. Brno: Didaktis, 2007, ISBN ŠTIKOVÁ Stanislava. Písemná a elektronická komunikace 2 a 3. Nakl. Ing. Stanislava Štiková – Korespondent, Plze ň 2007 HANZOVÁ, Marie, SCHNEIDEROVÁ, Eva. Klí č ke slohu. Praha: Albatros, 2007, ISBN 978–80–00 –